Ab­we­sen­heits­no­tiz bei Kündigung: Vorlagen und Wis­sens­wer­tes

Eine Kündigung oder die Be­en­di­gung eines Ar­beits­ver­hält­nis­ses gehört zum be­ruf­li­chen Alltag. Was dabei oft un­ter­schätzt wird: Eine Ab­we­sen­heits­no­tiz nach Kündigung stellt sicher, dass E-Mail-Anfragen nicht ins Leere laufen und ver­hin­dert Miss­ver­ständ­nis­se. Gerade bei der E-Mail-Kom­mu­ni­ka­ti­on sorgt eine klare Regelung für einen sauberen Übergang.

Warum ist eine Ab­we­sen­heits­no­tiz nach einer Kündigung wichtig?

Ein Großteil der ge­schäft­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on läuft heute per E-Mail. Ent­spre­chend sensibel ist der Umgang mit einem be­ruf­li­chen Postfach nach dem Aus­schei­den einer Mit­ar­bei­te­rin oder eines Mit­ar­bei­ters.

Ohne Ab­we­sen­heits­no­tiz entstehen schnell Probleme:

• Kunden und Kundinnen erhalten keine Rück­mel­dung
• wichtige Anfragen gehen verloren
• es drohen Da­ten­schutz­ver­stö­ße
• der Eindruck von Un­pro­fes­sio­na­li­tät entsteht

Während sich ein Te­le­fon­an­schluss meist un­kom­pli­ziert umleiten lässt, ist der E-Mail-Account deutlich komplexer zu handhaben. Ein­ge­hen­de Nach­rich­ten dürfen nicht einfach wei­ter­ge­lei­tet oder mit­ge­le­sen werden, da sie dem Da­ten­schutz un­ter­lie­gen.

Typische Vor­ge­hens­wei­sen nach der Kündigung:

Die Ab­we­sen­heits­no­tiz bei Be­en­di­gung des Ar­beits­ver­hält­nis­ses ist daher die prak­ti­ka­bels­te und rechts­si­chers­te Lösung. Sie in­for­miert Absender klar darüber, dass die Person nicht mehr im Un­ter­neh­men tätig ist, und nennt einen neuen An­sprech­part­ner.

Was sollte die Ab­we­sen­heits­no­tiz nach einer Kündigung be­inhal­ten?

Zweck der Ab­we­sen­heits­no­tiz nach Be­en­di­gung eines Ar­beits­ver­hält­nis­ses ist, dass ein­ge­hen­de E-Mails wei­ter­be­ar­bei­tet und be­ant­wor­tet werden können. Eine gelungene Ab­we­sen­heits­no­tiz enthält daher folgende Punkte:

• Hinweis auf das Ende des Ar­beits­ver­hält­nis­ses
• klare Nennung der neuen An­sprech­part­ne­rin oder des neuen An­sprech­part­ners
• al­ter­na­ti­ve Kon­takt­mög­lich­keit (E-Mail, optional Telefon)
• Hinweis, dass die Nachricht nicht au­to­ma­tisch wei­ter­ge­lei­tet wird
• sach­li­cher, pro­fes­sio­nel­ler Ton im Un­ter­neh­mens­stil

Wichtig: Die Ab­we­sen­heits­no­tiz ist keine per­sön­li­che Botschaft, sondern eine or­ga­ni­sa­to­ri­sche In­for­ma­ti­on. Stellen Sie sicher, dass die genannten Kon­takt­da­ten aktuell sind, damit Kun­den­an­fra­gen ohne Ver­zö­ge­rung be­ar­bei­tet werden können.

Worauf sollten Sie in einer Ab­we­sen­heits­no­tiz nach einer Kündigung ver­zich­ten?

Auch wenn eine Kündigung emotional sein kann, gilt für die Ab­we­sen­heits­no­tiz: Sachlich bleiben. Darauf sollten Sie ver­zich­ten:

• Gründe für die Kündigung
• per­sön­li­che Kom­men­ta­re oder Be­wer­tun­gen
• Kritik am Un­ter­neh­men oder an ehe­ma­li­gen Kol­le­gin­nen oder Kollegen
• Hinweise auf die neue Ar­beit­ge­be­rin oder den neuen Ar­beit­ge­ber
• private oder neue be­ruf­li­che E-Mail-Adressen

Kon­takt­in­for­ma­tio­nen für die Zeit nach dem Ar­beits­ver­hält­nis gehören aus­schließ­lich in eine separate Ab­schieds­mail, nicht in die au­to­ma­ti­sche Ab­we­sen­heits­no­tiz.

Ab­we­sen­heits­no­tiz nach Be­en­di­gung des Ar­beits­ver­hält­nis­ses: Vorlagen

Je nach Situation wird die Ab­we­sen­heits­no­tiz entweder vom ehe­ma­li­gen Mit­ar­bei­ten­den selbst oder durch eine be­rech­tig­te dritte Person ein­ge­rich­tet. Für beide Fälle haben wir Beispiele für die Ab­we­sen­heits­no­tiz bei Kündigung erstellt:

Eigene Ab­we­sen­heits­no­tiz nach Kündigung: Beispiel

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin seit dem XX.XX.XXXX nicht mehr für [Name des Unternehmens] tätig und kann Ihre E-Mail leider nicht persönlich beantworten. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an meine(n) Nachfolger(in) [Vor- und Nachname], die/der Ihnen per E-Mail an XX@XX.XX oder telefonisch unter XXXX–XXX XXXX gern weiterhilft. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.
Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname]

Ab­we­sen­heits­no­tiz nach Kündigung für Dritte ein­stel­len: Beispiel

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Herr/Frau [Vor- und Nachname] ist seit dem XX.XX.XXXX nicht mehr für [Name des Unternehmens] tätig und kann Ihre E-Mail leider nicht persönlich beantworten. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an seine(n)/ihre(n) Nachfolger(in), Frau/Herr [Vor- und Nachname], die/der Ihnen per E-Mail an XX@XX.XX oder telefonisch unter XXXX–XXX XXXX gern weiterhilft. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.
Mit freundlichen Grüßen
[Name des Unternehmens]

Ab­we­sen­heits­no­tiz nach Kündigung – eng­li­sches Beispiel

Dear Sir or Madam,
Thank you for your message. I am no longer employed by [company name] as of XX/XX/XXXX and will not be able to respond to your email. For further assistance, please contact [first and last name] at XX@XX.XX or by phone at XXXX-XXX XXXX. Please note that your message will not be forwarded automatically.
Kind regards,
[First and last name]

Thema E-Mail-Adresse: Was sollten Sie bei einer Kündigung noch beachten?

Haben Sie bisher aus­schließ­lich mit Ihrem be­ruf­li­chen E-Mail-Account ge­ar­bei­tet und elek­tro­nisch kom­mu­ni­ziert? Vor der Be­en­di­gung eines Ar­beits­ver­hält­nis­ses sollten Sie sich recht­zei­tig um eine private Lösung wie eine sichere E-Mail-Adresse kümmern, etwa für Be­wer­bun­gen oder be­ruf­li­che Netzwerke.

Eine eigene, sichere E-Mail-Adresse bietet lang­fris­tig mehr Un­ab­hän­gig­keit und Kontrolle. Ergänzend er­mög­li­chen pro­fes­sio­nel­le Lösungen wie Hosted Microsoft Exchange weiterhin einen struk­tu­rier­ten und ge­rä­te­über­grei­fen­den Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte.