OCR-Software: Alles über die Texterkennung

OCR-Programme lesen Texte in PDF-Dateien, auf Fotos oder Scans aus und wandeln sie in digitale Texte um. Es gibt zahlreiche kommerzielle und kostenlose OCR-Tools. Trotz einer hohen Genauigkeit ist auch die beste Texterkennungssoftware nicht hundertprozentig exakt.

OCR steht für Tools, die Texte und Zeichen z. B. auf Fotos, gescannten Dokumenten, Briefen und Zetteln oder in PDF-Dateien erkennen, auslesen und zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stellen können. Die Abkürzung steht für „Optical Character Recognition“. Es sind zahlreiche OCR-Programme erhältlich, die mit unterschiedlicher Genauigkeit die jeweiligen Texte identifizieren und dann in ein editierbares Format umwandeln. Die Texterkennungssoftware gibt es in drei Kategorien: online direkt im Browser, offline als Download oder als eine Mischung aus beiden Optionen. Hierbei verwenden Sie OCR-Software, die dann auf Ihrem lokalen Device die Texte ausliest.

Einen naheliegenden Verwendungszweck der OCR-Texterkennung kennen Sie, wenn Sie jemals privat oder im beruflichen Kontext ein Dokument oder einen Brief bekommen haben und diesen digital archivieren wollten. Zwar können Sie das Papier einscannen, zur Weiterverwendung eignet sich das Format so aber nicht. Statt den Inhalt mühsam händisch zu übertragen, liest die OCR-Software ihn aus und ermöglicht Ihnen die Archivierung und Bearbeitung am Computer oder Smartphone.

Auch in anderen Bereichen kommt die OCR-Software zum Einsatz. Einige davon nutzen Sie vielleicht bereits selbst, ohne dass Sie sich dessen bewusst sind. Übersetzer-Apps, die über die Kamera Ihres Smartphones Texte auslesen, verwenden beispielsweise die OCR-Texterkennung. Auch Fahrzeuge, die automatisch Straßenschilder erkennen und den Fahrer oder die Fahrerin informieren, greifen auf diese Technik zurück. Tools, die Kreditkarteninformationen über die Kamera erfassen, tun dies ebenfalls mit OCR-Texterkennung. Behörden und Firmen lesen Adressdaten, persönliche Angaben oder Kennzeichen automatisch aus. Außerdem ist es möglich, abfotografierte Texte, Schilder oder Bilder, die Sie mit Screenshot-Tools gemacht haben, mit wenigen Klicks für die Weiterverarbeitung aufzubereiten.

Um zu verstehen, wie die OCR-Texterkennung funktioniert, sollten Sie sich zunächst klarmachen, wo die grundsätzlichen Probleme liegen, wenn etwa ein sauber abgetipptes Dokument eingescannt wird. Das analoge Blatt Papier ist für den Computer auch nach einem Scan zunächst nichts weiter als eine Grafik, die zwar aus zahlreichen Pixeln mit unterschiedlichen Farbwerten besteht, ansonsten aber keine weiteren Informationen zur Verfügung stellt. Hier setzt die Texterkennungssoftware an. Sie scannt das Dokument nicht nur, sondern analysiert es auch. Durch mehrere Schritte erkennt das OCR-Programm bekannte Muster, die dann als einzelne Buchstaben identifiziert und in Satzform von Bild in Text übersetzt werden.

Die Genauigkeit von OCR-Tools variiert von Programm zu Programm. Es wird in diesem Bereich schon seit vielen Jahren geforscht, sodass moderne Texterkennungssoftware bereits deutlich bessere Ergebnisse liefert als früher. Allerdings kommen schlanke Tools zum Nulltarif in der Regel nicht auf dieselbe Trefferquote wie hochpreisige Profi-Lösungen. Ein grundsätzliches Urteil ist jedoch schwierig, da das Ausgangsmaterial ebenfalls eine große Rolle spielt. Während die meisten Programme bei gedruckten schwarzen Buchstaben in lateinischer Schrift auf weißem Grund gute Ergebnisse erzielen, sind Abweichungen von dieser Idealvorlage deutlich schwerer zu identifizieren.

So stellen ostasiatische Schriftzeichen selbst professionelle OCR-Software durch ihre feinen, aber bedeutsamen Linien vor große Probleme. Auch Logos, Grafiken, Sonderzeichen, kleine Buchstaben oder unscharfe Kopien fordern OCR-Programme stark heraus. Schreibfehler im Ausgangsmaterial sind ebenfalls eine Hürde, da viele Programme nicht nur einzelne Buchstaben, sondern ganze Wörter erkennen.

