Wenn Sie im Urlaub sind oder krank­heits­be­dingt nicht er­reich­bar, ist eine Ab­we­sen­heits­no­tiz un­er­läss­lich. Wir geben Ihnen hilf­rei­che Tipps zum Aufbau und Inhalt Ihrer Ab­we­sen­heits­no­tiz und stellen Ihnen ver­schie­de­ne Vorlagen zur Verfügung.

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Was be­inhal­tet eine gute Ab­we­sen­heits­no­tiz?

Was in den Text einer Ab­we­sen­heits­no­tiz gehört, ist kon­text­ab­hän­gig. Während manche Firmen einen förm­li­chen Um­gangs­ton erwarten, ist es an­dern­orts üblich, den Text mit kleinen per­sön­li­chen Elementen auf­zu­lo­ckern.

Ob förmlich oder per­sön­lich, Ihre Ab­we­sen­heits­no­tiz sollte auf jeden Fall kompakt und prägnant sein und nur die wich­tigs­ten In­for­ma­tio­nen ver­mit­teln:

  • Betreff und Anrede
  • Ab­we­sen­heits­zeit­raum bzw. Wie­der­erreich­bar­keit
  • Wei­ter­lei­tung und ggf. Verweis auf Ver­tre­tung
  • Schluss­for­mel

Bausteine mit Bei­spie­len

Text­ele­ment Beispiele
Betreff „Ab­we­sen­heits­no­tiz“ (englisch: „Out of Office Message“)
Anrede Sehr geehrte Damen und Herren, …
Vielen/Herz­li­chen Dank für Ihre Nachricht!
Guten Tag und herz­li­chen Dank für Ihre E-Mail!
Wie­der­erreich­bar­keit Ich bin derzeit im Urlaub. Gerne können Sie mich ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder erreichen.
Ich bin ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder für Sie er­reich­bar.
Wei­ter­lei­tung Ihre Mail wird nicht wei­ter­ge­lei­tet.
Aus Ver­trau­lich­keits­grün­den wird ihre Mail nicht wei­ter­ge­lei­tet.
Bitte haben Sie Ver­ständ­nis dafür, dass Ihre Mail nicht wei­ter­ge­lei­tet werden kann.
Verweis Sie können sich gerne mit Ihrem Anliegen an KOLLEGE wenden: kollege@beispiel.de.
Wenden Sie sich in drin­gen­den Fällen bitte an KOLLEGIN: kollegin@beispiel.de.
Für Notfälle nutzen Sie bitte folgende Te­le­fon­num­mer: XXXX.
Schluss­for­mel Mit freund­li­chen Grüßen,
NAME
Liebe/Beste/Schöne Grüße,
NAME
Tipp

Wie Sie eine Ab­we­sen­heits­no­tiz in Outlook ein­rich­ten oder ihre Ab­we­sen­heit in Gmail in nur wenigen Schritten ein­stel­len, erfahren Sie in unseren wei­ter­füh­ren­den Artikeln.

Ab­we­sen­heits­no­tiz Muster-Vorlagen

Im Folgenden finden Sie eine Auswahl an prak­ti­schen Ab­we­sen­heits­no­tiz-Vorlagen, die auf un­ter­schied­li­che Anlässe und Be­dürf­nis­se zu­ge­schnit­ten sind. Wählen Sie die passende Vorlage, um Ihre Ab­we­sen­heit pro­fes­sio­nell zu kom­mu­ni­zie­ren.

Vorlage: Ab­we­sen­heits­no­tiz Urlaub

Sehr geehrte Damen und Herren,

haben Sie vielen Dank für Ihre Mail! Ich bin derzeit im Urlaub und ab dem TT.MM.JJ wieder für Sie er­reich­bar.

Ihre Mail wird aus Ver­trau­lich­keits­grün­den nicht wei­ter­ge­lei­tet. Wenden Sie sich in drin­gen­den Fällen bitte an meinen Kollegen KOLLEGE: kollege@beispiel.de.

Mit freund­li­chen Grüßen,

NAME

Tipp

Unser Artikel “Ur­laubs­über­ga­be: An was muss man denken?” könnte Sie auch in­ter­es­sie­ren.

Vorlage: Ab­we­sen­heits­no­tiz mit Ver­tre­tung an Kunden

Guten Tag,

danke für Ihre Nachricht. Ich befinde mich aktuell außer Haus und habe wäh­rend­des­sen keinen Zugriff auf meine Mails. Ich bin ab dem TT.MM.JJ gerne wieder für Sie da. Bis dahin vertritt mich meine Kollegin KOLLEGIN. Sie können sie über E-Mail (kollegin@beispiel.de) oder Telefon (XXX-XXX) erreichen. Sie hilft Ihnen gerne weiter. Haben Sie vielen Dank für Ihr Ver­ständ­nis.

