Abwesenheitsnotiz: Vorlagen, Formulierungen und hilfreiche Tipps

Wenn Sie in den Urlaub fahren oder krank sind und per E-Mail in dieser Zeit nicht erreichbar sein können oder wollen, ist eine automatische Antwort samt Abwesenheitsnotiz sinnvoll, damit Ihre unwissenden Kontakte nicht unnötig lange auf eine Antwort warten müssen. Doch wie die Abwesenheitsnotiz aussehen soll, ist manchmal nicht sofort klar. Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps zum Aufbau und Inhalt Ihrer Abwesenheitsnotiz und stellen Ihnen verschiedene Vorlagen zur Verfügung.

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Was beinhaltet eine gute Abwesenheitsnotiz?

Was in den Text einer Abwesenheitsnotiz gehört, ist kontextabhängig. Während manche Firmen einen förmlichen Umgang erwarten, ist es andernorts üblich, den Text mit kleinen persönlichen Elementen aufzulockern.

Ob förmlich oder persönlich, Ihre Abwesenheitsnotiz sollte auf jeden Fall kompakt sein und nur die wichtigsten Informationen vermitteln:

  • Zeitraum, in dem Sie nicht erreichbar sind
  • wann Ihre Kontakte mit einer echten Antwort rechnen können
  • wahlweise auch den Grund für Ihre Abwesenheit
  • E-Mail-Adresse einer Kollegin bzw. eines Kollegen

Im Folgenden finden Sie acht Vorlagen, die alle wichtigen Informationen enthalten, aber für verschiedene Zielgruppen geeignet sind.

Vorlage: Abwesenheitsnotiz Urlaub

Sehr geehrte Damen und Herren,

haben Sie vielen Dank für Ihre Mail! Ich bin derzeit im Urlaub und ab dem TT.MM.JJ wieder für Sie erreichbar.

Ihre Mail wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet. Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an meinen Kollegen KOLLEGE: kollege@beispiel.de.

Mit freundlichen Grüßen,

NAME

Tipp

Unser Artikel “Urlaubsübergabe: An was muss man denken?” könnte Sie auch interessieren.

Vorlage: Abwesenheitsnotiz mit Vertretung an Kunden

Guten Tag,

danke für Ihre Nachricht. Ich befinde mich aktuell außer Haus und habe währenddessen keinen Zugriff auf meine Mails. Ich bin ab dem TT.MM.JJ gerne wieder für Sie da. Bis dahin vertritt mich meine Kollegin KOLLEGIN. Sie können sie über E-Mail (kollegin@beispiel.de) oder Telefon (XXX-XXX) erreichen. Sie hilft Ihnen gerne weiter. Haben Sie vielen Dank für Ihr Verständnis.

Liebe Grüße,

NAME

Vorlage: Abwesenheitsnotiz bei Krankheit

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wenn ihr dies lest, bin ich leider aus Krankheitsgründen vorübergehend abwesend. Keine Sorge – ich bin voraussichtlich ab dem TT.MM.JJ wieder für euch da! In der Zeit vertritt mich freundlicherweise KOLLEGE (kollege@beispiel.de). Wendet euch in dringenden Fällen bitte an ihn.

Bleibt alle schön gesund!

Bis bald,

euer NAME

Vorlage: Abwesenheitsnotiz Weihnachten

Lieber Kunde/Kundin,

vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin über Weihnachten außer Haus und ab dem TT.MM.JJ wieder für Sie da. In dieser Zeit kann ich auf meine Mails leider nicht zugreifen.

In dringenden Fällen können Sie sich gerne an meine Kollegin KOLLEGIN wenden (kollegin@beispiel.de). Ihre Mail wird nämlich nicht weitergeleitet. Ich hoffe, dafür haben Sie Verständnis.

Ich wünsche Ihnen und Ihrer Familie ein schönes Fest und freue mich, bald wieder für Sie da zu sein.

Mit freundlichen Grüßen,

NAME

Tipp

Zusätzlich zu einer Abwesenheitsnotiz ist es auch eine schöne Aufmerksamkeit, Weihnachtsgrüße an Ihre Kundinnen und Kunden zu schicken. Dafür müssen aber Inhalt und Stimmung passen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Weihnachtsgrüße an Kunden und Kundinnen richtig schreiben können.

Vorlage: Abwesenheitsnotiz Englisch

Thank you for your message.

I am currently on vacation with no access to my e-mail. I’ll be back in the office on Monday, TT/MM/JJ, and will respond to you as soon as possible.

In the meantime, you can direct any urgent messages towards my colleague KOLLEGE (kollege@beispiel.de). Please be aware that your mail will not be forwarded automatically.

Thank you very much for your understanding.

