Urlaubsübergabe: An was muss man denken?

Damit auch während Ihrer Abwesenheit alles möglichst reibungslos weiterläuft, müssen Sie vor dem Urlaub an ein paar Punkte denken. Vergessen Sie nicht, Ihre Kolleginnen und Kollegen über alle anstehenden Aufgaben zu informieren, Abwesenheitsnotizen einzurichten und sich schon im Vorfeld zu überlegen, was nach der Rückkehr auf Sie zukommt.

Damit Sie sich während des verdienten Urlaubs keine Gedanken mehr über die Arbeit machen müssen, sollten Sie rechtzeitig alles gut vorbereiten. Denken Sie deshalb an:

• Kommunikation mit Kollegen: Informieren Sie Ihre Kollegen über Ihre Abwesenheit und auch über eventuelle Aufgaben, die übernommen werden müssen.
• Stellvertreter bestimmen: Legen Sie fest, wer Sie während Ihres Urlaubs offiziell vertritt. Das ist besonders für Führungskräfte entscheidend.
• Schriftliche Urlaubsübergabe: Damit niemand etwas übersieht – auch Sie selbst nicht – sollten Sie alle Aufgaben und Details übersichtlich auflisten.
• Informationen zur Verfügung stellen: Sollen Ihre Kollegen Ihnen im Urlaub aushelfen, müssen sie an alle Dokumente kommen. Sollten spezielle (digitale) Zugänge erforderlich sein, kümmern Sie sich also frühzeitig darum.
• Kunden informieren: Falls Sie direkt mit Kunden oder anderen Geschäftspartnern in Kontakt stehen, sollten Sie auch diese aktiv über Ihre Abwesenheit informieren, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.
• Abwesenheitsnotiz einrichten: Richten Sie in Ihrem E-Mail-Client eine Abwesenheitsnachricht ein, damit Geschäftspartner nicht unnötig auf eine Antwort von Ihnen warten. Geben Sie hier auch Ihren Stellvertreter an, an den man sich im Notfall wenden kann.
• Rufnummer umleiten: Unter Umständen – und wenn technisch möglich – können Sie Ihren Telefonanschluss so umleiten, dass Anrufer direkt bei Ihren Kollegen ankommen. Wägen Sie diesen Schritt aber gut ab, um Ihre Kollegen nicht unnötig zu belasten.
• Rückkehr vorbereiten: Damit Sie nach Ihrem Urlaub direkt wieder einsteigen können, stellen Sie sich schon vorher eine To-do-Liste zusammen. So besteht nicht die Gefahr, dass Sie während Ihres Urlaubs wichtige Termine oder Aufgaben vergessen.
• Arbeitsplatz aufräumen: Wenn Sie vor dem Urlaub Ihren Schreibtisch in Ordnung bringen und alle Dokumente sortiert ablegen, haben Sie nicht nur eine angenehme Rückkehr. Auch Ihre Kollegen müssen sich während Ihrer Abwesenheit nicht durch ein Chaos wühlen, um wichtige Dokumente zu finden.

Laden Sie die Checkliste herunter und vergessen Sie nichts mehr vor den Ferien. Die Urlaubsübergabe wird mit der Vorlage noch einfacher: Haken Sie ab, was Sie schon erledigt haben!

Urlaub rechtzeitig beantragen, und wenn es dann so weit ist – ab in die Ferien? Mit so einer Einstellung bringen Sie nur Chaos ins Team. Sprechen Sie frühzeitig mit Ihren direkten Kollegen, und teilen Sie Ihre Abwesenheit mit. So haben alle Beteiligten schon im Vorfeld Gelegenheit, sich auf die Zeit ohne Sie vorzubereiten – sich zum Beispiel Kapazitäten freizuhalten, um Aufgaben von Ihnen mitübernehmen zu können.

Es ist durchaus sinnvoll, mehreren Kollegen oder gar dem ganzen Team Ihre Abwesenheit mitzuteilen. Um aber sicherzugehen, dass sich jemand direkt verantwortlich fühlt, bestimmen Sie am besten einen oder mehrere Stellvertreter.

