Abwesenheitsnotiz für Elternzeit und Mutterschutz

Ihre Elternzeit oder Ihr Mutterschutz stehen kurz bevor und Sie müssen noch tausend Dinge erledigen? Damit Ihre Abwesenheitsnotiz für die Elternzeit nicht zu kurz kommt, haben wir das Wichtigste zum Thema für Sie zusammengefasst. Mit unseren Vorlagen für die Abwesenheitsnotiz zur Elternzeit in Englisch und Deutsch sind Sie bestens gerüstet. Außerdem finden Sie hier wichtige Tipps zum Inhalt und zur Einrichtung der E-Mail-Benachrichtigung.

Kurz vor Beginn der Elternzeit bzw. des Mutterschutzes haben Sie beruflich wahrscheinlich viel zu tun: Sie müssen Projekte abschließen oder übergeben, Ihre Vertretung einarbeiten und Wünsche oder Geschenke entgegennehmen. Da gerät die Abwesenheitsnotiz für den Mutterschutz bzw. die Elternzeit schon einmal in Vergessenheit. Sie sollten jedoch vermeiden, diese wichtige, automatische E-Mail-Benachrichtigung erst kurz vor oder sogar erst zu Beginn Ihrer beruflichen Auszeit zu erstellen. Im Idealfall beginnen Sie bereits ein paar Tage oder Wochen vor Ihrer Elternzeit mit dem Formulieren und Einrichten der Nachricht. Die Abwesenheitsnotiz müssen Sie dann lediglich noch aktivieren, wenn Sie Ihr Büro verlassen.

Aus dem Nachrichtentext sollte klar hervorgehen, bis wann Sie in Elternzeit sind, dass Sie Ihre E-Mails bis zum Ende Ihrer Elternzeit nicht lesen und wer Ihre Vertretung übernimmt. Haben Sie internationale Kontakte? Dann ergänzen Sie als Service unter Ihrer deutschen Abwesenheitsnotiz eine englische Version. Da Sie diese Abwesenheitsnotiz erst zu Beginn Ihrer Elternzeit aktivieren, ist es nicht zwingend notwendig, den Anfang Ihrer Elternzeit zu kommunizieren.

Das sollte eine Abwesenheitsnotiz enthalten:

1. Datum, bis wann Sie voraussichtlich in Elternzeit bzw. im Mutterschutz sind
2. Ihre Vertretung: Vor- und Familienname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
3. ggf. eine englische Version für internationale Kontakte

Die Abwesenheitsnotiz erreicht als automatische E-Mail-Benachrichtigung sowohl Ihre Kunden als auch Ihre Kollegen. Sie sollte deshalb professionell sein, dem Tonfall Ihres Unternehmens entsprechen und für alle Empfänger funktionieren. Formulieren Sie Ihre Abwesenheitsnotiz nicht zu flapsig oder informell und verwenden Sie am besten die förmliche Anrede (Sie).

Oft verzichten Eltern auf den Hinweis, wie sie während ihrer Elternzeit privat erreichbar sind. Sie können jedoch auch eine private E-Mail-Adresse, einen Social-Media-Account oder ein Profil in einem Business-Netzwerk angeben, wenn das mit Ihrem Arbeitgeber abgesprochen und arbeitsrechtlich erlaubt ist. Eher ungewöhnlich bzw. unpassend sind private Details, z. B. der Name Ihres Kinds oder Angaben zur familiären Situation.

Sind Sie unsicher, wie Sie Ihre Abwesenheitsnotiz für die Elternzeit formulieren sollen? Dann nutzen Sie unsere Vorlagen für die Anrede und den Text in Deutsch und Englisch, die Sie natürlich individuell anpassen sollten:

• Sehr geehrte Damen und Herren,
• Guten Tag,
• Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Geschäftspartner und Kunden,
• Hallo,

• Dear Sir or Madam,
• Hello,
• Dear Sir or Madam, business partners and clients,
• Hi,

Haben Sie sich schon Gedanken gemacht, ob und wie Sie während Ihrer Elternzeit per E-Mail mit Freunden und Kollegen in Kontakt bleiben möchten? Da Sie Ihre berufliche E-Mail-Adresse während dieser Zeit nicht nutzen können, sollten Sie sich frühzeitig über eine private Alternative wie eine sichere und spamfreie E-Mail-Adresse von IONOS informieren und einen persönlichen E-Mail-Account einrichten, falls Sie das noch nicht gemacht haben.