Outlook-Mail zurückholen – so funktioniert’s

Ein vorschneller Klick und schon geht die Mail an den Kollegen unfertig oder ohne Anhang raus. Ärgerlich, doch für Nutzer von Microsoft Outlook nur halb so wild. Das E-Mail-Programm bietet eine Rückruf-Funktion für Nachrichten. Wie diese funktioniert und welche Voraussetzungen für den Rückruf erfüllt sein müssen – wir verraten es Ihnen.

E-Mails, die mit Microsoft Outlook versendet werden, lassen sich unter folgenden Bedingungen im Postfach des Empfängers löschen oder durch eine neue Mail ersetzen:

1. Sowohl Ihr E-Mail-Programm als auch das des Empfängers ist mit einem Microsoft Exchange-Server verbunden.
2. Die Nachricht wurde mit der Outlook-Desktop-App oder Microsoft 365 innerhalb derselben Organisation versendet.
3. Der Empfänger hat die Nachricht noch nicht geöffnet.

Sind alle drei Bedingungen erfüllt, steht dem Rückruf Ihrer E-Mail nichts im Wege.

Ob sich eine bereits gesendete Mail problemlos durch eine neue Nachricht ersetzen lässt, hängt außer von den oben aufgeführten Voraussetzungen auch von den Outlook-Einstellungen des Empfängers ab.

Laut Microsoft sind folgende Szenarien denkbar.

Szenario 1: Die Funktion „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ ist aktiviert (Standardeinstellung).

Hat der Empfänger die Funktion „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ aktiviert, wird sowohl die ursprüngliche Nachricht als auch die Nachricht zum Rückruf der Mail im Posteingang des Empfängers gespeichert. Ob der Rückruf dann erfolgreich ist, hängt davon ab, ob die Mail gelesen wurde.

• Hat der Empfänger die ursprüngliche Nachricht noch nicht gelesen, wird diese durch die Rückruf-Nachricht ersetzt. Der Empfänger wird darüber informiert, dass Sie die ursprüngliche Nachricht zurückgerufen haben.
• Ist die Nachricht beim Eintreffen der Rückrufnachricht als gelesen markiert, scheitert der Rückruf und die Nachricht verbleibt im Postfach des Empfänger. Dieser wird jedoch darüber informiert, dass Sie einen Rückruf veranlasst haben.

Szenario 2: Die Funktion „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ ist nicht aktiviert.

Hat der Empfänger die Funktion „Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und -abrufe automatisch bearbeiten“ nicht aktiviert, wird sowohl die ursprüngliche Nachricht als auch die Nachricht zum Rückruf der Mail im Posteingang des Empfängers gespeichert. Ob der Rückruf erfolgreich ist, hängt jedoch davon ab, welche Mail zuerst geöffnet wird:

• Öffnet der Empfänger zuerst die Rückrufnachricht, wir die ursprüngliche Nachricht gelöscht. Der Rückruf war erfolgreich.
• Öffnet der Empfänger hingegen die ursprüngliche Mail zuerst, scheitert der Rückruf.

Szenario 3: Eine Posteingangsregel verschiebt die ursprüngliche Mail in einen anderen Ordner.

Hat der Empfänger eine Regel definiert, nach der die ursprüngliche Nachricht und die Rückruf-Mail in verschiedenen Ordnern abgelegt werden, scheitert der Rückruf.

Szenario 4: Eine Posteingangsregel verschiebt sowohl die ursprüngliche Mail als auch die Rückruf-Mail in einen anderen Ordner.

Hat der Empfänger eine Regel definiert, nach der die ursprüngliche Nachricht und die Rückruf-Nachricht im selben Ordner abgelegt werden, hängt der Erfolg des Rückrufs davon ab, welche Mail zuerst geöffnet wird.

• Öffnet der Empfänger zuerst die Rückrufnachricht, wird die ursprüngliche Nachricht gelöscht. Der Rückruf war erfolgreich.
• Öffnet der Empfänger hingegen die ursprüngliche Mail zuerst, scheitert der Rückruf.