Liebe Grüße,

NAME

Vorlage: Ab­we­sen­heits­no­tiz bei Krankheit

Liebe Kol­le­gin­nen und Kollegen,

wenn ihr dies lest, bin ich leider aus Krank­heits­grün­den vor­über­ge­hend abwesend. Keine Sorge – ich bin vor­aus­sicht­lich ab dem TT.MM.JJ wieder für euch da! In der Zeit vertritt mich freund­li­cher­wei­se KOLLEGE (kollege@beispiel.de). Wendet euch in drin­gen­den Fällen bitte an ihn.

Bleibt alle schön gesund!

Bis bald,

euer NAME

Vorlage: Ab­we­sen­heits­no­tiz Weih­nach­ten

Lieber Kunde/Kundin,

vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin über Weih­nach­ten außer Haus und ab dem TT.MM.JJ wieder für Sie da. In dieser Zeit kann ich auf meine Mails leider nicht zugreifen.

In drin­gen­den Fällen können Sie sich gerne an meine Kollegin KOLLEGIN wenden (kollegin@beispiel.de). Ihre Mail wird nämlich nicht wei­ter­ge­lei­tet. Ich hoffe, dafür haben Sie Ver­ständ­nis.

Ich wünsche Ihnen und Ihrer Familie ein schönes Fest und freue mich, bald wieder für Sie da zu sein.

Mit freund­li­chen Grüßen,

NAME

Tipp

Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie Weih­nachts­grü­ße an Kunden und Kundinnen richtig schreiben können.

Vorlage: Ab­we­sen­heits­no­tiz Englisch

Thank you for your message.

I am currently on vacation with no access to my e-mail. I’ll be back in the office on Monday, TT/MM/JJ, and will respond to you as soon as possible.

In the meantime, you can direct any urgent messages towards my colleague KOLLEGE (kollege@beispiel.de). Please be aware that your mail will not be forwarded au­to­ma­ti­cal­ly.

Thank you very much for your un­der­stan­ding.

Best wishes,

NAME

Vorlage: Ab­we­sen­heits­no­tiz Mut­ter­schutz

Liebe Kol­le­gin­nen und Kollegen,

ich befinde mich aktuell in Mut­ter­schutz und werde an­schlie­ßend in El­tern­zeit gehen. Ich bin vor­aus­sicht­lich ab dem TT.MM.JJJJ wieder für Sie da. In der Zwi­schen­zeit können Sie sich gerne an meine Kollegin KOLLEGIN wenden (kollegin@beispiel.de). Ihre Mail wird nicht wei­ter­ge­lei­tet.

Vielen Dank für Ihr Ver­ständ­nis.

Bis bald

NAME

Tipp

Unser Artikel zur Ab­we­sen­heits­no­tiz bei El­tern­zeit be­inhal­tet zu­sätz­li­che Tipps und Vorlagen, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.

Vorlage: Ab­we­sen­heits­no­tiz Teilzeit

Liebe Kol­le­gin­nen und Kollegen,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am TT.MM.JJJJ wieder da und werde mich zeitnah um Ihre Mail kümmern. Vielen Dank für Ihr Ver­ständ­nis.

Liebe Grüße

NAME

Vorlage: Ab­we­sen­heits­no­tiz Kündigung

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin seit dem TT.MM.JJJJ nicht mehr bei UN­TER­NEH­MEN an­ge­stellt und kann mich um Ihre Mail nicht per­sön­lich kümmern. Mein Nach­fol­ger NACH­FOL­GER (nach­fol­ger@beispiel.de) hilft Ihnen gerne weiter. Bitte beachten Sie, dass diese Mail nicht wei­ter­ge­lei­tet wird.

Mit freund­li­chen Grüßen

NAME

Tipp

Eine Ab­we­sen­heits­no­tiz bei einer Kündigung ist sehr wichtig. Wenn Ihre Kündigung Ihrer Kund­schaft nicht richtig kom­mu­ni­ziert wird, kann dies zu Miss­kom­mu­ni­ka­ti­on und Frus­tra­ti­on führen. Unser wei­ter­füh­ren­der Artikel zeigt Ihnen zu­sätz­li­che Tipps und Vorlagen.

Natürlich können Sie sich beim Verfassen einer Ab­we­sen­heits­no­tiz auf Vorlagen und Beispiele verlassen. Wie aber for­mu­lie­ren Sie die perfekte Ab­we­sen­heits­no­tiz selbst?

