Wer beim Speichern und Versenden von E-Mails mehr Unabhängigkeit anstrebt und seine Daten sicher verwahrt wissen möchte, sollte über einen eigenen Mail-Server nachdenken. Hier erfahren Sie, was Sie für eine Umsetzung benötigen und welche Vorteile es hat, einen eigenen Mailserver zu betreiben.

Was bewirkt ein eigener Mailserver?

Ein eigener Mailserver ermöglicht es Ihnen, unabhängig von externen Anbietern E-Mails zu versenden, zu empfangen und zu speichern. Ihre Nachrichten werden ausschließlich auf Ihrem eigenen System gespeichert, wodurch Sie die volle Kontrolle über Konfiguration, Zugriffsrechte, Sicherheit und Datenschutz behalten.

Im Gegensatz zu klassischen E-Mail-Diensten wie Gmail, GMX oder Outlook, bei denen die Daten auf externen Servern gespeichert und verarbeitet werden, bestimmen Sie beim eigenen Mailserver selbst, wer wann worauf zugreifen darf.

Ist Ihr eigener Mailserver eingerichtet – und wird er zuverlässig gewartet –, bleiben die Mails sicher in der eigenen Hand und sind vor ungewünschten Zugriffen geschützt. Der eigene Mailserver wird zwar auf einem handelsüblichen Computer eingerichtet, die Mails können allerdings mit den entsprechenden Zugangsdaten von jedem internetfähigen Gerät aus abgerufen werden.

Welche Vorteile bringt ein eigener Mailserver mit sich?

Ein eigener Mailserver bietet zahlreiche Vorteile – sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen mit erhöhtem Sicherheitsbedarf oder besonderen Anforderungen:

  • Volle Kontrolle über Daten und Kommunikation: Alle E-Mails werden auf dem eigenen Server gespeichert. Dritte haben keinen Zugriff.
  • Höchste Sicherheitsstandards möglich: Durch eigene Firewalls, Spamfilter und Verschlüsselungstechniken lassen sich Sicherheitsmaßnahmen individuell anpassen.
  • Unabhängigkeit von externen Anbietern: Keine Einschränkungen durch AGB, keine überraschenden Tarifänderungen oder Serverausfälle – Sie bestimmen, wie Ihr Mailserver funktioniert.
  • Eigene Domain und individuelle E-Mail-Adressen: Sie können beliebig viele E-Mail-Adressen unter Ihrer eigenen Domain anlegen.
  • Flexibler Speicherplatz und keine Begrenzung bei Anhängen: Sie entschieden selbst, wie viel Speicher Sie für Ihre Mails nutzen möchten und wie groß Dateianhänge sein dürfen.
  • Individuelle Konfiguration und Anpassung: Sie bestimmen, ob der Zugriff per Webmail, IMAP oder POP3 erfolgt. Auch zusätzliche Funktionen wie Kalender oder Office-Integration lassen sich nach Wunsch einbinden.
Tipp

Richten Sie mit IONOS im Handumdrehen Ihren eigenen professionellen E-Mail-Server ein. Sie profitieren von zahlreichen Vorteilen wie großem und erweiterbarem Speicherplatz, Ihrer eigenen Domain, automatischer Verschlüsselung, Kalender- und Office-Funktionen oder E-Mail-Archivierung. IONOS bietet Ihnen höchste Sicherheitsstandards in ISO-zertifizierten europäischen Rechenzentren.

Wann ist es sinnvoll, einen eigenen Mailserver zu betreiben?

Sinnvoll ist ein eigener Mailserver dann, wenn Sie mehr Kontrolle über Ihre E-Mails bekommen möchten und verhindern wollen, dass andere Einsicht in Ihre Daten erhalten. Gerade wenn Sie mehrere Postfächer für sich oder Ihre Angestellten benötigen, haben Sie mit einem eigenen Mailserver die höchstmögliche Flexibilität.

Es gibt auch eine kombinierte Lösung aus eigenem Mailserver und einem Konto beim bisherigen Anbieter. So haben Sie die Möglichkeit, die E-Mails auf dem eigenen Server zu verwahren und den Versand weiter über einen externen Provider abzuwickeln. Wichtig ist bei der Einrichtung, dass Sie Ihre Sicherheitsvorkehrungen zu jedem Zeitpunkt auf dem neuesten Stand halten.

Eigener Mailserver vs. gehosteter Maildienst

Kriterium Eigener Mailserver Gehosteter Maildienst
Kontrolle über Daten Vollständige Kontrolle über alle Daten Eingeschränkte Kontrolle, Anbieter hat Zugriff auf Daten
Sicherheit Höchste Sicherheit, individuelle Anpassung Sicherheit wird vom Anbieter garantiert, aber ist begrenzt
Kosten Hohe Initialkosten für Hardware und Software Monatliche Gebühren, je nach Anbieter und Funktionsumfang
Wartung & Verwaltung Erfordert technische Kenntnisse und regelmäßige Wartung Wartung und Updates werden vom Anbieter übernommen
Skalierbarkeit Flexibel, aber erfordert eigene Ressourcen und Planung Einfach skalierbar, abhängig von Plan und Anbieter
E-Mail-Archivierung Muss selbst organisiert werden Archivierung in der Regel enthalten
E-Mail-Hosting
Professionelles E-Mail-Hosting ganz nach Ihrem Bedarf
  • Personalisierte E-Mail-Adresse
  • Zugriff auf E-Mails immer und überall
  • Höchste Sicherheitsstandards

Eigener Mailserver: Welche Voraussetzungen gibt es?

Um einen eigenen Mailserver erfolgreich zu betreiben, sind sowohl geeignete Hardware als auch aktuelle Software-Lösungen und Sicherheitsmaßnahmen erforderlich.

