In einer PST-Datei (Personal Storage Table) werden E-Mails, Kontakte, Kalender und weitere Informationen lokal gespeichert. Sie dient vor allem als Backup-Datei für POP-Konten oder zur Archivierung, wenn Postfächer entlastet werden sollen. Wir zeigen, wie PST-Dateien funktionieren, wo sie gespeichert sind und wie sie sich von OST-Dateien unterscheiden.

Was ist eine PST-Datei?

PST steht für Personal Storage Table. Eine PST-Datei ist also ein persönlicher Datencontainer, den Sie sich wie eine Mischung aus Safe und Aktenordner vorstellen können. In der PST-Datei sammelt Outlook persönliche, synchronisierte Userdaten und speichert sie als Sicherheitskopie auf dem Computer. PST ist ein proprietäres Dateiformat von Microsoft, d. h. es ist von Microsoft lizenziert und lässt sich für gewöhnlich nur mit Outlook und einem entsprechenden Outlook-Account öffnen.

Welche Rolle PST-Dateien für User spielen, hängt in erster Linie von der Art des Outlook-Accounts ab:

  • Outlook mit POP-Konten (auch POP3): Sie laden E-Mails direkt vom Mailserver herunter und speichern sie im PST-Format lokal auf dem Computer.
  • Outlook mit IMAP-, Microsoft 365-, Exchange- oder Outlook.com-Konten: „Originaldaten“ bleiben auf dem Mailserver, während Offline-Outlook-Datendateien, die OST-Dateien, auf dem Gerät zwischengespeichert werden. IMAP nutzt seit Outlook 2013 standardmäßig OST.
Microsoft 365 Business
Vernetztes Arbeiten mit Microsoft 365
  • Bewährt: Vollständiges Office-Paket
  • Sicher: 1 TB zentraler Speicherplatz
  • Ortsunabhängig: Auf bis zu 5 Geräten installierbar

PST vs. OST im Überblick

Merkmal PST-Datei OST-Datei
Speicherort Lokale Datei auf dem PC, primär bei POP-Konten genutzt Lokale Kopie eines Serverpostfachs (Exchange, Microsoft 365, Outlook.com, IMAP)
Synchronisation Änderungen gelten sofort als Original, kein Abgleich mit dem Server Offline-Änderungen werden beim nächsten Onlinegang mit dem Server abgeglichen
Nutzung Archivierung, Backup, Speichererweiterung Offline-Zugriff auf Serverpostfach
Abhängigkeit vom Konto Kann unabhängig vom Server geöffnet werden Funktioniert nur mit aktivem Konto/Profil
Risiko Verlust oder Defekt = Originaldaten verloren Verlust gering, da Server als „Master“ dient

Der Vorteil am PST-Format ist seine Speichergröße im Vergleich zum deutlich kleineren Speichervolumen von Mail-Postfächern. Mit PST können Sie somit nach Belieben:

  • In einer lokalen PST-Datei E-Mails mit Outlook archivieren, z. B. unterschieden in private und geschäftliche E-Mail-Archivierung
  • Sicherheitskopien verschiedener persönlicher Userdaten als Outlook-Backup lokal auf dem Computer speichern
  • Daten aus Ihrem Outlook-Konto als PST-Datei exportieren, um Speicherplatz im Postfach freizugeben

Welchen Nutzen haben PST-Dateien?

Die entscheidenden Vorteile von Outlook und PST-Dateien sind folgende:

  • Outlook synchronisiert verschiedene alltägliche oder geschäftliche Daten und vereint sie auf einer Oberfläche.
  • Verknüpfungen zwischen oftmals getrennten Bereichen wie Postfächern, Kalendern und Kontaktlisten
  • Archivierung von E-Mails, z. B. getrennt nach privat und geschäftlich
  • Backup persönlicher Outlook-Daten auf dem PC
  • Export von Daten zur Entlastung des Postfachs oder für den Gerätewechsel
Hinweis

Im neues Outlook für Windows ist die PST-Unterstützung eingeschränkt: PST-Dateien können geöffnet, durchsucht und kopiert werden, die vollständige Bearbeitung ist jedoch noch nicht in allen Szenarien möglich.

Outlook erleichtert Nutzerinnen und Nutzern also nicht nur den Zugriff auf die Daten, sondern macht es möglich, den „persönlichen Speicher“ zu organisieren, PST-Dateien in private und geschäftliche Angelegenheiten zu trennen und von verknüpften Apps oder Outlook-Alternativen abzugrenzen.

PST-Datei automatisch oder manuell archivieren

Die Archivierung von den persönlichen Outlook-Daten erfolgt mit dem Verschieben der Daten und ihrer Ordnerstrukturen in lokale PST-Dateien. Dabei können Sie entscheiden, ob Sie die archivierten Daten im Postfach behalten oder automatisch löschen wollen. Darüber hinaus können Sie festlegen, ob Sie die Archivierung in Intervallen automatisch oder manuell durchführen möchten.

  • Automatische Archivierung
    • Datei > Optionen > Erweitert > AutoArchivierung
    • Intervalle einstellen (z. B. alle x Tage/Wochen/Monate)
    • Speicherort wählen und festlegen, wann alte Daten gelöscht werden

  • Manuelle Archivierung
    • Datei > Tools > Alte Elemente bereinigen
    • Archivierung nach Alter oder Ordner auswählen
    • Daten gezielt in eine PST-Datei verschieben

Outlook: PST-Datei finden

Der Speicherort einer PST-Datei hängt von Outlook-Version, Kontotyp und Einstellungen ab. Typische Standardpfade sind:

Outlook-Version Speicherort
Outlook 2013–2021 / Microsoft 365 Dokumente\Outlook-Dateien
Windows 10/11 C:\Benutzer\<Name>\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Ältere Versionen (<2010) Dokumente und Einstellungen\…\Microsoft\Outlook (historisch)

Am einfachsten finden Sie PST-Dateien direkt in Outlook:

  • Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen
  • Reiter „Datendateien“ wählen
  • „Dateispeicherort öffnen“ anklicken

Um wirklich alle Sicherungsdateien zu finden, sollten Sie versteckte Dateien und Ordner anzeigen lassen.

Hinweis

Wer E-Mails nicht gleich archivieren will, aber Nachrichten des Öfteren voreilig verschickt oder löscht, kann mit Outlook Schadensbegrenzung betreiben. Gelöschte E-Mails in Outlook wiederherstellen ist einfach.

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