Um einen FTP-Server zu erreichen, ist zunächst einmal der Verbindungsaufbau durch einen FTP-Client notwendig. Er baut eine TCP-Verbindung zum Control Port des Servers (standardmäßig Port 21) auf und kann anschließend Befehle senden, die der Server beantwortet. Über einen weiteren Port läuft anschließend die Übertragung der Dateien. Hierbei sind zwei Übertragungsmodi zu unterscheiden: Beim aktiven Modus teilt der Client, der seinerseits einen Port über 1023 verwendet, dem Server beim Verbindungsaufbau über Port 21 die eigene IP-Adresse mit, wodurch der Server weiß, auf welchem Port er den Client erreichen kann. Im passiven Modus erhält der Server vom Client keine IP-Adresse, z. B. aufgrund einer blockierenden Firewall, und bietet dem Client daher einen Port an, sodass dieser die Verbindung aufbauen kann.
Wer eine Webhosting-Lösung mit FTP-Zugang nutzt, profitiert von der sehr schnellen und einfachen Datei-Übertragung zwischen dem verwendeten Gerät und dem Webserver. Dabei hilft eine FTP-Software mit ihrem einfach bedienbaren User-Interface, das den browserbasierten Clients fehlt. Mit FTP-Programmen ist zudem die Einordnung und Verwaltung der Dateien in die bestehende Verzeichnisstruktur schnell und einfach erledigt. Administratoren verwalten die Zugangsrechte der Benutzer, die gleichzeitig auf den FTP-Server zugreifen können.