Excel: Finden statt suchen

Wer viel mit Excel arbeitet, weiß um die Nützlichkeit der zahlreichen Funktionen. Viele dieser Formeln beziehen sich auf Rechen- oder Analysevorgänge. Wer sich aber die Arbeit in großen Datensammlungen leicht machen möchte, sollte die FINDEN-Funktion kennen. Wie sieht die Syntax aus? Wie setzt man die Funktion ein? Und was unterscheidet FINDEN von FINDENB?

Wofür ist die Excel-Formel FINDEN gut?

In großen Tabellenblättern mit Hunderten von Zeilen kann man schnell den Überblick verlieren. Natürlich hat auch Excel – wie jedes andere Office-Produkt – eine eingebaute Suchfunktion. Doch das ist nicht unbedingt das, was ein Nutzer tatsächlich will. Denn diese Funktion durchsucht automatisch das komplette Dokument, Sie können den Bereich nicht eingrenzen. Und noch wichtiger: Die ausgegebenen Werte lassen sich nicht in weiteren Funktionen verwenden; das Suchergebnis kann nicht weitergeleitet werden, da die Suchfunktion nur an der Oberfläche agiert.

Möchten Sie aber innerhalb von bestimmten Zellen suchen und die Suche zudem direkt in das Tabellenblatt integrieren, können Sie die FINDEN-Funktion verwenden. Sie geben das Wort oder die Phrase ein, und die Funktion ermittelt, an welcher Stelle der Zeichenfolge (i. e. dem Text in der Zelle) Ihre Suchanfrage zum ersten Mal auftaucht.

Excel bietet mit der FINDEN-Funktion einen Baustein zur weiteren Verwendung. Kombinieren Sie FINDEN mit anderen Funktionen, um das volle Potenzial auszuschöpfen. So können Sie sich beispielsweise anzeigen lassen, ob ein bestimmter Begriff auftaucht, oder extrahieren spezifische Teile aus einer Zeichenfolge.

Tipp

Eine andersartige Suchfunktion gibt Ihnen Excel mit dem SVERWEIS.

Excel: FINDEN-Funktion – so sieht die Syntax aus

Die Syntax von FINDEN ist nicht besonders komplex. In der Standardausführung sind nur zwei Argumente anzugeben: Was suchen Sie? Und wo suchen Sie es?

=FINDEN(Suchtext;Text)

Darüber hinaus können Sie Ihre Suchanfrage noch so anpassen, dass die Suche erst ab einem bestimmten Zeichen beginnen soll:

=FINDEN(Suchtext;Text;[Erstes_Zeichen])

Hinter den Parametern verstecken sich unterschiedliche Angaben:

  • Suchtext: Dies ist die Zeichenfolge, die Sie suchen möchten. Sie müssen den Text in Anführungszeichen setzen. Sie können auch auf eine Zelle verweisen, in der der Text steht. In jedem Fall spielt die Groß- und Kleinschreibung eine Rolle.
  • Text: Dieser Parameter bestimmt den Text, in dem Sie suchen möchten. In den meisten Fällen werden Sie hier eine Zelle angeben, in der sich der Text befindet. Prinzipiell ist es aber möglich, an dieser Position auch den Text direkt einzufügen. Dann müssen Sie wiederum Anführungszeichen verwenden.
  • Erstes_Zeichen: Mit einem Zahlenwert legen Sie fest, ab welchem Zeichen die Suche nach dem Suchtext beginnen soll. Die Angabe ist optional. Wählen Sie keinen Wert, beginnt die Funktion bei der ersten Position.
Hinweis

Die FINDEN-Funktion reagiert auf Groß- und Kleinschreibung und unterstützt keine Platzhalter. Möchten Sie dies umgehen, hilft Ihnen die SUCHEN-Funktion weiter.