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Ab­we­sen­heits­no­tiz erstellen – Schritt für Schritt

Betreff

Im Titel ist es üblich, einfach „Ab­we­sen­heits­no­tiz“ (englisch: „Out of Office Message“) zu schreiben. So weiß jeder sofort bei Erhalt der au­to­ma­ti­sier­ten Antwort, dass Sie nicht zur Verfügung stehen.

Anrede

Beginnen Sie Ihre Ab­we­sen­heits­no­tiz mit einer Anrede. Sie können sich auch für die ein­ge­gan­ge­ne Nachricht bedanken. Eine Kom­bi­na­ti­on aus beidem ist ebenfalls denkbar.

Beispiele:

  • Sehr geehrte Damen und Herren, …
  • Vielen/Herz­li­chen Dank für Ihre Nachricht!
  • Guten Tag und herz­li­chen Dank für Ihre E-Mail!

Wie­der­erreich­bar­keit

In die zweite Zeile des Texts Ihrer Ab­we­sen­heits­no­tiz schreiben Sie am besten gleich die wich­tigs­te In­for­ma­ti­on: Ab wann Sie wieder er­reich­bar sind sowie wahlweise den Grund für Ihre Ab­we­sen­heit. Bei Ab­we­sen­heit auf un­be­stimm­te Zeit reicht es, den Grund zu nennen. Die In­for­ma­ti­on, wann Sie wieder er­reich­bar sind, macht einen besseren Eindruck als die Angabe der Ab­we­sen­heits­zeit.

Beispiele:

  • Ich bin derzeit im Urlaub. Gerne können Sie mich ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder erreichen.
  • Ich bin ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder für Sie er­reich­bar.

Keine Wei­ter­lei­tung

Falls Ihre E-Mails nicht wei­ter­ge­lei­tet oder von einer Kollegin bzw. einem Kollegen ein­ge­se­hen werden können, ist es mitunter wichtig, dies mit­zu­tei­len. Je nach Klientel kann es sinnvoll sein, einen Grund zu nennen oder Bedauern zu äußern.

Beispiele:

  • Ihre Mail wird nicht wei­ter­ge­lei­tet.
  • Aus Ver­trau­lich­keits­grün­den wird Ihre Mail nicht wei­ter­ge­lei­tet.
  • Bitte haben Sie Ver­ständ­nis dafür, dass Ihre Mail nicht wei­ter­ge­lei­tet werden kann.

Verweis

Wenn Sie durch eine andere Person vertreten werden, können Sie Ihren Kontakt auf dessen E-Mail-Adresse und/oder Te­le­fon­num­mer hinweisen. Eine Bitte, diese Option nur in drin­gen­den Fällen zu nutzen, kann dabei helfen, kleinere Anliegen her­aus­zu­fil­tern.

Beispiele:

  • Sie können sich gerne mit Ihrem Anliegen an KOLLEGE wenden: kollege@beispiel.de.
  • Wenden Sie sich in drin­gen­den Fällen bitte an KOLLEGIN: kollegin@beispiel.de.
  • Für Notfälle nutzen Sie bitte folgende Te­le­fon­num­mer: XXXX.

Schluss­for­mel

Sie können eine einfache Schluss­for­mel verwenden.

Beispiele:

  • Mit freund­li­chen Grüßen, NAME
  • Liebe/Beste/Schöne Grüße, NAME
Tipp

Natürlich sollte Ihre Ab­we­sen­heits­no­tiz auch Ihre E-Mail-Signatur enthalten.

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Ab­we­sen­heits­no­tiz in­di­vi­du­ell anpassen

Ihre Ab­we­sen­heits­no­tiz muss nicht zwingend so formell sein wie in den obigen Bei­spie­len. In vielen Be­rufs­fel­dern können Sie z. B. mit Ihrer Kund­schaft lockerer und herz­li­cher umgehen. Unter Mit­ar­bei­ten­den gilt dies besonders, wenn die Kom­mu­ni­ka­ti­on über E-Mail ohnehin nur fir­men­in­tern läuft, also nur Ihre Kol­le­gin­nen und Kollegen die Ab­we­sen­heits­no­tiz lesen können. Selbst bei vielen externen Ge­schäfts­part­nern und -part­ne­rin­nen ist eine „flotte“ Autoreply-Mail durchaus üblich. Wir zeigen Ihnen, womit Sie Ihre Ab­we­sen­heits­no­tiz per­so­na­li­sie­ren können und worauf Sie lieber ver­zich­ten sollten.

