Outlook-Ansicht ändern: Alle Ein­stel­lun­gen im Überblick

Wenn Ihnen Ihr Outlook-Postfach in der Stan­dardan­sicht nicht gefällt, dann passen Sie es einfach an. Wir zeigen, wie Sie flexibel Ihre Outlook-Ansicht ändern.

So lässt sich die Ansicht in Outlook ändern: Wichtige Ein­stel­lun­gen

Wenn Sie Outlook als Standard-Mail-Client festlegen, stehen Ihnen Designs und Outlook-Regeln zur Verfügung, mit denen Sie die Outlook-Ansicht anpassen. Unsere Anleitung zur In­di­vi­dua­li­sie­rung Ihres E-Mail-Dienstes ori­en­tiert sich an Microsoft 365, lässt sich jedoch nahezu identisch auf Outlook 2021, 2019 und 2016 über­tra­gen.

E-Mail-Ansicht

Wenn Sie Outlook öffnen, befinden Sie sich au­to­ma­tisch in der Stan­dardan­sicht mit einem Überblick über aktuelle E-Mails und ver­schie­de­ne Menü- und Na­vi­ga­ti­ons-Elemente. Genau diese Elemente lassen sich mit wenigen Klicks kon­fi­gu­rie­ren. Dazu zählen:

• Menüband: Hier finden Sie wichtige Funk­tio­nen, um E-Mails zu verfassen, zu löschen oder wei­ter­zu­lei­ten. Mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol im rechten Bereich des Menübands öffnen Sie das Kon­text­me­nü. Darin wählen Sie zwischen dem „Klas­si­schen Menüband“ und dem „Ver­ein­fach­ten Menüband“. Die klas­si­sche Dar­stel­lung bietet die Stan­dardan­sicht. Die ver­ein­fach­te Ansicht „klappt“ das Menüband ein, wodurch es nur noch als ver­ein­fach­tes Kon­text­me­nü erscheint.

• An­sich­ten­ein­stel­lun­gen: Oberhalb vom Menüband finden Sie den Reiter „Ansicht“. Klicken Sie hier auf den Un­ter­punkt „An­sich­ten­ein­stel­lun­gen“, um er­wei­ter­te Ein­stel­lungs­mög­lich­kei­ten zu öffnen. Dort finden Sie eine Liste mit Be­schrei­bun­gen wie „Spalten“, „Grup­pie­ren“ oder „Sortieren“. Mit „Spalten“ or­ga­ni­sie­ren Sie Ihr E-Mail-Postfach in Form von Spalten, die sich nach Ka­te­go­rien wie „Gesendet“, „Gelesen“, „Auf­ga­ben­be­treff“ oder „Fällig am“ grup­pie­ren lassen. Weitere hilf­rei­che Ein­stel­lun­gen finden Sie unter der An­zei­gen­ein­stel­lung „Bedingte For­ma­tie­rung“. Mit dieser de­fi­nie­ren Sie u. a. die Schrift­art, den Schrift­grad und die Schrift­far­be für un­ge­le­se­ne, über­fäl­li­ge oder ab­ge­lau­fe­ne E-Mails.

• Ordner- oder Na­vi­ga­ti­ons­be­reich: Im linken Bereich Ihres Postfachs finden Sie den Ordner- oder Na­vi­ga­ti­ons­be­reich. Dieser umfasst angelegte und stan­dard­mä­ßi­ge E-Mail-Ordner und -Konten. Ähnlich wie beim Menüband finden Sie hier einen Pfeil im oberen Men­über­eich. Klicken Sie darauf, um den Ord­ner­be­reich ein­zu­klap­pen. In mi­ni­mier­ter Form sehen Sie nur eine schmale Leiste als Kon­text­me­nü.
• Le­se­be­reich: Im Reiter „Ansicht“ finden Sie den Punkt „Le­se­be­reich“. Darunter kon­fi­gu­rie­ren Sie, wie Sie Nach­rich­ten im Le­se­be­reich sehen möchten. Mögliche Ein­stel­lun­gen sind „Rechts“, „Unten“ oder „Aus“.

Kalender-Ansicht

Für eine effektive Auf­ga­ben­pla­nung kommt es auf einen über­sicht­li­chen Kalender an. Folgende Optionen bietet Outlook für eine be­nut­zer­de­fi­nier­te Ka­len­der­an­sicht:

