Der E-Mail-Knigge beinhaltet auch Verhaltensregeln für das Beantworten von Nachrichten. Die meisten Programme und Webdienste stellen dafür zwei Buttons zur Verfügung: „Antworten“ und „Allen antworten“ (bzw. „Reply“ und „Reply all“). Was passiert dabei? In die Betreffzeile wird automatisch „Re:“ oder „AW:“ eingefügt, was darauf hinweist, dass es sich um eine Antwort handelt. Schließlich fügen die Programme den ursprünglichen Inhalt der Mail als Zitat gekennzeichnet in den neuen Text ein. Außerdem wird die E-Mail-Adresse des Absenders in die Adresszeile gesetzt (und wenn sie allen antworten wollen, auch die Adressen aller anderen, die die Ursprungsmail erhalten haben) Was genau müssen Sie also beim Antworten auf eine Mail beachten?
- Allen antworten: Fragen Sie sich stets, bevor Sie nach dem Lesen einer Gruppen-E-Mail auf den „Allen antworten“-Knopf drücken: Ist meine Antwort wirklich für alle Empfänger interessant? Sie können vielen Leuten unnötige Arbeit ersparen, wenn Sie sich wirklich nur an jene Empfänger wenden, die Ihre Antwort interessiert.
- Re: „Re“, lateinisch für „eine Sache betreffend“, soll dem Empfänger zeigen, dass er es hier mit einer Antwort auf seine ursprüngliche Nachricht zu tun hat. Was passiert nun, wenn er wiederum antwortet? Es erscheint „Re: Re:“, und das immer so weiter. Räumen Sie ruhig in der Betreffzeile auf, wenn es beginnt, unübersichtlich zu werden.
- Zitatebenen: Das gleiche gilt für den zitierten Text der ursprünglichen Mails. In längeren Konversationen entstehen sehr lange, verschachtelte Textungeheuer, die aus zahlreichen Zitatebenen bestehen. Deshalb kann es auch hier sinnvoll sein, aufzuräumen. Gehen Sie dabei aber mit Bedacht vor. Wichtige Informationen sollten immer wieder mitgeschickt werden – insbesondere dann, wenn Sie sich auf diese direkt beziehen.
Das ideale Zeitfenster für die Beantwortung einer E-Mail gibt es nicht, schließlich wissen Sie im Regelfall nicht, zu welcher Zeit der Absender seine Mails überprüft. Die hohe Frequenz, mit der E-Mails hin- und hergeschickt werden können, erweckt mitunter den Eindruck, man stünde bei einer Antwort unter Zeitdruck. Wenn der Absender allerdings dringend und zeitnah eine Antwort benötigt, ist ein telefonischer Anruf oft die bessere Wahl.
Sie wissen bereits, dass Sie nicht innerhalb der nächsten 24 Stunden antworten können, es scheint sich aber um eine wichtige Angelegenheit zu handeln? Dann geben Sie eine kurze Rückmeldung, dass Sie ausführlich antworten möchten, aber dafür mehr Zeit benötigen.
Eine verbreitete Funktion von E-Mail-Diensten ist der Autoreply: eine automatische Antwort auf alle eintreffenden Nachrichten. Den Text dieser automatisch versandten Antwort-Mail verfassen Sie im Vorfeld. Sinnvoll ist die Nutzung dieser Funktion beispielsweise dann, wenn Sie sich längere Zeit nicht um die Beantwortung Ihrer E-Mails kümmern können. Deshalb wird diese Funktion oft auch Abwesenheitsnotiz genannt. Damit können Sie beispielsweise alle, die Sie per Mail anschreiben, darüber informieren, dass und wie lange Sie sich im Urlaub befinden. Vergessen Sie dann aber nicht, die automatische Nachricht auch wieder auszustellen, sobald Sie wieder zurückgekehrt sind. Keinesfalls sollte ein Autoreply eingerichtet werden, um Empfangsbestätigungen zu versenden.