E-Mails als PDF speichern – ganz einfach in Outlook

Um wichtige E-Mails separat ablegen zu können, empfiehlt es sich, diese E-Mails als PDF zu speichern. Auf diese Weise exportieren Sie die Nachrichten aus Ihrem Postfach und wandeln sie in ein Dokument zur Ablage auf Ihrem Computer oder im Firmennetzwerk um. Wie genau Sie Mails als PDF speichern können, hängt von Ihrer verwendeten Version von Microsoft Outlook ab. In Outlook 365 nehmen Sie beispielsweise den Umweg über einen Drucker.

Auch in früheren Versionen von Outlook ist es nicht möglich, E-Mails direkt als PDF-Datei zu speichern. Doch einen Umweg über den Drucker gibt es in Outlook 2010 leider auch nicht. Stattdessen müssen Sie die E-Mail als HTML-Datei speichern und anschließend mittels Microsoft Word ins PDF-Format übertragen.

1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie die Mail, die Sie gern als PDF-Datei speichern wollen.
2. Navigieren Sie mit der Maus anschließend wieder zur oberen Menüleiste und klicken Sie dort auf den Reiter „Datei“.
3. Im nächsten Bildschirm wählen Sie auf der linken Seite den Menüpunkt „Speichern unter“.
4. Im sich darauf öffnenden Dialogfenster wählen Sie den Ablageort, an dem die PDF-Datei gespeichert werden soll. Hier können Sie auch den Namen der Ausgabedatei ändern.
5. Im unteren Feld des Fensters finden Sie eine Zeile namens „Dateityp“. Klicken Sie hier auf den Pfeil, der das Dropdown-Menü öffnet, wählen Sie dort „HTML“ und klicken Sie anschließend auf „speichern“.
6. Im nächsten Schritt benötigen Sie Outlook nicht mehr, sondern öffnen stattdessen Microsoft Word. Die Navigations-Elemente funktionieren in allen Office-Programmen sehr ähnlich: Klicken Sie auf den Reiter „Datei“ und wählen Sie „Öffnen“. Anschließend öffnen Sie die gerade abgelegte HTML-Datei in dem entsprechenden Pfad.
7. Nachdem die Datei geöffnet ist, klicken Sie wieder auf den Reiter „Datei“ und wählen „Speichern unter“.
8. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die PDF-Datei ablegen wollen. Anschließend wählen Sie im Dropdown-Menü bei „Dateityp“ die Option „PDF“ aus.
9. Nach dem Klick auf „Speichern“ finden Sie die gerade erstellte PDF-Datei im definierten Ablageort.

Wenn Sie Outlook 2007 benutzen, funktionieren die beiden oben genannten Wege, um E-Mails als PDF zu speichern nicht. Allerdings gibt es auch für die ältere Office-Version eine Möglichkeit, E-Mails zu exportieren und sie als PDF-Dokument auf der Festplatte abzulegen.

1. Starten Sie Outlook und öffnen Sie die E-Mail, die Sie als PDF speichern wollen.
2. Klicken Sie mit der Maus in das Fenster der E-Mail und drücken Sie die Tastenkombination Strg+A auf Ihrer Tastatur, sodass der gesamte Text der E-Mail markiert wird.
3. Anschließend drücken Sie die Tastenkombination Strg+C auf Ihrer Tastatur, um den ausgewählten Text zu kopieren.
4. Öffnen Sie ein neues Dokument in Microsoft Word.
5. Drücken Sie in diesem Dokument die Tastenkombination Strg+V auf Ihrer Tastatur, um den kopierten Text einzufügen.
6. In der oberen linken Ecke finden Sie in Word den „Microsoft Office“-Button. Klicken Sie darauf und gleiten Sie mit der Maus (nicht klicken) auf „speichern unter“.
7. Klicken Sie im sich ausklappenden Menü auf „PDF oder XPS“. Achtung: Ist die Auswahl „PDF oder XPS“ in dem Menü nicht vorhanden, müssen Sie sich zuerst das nötige Add-in für Office von der Website von Microsoft herunterladen.
8. Definieren Sie Ablageort und Dateiname. In der Zeile „Dateityp“ ist nun bereits „PDF“ ausgewählt.
9. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um den Vorgang abzuschließen.

