CRM für kleine Un­ter­neh­men und Startups: Die 5 besten Tools

CRM, kurz für Customer Re­la­ti­onship Ma­nage­ment, optimiert das Zu­sam­men­spiel zwischen Un­ter­neh­men und Kund­schaft. Auch kleine Un­ter­neh­men und Startups sollten sich eine CRM-Lösung an­schaf­fen, die Kriterien wie ein passendes Preis-Leistungs-Ver­hält­nis und einen flexiblen Charakter erfüllt. Emp­feh­lens­wer­te CRM-Tools sind HubSpot CRM, Sa­les­force, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive und Zoho CRM.

Die meisten Un­ter­neh­men sind auf den eigenen Kun­den­stamm an­ge­wie­sen und richten ihre Ak­ti­vi­tä­ten auf die Wünsche und Be­dürf­nis­se der (po­ten­zi­el­len) Kundinnen und Kunden aus. Stimmt die Kun­den­zu­frie­den­heit, stimmen meist auch die Umsätze. Für eine noch bessere Kun­den­bin­dung ist das passende CRM ein wichtiges Tool.

Die Abkürzung CRM steht für „Customer Re­la­ti­onship Ma­nage­ment“. Dieses soll das Zu­sam­men­spiel vom Un­ter­neh­men auf der einen Seite sowie aktueller oder zu­künf­ti­ger Kund­schaft auf der anderen Seite op­ti­mie­ren. Auch für kleine Un­ter­neh­men lohnt sich CRM, sofern die jeweilige Lösung zur Firma und ihren An­for­de­run­gen passt. Zum Glück ist auch das Angebot im Bereich CRM für KMU groß.

Vom grund­sätz­li­chen Ansatz her un­ter­schei­det sich CRM für Startups und kleine Un­ter­neh­men nicht von den Lösungen für große Konzerne. Das Hauptziel ist immer die enge Ver­bin­dung von Firma oder Marke zum Kun­den­stamm. Dafür werden ei­ner­seits die Kun­den­da­ten gepflegt und ana­ly­siert, an­de­rer­seits Maßnahmen initiiert, durch die zu­sätz­li­che In­ter­es­sier­te auf das Angebot auf­merk­sam werden.

Das kann auch ein CRM für Klein­un­ter­neh­men leisten, es un­ter­schei­det sich aber vor allem hin­sicht­lich seiner Kosten, seines Umfangs und seines Res­sour­cen­be­darfs von größeren Lösungen. Richtig ein­ge­setzt, er­leich­tern CRM-Systeme für kleine Un­ter­neh­men nicht nur die tägliche Arbeit, sondern tragen auch zum Wachstum der Marke oder Firma aktiv bei.

CRM für kleine Un­ter­neh­men müssen einige besondere Ansprüche erfüllen. Hohen Wert sollten Sie dabei auf die folgenden Ei­gen­schaf­ten und Funk­tio­nen legen:

Die Kosten-Nutzen-Rechnung ist immer wichtig, bei einem CRM für kleine Un­ter­neh­men sollte diese al­ler­dings unbedingt im Vor­der­grund stehen. Das Marketing-Budget kann sich nicht mit dem eines großen Un­ter­neh­mens messen – was kein Problem darstellt, sofern das Geld gut ein­ge­setzt wird. Ein über­teu­er­tes CMS-System ist für kleine Un­ter­neh­men daher keine Option. Statt­des­sen können Sie auf einige Funk­tio­nen ver­zich­ten und die Kosten so in Grenzen halten.

Auch wenn jedes neue System immer auch ein wenig Ein­ar­bei­tung erfordert, sollte ein gutes CRM für kleine Un­ter­neh­men intuitiv nutzbar sein und keine lange An­lauf­zeit benötigen. Weil in der Regel weniger Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter zur Verfügung stehen und so die Pflege eines CRM-Systems für kleine Un­ter­neh­men Teil des ge­mein­sa­men Ar­beits­all­tags wird, sollte sich der Lern­auf­wand möglichst in Grenzen halten.