Erste Voraussetzung für einen eigenen Mailserver ist zunächst ein passender Computer. Hier kommen zwar viele Modelle in Frage, ein kleiner und stromsparender Rechner wie zum Beispiel der Raspberry Pi eignet sich aber am besten. Lesen Sie dazu unseren Artikel „Einen eigenen Raspberry-Pi-Mailserver einrichten“.

Ferner benötigen Sie eine zuverlässige und durchgängige Internetverbindung, eine verlässliche Stromversorgung, idealerweise mit unterbrechungsfreier Stromversorgung (USV), sowie genügend Speicherplatz für E-Mails und Logdaten.

Empfehlenswert ist, dass Sie für Ihr Servergerät, beispielsweise den Raspberry Pi, eine feste IP-Adresse vergeben. Das erleichtert die Einrichtung und reduziert das Risiko, dass Ihre E-Mails als Spam eingestuft werden. Auch sogenannte SPF-Records sowie DKIM-Signaturen sind unverzichtbare Bestandteile eines seriösen Mailservers. Ergänzend sollten Sie unbedingt DMARC-Richtlinien konfigurieren, um Ihre Domain zusätzlich vor Missbrauch zu schützen.

Für die Software-Seite stehen mehrere etablierte Mailserver-Pakete zur Auswahl. Besonders verbreitet sind:

  • Mailu: Eine schlanke, Docker-basierte Lösung mit modernem Setup
  • iRedMail: Ein Komplettpaket mit Webmail, Antivirus und Spamfilter
  • Mail-in-a-Box: Besonders einsteigerfreundlich mit automatisierter Konfiguration

Zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Kommunikation sollten Sie außerdem TLS (Transport Layer Security) aktivieren. Das schützt Ihre Daten beim Versand und Empfang effektiv vor unbefugten Zugriffen.

Wenn Sie geschäftlich E-Mails versenden, ist auch die Einhaltung der DSGVO wichtig. Sorgen Sie dafür, dass personenbezogene Daten nur verschlüsselt übertragen und sicher gespeichert werden. Um sicherzugehen, dass alle Ihre Mails in jedem Fall sicher gespeichert werden, ist eine professionelle E-Mail-Archivierung hilfreich – insbesondere, wenn Sie gesetzlichen Archivierungspflichten unterliegen oder E-Rechnungen versenden.

Vergessen Sie außerdem nicht, Ihre Server-Software regelmäßig zu aktualisieren und Backups Ihrer Daten anzulegen. Mit einem geeigneten Monitoring erkennen Sie Störungen frühzeitig und können entsprechend reagieren.

Was ist bei der Einrichtung eines E-Mail-Servers zu beachten?

Wer einen E-Mail-Server einrichten möchte, sollte nicht nur die technische Infrastruktur im Blick haben, sondern auch die einzelnen Schritte bei der Konfiguration sorgfältig planen. Zentrale Punkte dabei sind die Auswahl eines geeigneten Software-Stacks, die DNS-Einträge der Domain sowie die Absicherung des Servers.

Zu den wesentlichen Aufgaben bei der Einrichtung gehören unter anderem die Konfiguration von Mail Transfer Agents wie Postfix, die Integration von IMAP-Servern wie Dovecot und der Einsatz von Webmail-Lösungen. Wichtig ist außerdem die saubere Umsetzung von Authentifizierungsverfahren wie SPF, DKIM und DMARC sowie die Verschlüsselung der Verbindungen über TLS.

Welche Methode Sie wählen, hängt von Ihren Systemkenntnissen und der eingesetzten Serverumgebung ab. Eine moderne Möglichkeit ist der Einsatz von Containern. Unabhängig vom gewählten Setup sollten Sie regelmäßige Updates, ein durchdachtes Benutzer- und Rechtemanagement sowie umfassende Monitoring- und Backup-Strategien einplanen. Nur so stellen Sie langfristig einen stabilen und sicheren Mailbetrieb sicher.

Wenn Sie Ihren eigenen E-Mail-Server einrichten möchten, unterstützen wir Sie gerne mit unserem ausführlichen Artikel „E-Mail-Server einrichten“. Dort erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihre eigene Lösung erfolgreich umsetzen können.

Mailserver mit eigener Domain

Gerade wenn die berufliche Nutzung gewünscht ist, ist es empfehlenswert, einen Mailserver mit eigener Domain einzurichten. Diese wirkt deutlich professioneller und sorgt für einen größeren Wiedererkennungswert Ihrer Marke bzw. Ihres Unternehmens. Zudem ermöglicht die eigene E-Mail-Domain eine bessere Übersichtlichkeit beim Umgang mit mehreren Postfächern und erleichtert den Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern. Das ist bei einer privaten Nutzung zwar nicht zwingend notwendig – wenn Sie aber einmal einen Mailserver mit eigener Domain einrichten, können Sie diesen auch zusätzlich für Ihr privates Postfach nutzen.

Was gibt es noch zu beachten?

Auch wenn ein eigener Mailserver viele Vorteile bietet, gibt es dennoch Aspekte, die Sie dabei beachten sollten. An oberster Stelle steht die Sicherheit Ihres Servers. Schützen Sie Ihren Server vor Spam oder unerlaubten Zugriffen, indem Sie sich um

  • eine gewissenhafte Kontrolle,
  • sichere Passwörter,
  • eine aktuelle Firewall,
  • konsequente Backups,
  • und regelmäßige Updates

sorgen. Diese Arbeit ist nicht besonders zeitraubend und muss unbedingt erledigt werden. Gerade auch in Hinsicht auf die Akzeptanz des eigenen Mailservers ist diese Sorgfalt notwendig. So verhindern Sie, dass die eigenen E-Mails regelmäßig in Spamordnern landen.

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