Cc in E-Mails: Bedeutung und Tipps

Personen, die in einer E-Mail in Cc (Carbon Copy) gesetzt werden, erhalten lediglich eine Kopie zur In­for­ma­ti­on, während die anderen Personen der Un­ter­hal­tung direkt an­ge­spro­chen werden. Da die im Cc-Feld ein­ge­tra­ge­nen Adressen für alle Emp­fän­ge­rin­nen und Empfänger der E-Mail sichtbar sind, ist der korrekte Umgang mit der Adres­sie­rungs­funk­ti­on wichtig – besonders im ge­schäft­li­chen Umfeld.

Was ist Carbon Copy (Cc)?

Bei Carbon Copy handelt es sich um ein zu­sätz­li­ches Adress­feld im E-Mail-Header. Emp­fän­ge­rin­nen und Empfänger im Cc erhalten eine Kopie der Nachricht. Ihre E-Mail-Adresse wird – ebenso wie die Adressen im An-Feld – allen Personen der Kon­ver­sa­ti­on angezeigt.

Der Begriff stammt aus der analogen Kor­re­spon­denz: Mithilfe von Koh­le­pa­pier („Carbon“) wurden früher Durch­schlä­ge eines Dokuments erstellt. In der elek­tro­ni­schen Kom­mu­ni­ka­ti­on übernimmt das Cc-Feld diese Funktion digital. Technisch werden Cc-Emp­fän­ge­rin­nen und -Empfänger im E-Mail-Header aus­ge­wie­sen und vom Mail­ser­ver wie reguläre Emp­fän­ge­rin­nen und Empfänger behandelt. Ihre E-Mail-Adresse wird – ebenso wie die Adressen im An-Feld – für alle sichtbar mit­ge­sen­det. Der Un­ter­schied liegt nicht in der Zu­stel­lung, sondern in der kom­mu­ni­ka­ti­ven Bedeutung.

Cc vs. Bcc

Beim Verfassen einer E-Mail stehen Ihnen in der Regel drei Adress­fel­der zur Verfügung:

• An (To): Hier tragen Sie die Haupt­emp­fän­ge­rin­nen und -empfänger ein. Diese Personen sprechen Sie direkt an und von ihnen erwarten Sie in der Regel eine Reaktion.
• Cc (Carbon Copy): Emp­fän­ge­rin­nen und Empfänger im Cc-Feld erhalten die Nachricht zur Kenntnis. Sie sind über den Inhalt in­for­miert, stehen jedoch nicht im Mit­tel­punkt der Kom­mu­ni­ka­ti­on. Ihre Adressen sind für alle sichtbar.
• Bcc (Blind Carbon Copy): Dieses Feld dient dem Versand so­ge­nann­ter Blind­ko­pien. Emp­fän­ge­rin­nen und Empfänger im Bcc-Feld bleiben für andere Personen un­sicht­bar.

Während sich An- und Cc-Feld lediglich in ihrer kom­mu­ni­ka­ti­ven Funktion un­ter­schei­den, liegt der ent­schei­den­de Un­ter­schied zwischen Cc und Bcc in der Sicht­bar­keit der E-Mail-Adressen. Ein bewusster Einsatz der Adress­fel­der ver­hin­dert Miss­ver­ständ­nis­se, unnötige „Antwort an alle“-Ketten und da­ten­schutz­recht­li­che Risiken.

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Worauf Sie bei der Ver­wen­dung des Cc-Felds achten sollten

Ob Sie eine Emp­fän­ger­adres­se im An-, Cc- oder Bcc-Feld plat­zie­ren, sollten Sie von folgenden zwei Fragen abhängig machen:

• Ist der Adressat bzw. die Adres­sa­tin Haupt­an­sprech­per­son der E-Mail?
• Sollte oder darf die Adresse für alle Emp­fan­gen­den sichtbar mit­ge­sen­det werden?

Zwischen Haupt- und Cc-Emp­fan­gen­den un­ter­schei­den

Im An-Feld adres­sie­ren Sie die Haupt­ver­ant­wort­li­chen. Sie si­gna­li­sie­ren damit, dass diese Personen direkt an­ge­spro­chen sind und ge­ge­be­nen­falls reagieren sollen. Emp­fän­ge­rin­nen und Empfänger im Cc-Feld erhalten die Nachricht lediglich zur In­for­ma­ti­on; man spricht auch von einer Höf­lich­keits­ko­pie. Eine aktive Rück­mel­dung wird in der Regel nicht erwartet.

Cc-Kontakte sind stets sichtbar

Adressen im An- und Cc-Feld werden allen Adres­sa­tin­nen und Adres­sa­ten einer Nachricht angezeigt. Das kann pro­ble­ma­tisch sein, wenn sich die Personen un­ter­ein­an­der nicht kennen oder keine Ein­wil­li­gung zur Wei­ter­ga­be ihrer E-Mail-Adresse vorliegt. E-Mail-Adressen gelten als per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten. Werden sie ohne Zu­stim­mung über das Cc-Feld of­fen­ge­legt, kann dies ins­be­son­de­re im ge­schäft­li­chen Umfeld gegen da­ten­schutz­recht­li­che Vorgaben wie die DSGVO verstoßen. Verwenden Sie das Cc-Feld daher nur …

• in internen Teams,
• bei bekannten Ver­tei­ler­grup­pen,
• oder wenn Trans­pa­renz aus­drück­lich gewünscht ist.

Werbe-E-Mails, News­let­ter oder Rund­schrei­ben an größere externe Gruppen sollten nicht über das Cc-Feld versendet werden. Nutzen Sie statt­des­sen pro­fes­sio­nel­le E-Mail-Marketing-Software, eine Se­ri­en­brief-Funktion oder das Bcc-Feld, um die Pri­vat­sphä­re der Adres­sa­tin­nen und Adres­sa­ten zu schützen.

Typische Fehler beim Einsatz von Cc

Ein struk­tu­rier­ter Umgang mit Adress­fel­dern erhöht die Pro­fes­sio­na­li­tät Ihrer E-Mail-Kom­mu­ni­ka­ti­on erheblich. Vermeiden Sie daher die folgenden typischen Fehler beim Einsatz des Cc-Felds:

• Unnötige „Antwort an alle“-Ketten: Cc-Emp­fän­ge­rin­nen und -Empfänger werden häufig un­be­ab­sich­tigt in lange Ant­wort­ket­ten ein­be­zo­gen.
• Unklare Ver­ant­wort­lich­kei­ten: Wenn viele Emp­fän­ger­adres­sen im An-Feld stehen, ist oft unklar, wer reagieren soll.
• Ver­se­hent­li­che Of­fen­le­gung von Ver­tei­ler­lis­ten: Besonders kritisch bei Kundinnen und Kunden oder Ge­schäfts­part­ne­rin­nen und Ge­schäfts­part­nern.
• Falsche Au­to­ver­voll­stän­di­gung: Moderne Mail­pro­gram­me schlagen ge­spei­cher­te Kontakte au­to­ma­tisch vor. Eine un­acht­sa­me Auswahl kann sensible In­for­ma­tio­nen an falsche Personen senden.