Am ef­fek­tivs­ten lässt sich ein CRM für Startups und kleine Firmen dann nutzen, wenn das Tool zusammen mit anderen Pro­gram­men verwendet werden kann und so bei­spiels­wei­se zur Marketing Au­to­ma­ti­on beiträgt. Gerade die Da­ten­pfle­ge und -analyse wird deutlich ver­ein­facht, wenn Sie Da­ten­sät­ze nicht für jedes Tool neu erstellen müssen. Durch die Zu­sam­men­ar­beit der un­ter­schied­li­chen Programme erzielen Sie die besten Er­geb­nis­se.

Sollte es doch einmal Probleme bei der Nutzung eines CRM-Systems für kleine Un­ter­neh­men geben, ist guter und schneller Support wichtig. Müssen Sie zunächst lang­wie­rig nach der Lösung eines Problems suchen, kostet Sie das nicht nur eine Menge Zeit, sondern vor allem auch Geld. Bei der Wahl des passenden CRM für Ihr Klein­un­ter­neh­men lohnt sich daher auch ein Blick auf das Sup­port­an­ge­bot.

Auch wenn Sie nach einem CRM-System für kleine Un­ter­neh­men suchen, sollten Sie trotzdem das po­ten­zi­el­le Wachstum im Hin­ter­kopf behalten. Der Umgang mit einem CRM für KMU erfordert ebenfalls ein wenig Übung und da die Expansion Ihres Un­ter­neh­mens wahr­schein­lich eines Ihrer Ziele ist, sollte auch das ent­spre­chen­de System idea­ler­wei­se mit Ihnen wachsen können und sich für höhere An­for­de­run­gen ad­ap­tie­ren lassen. Hilfreich ist dabei der Einsatz von Cloud Computing.

Das passende CRM für Ihr kleines Un­ter­neh­men bringt Ihnen zahl­rei­che Vorteile. Dies sind die wich­tigs­ten:

• Bessere Or­ga­ni­sa­ti­on: Mit einem passenden CRM für kleine Un­ter­neh­men finden Sie all Ihre Kun­den­da­ten sauber auf­be­rei­tet und jederzeit abrufbar. Das sorgt nicht nur dafür, dass Sie den Überblick behalten, sondern ver­ein­facht auch viele Ar­beits­ab­läu­fe und hilft Ihnen bei der Analyse Ihrer Ziel­grup­pe.
• Engere Kun­den­bin­dung: Nicht nur Sie selbst pro­fi­tie­ren von einem CRM für KMU. Auch Ihre Kund­schaft wird einen positiven Un­ter­schied bemerken. Im E-Commerce und speziell im Bereich B2C hilft das passende CRM-System für kleine Un­ter­neh­men bei der schnellen und ziel­ge­nau­en Be­ant­wor­tung von Anfragen, einem besseren Be­schwer­de­ma­nage­ment und der in­di­vi­du­el­len Ansprache. So fühlen sich Ihre Kundinnen und Kunden optimal bei Ihnen auf­ge­ho­ben.
• Be­darfs­ge­rech­te Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Kund­schaft: Durch Analyse und Ordnung können Sie sehr genau ermitteln, welche Produkte oder Services bestimmte Kundinnen und Kunden benötigen oder zumindest benötigen könnten. Das hilft Ihnen dabei, Ihren Bedarf im Voraus zu planen, und sorgt dafür, dass Kundinnen und Kunden in­di­vi­du­ell an­ge­spro­chen und un­ter­stützt werden können.

Es gibt zahl­rei­che Customer-Re­la­ti­onship-Ma­nage­ment-Lösungen für kleine Un­ter­neh­men. Die folgenden fünf CRM-Tools sind besonders emp­feh­lens­wert.

Ein ent­schei­den­der Vorteil, den HubSpot CRM für kleine Un­ter­neh­men bietet, ist die Preis­ge­stal­tung. Die Software ist nämlich zu Beginn kostenlos und eignet sich deswegen auch direkt für die ersten Schritte, wenn die Einnahmen noch nicht gesichert sind.