Best wishes,

NAME

Vorlage: Abwesenheitsnotiz Mutterschutz

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ich befinde mich aktuell in Mutterschutz und werde anschließend in Elternzeit gehen. Ich bin voraussichtlich ab dem TT.MM.JJJJ wieder für Sie da. In der Zwischenzeit können Sie sich gerne an meine Kollegin KOLLEGIN wenden (kollegin@beispiel.de). Ihre Mail wird nicht weitergeleitet.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Bis bald

NAME

Tipp

Unser Artikel zur Abwesenheitsnotiz bei Elternzeit beinhaltet zusätzliche Tipps und Vorlagen, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.

Vorlage: Abwesenheitsnotiz Teilzeit

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am TT.MM.JJJJ wieder da und werde mich zeitnah um Ihre Mail kümmern. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Liebe Grüße

NAME

Vorlage: Abwesenheitsnotiz Kündigung

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin seit dem TT.MM.JJJJ nicht mehr bei UNTERNEHMEN angestellt und kann mich um Ihre Mail nicht persönlich kümmern. Mein Nachfolger NACHFOLGER (nachfolger@beispiel.de) hilft Ihnen gerne weiter. Bitte beachten Sie, dass diese Mail nicht weitergeleitet wird.

Mit freundlichen Grüßen

NAME

Tipp

Eine Abwesenheitsnotiz bei einer Kündigung ist sehr wichtig. Wenn Ihre Kündigung Ihrer Kundschaft nicht richtig kommuniziert wird, kann dies zu Misskommunikation und Frustration führen. Unser weiterführender Artikel zeigt Ihnen zusätzliche Tipps und Vorlagen.

Natürlich können Sie sich beim Verfassen einer Abwesenheitsnotiz auf Vorlagen und Beispiele verlassen. Wie aber formulieren Sie die perfekte Abwesenheitsnotiz selbst?

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Abwesenheitsnotiz erstellen – Schritt für Schritt

Titel

Im Titel ist es üblich, einfach „Abwesenheitsnotiz“ (englisch: „Out of Office Message“) zu schreiben. So weiß jeder sofort bei Erhalt der automatisierten Antwort, dass Sie nicht zur Verfügung stehen.

Anrede

Beginnen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer Anrede. Sie können sich auch für die eingegangene Nachricht bedanken. Eine Kombination aus beidem ist ebenfalls denkbar.

Beispiele:

  • Sehr geehrte Damen und Herren, …
  • Vielen/Herzlichen Dank für Ihre Nachricht!
  • Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!

Wiedererreichbarkeit

In die zweite Zeile des Texts Ihrer Abwesenheitsnotiz schreiben Sie am besten gleich die wichtigste Information: Ab wann Sie wieder erreichbar sind sowie wahlweise den Grund für Ihre Abwesenheit. Bei Abwesenheit auf unbestimmte Zeit reicht es, den Grund zu nennen. Die Information, wann Sie wieder erreichbar sind, macht einen besseren Eindruck als die Angabe der Abwesenheitszeit.

Beispiele:

  • Ich bin derzeit im Urlaub. Gerne können Sie mich ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder erreichen.
  • Ich bin ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder für Sie erreichbar.

Keine Weiterleitung

Falls Ihre E-Mails nicht weitergeleitet oder von einer Kollegin bzw. einem Kollegen eingesehen werden können, ist es mitunter wichtig, dies mitzuteilen. Je nach Klientel kann es sinnvoll sein, einen Grund zu nennen oder Bedauern zu äußern.

Beispiele:

  • Ihre Mail wird nicht weitergeleitet.
  • Aus Vertraulichkeitsgründen wird Ihre Mail nicht weitergeleitet.
  • Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre Mail nicht weitergeleitet werden kann.

Verweis

Wenn Sie durch eine andere Person vertreten werden, können Sie Ihren Kontakt auf dessen E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer hinweisen. Eine Bitte, diese Option nur in dringenden Fällen zu nutzen, kann dabei helfen, kleinere Anliegen herauszufiltern.

Beispiele:

  • Sie können sich gerne mit Ihrem Anliegen an KOLLEGE wenden: kollege@beispiel.de.
  • Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an KOLLEGIN: kollegin@beispiel.de.
  • Für Notfälle nutzen Sie bitte folgende Telefonnummer: XXXX.

Schlussformel

Sie können eine einfache Schlussformel verwenden.

Beispiele:

  • Mit freundlichen Grüßen, NAME
  • Liebe/Beste/Schöne Grüße, NAME

Überblick – Bausteine mit Beispielen

Textelement Beispiele
Anrede Sehr geehrte Damen und Herren, …
Vielen/Herzlichen Dank für Ihre Nachricht!
Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!
Wiedererreichbarkeit Ich bin derzeit im Urlaub. Gerne können Sie mich ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder erreichen.
Ich bin ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder für Sie erreichbar.
Weiterleitung Ihre Mail wird nicht weitergeleitet.
Aus Vertraulichkeitsgründen wird ihre Mail nicht weitergeleitet.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre Mail nicht weitergeleitet werden kann.
Verweis Sie können sich gerne mit Ihrem Anliegen an KOLLEGE wenden: kollege@beispiel.de.
Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an KOLLEGIN: kollegin@beispiel.de.
Für Notfälle nutzen Sie bitte folgende Telefonnummer: XXXX.
Schlussformel Mit freundlichen Grüßen,
NAME

Liebe/Beste/Schöne Grüße,
NAME
Tipp

Natürlich sollte Ihre Abwesenheitsnotiz auch Ihre E-Mail-Signatur enthalten.