Per­so­na­li­sier­te Ab­we­sen­heits­no­tiz: Das kann man tun!

Bei diesen Stil­mit­teln sollten Sie per­sön­lich ent­schei­den, was zu Ihrer Firma passt. Bedenken Sie, dass Ihre Vor­ge­setz­ten mög­li­cher­wei­se dieselbe Ab­we­sen­heits­no­tiz bekommen wie die Mit­ar­bei­ten­den, mit denen Sie einen ge­lo­cker­ten Um­gangs­ton pflegen. Be­rück­sich­ti­gen Sie diese Tipps daher mit Bedacht.

Stil­mit­tel Beispiele
Saloppere For­mu­lie­run­gen Ich bin erstmal im Urlaub!
Ihr könnt mich gerne wieder ab dem TT/MM/JJ erreichen.
Ich bin ab dem TT/MM/JJ wieder für euch da – mit frischer Energie und Ta­ten­drang!
Be­son­de­ren Anlass nutzen Ich wünsche Ihnen einen guten Rutsch ins neue Jahr.
Über Weih­nach­ten machen wir Pause. Ich wünsche Ihnen und Ihren An­ge­hö­ri­gen eine be­sinn­li­che Weih­nachts­zeit!
Humor unter Kollegen Sofern ich im Dschungel nicht gefressen werde, könnt ihr mich ab dem TT/JJ/MM wieder erreichen.
Ich hoffe, ich falle beim Wandern nicht in eine Schlucht!
Wendet euch in drin­gen­den Fällen bitte an meine Topf­pflan­ze.

Per­so­na­li­sier­te Ab­we­sen­heits­no­tiz: Das sollte man dabei lieber lassen!

Ab­we­sen­heits­no­ti­zen sind eine grund­sätz­lich formelle Sache. Gewisse Stil­mit­tel können über das Ziel hin­aus­schie­ßen. Wir zeigen Ihnen, welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.

Stil­mit­tel Beispiele
Er­leich­te­rung/Scha­den­freu­de Endlich bin ich in meinem hart er­kämpf­ten Urlaub!
Ich fliehe erstmal vor dem Schreib­tisch in die Wildnis.
Nichts wie raus hier! Haltet für mich die Stellung!
„Egal-Ein­stel­lung“ erkennen lassen,
Ab­we­sen­heits­no­tiz zu knapp halten Ich bin im Urlaub und werde bis TT/MM/JJ keine Mails mehr lesen.
Ich bin bis zum TT/MM/JJ nicht im Büro. Bitte schickt mir keine Mails.
Ich bin nicht da! Ab dem TT/MM/JJ bin ich wieder zurück.
Ir­rele­van­te Zusätze (Ein Bild von einem sich sonnenden Eisbären)
(Zitate) „Steile Gegenden lassen sich nur durch Umwege erklimmen, auf der Ebene führen gerade Wege von einem Ort zum andern.“ – Johann Wolfgang von Goethe
(Emoticons) Haltet alle die Ohren steif! ;) Bis dann, euer Max! :D

Risiken beim Erstellen von Ab­we­sen­heits­no­ti­zen

Die Ein­rich­tung einer Ab­we­sen­heits­no­tiz gehört bei der ge­schäft­li­chen E-Mail-Kom­mu­ni­ka­ti­on zum guten Ton und ist bei vielen Un­ter­neh­men Pflicht. Dennoch sollten Sie sich bei der Er­stel­lung gut überlegen, welche In­for­ma­tio­nen Sie in Ihrer Ab­we­sen­heits­no­tiz preis­ge­ben.

Denn immer häufiger kommt es vor, dass Kri­mi­nel­le und Spam-Versender sich die darin ent­hal­te­nen In­for­ma­ti­on zu Nutze machen. So können zum Beispiel Angaben zu Ab­we­sen­heits­zeit­räu­men für Einbrüche in Häuser oder Firmen genutzt werden. Zudem hat die au­to­ma­ti­sche Ab­we­sen­heits­no­tiz für Spam-Versender einen großen Vorteil: Durch das Versenden von Nach­rich­ten an tausende, zufällig ge­ne­rier­te E-Mail-Adress­va­ria­tio­nen lässt sich durch die au­to­ma­ti­sche Antwort her­aus­fil­tern, welche Adressen tat­säch­lich exis­tie­ren.

Tipps zur Vor­beu­gung des Miss­brauchs von Ab­we­sen­heits­no­ti­zen gibt die In­itia­ti­ve Botfrei in ihrem Blog­bei­trag.

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