Das Ergebnis liefert Excel in Form einer Zahl. Der Wert gibt an, an welcher Stelle der Suchtext beginnt – und zwar das erste Auftreten von links. Sollte der Begriff ein weiteres Mal in der Zelle auftauchen, wird die FINDEN-Funktion allein diesen missachten. Erst durch eine Verschachtelung können Sie auch weitere Positionen auffindbar machen. Der Ergebniswert beachtet jedes einzelne Zeichen und damit auch Leerzeichen. Die Zahl gibt die Position des ersten Zeichens des gefundenen Begriffs an. Der erste Buchstabe oder die erste Zahl der Suchanfrage wird also im Ergebnis mitgezählt.

Neben FINDEN kennt Excel auch FINDENB. Beide Funktionen erreichen das Gleiche und sind auch in der Syntax komplett gleich. Der einzige Unterschied liegt im verwendbaren Zeichensatz. FINDEN funktioniert mit den sogenannten Single-Byte-Zeichensätzen (SBCS). Darunter fällt auch das lateinische Alphabet – inklusive der deutschen Sonderformen Umlaut und Eszett. Verwendet man aber asiatische Schriftzeichen aus den Regionen China, Japan und Korea (CJK), greift man zu FINDENB, da hierbei Double-Byte-Zeichensätze (DBCS) verwendet werden. Jedes Zeichen umfasst zwei Byte; die Zählung muss entsprechend angepasst werden.

Tipp

Um schneller in Excel arbeiten zu können, sollten Sie sich mit den wichtigsten Excel-Shortcuts vertraut machen.

Die Excel-Formel FINDEN in der Praxis

Der Zweck der Funktion erschließt sich für viele Anwender zunächst nicht. Die Position eines Begriffs innerhalb eines Textes herauszufinden, scheint nur bedingt sinnvoll zu sein. Die wirkliche Schlagkraft entwickelt die Funktion erst in Kombination mit anderen Funktionen.

FINDEN & FINDEN: Verschachtelungen

Überlegen wir aber zunächst, wie es möglich ist, nicht das erste, sondern das zweite, dritte oder n-te Auftreten des Suchbegriffs zu ermitteln.

=FINDEN(Suchtext;Text;FINDEN(Suchtext;Text)+1)

Hier wird auch klar, wofür der dritte, optionale Parameter genutzt werden kann. In dieser Formel fügen wir in die Position Erstes_Zeichen erneut die Formel ein, die die Position des ersten Auftretens ausgibt. Dieser Wert plus eins gibt die Stelle an, an der die übergeordnete Funktion ihre Suche beginnen soll. Wollen Sie auch eine dritte Position finden, verschachteln Sie die Funktion erneut und immer so weiter.

FINDEN & ISTZAHL: Wahrheitsaussagen

Excel hat mit der FINDEN-Funktion die Möglichkeit, aus der Positionsangabe eine Wahrheitsaussage zu machen: Ist der Suchbegriff im Text vorhanden oder nicht?

=ISTZAHL(FINDEN("Teddybär";B2))

Die Funktion ISTZAHL liefert den Wert WAHR, wenn das Ergebnis von FINDEN eine Zahl ist, ansonsten erscheint FALSCH. Da Excel bei FINDEN die Position des Begriffs in einer ganzen Zahl angibt, kann die ISTZAHL-Funktion darauf reagieren. Ist der Suchbegriff im Text nicht enthalten, liefert FINDEN eine Fehlermeldung, die eben keine Zahl ist, und ISTZAHL reagiert entsprechend mit FALSCH darauf.

Interessant kann es auch für Sie sein, zu sehen, wo Suchbegriffe auftauchen. Das klappt, wenn Sie Daten in mehreren Zellen untergebracht haben, z. B. in einer Liste von Verkäufen. Die Formel lässt sich – wie jede andere Formel auch – in die sogenannte Bedingte Formatierung einfügen. So markieren Sie beispielsweise jede Buchung, die mit Teddybären zu tun hatte.

