E-Mail auf Englisch schreiben: So geht’s

Englisch gehört für viele von uns zum Berufsalltag. Während im Gespräch kleine Fehler und Ungenauigkeiten kaum auffallen, sollte bei der schriftlichen Kommunikation im besten Fall jedes Wort sitzen. Was Sie beim E-Mail auf Englisch verfassen beachten sollten und wie die richtige Anrede und ein gelungener Abschluss aussieht, erfahren Sie hier – inklusive Beispiel.

Zunächst einmal funktionieren E-Mail-Programme überall auf der Welt gleich – das heißt, Sie müssen sich an keine besonderen strukturellen Vorgaben halten, wenn Sie eine E-Mail auf Englisch schreiben. Neben einem Feld für den oder die Empfänger gibt es auch hier die Möglichkeit, Personen in CC oder BCC zu nehmen, anschließend formulieren sie einen aussagekräftigen Betreff und den Inhalt der E-Mail.

Bei Betreff und Inhalt gelten ähnliche Regeln wie im deutschen E-Mail-Knigge. Wählen Sie beim Betreff eine kurze und prägnante Zusammenfassung des Inhalts Ihrer Nachricht und schreiben Sie anschließend die E-Mail selbst – inklusive passender Anrede, nachvollziehbarer Schilderung Ihres Anliegens und angemessener Großformel.

Bei der Anrede gilt, wie auch im Deutschen, dass grundsätzlich zwischen formeller (beruflicher) und informeller (privater) Ansprache unterschieden wird. Je nachdem, ob und wie gut Sie den Empfänger kennen, kann auch eine informelle Anrede im beruflichen Kontext verwendet werden – in der Regel sind Sie mit einer formellen Ansprache aber auf der sicheren Seite. Folgende Möglichkeiten gibt es bei der E-Mail auf Englisch:

Nachdem Sie Ihr Anliegen schriftlich vorgetragen haben, folgt ein abschließender Satz – eine Zusammenfassung und/oder eine Handlungsaufforderung, etwa die Bitte um eine zeitnahe Antwort – und dann die Grußformel. Auch hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, je nach Empfänger und Beziehung zu diesem:

In den vergangenen Jahren haben sich in E-Mails bzw. in bestimmten Branchen Abkürzungen etabliert, die wir auch im Deutschen verwenden – die allerdings einen englischen Ursprung haben. Ein Grund mehr, die häufigsten Abkürzungen zu erläutern:

Ebenfalls zur Verwirrung beim E-Mail-Schreiben auf Englisch führen immer mal wieder die englischen Schreibweisen von Uhrzeit und Datum.

Wenn Sie sich es sich bei der Uhrzeit einfach machen möchten, ist die digitale Schreibweise optimal: Auch in Großbritannien und Amerika versteht man 13:45 oder 20:15.

Gängiger ist jedoch die Schreibweise mit „am“ und „pm“. „am“ steht für das lateinische „ante meridiem“, also „vor dem Mittag“ – „pm“ bedeutet dementsprechend „post meridiem“, also „nach dem Mittag“. Gezählt werden die Stunden dabei nur bis 12. Um zu verdeutlichen, ob es sich um die nachmittägliche oder nächtliche (also vormittägliche) Uhrzeit handelt, wird das „am“ oder „pm“ einfach an die Zeit angehängt – beispielsweise 4pm für 16 Uhr (4 Uhr nachmittags). Nicht ganz einheitlich geregelt ist, ob ein Leerschritt zwischen Zahl und Abkürzung gehört.

Beim Datum gibt es Unterschiede zwischen der britischen und amerikanischen Schreibweise. In Großbritannien werden Daten genauso geschrieben wie bei uns in Deutschland – zum Beispiel „24 December 2020“ oder „24th of December 2020“ bzw. „24/12/2020“. Im Amerikanischen wird der Monat dem Tag vorangestellt – also „December 24, 2020“. Vor allem bei der reinen Zahlenschreibweise ist es wichtig, diesen Unterschied zu kennen, damit keine Missverständnisse entstehen. „4/12/2020“ könnte schließlich der 4. Dezember oder der 12. April 2020 sein.

Um den gelungenen Aufbau zu zeigen und Ihnen eine Vorstellung von passenden Formulierungen zu vermitteln, folgt nun ein Beispiel, das alle Elemente enthält, die für eine gute E-Mail auf Englisch wichtig sind: