Excel: INDEX – Daten auslesen leichtgemacht

Eine Excel-Tabelle kann mit der Zeit einen enormen Umfang annehmen. Damit man dennoch die Übersicht behält, bietet das Programm viele nützliche Funktionen, die nicht nur beim Erstellen von mathematischen Formeln helfen. Mit Funktionen wie SVERWEIS, INDIREKT oder VERGLEICH können Sie Daten schnell aufbereiten. Excel bietet darüber hinaus auch die INDEX-Funktion. Mit dieser geben Sie den Wert einer definierten Zelle wieder. Doch was ist eigentlich der Nutzen davon?

In Excel ist die INDEX-Funktion dazu gedacht, den Inhalt einer nutzerdefinierten Zelle in einer anderen Zelle wiederzugeben. Zu diesem Zweck enthält die Formel in ihren Argumenten quasi Koordinaten. Anhand von Spalten- und Zeilenangabe ermittelt die Funktion aus einem ebenfalls vom Nutzer bestimmten Bereich den gewünschten Wert. Dieser kann dann direkt in einer anderen Zelle angezeigt oder an eine andere Funktion weitergegeben werden.

Da die Angabe über Spalten und Zeilen erfolgt, eignet sich die INDEX-Formel in Excel auch sehr gut für die Arbeit mit einer Matrix. In dieser kann das Programm dann den entsprechenden Wert zu zwei angegebenen Faktoren auslesen.

Die Funktion hat eine recht klare Syntax. Man gibt als Parameter den Bereich an, den man durchsuchen möchte, und dann die Koordinaten der gesuchten Zelle.

Folgende Angaben gehören in die Funktion:

• Matrix, die man durch die obere linke und untere rechte Zelle definiert
• Zeile, in der sich die gesuchte Zelle befindet
• Spalte, in der sich die gesuchte Zelle befindet

Den Bereich definieren Sie immer mit zwei Zellangaben, die mit einem Doppelpunkt voneinander getrennt sind. Besteht die Matrix nur aus einer Spalte oder nur aus einer Zeile, reicht ein weiteres Argument. Excel versteht dann automatisch, ob Sie die entsprechende Zeile oder Spalte meinen.

Die Koordinaten gibt man entweder direkt als Zahl ein oder richtet einen Zellbezug ein. In den genannten Zellen sind dann wiederum die Zahlen hinterlegt. Die Angabe gilt immer in Relation zum gewählten Bereich und nicht etwa zum Arbeitsblatt. Beginnt die Matrix in Zelle C2, ist also die D-Spalte die Nummer 2 und nicht die Nummer 4.

Die INDEX-Funktion lässt sich auch erweitern: Es ist möglich, direkt mehrere Zellbereiche anzugeben. Diese als Bezugsversion bezeichnete Fassung verlangt einen weiteren Parameter:

Der Bezug besteht aus einer Ansammlung von Bereichen. Diese schreiben Sie, getrennt durch ein Semikolon, in runde Klammern. Während Zeilen- und Spaltenangaben gleichbleiben, geben Sie mit dem letzten Parameter an, welchen der gesammelten Bereiche Sie für die aktuelle Suche verwenden möchten.

Dabei ist die Reihenfolge im Bezug entscheidend: Der Bereich, denn Sie als erstes eingetragen haben, hat auch die Nummer eins. Von links nach rechts wird durchgezählt – unabhängig davon, wo sich der Bereich im Arbeitsblatt befindet. Möchten Sie sich nun den Wert in einer anderen Matrix anzeigen lassen, müssen Sie nur den Bereich im letzten Argument wechseln. Lässt man die Angabe weg, nimmt Excel automatisch an, dass der erste Bereich gemeint ist.

Schließlich lässt sich INDEX auch als Matrixformel nutzen. Hierbei wird ein gewählter Bereich, der mehrere Zellen umschließt, in ebenso vielen Zellen wiedergegeben. Folgendermaßen lassen Sie sich eine Zeile oder eine Spalte anzeigen: Wählen Sie zunächst die entsprechende Anzahl von leeren Zellen aus und geben Sie dann wie gewohnt die INDEX-Funktion ein. (Die Markierung muss dabei bestehen bleiben!) Statt die Eingabe durch die Enter-Taste zu bestätigen, verwendet Sie die Tastenkombination [Strg] + [Umschalt] + [Eingabe]. Der gewählte Bereich erscheint nun an dem gewünschten Ort in der Tabelle.

Die einfachste Version der INDEX-Funktion besteht in der Wiedergabe des Inhalts einer bestimmten Zelle. Um die Arbeit mit der Formel etwas einfacher zu gestalten, nutzen wir Zellbezüge. So kann man direkt in einer Zelle die Angaben zu Spalten und Zeilen eingeben und die Formel dynamisch anpassen.

Bei mehreren Tabellen der gleichen Struktur lässt sich die Formel entsprechend erweitern. Nehmen wir an, wir hätten vier Tabellen – zu jedem Quartal des Monats eine. Die Struktur der Tabellen ist allerdings immer gleich: Spalten und Zeilen sind identisch aufgebaut.

Die INDEX-Formel funktioniert nur dann, wenn Sie die entsprechenden Spalten- und Zeilennummern kennen. Wenn diese nicht nachvollziehbar durchnummeriert sind, kann das gerade bei größeren Tabellen ein Problem darstellen. Die korrekten Angaben zu finden, dauert dann mitunter länger, als den Wert selbst herauszusuchen. Einfacher ist es, wenn Sie die Beschriftungen am Rand als Kriterium wählen können und die Funktion daraus die Anzahl der Spalten und Zeilen ableiten kann. Dafür muss man in Excel INDEX mit VERGLEICH verbinden.

Die VERGLEICH-Funktion sucht nach einem Wert oder Begriff und gibt dazu an, die wievielte Zelle in einer Spalte oder einer Zeile dem Suchkriterium entspricht. Der Vorteil dieser Kombination: VERGLEICH kann nach einem Begriff suchen und das Ergebnis dann an INDEX weitergeben – in der INDEX-Funktion fungiert es dann als Spalten- oder Zeilenkriterium.

In Excel lässt sich INDEX aber auch sehr gut mit mathematischen oder statistischen Funktionen wie etwa MITTELWERT kombinieren. INDEX gibt hierbei (wieder in Zusammenarbeit mit VERGLEICH) den Bereich an, für den der Mittelwert gebildet werden soll. Statt diesen direkt in die Formel zu schreiben, können Sie den auszuwertenden Bereich über die Formelkonstruktion dynamisch verändern.