FINDEN & TEIL: Extrahieren von Zeichen

Artikelbezeichnungen können sehr lang und unübersichtlich sein, deshalb wollen Sie eventuell bestimmte Teile aus der Zeichenkette extrahieren. Dafür hat Excel gleich drei Funktionen vorgesehen: LINKS, RECHTS und TEIL. Diese für sich sind schon sehr interessant, aber in Kombination mit FINDEN entfalten die Formeln noch mehr Wirkkraft. Wir gehen davon aus, dass Ihre Bezeichnungen immer einem bestimmten Muster folgt, das aus Buchstaben, Zahlen und Bindestrichen besteht: ABCDE-A-12345-T. Sie möchten den numerischen Teil in der Mitte extrahieren.

Da die Zeichenkette aber keine festgelegte Länge besitzt, kommen Sie mit den einfachen Funktionen zum Extrahieren nicht weiter. Diese gehen von einer bestimmten Zeichenanzahl aus, die Sie in diesem Fall nicht ohne weiteres liefern können. Dank der Bindestriche kann aber die FINDEN-Funktion weiterhelfen. Denn diese gibt Ihnen schließlich die benötigte Positionsangabe.

Da mehrere Bindestriche in der Zeichenkette auftauchen, müssen Sie die FINDEN-Funktion verschachteln. In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass der Zahlenteil immer fünf Zeichen umfasst.

=TEIL(A2;FINDEN("-"; A2;FINDEN("-"; A2;FINDEN("-";A2)+1))+1;5)

Sollte aber auch die Länge nicht festgelegt sein, kann eine weitere Verschachtelung der FINDEN-Funktionen helfen. Da die gewünschte Zeichenkette durch einen Bindestrich beendet wird, können Sie nach diesem suchen und so die Länge bestimmen.

=TEIL(A2;FINDEN("-";A2;FINDEN("-";A2;FINDEN("-";A2)+1))+1; FINDEN("-";A2;FINDEN("-";A2;FINDEN("-";A2)+1)+1)-FINDEN("-";A2;FINDEN("-";A2;FINDEN("-";A2)-1))-3)

Zugegebenermaßen ist diese Formel mehr als unübersichtlich, schafft es aber tatsächlich, das Ziel zu erreichen. Egal wie viele Zeichen Sie zwischen den beiden Bindestrichen unterbringen, Excel wird durch die Formel FINDEN immer die korrekten Zeichen extrahieren.

FINDEN & WENN: Wenn-Dann-Sonst

Auch mit WENN lässt sich FINDEN sehr gut kombinieren. Sie möchten eine Aktion dann durchführen, wenn in der Zelle eine bestimmte Zeichenfolge vorkommt? Die Kombination aus WENN und FINDEN erlaubt Ihnen dies: Wenn die Zeichenfolge auftaucht, dann passiert dieses, ansonsten jenes. Ein Problem entsteht nur dadurch, dass FINDEN einen Fehler meldet, wenn die Zeichenkette nicht auftaucht. Deshalb muss man zusätzlich die ISTFEHLER-Funktion einsetzen.

=WENN(ISTFEHLER(FINDEN("bär";A2));"Nein";"Ja")

Wenn die FINDEN-Funktion den Suchbegriff nicht findet (in diesem Beispiel „bär“), liefert sie eine Fehlermeldung. Für ISTFEHLER ist damit die Bedingung erfüllt und WENN liefert die erste Option aus: Nein, der Suchbegriff kommt nicht vor. Kann die FINDEN-Funktion den Suchtext allerdings ermitteln, liefert diese eine Zahl, was die Bedingung für ISTFEHLER nicht erfüllt. Die Alternative wird also ausgespielt: Ja, der Suchbegriff kommt vor.

Fazit

Besonders in Kombination mit anderen Funktionen lässt sich die FINDEN-Funktion hilfreich einsetzen. Die Kombinationsmöglichkeiten und Anwendungsfälle sind sehr weit gestreut. Viele Probleme, die sich beim Bauen von Formeln in Excel ergeben, lassen sich mit dieser kleinen, aber nützlichen Funktion lösen.