Was ist Slack – Wofür kann ich es nutzen?

Ein neues Tool für die Bürokommunikation schickt sich an, Skype und Co. in Rente zu schicken. Dieses ambitionierte Ziel verfolgt Slack, ein relativ neues Programm aus Silicon Valley, das vielen Nutzern im Rahmen der betriebsinternen Kommunikation als wahrer Alleskönner erscheint. Doch ist der Hype auch gerechtfertigt? Denn zahlreiche Trends aus Kalifornien gewinnen zwar rasant an Popularität, aber flachen genauso schnell wieder ab. Lohnt es sich also, altbewährte Programme wie Skype zu löschen und auf den Slack-Zug aufzuspringen?

Slack wird oft als „E-Mail-Killer“ bezeichnet, denn das Programm zielt darauf ab, die Anzahl der eigenen E-Mails zu verringern. Denn immer häufiger ersetzen Chat-Nachrichten eine längere E-Mail, was wiederum Arbeitsaufwand einspart (allein schon durch den Verzicht eines Betreffs für jede Nachricht). Hier will Slack ansetzen: Die Bündelung alle firmeninternen Kommunikationswege soll die Kommunikation einfacher und effizienter gestalten.

Doch was ist Slack genau? Im Gegensatz zu Skype, das in geschlossenen Chats organisiert ist, bietet Slack eine beliebige Anzahl von Kanälen, die insgesamt besser zu strukturieren sind. Zudem sind die Chats standardmäßig öffentlich einsehbar, wodurch umständliche Verwaltungsfunktionen wegfallen. Doch auch traditionelle, private Chats sind durch den aktivierbaren Privatmodus möglich. Insgesamt funktioniert der Informationsaustausch über Slack multimedial, da sich diverse Datei- und Medienformate direkt im Chat einbauen lassen. Zahlreiche andere Anbieter wie Dropbox, Trello, GitHub, Google Drive und Twitter arbeiten bereits mit Slack zusammen, wodurch der Austausch von Dateien zwischen den Diensten reibungslos vonstattengeht.

Doch was genau kann Slack und was macht es als Tool zur internenKommunikation so interessant? Sämtliche verschickten Chats werden standardmäßig archiviert und lassen sich bequem durchsuchen, wenn beispielsweise eine Datei oder ein Link wiedergefunden werden muss. Ebenfalls praktisch ist, dass sich mit Slack auch zahlreiche Kalender- und Erinnerungsfunktionen einrichten lassen. Der Fokus von Slack liegt stark auf der internen Kommunikation innerhalb eines geschlossenen Kreises – beispielsweise innerhalb einer Firma. Für Nachrichten und Telefonie mit Dritten ist Skype hingegen unangefochten der Platzhirsch, und Slack macht dem alteingesessenen Programm diese Sparte momentan auch noch nicht streitig.

Wie funktioniert Slack und wie richtet man es ein?

Melden Sie sich als erstes auf der Website von Slack an. Bei der Einrichtung ist Ihnen der Slack-Bot behilflich. Sie werden nun zum Team-Administrator, der Zugriff auf alle verfügbaren Einstellungen erhält. Sobald sie angemeldet sind, sollten Sie Ihre Kollegen bitten, sich ebenfalls unter Angabe der Firmendomain anzumelden. Bei der Anmeldung ist es von Vorteil, wenn sich alle Mitarbeiter mit ihren echten Namen registrieren, damit sie von ihren Kollegen direkt erkannt werden.

Als Administrator sollten Sie zunächst einige wichtige Einstellungen vornehmen, die nach Wunsch modifiziert werden können. Die erste Option betrifft Messaging-Einschränkungen und reguliert, wer @channel-Nachrichten senden darf. Werden solche Miteilungen versendet, bekommen alle Leute im Channel eine Benachrichtigung. Wenn Sie einen großen oder öffentlichen Kanal betreiben, können Sie diese Berechtigung auf Teamadministratoren beschränken, damit im Chat wirklich nur Wichtiges ausgetauscht wird.

Eine weitere wichtige Einstellung betrifft das Kanal- und Privatgruppen-Management. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Benutzer bzw. Mitarbeiter eigene Kanäle erstellen, sollten Sie diese Option deaktivieren. Sobald die Einstellungen abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, das Team einzuladen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Individuell oder per Masseneinladung über die Admin-Seite Ihres Teams. Ihre Mitarbeiter erhalten dann eine Mitteilung, und können direkt dem Teamnetzwerk beitreten.