HubSpot CRM bietet zahl­rei­che In­te­gra­ti­ons­op­tio­nen, eine starke Anbindung an ver­schie­de­ne Social-Media-Platt­for­men sowie eine über­sicht­lich auf­be­rei­te­te und intuitive Be­nut­zer­ober­flä­che. Der Kontakt zum Kun­den­stamm wird außerdem durch eine Live-Chat-Funktion sowie zahl­rei­che E-Mail-Vorlagen deutlich er­leich­tert. Kosten entstehen, wenn Ihr Un­ter­neh­men wächst: Ab einer be­stimm­ten Anzahl an Kontakten sind monatlich oder jährlich Gebühren zu ent­rich­ten.

Sa­les­force ist ein besonders flexibles CRM für Startups und kleinere Firmen. Es lässt sich nicht nur ideal skalieren, sondern bietet auch ver­schie­de­ne Tools, die bei Bedarf hin­zu­ge­fügt oder weg­ge­las­sen werden können. Somit eignet sich die Lösung auch gerade für Un­ter­neh­men, die wachsen und dadurch andere Ansprüche ent­wi­ckeln. Es gibt ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten, um mit Kundinnen und Kunden direkt und un­kom­pli­ziert in Kontakt zu treten. Die Benutzung ist anfangs ein wenig kom­pli­zier­ter und benötigt somit etwas Gewöhnung. Die un­ter­schied­li­chen Module kosten jeweils 25 Euro.

Auch Microsoft bietet mit Microsoft Dynamics 365 ein CRM für KMU an. Das Tool ist sehr um­fang­reich und lässt sich her­vor­ra­gend mit allen gängigen Pro­gram­men des Her­stel­lers verbinden. Die Nutzung ist sehr intuitiv, sodass auch weitere Nutzer und Nut­ze­rin­nen schnell ein­ge­ar­bei­tet werden können. Das kostet dann al­ler­dings zu­sätz­lich. So wächst das CRM für kleine Un­ter­neh­men zwar mit, wird dann al­ler­dings unter Umständen auch teuer.

Pipedrive ist ein CRM für den E-Commerce-Bereich. Das cloud­ba­sier­te Tool ist sehr intuitiv, lässt sich sehr gut in­te­grie­ren und ist für B2B und B2C glei­cher­ma­ßen geeignet. Kon­takt­auf­nah­men können im Vorfeld geplant und im Nachgang auf­be­rei­tet werden. Mit einem Start­preis von 12,50 Euro im Monat ist das CRM auch für kleine Un­ter­neh­men bezahlbar. Einige Funk­tio­nen gibt es aber nur in der teureren En­ter­pri­se-Version.

Durch seine intuitive Nutzung ist Zoho CRM gerade für kleine Un­ter­neh­men her­vor­ra­gend geeignet. Lediglich die Ein­rich­tung kann unter Umständen ein wenig kom­pli­zier­ter sein. Um­fas­sen­de Prä­sen­ta­ti­ons­mög­lich­kei­ten sowie eine starke Anbindung an Social Media sind ebenso ein Pluspunkt wie der sehr gute Support und die vielen Sprachop­tio­nen. Es gibt eine kos­ten­lo­se Option, gerade für mit­tel­gro­ße Un­ter­neh­men ist diese al­ler­dings nicht aus­rei­chend.

Das passende CRM-System ist für kleine Un­ter­neh­men eine lohnende An­schaf­fung. Gerade wenn die Zu­sam­men­ar­beit mit MarTech, Data-Ma­nage­ment-Platt­for­men sowie anderen Tools möglich ist, können Sie mit einem CRM für KMU Ihre Ar­beits­ab­läu­fe op­ti­mie­ren und den Kontakt zu Ihrem Kun­den­stamm in­ten­si­vie­ren. Wichtig ist dabei al­ler­dings, dass Sie immer auch die Kosten für das Programm im Auge behalten, da diese unter Umständen zusammen mit Ihrem Un­ter­neh­men wachsen.