Gmail-Regeln erstellen und Gmail-Filter gezielt nutzen

Behalten Sie den Überblick in Ihrem Posteingang: Filtern Sie gezielt eingehende E-Mails nach Absender, Betreff, Größe und anderen Kriterien und legen Sie in Gmail (ehemals Google Mail) automatische Regeln fest, die vorgeben, was mit diesen gefilterten E-Mails passieren soll. Wie Sie Gmail-Filter und -Regeln erstellen, bearbeiten und wieder löschen, erfahren Sie hier.

1. Öffnen Sie in Ihrem Posteingang das Menü neben dem Suchfeld.
2. Geben Sie ein oder mehrere Suchkriterien ein und klicken Sie auf „Filter erstellen“.
3. Geben Sie an, was mit den gefilterten E-Mails passieren soll.
4. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf „Filter erstellen“.

Regeln in Gmail funktionieren ähnlich wie die Regeln in anderen bekannten Mailprogrammen, beispielsweise Outlook: Geben Sie ein oder mehrere Kriterien an, nach denen E-Mails ausgewählt bzw. gefiltert werden sollen und legen Sie anschließend fest, was mit dieser Auswahl geschehen soll. Alternativ können Sie eine E-Mail auswählen, die als Vorlage für einen Filter dient. Beide Wege erklären wir Ihnen im Folgenden.

Gerade bei einem sehr hohen E-Mail-Aufkommen können diese Gmail-Filter und -Regeln nützlich sein, da beispielsweise weniger wichtige Systemmails oder Newsletter automatisch in Unterordner (bzw. in Gmail Labels) sortiert werden. Gmail-Regeln werden dabei nicht nur auf neue, sondern auch auf bestehende Objekte im Posteingang angewendet, so dass Sie auch nachträglich noch Ihren Posteingang aufräumen können.

Schritt 4: Das oben in der ersten Anleitung, Schritt 2 beschriebene Menü mit den Suchoptionen öffnet sich. Der Absender der Nachricht ist als Filter eingestellt (mit vorangestelltem Gmail-Suchoperator „from:“).

Schritt 5: Bestätigen Sie diese Einstellung und/oder wählen Sie andere bzw. weitere Filterkriterien, bevor Sie die Auswahl über „Filter erstellen“ bestätigen. Dieser und die weiteren Schritte sind wie in der vorherigen Anleitung ab Schritt 3 beschrieben.

Anders als bei Outlook und vielen anderen E-Mail-Programmen gibt es bei Gmail keine Ordner, die Sie für die Sortierung von E-Mails nutzen, sondern sogenannte Labels. Sie können selbst beliebig viele Labels und Sub-Labels vergeben (wodurch sich quasi eine Ordnerstruktur ergibt) und diese den E-Mails zuweisen. Einer E-Mail können auch mehrere Label zugewiesen werden.

Der wichtigste Unterschied zwischen einem Ordner und einem Label ist, dass Labels Inhalte nicht duplizieren – das bedeutet, dass auch bei der Zuweisung mehrerer Labels die E-Mail nur einmal in Ihrem Posteingang vorhanden ist. Löschen Sie eine E-Mail, wird diese auch komplett aus allen Labels gelöscht. Bei klassischen Ordnerstrukturen kann (muss aber nicht) das anders sein: Hier wird unter Umständen in jedem Ordner eine separate Kopie der E-Mail abgelegt.