Wie funktioniert Slack auf einem Desktop-Computer? Das Programm lässt sich bequem über den Browser betreiben, was insbesondere Unentschlossene schätzen dürften: So lässt sich Tool schnell und unverbindlich testen, ohne dass die gesamte Firma das Programm installieren muss. Im Falle einer Entscheidung zugunsten von Slack gibt es aber auch Clients für iOS, Windows und Android. Slack entfaltet sein volles Potenzial als umfassendes Kommunikationstool nämlich erst dann, wenn Sie auch die mobile App (iOS / Android) und die Desktop-App (Mac / Windows) installieren. Auf diese Weise erhalten Sie Meldungen, wenn neue Nachrichten eintreffen und bleiben auf dem neuesten Stand, auch wenn kein Browser-Fenster geöffnet ist.

Die positiven Reaktionen auf Slack dürften vor allem damit zusammenhängen, dass die Synchronisation der Chatverläufe über sämtliche eingebundenenEndgeräte gut funktioniert. Positiver Nebeneffekt für die Unternehmenskultur: Häufig verschieben sich hierbei die Grenzen von beruflichem Briefings und privaten Chats, was für die interne Firmenkultur sicher von Vorteil ist. Slack-User checken nämlich auch nach Feierabend ihre Kanäle via Smartphone.

Wieviel kostet die Nutzung von Slack?

Slack versteht sich eher als Serviceanbieter denn als konventionelle Software. Daher kann man den Dienst zunächst kostenlos testen, bevor man eine Lizenz erwerben muss. Die verwendete Software wird durch Slack nicht nur zur Verfügung gestellt, sondern auch administriert und selbstständig aktualisiert. Unabhängig davon, wie groß das eigene Unternehmen ist, man kann sich auf die Stabilität der Software verlassen, und muss sich nicht mit der eventuell nötigen Skalierung befassen.

Zunächst ist die Einrichtung eines Slack-Accounts kostenlos für eine unbegrenzte Anzahl an Usern. Somit kann theoretisch die ganze Firma ihre Accounts einrichten und alle Funktionen in Ruhe ausprobieren, bevor man zur Kasse gebeten wird. Die Einschränkung für das Archiv beträgt im Fall eines „Free“-Accounts allerdings 10.000 Nachrichten. Für jeden kostenlosen Account stehen 5 Gigabyte Speicherplatz für Dateien zur Verfügung.

Bei Slack gibt es drei mögliche Accounts: Neben der kostenlosen Variante kann man auch einen „Standard“-Account wählen, der gegenwärtig (2018) 6,25 Euro pro Monat kostet und 10.000 gespeicherte Nachrichten im Archiv beinhaltet. Darüber hinaus stehen jedem „Standard“-Account 10 Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung – zudem hat er Anspruch auf Premium-Support. Der „Plus“-Account ist mit 11,75 Euro pro Monat etwas teurer. Dafür stehen auch 20 Gigabyte Speicherplatz pro User zur Verfügung.

Was ist ein Slack-Bot und wofür kann ich ihn einsetzen?

Slack bietet zwei verschiedene Arten von Bots: Benutzerdefinierte und App-Bots. Jeder dient einem anderen Zweck und ermöglicht unterschiedliche Funktionalitäten. Jedes Team kann einen eigenen Bot zur Nutzung im jeweiligen Kanal einrichten. Das ist über die Team-Einstellungen möglich. Innerhalb eines Slack-Kanals können Bots fast alles, worauf sie programmiert werden. Doch wie funktioniert Slack mit Bots?

Nachdem Sie sich entschieden haben, was der benutzerdefinierte Bot tun soll, können Sie Ihren Kanal auf den Bot vorbereiten. Beginnen Sie mit dem Erstellen einer neuen Benutzeroberfläche. Sie müssen zunächst einen Benutzernamen für Ihren neuen Bot auswählen. Dieser kann bis zu 21 Zeichen lang sein. Allerdings darf der Name nicht einfach „Slackbot“ sein. Außerdem darf der Bot nicht denselben Namen tragen, wie einer der Kanäle Ihres Teams.