Die größten Schwankungen auch innerhalb der einzelnen OCR-Tools gibt es beim Auslesen von handschriftlichen Texten. Wurde das Dokument in Druckschrift verfasst, sind die Ergebnisse besser als bei einer eilig verfassten Notiz in Schreibschrift. Insgesamt bietet OCR-Texterkennung keine hundertprozentige Sicherheit und sollte am besten immer auf Richtigkeit überprüft werden.

Das Angebot an OCR-Programmen ist riesig. Wenn Sie auf eine Offlinevariante zurückgreifen wollen, finden Sie viele der benötigten Funktionen in einer Software, die Sie vielleicht bereits verwenden. Das bekannteste Beispiel dafür wäre Adobe Acrobat Pro, mit dem Sie vornehmlich PDF-Dateien bearbeiten und erstellen können. Das kostenpflichtige Tool verfügt zusätzlich über die Option, PDFs oder Bilder auf Textinhalte zu durchsuchen. Auch einige Alternativen zu Adobe Acrobat, die für die Arbeit mit PDF-Dateien verwendet werden, bieten ähnliche Möglichkeiten.

Es gibt aber auch Software, die einzig und allein für die OCR-Texterkennung konzipiert wurde:

• Der Abbyy Fine Reader ist hier führend und analysiert mittels künstlicher Intelligenz selbst komplizierte Dokumente vergleichsweise treffsicher. Mit fast 200 Euro ist der Preis für die professionelle OCR-Software allerdings hoch – Unternehmen zahlen sogar noch ein wenig mehr.
• Eine kostenlose Alternative ist Readiris, das ebenfalls für Mac und PC erhältlich ist und eine große Anzahl an Funktionen bietet.
• Cloudbasierte Lösungen gibt es u. a. mit Microsoft OneNote oder Evernote. Letzteres bietet eine kostenlose sowie verschiedene kostenpflichtige Versionen an.

Benötigen Sie nur sporadisch die Dienste einer Texterkennungssoftware, reicht in den meisten Fällen der Griff zu einem Onlinetool:

• SimpleOCR und OCRspace sind zwei verlässliche Lösungen.
• Mit der entsprechenden Lizenz bzw. einem Abonnement können Sie auch Google Document AI oder Amazon Texttract ohne zusätzliche Kosten online verwenden.
• Für Profis ist Tesseract das Maß aller Dinge. Das Befehlszeilen-Tool wird bereits seit 1985 entwickelt und steht seit 1996 als Open-Source-Lösung zur Verfügung. Die Engine unterstützt über 100 Sprachen, erfordert allerdings einige Programmierkenntnisse.

Es gibt unterschiedliche Anforderungen, die an eine OCR-Software gestellt werden. Vielleicht werden Sie nicht alle Features benötigen, gerade im Zusammenspiel liefern sie aber häufig noch genauere Ergebnisse, was Ihnen wiederum Zeit und Mühe spart. Grundsätzlich sollten Sie im Vorfeld überlegen, für welchen Einsatzzweck Sie ein OCR-Programm nutzen möchten. Für einfache PDFs reichen in der Regel kostenlose oder zumindest günstige Standardprogramme.

Bei historischen Dokumenten, vergilbten Zetteln, lange behüteten Briefen oder verwischten Kopien stoßen diese Lösungen jedoch an ihre Grenzen. Auch für Menschen mit beeinträchtigtem Sehvermögen ist es sinnvoll, zu einer OCR-Software mit mehr Funktionen zu greifen, dann in Kombination mit einem Screenreader.

Ganz ähnlich verhält es sich bei der Frage, ob sich die Kosten für ein professionelles Programm lohnen. Gerade für Privatpersonen können diese mit teils knapp 500 Euro immens sein. Für den sporadischen Einsatz ist das deutlich zu viel. Wenn Sie allerdings für Ihr Unternehmen im Tagesgeschäft oder bei der GoBD von den Fähigkeiten eines OCR-Tools profitieren, ist das Geld gut angelegt. Je besser die Ergebnisse und je intuitiver der Einsatz, desto lohnender ist die Software für Ihr Unternehmen. Der Unterschied zwischen Premium-Lösungen und den kostenlosen Alternativen ist in der Regel ein größerer Funktionsumfang, der die Ergebnisse im besten Fall präzisiert.

Das Segment der OCR-Texterkennung wird nicht nur immer größer, sondern durch KI und andere Entwicklungen auch immer zuverlässiger. Kostenpflichtige OCR-Programme mit vielen Features lohnen sich aufgrund ihrer teils hohen Preise vor allem für den professionellen oder zumindest regelmäßigen Einsatz, z. B. für die einfachere Arbeit mit EÜR-Software. Für die sporadische Nutzung reicht eine kostenlose Online-OCR-Texterkennung.