Damit diese sich nicht anhand von Erinnerungen Ihren Aufgaben widmen müssen, erstellen Sie ein Übergabedokument. Darin sollte alles aufgelistet sein, was die andere Person benötigt, um an Ihrer Stelle weiterzuarbeiten. Sie notieren Aufgaben, Deadlines und Kontaktpersonen, damit Ihre Stellvertreter nicht in unzähligen E-Mails und Dokumenten danach suchen müssen. Falls Ihre Kollegen bestimmte digitale Zugänge benötigen, notieren Sie auch diese Daten in dem Übergabedokument.

Schließlich sind unter Umständen auch Personen außerhalb des eigenen Unternehmens zu kontaktieren. Haben Sie beispielsweise regelmäßig mit bestimmten Kunden zu tun, sollten Sie diese direkt darüber informieren. So wirken Sie Ärger oder Missverständnissen auf der anderen Seite entgegen.

Sie können unmöglich jede Person außerhalb Ihres Unternehmens (und teilweise auch innerhalb des Unternehmens) über Ihre Urlaubspläne informieren – und müssen dies auch gar nicht. Jeder E-Mail-Client und jedes Webportal bietet die Möglichkeit, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Eine solche Notiz wird in der Zeit Ihrer Abwesenheit automatisch als Antwort auf eingehende E-Mails versendet. Auf diese Weise informiert man den Absender darüber, dass man derzeit nicht auf die E-Mail antworten kann. Folgendes gehört in eine gute Abwesenheitsnotiz:

• Nennen Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit.
• Geben Sie an, ob Ihre E-Mail an Kollegen weitergeleitet wird oder nicht.
• Informieren Sie, wer Ihre Vertretung übernimmt und geben Sie deren Namen und E-Mail-Adresse an.

Verfassen Sie die Nachricht in dem Ton, der für Ihr Unternehmen üblich ist. Sollten Sie international tätig sein, erstellen Sie auch eine englische Fassung der Nachricht. Wie man die Abwesenheitsnachricht technisch einrichtet, haben wir in verschiedenen Artikeln für Sie erklärt:

• Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten
• Abwesenheitsnotiz in Thunderbird einrichten
• Abwesenheitsnotiz in Gmail einrichten

Je nachdem, wie die Technik in Ihrem Büro aufgestellt ist, können Sie unter Umständen auch Ihr Telefon umleiten. Anrufe kommen dann bei Ihrem Stellvertreter an.

Irgendwann ist der Urlaub wieder vorbei. Damit die zurückgewonnene Energie nicht in den ersten Minuten des ersten Arbeitstages wieder verpufft, sollten Sie auch die Rückkehr gut vorbereiten. Stellen Sie sich dafür am besten eine To-do-Liste zusammen. An erster Stelle wird vermutlich ein Gespräch mit Ihrer Vertretung stehen. So können Sie erfahren, was während Ihrer Abwesenheit passiert ist und welche neuen Aufgaben für Sie hinzugekommen sind.

Notieren Sie sich auf Ihrer Liste aber auch schon vor dem Urlaub Aufgaben, von denen Sie wissen, dass sie nach den Ferien erledigt werden müssen. So riskieren sich nicht, dass sie etwas vergessen, und haben den Kopf während des Urlaubs für andere Dinge frei.

Für einen guten Neustart spielt ebenso das Arbeitsumfeld eine große Rolle. Um nicht direkt wieder in einen alten Trott zu verfallen, empfiehlt es sich, den Schreibtisch vor dem Urlaub gründlich aufzuräumen. So haben Sie nach Ihrer Rückkehr Platz für neue Ideen. Aber auch während Ihrer Abwesenheit helfen ein aufgeräumter Schreibtisch und eine geordnete Ablage dabei, dass Ihre Kollegen sich besser zurechtfinden: Statt lang nach Unterlagen suchen zu müssen, ist alles am richtigen Ort.