Zu den sofort verwendbaren App-Bots gehört der To-do bot, der sich einfach dem ausgewählten Kanal hinzufügen lässt. Sobald der To-do bot aktiviert ist, haben alle Mitglieder im Kanal Zugriff auf seine Funktionen. Wenn ein Mitglied des Kanals das Kommando „/todo list“ eingibt, erscheinen alle Aufgaben, die der Liste zugefügt wurden. Über den Bot können Aufgaben und Erinnerungen an alle Mitglieder des Teams verschickt werden. Sobald eine Person die Aufgabe erledigt hat, kann sie einen grünen Haken in der Bot-Nachricht setzen.

Zum Schutz Ihrer Privatsphäre wird das Video erst nach dem Klick geladen

Es gibt eine große Anzahl an sofort einsetzbaren App-Bots, die sich für die unterschiedlichsten Zwecke nutzen lassen. Beispielsweise gibt es einen Bot für Statistiken (Statsbot), einen Bot speziell für Umfragen (Polly) oder auch die Möglichkeit, mit einem Bot direkt in Slack E-Mails zu empfangen und zu versenden (MailClark). Das Spektrum der Bots und ihrer Funktionen ist weit gefächert: Von Bots zum Analysieren von Statistiken bis hin zu unterhaltsamen Smiley-Versendern. Die Zahl der App-Bots ist beachtlich und wächst kontinuierlich weiter.

Die Vor- und Nachteile von Slack

Steward Butterfield, der Gründer des Unternehmens, betont gerne die Vorteile von Slack gegenüber einer normalen E-Mail. Die Qualität des persönlichen Austausches über E-Mail habe in den letzten 10 Jahren gelitten. Vor 10 Jahren waren 50 bis 60 Prozent der E-Mails von einer Person an eine andere adressiert, und heute sind es 8 bis 10 Prozent. Die anderen 90 Prozent sind maschinell erstellt – E-Mail-Marketing, Quittungen, neue Twitter-Follower, Facebook-Kommentare, Check-ins, monatliche Statusberichte und so weiter.

Was kann Slack zur Verbesserung der internen Kommunikation beitragen? Slack möchte digitale Konversation persönlicher und sozialer gestalten. Anders als beim Lesen einer unpersönlichen Gruppenmail kommt in einem Slack-Kanal schnell gute Stimmung auf, da die Konversation unmittelbarer erfolgt und somit rege Teilnahme in Echtzeit stattfindet. Typisch amerikanisch mutet die Kombination von Chats und Entertainment durch Dateieinbindung und GIFs an, aber wenn hierfür in einem Kanal kein Bedarf ist, lassen sich alle Einbindungen von Medien und sonstigen Dateiformaten auch einschränken.

Um auf die Work-Life-Balance der Teilnehmer Rücksicht zu nehmen, bieten sich die „Do not disturb“-Funktion an. Es ist ebenfalls möglich, innerhalb der Channels die Zeitintervalle zu verändern, in denen Teammitglieder über neue Nachrichten benachrichtigt werden. So lässt sich die Versendung von Push-Nachrichten auf die Zeitspanne von 8 bis 19 Uhr einschränken. Sämtliche Benachrichtigungen außerhalb dieses Intervalls werden dann gesammelt und am nächsten Morgen gebündelt an die Mitglieder des Kanals versendet.

Ein wichtiger Vorteil des Programms ist sicherlich die umfassende Suchfunktion. Es lassen sich nicht nur versendete Nachrichten oder Dateien schnell finden, sondern auch bestimmte Passagen aus verschickten Dokumenten, da die Suchfunktion von Slack alles durchleuchtet. Wenn etwas in Slack verschickt wurde, lässt es sich stetswiederfinden.

Ein wesentlicher Nachteil Slacks betrifft die Datensicherheit: Bei der Nutzung von Slack wird der gesamte Verlauf der Chat-Nachrichten auf US-Servern gespeichert. Heutzutage ist diese Tatsache für viele User ein Argument gegen die Nutzung des Anbieters, da die US-amerikanischen Richtlinien zum Datenschutz bei weitem nicht so streng sind wie die europäischen.