Auch auf Apple-Geräten haben Sie die Möglichkeit, empfangene E-Mails zur Ausgabe in eine PDF-Datei zu konvertieren. Dies ist ebenfalls in wenigen Schritten möglich.

1. Starten Sie Outlook und öffnen Sie die E-Mail, die Sie in PDF umwandeln wollen.
2. Klicken Sie anschließend auf „Datei“ in der oberen Menüleiste und wählen Sie anschließend die Option „drucken“.
3. Im folgenden Fenster klicken Sie auf das PDF-Dropdown-Menü und wählen den Eintrag „Als PDF speichern“.
4. Im anschließenden Fenster navigieren Sie auf Ihrer Festplatte an den Ort, an dem Sie die Datei ablegen wollen. Außerdem bestimmen Sie den Dateinamen.
5. Klicken Sie auf „Speichern“ und die E-Mail wird in die Datei konvertiert.
6. Sie finden die PDF-Datei unter dem von Ihnen festgelegten Pfad auf Ihrem System oder Server.

Grundsätzlich ist es auch mit älteren Versionen von Microsoft Outlook möglich, E-Mails in PDF umzuwandeln. Obwohl aber auch die neuen Versionen keine direkte Funktion zur Umwandlung enthalten, ist es dennoch besser, eine aktuelle Variante des E-Mail-Clients zu verwenden. So ist es beispielsweise mit den aktuelleren Outlooks relativ einfach durch die Funktion „Microsoft Print to PDF“ möglich, E-Mails in PDF zu speichern. Je älter der verwendete Client ist, desto größer sind die Umwege, die dafür nötig sind. So müssen Sie gegebenenfalls den Trick anwenden und eine Mail per Word in PDF umwandeln.

Doch das ist nicht der einzige Grund, warum Sie bei älteren Versionen über ein Update nachdenken sollten. Gerade durch die immer größer werdenden Anforderungen an die IT-Infrastruktur und den technischen Fortschritt erfahren auch Programme dringend nötige Überarbeitungen. Und nicht zuletzt aus Gründen der IT-Sicherheit sollten Sie nicht am falschen Ende sparen und Software immer relativ aktuell halten. Gerade am Beispiel von Office 2007 gilt: Schicken Sie verdiente und lang genutzte Software in Rente und schauen Sie sich nach zeitgemäßen Alternativen um, um dadurch potenziellen Angreifern keine Schwachstellen in Ihrem System zu bieten.

Daten, in dem Fall E-Mails, als PDF zu speichern ist keine Funktion, die nur auf Outlook beschränkt ist. Dass das auch mit Word funktioniert, ist hier im Guide bereits erwähnt. Allerdings können Sie auch Dateien via Excel in PDF umwandeln.

PDF-Dateien öffnen Sie entweder mit dem Adobe Acrobat Reader oder einem entsprechenden Browser-Plugin. Wollen Sie PDF-Dateien bearbeiten, statt diese Informationen nur schreibgeschützt zu lesen, haben wir unter dem aufgeführten Link noch weitere hilfreiche Informationen für Sie bereitgestellt.

Wenn Sie E-Mails zu PDF konvertieren, können diese Dateien – je nach Umfang der E-Mail – relativ groß werden. Daher kann es nicht schaden, über eine Möglichkeit zu verfügen, PDFs zu verkleinern. Mit den unter dem Link aufgeführten Informationen halten Sie den Umfang Ihrer Datenablage gering oder schonen den Posteingang Ihrer Empfänger, indem Sie ihnen komprimierte PDF-Dateien zuschicken.

Wer häufig sensible Informationen in PDF-Dokumenten ablegt und diese noch zusätzlich schützen will, sollte sich darüber informieren, wie man eine PDF-Datei verschlüsseln kann. Auf diese Weise sind die erstellten Dokumente nochmals vor unberechtigtem Zugriff abgesichert und können ohne die entsprechende Legitimation nicht geöffnet werden.