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Abwesenheitsnotiz individuell anpassen

Ihre Abwesenheitsnotiz muss nicht zwingend so formell sein wie in den obigen Beispielen. In vielen Berufsfeldern können Sie z. B. mit Ihrer Kundschaft lockerer und herzlicher umgehen. Unter Mitarbeitenden gilt dies besonders, wenn die Kommunikation über E-Mail ohnehin nur firmenintern läuft, also nur Ihre Kolleginnen und Kollegen die Abwesenheitsnotiz lesen können. Selbst bei vielen externen Geschäftspartnern und -partnerinnen ist eine „flotte“ Autoreply-Mail durchaus üblich. Wir zeigen Ihnen, womit Sie Ihre Abwesenheitsnotiz personalisieren können und worauf Sie lieber verzichten sollten.

Personalisierte Abwesenheitsnotiz: Das kann man tun!

Bei diesen Stilmitteln sollten Sie persönlich entscheiden, was zu Ihrer Firma passt. Bedenken Sie, dass Ihre Vorgesetzten möglicherweise dieselbe Abwesenheitsnotiz bekommen wie die Mitarbeitenden, mit denen Sie einen gelockerten Umgangston pflegen. Berücksichtigen Sie diese Tipps daher mit Bedacht.

Stilmittel Beispiele
Saloppere Formulierungen Ich bin erstmal im Urlaub!
Ihr könnt mich gerne wieder ab dem TT/MM/JJ erreichen.
Ich bin ab dem TT/MM/JJ wieder für euch da – mit frischer Energie und Tatendrang!
Besonderen Anlass nutzen Ich wünsche Ihnen einen guten Rutsch ins neue Jahr.
Über Weihnachten machen wir Pause. Ich wünsche Ihnen und Ihren Angehörigen eine besinnliche Weihnachtszeit!
Humor unter Kollegen Sofern ich im Dschungel nicht gefressen werde, könnt ihr mich ab dem TT/JJ/MM wieder erreichen.
Ich hoffe, ich falle beim Wandern nicht in eine Schlucht!
Wendet euch in dringenden Fällen bitte an meine Topfpflanze.

Personalisierte Abwesenheitsnotiz: Das sollte man dabei lieber lassen!

Abwesenheitsnotizen sind eine grundsätzlich formelle Sache. Gewisse Stilmittel können über das Ziel hinausschießen. Wir zeigen Ihnen, welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.

Stilmittel Beispiele
Erleichterung/Schadenfreude Endlich bin ich in meinem hart erkämpften Urlaub!
Ich fliehe erstmal vor dem Schreibtisch in die Wildnis.
Nichts wie raus hier! Haltet für mich die Stellung!
„Egal-Einstellung“ erkennen lassen,
Abwesenheitsnotiz zu knapp halten Ich bin im Urlaub und werde bis TT/MM/JJ keine Mails mehr lesen.
Ich bin bis zum TT/MM/JJ nicht im Büro. Bitte schickt mir keine Mails.
Ich bin nicht da! Ab dem TT/MM/JJ bin ich wieder zurück.
Irrelevante Zusätze (Ein Bild von einem sich sonnenden Eisbären)
(Zitate) „Steile Gegenden lassen sich nur durch Umwege erklimmen, auf der Ebene führen gerade Wege von einem Ort zum andern.“ – Johann Wolfgang von Goethe
(Emoticons) Haltet alle die Ohren steif! ;) Bis dann, euer Max! :D

Risiken beim Erstellen von Abwesenheitsnotizen

Die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz gehört bei der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation zum guten Ton und ist bei vielen Unternehmen Pflicht. Dennoch sollten Sie sich bei der Erstellung gut überlegen, welche Informationen Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz preisgeben.

Denn immer häufiger kommt es vor, dass Kriminelle und Spam-Versender sich die darin enthaltenen Information zu Nutze machen. So können zum Beispiel Angaben zu Abwesenheitszeiträumen für Einbrüche in Häuser oder Firmen genutzt werden. Zudem hat die automatische Abwesenheitsnotiz für Spam-Versender einen großen Vorteil: Durch das Versenden von Nachrichten an tausende, zufällig generierte E-Mail-Adressvariationen lässt sich durch die automatische Antwort herausfiltern, welche Adressen tatsächlich existieren.

Tipps zur Vorbeugung des Missbrauchs von Abwesenheitsnotizen gibt die Initiative Botfrei in ihrem Blogbeitrag.

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