Nutzungsbeispiele für Slack

Möchten Sie Ihrer ganz persönlichen To-do-Liste eine Aufgabe hinzufügen, ohne sie mit dem Team zu teilen? Geben Sie einfach die Aufgabe als Nachricht in einem beliebigen Kanal ein, drücken Sie die Eingabetaste und markieren Sie dann diese Nachricht mit einem Stern. Alle markierten Elemente erscheinen in einer separaten Liste unter "http://your-team-url.slack.com/stars". Der Abschnitt „Starred Items“ lässt sich bequem als To-do-Liste verwenden. Sobald Sie eine bestimmte Aufgabe erledigt haben, entfernen Sie den Stern davor und die Aufgabe verschwindet von der Liste.

Benutzerdefinierte Emoji sind ebenfalls ein sehr beliebtes Slack-Feature. Unterschiedlichste Bilder lassen sich mit dieser Funktion schnell in selbstgemachte Smileys umwandeln, die dann im Chat eingefügt werden können. Bei Bedarf lässt sich die Nutzung der Smileys auch auf Admins beschränken, damit es im Kanal nicht zu bunt zugeht.

Wichtige Slack Befehle im Überblick

@channel

Ein Kanal (channel) in Slack ist vergleichbar mit einem Chatroom für Diskussionen, in dem es meistens um ein bestimmtes Thema geht. Je nach Einstellungen können nur bestimmte User oder das ganze Team der Diskussion folgen. Um eine Benachrichtigung an alle Benutzer im Kanal zu senden, geben Sie @channel und dann Ihre Nachricht ein.

Dies kann zu Unmut führen, wenn Sie in einem großen Kanal schreiben. Vor allem, wenn sich die Teilnehmer des Kanals in mehreren Zeitzonen befinden. Doch bei der Nutzung des Befehls @channel ist Ihnen die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf jeden Fall sicher.

@username

Um eine Benachrichtigung nur an eine bestimmte Person innerhalb eines Kanals zu senden, geben Sie @username ein. Der eingegebene Text ist dann nur für die angeschriebene Person lesbar.

/me

Wenn Sie von sich in der dritten Person sprechen möchten, ist dies der richtige Befehl. Möchten Sie zum Beispiel eine Pause machen, können Sie dies mit dem /me-Befehl bequem an alle Teilnehmer des Kanals kommunizieren. Wenn Sie /me geht in die Mittagspause eintippen, lesen die anderen: [Ihr Name] geht in die Mittagspause.

DM

Direkte/private Nachricht zwischen Ihnen und einer anderen Person im Kanal.

Private Group

Funktioniert wie ein Kanal, aber nur auf Einladung. Nützlich als „Einweg“-Raum für Veranstaltungen, schnelle Team-Diskussionen oder Klatsch.

@here

Dieser Befehl ist annähernd identisch mit @channel, es werden aber nur Teilnehmer benachrichtigt, die momentan online und aktiv sind.

/giphy

In Slack Chats ist es möglich, die Unterhaltung mit Emoticons und Bildern aus dem Web aufzulockern. Eine andere schöne Variante der Ausschmückung bieten die animierten GIFs von Giphy. Um diese einzufügen, muss man zunächst den Befehl /giphy eingeben. Dann können Sie den umfangreichen Fundus der animierten GIFs anhand von Stichworten wie „Birthday“, „Food“ oder „Xmas“ durchsuchen.

/shrug

Fügt ein ¯ \ _ (ツ) _ / ¯ in Ihre Nachricht ein.

/open

Öffnet einen neuenKanal.

/leave

Damit verlassen Sie den aktuellen Kanal.

/collapse

Blendet alle Bilder und GIFs in einem Kanal aus.

Fazit

Ob sich Slack in der betriebsinternen Kommunikation durchsetzen wird, bleibt abzuwarten. Viele Menschen sind nur schwer von ihren Gewohnheiten abzubringen, daher ist es gut möglich, dass sich beispielsweise Skype weiterhin gegen die Konkurrenz von Slack behaupten kann. Des Weiteren ist die Frage, ob die von Slack angestrebte Bündelung aller Kommunikationskanäle nicht eventuell ein typisch amerikanisches Bedürfnis ist, das Europäer so gar nicht haben. Denn wenn man eher auf eine Trennung zwischen Privat- und Arbeitsleben Wert legt und nicht ständig Nachrichten auf dem Smartphone bekommen möchte, ist Slack nicht unbedingt das ideale Programm.

Dennoch spricht die Vielseitigkeit des Dienstes dafür, Slack eine Chance zu geben und eventuell auch andere Arbeitskollegen für Slack zu begeistern.


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