Eigener Mailserver: Die wichtigsten Informationen im Überblick

Wer beim Speichern und Versenden von E-Mails mehr Unabhängigkeit anstrebt und seine Daten sicher verwahrt wissen möchte, sollte über einen eigenen Mailserver nachdenken. Hier erfahren Sie, was Sie für eine Umsetzung benötigen und welche Vorteile es hat, einen eigenen Mailserver zu betreiben.

Typischerweise werden die eigenen E-Mails auf dem Server des E-Mail-Anbieters gespeichert, bis der Nutzer sich dazu entschließt, sie zu löschen. Das bedingt allerdings gleichzeitig auch, dass der Anbieter beziehungsweise der Administrator ebenfalls Zugriff auf die entsprechenden Daten hat. Dies ist bei einem eigenen Mailserver nicht der Fall.

Ist Ihr eigener Mailserver eingerichtet – und wird er zuverlässig gewartet – bleiben die Mails sicher in der eigenen Hand und sind vor ungewünschten Zugriffen geschützt. Der eigene Mailserver wird zwar auf einem handelsüblichen Computer eingerichtet, die Mails können allerdings mit den entsprechenden Zugangsdaten von jedem internetfähigen Gerätaus abgerufen werden.

Die Vorteile eines eigenen Mailservers sind vielfältig. Firewalls und Filter schützen die eigenen Daten und die Kontrolle über die persönlichen oder geschäftlichen Mails liegt vollkommen in der eigenen Hand. Die Unabhängigkeit von einem externen Provider ist allerdings nicht nur aus Sicherheitsaspekten interessant. Auch Tarifänderungen oder Serverausfälle, die ansonsten für ein Ärgernis sorgen könnten, fallen mit einem eigenen Mailserver weg. Auch in Bezug auf den Speicherplatz, die Adressen und die Beschränkungen von E-Mail-Anhängen bietet einem das eigene System den maximalen Freiraum. Mit den entsprechenden Einstellungen und der verwendeten Hard- und Software setzen Sie sich Ihre Grenzen selbst.

Sinnvoll ist ein eigener Mailserver dann, wenn Sie mehr Kontrolle über Ihre E-Mails bekommen möchten und verhindern wollen, dass andere Einsicht in Ihre Daten bekommen. Gerade wenn Sie mehrere Postfächer für sich oder Ihre Angestellten benötigen, haben Sie mit einem eigenen Mailserver die höchstmögliche Flexibilität.

Es gibt auch eine kombinierte Lösung aus eigenem Mailserver und einem Konto beim bisherigen Anbieter. So haben Sie die Möglichkeit, die E-Mails auf dem eigenen Server zu verwahren und den Versand weiter über einen externen Provider abzuwickeln. Wichtig ist bei der Einrichtung, dass Sie Ihre Sicherheitsvorkehrungen zu jedem Zeitpunkt auf dem neuesten Stand halten.

Erste Voraussetzung für einen eigenen Mailserver ist zunächst ein passender Computer. Hier kommen zwar viele Modelle in Frage, ein kleiner und stromsparender Rechner wie zum Beispiel der Raspberry Pi eignet sich aber am besten. Ferner benötigen Sie eine zuverlässige und durchgängige Internetverbindung, eine verlässliche Stromversorgung und genügend Speicherplatz.

Empfehlenswert ist, dass Sie für Ihr Servergerät also beispielsweise den Raspberry Pi eine feste IP-Adresse vergeben. Das erleichtert nicht nur Ihre eigene Arbeit, sondern verhindert auch, dass Ihre Mails in Zukunft als Spam gelabelt werden. Auch ein SPF Record sowie DKIM sind eine gute Wahl. Um sicherzugehen, dass alle Ihre Mails in jedem Fall sicher gespeichert werden, ist eine professionelle E-Mail-Archivierung hilfreich.

Gerade wenn die berufliche Nutzung gewünscht ist, ist es empfehlenswert, einen Mailserver mit eigener Domain einzurichten. Diese wirkt deutlich professioneller und sorgt für einen größeren Wiedererkennungswert Ihrer Marke bzw. Ihres Unternehmens. Zudem ermöglicht die eigene E-Mail-Domain eine bessere Übersichtlichkeit beim Umgang mit mehreren Postfächern und erleichtert den Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern. Das ist bei einer privaten Nutzung zwar nicht zwingend notwendig – wenn Sie aber einmal einen Mailserver mit eigener Domain einrichten, können Sie diesen auch zusätzlich für Ihr privates Postfach nutzen.

Auch wenn ein eigener Mailserver viele Vorteile bietet, gibt es dennoch Aspekte, die Sie dabei beachten sollten. An oberster Stelle steht die Sicherheit Ihres Servers. Schützen Sie Ihren Server vor Spam oder unerlaubten Zugriffen, indem Sie sich um

• eine gewissenhafte Kontrolle,
• sichere Passwörter,
• eine aktuelle Firewall,
• konsequente Backups,
• und regelmäßige Updates

sorgen. Diese Arbeit ist nicht besonders zeitraubend und muss unbedingt erledigt werden. Gerade auch in Hinsicht auf die Akzeptanz des eigenen Mailservers ist diese Sorgfalt notwendig. So verhindern, dass die eigenen E-Mails regelmäßig in Spamordnern landen.