• Schnelles Na­vi­gie­ren mit [Alt]-Taste: Im Outlook-Kalender können Sie sich mit der Kom­bi­na­ti­on [Alt]-Taste + Zahlen von [1] bis [9] eine aus­ge­wähl­te Zahl von Tagen anzeigen lassen. Drücken Sie zum Beispiel [Alt] + [3], um nur drei Tage auf einmal zu sehen.
• Kalender in Tagen und Wochen anzeigen: Über den Reiter „Start“ lassen Sie sich mit den ent­spre­chen­den Me­nü­punk­ten den aktuellen Kalender in Tages-, Wochen- und Mo­nats­an­sicht oder als Ar­beits­wo­che anzeigen.
• Mehrere Kalender gleich­zei­tig: Mit der Option „Meine Kalender“ können Sie mehrere Kalender gleich­zei­tig oder über­ein­an­der­ge­legt anzeigen lassen. Setzen Sie einfach ein Häkchen bei den be­nö­tig­ten Kalendern. Möchten Sie einen Kalender in einem anderen ein­blen­den, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Ka­len­der­na­men.
• Aufgaben im Kalender anzeigen: Aufgaben und Kalender sind eng mit­ein­an­der verknüpft, daher lassen sich Aufgaben im Kalender anzeigen. Gehen Sie hierzu im Reiter „Ansicht“ auf „Tägliche Auf­ga­ben­lis­te“.

Kontakte-Ansicht

Vor allem bei Outlook-Konten mit sehr vielen Kontakten geht die Übersicht in der Ein­zel­an­sicht schnell verloren. Or­ga­ni­sier­ter wird es mit Ein­stel­lun­gen wie „Vi­si­ten­kar­te“ oder „Karte“ auswählen. Diese finden Sie im Reiter „Start“ unter „Aktuelle Ansicht“. Die Auf­lis­tung der Kontakte erfolgt über­sicht­lich und al­pha­be­tisch geordnet. Zudem besteht die Mög­lich­keit, die Sor­tier­re­gel in­di­vi­du­ell an­zu­pas­sen.

Aufgaben-Ansicht

Ihre Aufgaben in Outlook finden Sie im Reiter „Start“. Wechseln Sie zum Reiter „Ansicht“, sobald Sie sich im Auf­ga­ben­be­reich befinden, und gehen Sie auf „Ansicht ändern“. Dort legen Sie fest, wie die Anzeige Ihrer Aufgaben erfolgen soll. Stan­dard­mä­ßig handelt es sich um eine einfache Auf­lis­tung. Weitere Ansichten umfassen etwa:

• De­tail­an­sicht
• Nach Priorität
• Nach er­le­dig­ten Aufgaben
• Aufgaben in den nächsten sieben Tagen
• Über­fäl­li­ge Aufgaben

Weitere Ein­stel­lun­gen für die Outlook-Ansicht

Zu­sätz­lich zu den Haupt­ein­stel­lun­gen für eine in­di­vi­du­el­le Outlook-Dar­stel­lung bietet Ihnen Mi­cro­softs E-Mail-Dienst zahl­rei­che weitere Detail-Kon­fi­gu­ra­tio­nen. Wir geben Ihnen einen kurzen Überblick zu den wich­tigs­ten Punkten:

Outlook im Dun­kel­mo­dus nutzen

Ein Dark Mode zählt bei den meisten An­wen­dun­gen und Outlook-Al­ter­na­ti­ven zum Standard. Um auch in Outlook den Nacht­mo­dus zu ak­ti­vie­ren, gehen Sie auf „Datei“ > „Office-Konto“ > „Office-Design“. Dort legen Sie den ge­wünsch­ten Dark Mode mit „Dun­kel­grau“ oder „Schwarz“ fest.

Schrift­de­sign für Nach­rich­ten ändern

Möchten Sie die Outlook-Stan­dard­schrift ändern und einen in­di­vi­du­el­len Schrift­grad für Nach­rich­ten festlegen, na­vi­gie­ren Sie zu „Datei“ > „Optionen“ > „Mail“ > „Brief­pa­pier und Schrift­grad“. Dort de­fi­nie­ren Sie die Stan­dard­schrift­art, die Schrift­far­be und den Schrift­grad für Ihre Nach­rich­ten.

Be­nut­zer­de­fi­nier­te Ansicht

Statt be­stehen­de Stan­dardan­sich­ten von Outlook an­zu­pas­sen, können Sie auch eine neue Ansicht kon­fi­gu­rie­ren. Hierzu gehen Sie auf den Reiter „Ansicht“ und auf „Aktuelle Ansicht“. Dort klicken Sie auf „Ansicht ändern“, an­schlie­ßend auf „Ansicht verwalten“ und auf die Option „Neu“. Sie benennen nun Ihre neue Ansicht und wählen aus An­sichts­ty­pen wie Tabelle, Zeitskala, Karte oder Kontakte.

An­zei­ge­dich­te

Wie viele Nach­rich­ten und wie viel Sie von einer Nachricht im Postfach sehen, lässt sich mit der An­zei­gen­dich­te bestimmen. Hierzu gehen Sie auf den Reiter „Ansicht“ und wählen unter dem Bereich „Layout“ je nach Bedarf die An­zei­gen­dich­te nach den folgenden Punkten aus:

• Voll­stän­dig: Nach­rich­ten mit Ab­sen­der­bild sowie Vorschau für Anlagen und Nach­rich­ten­text (Betreff, Teil der ersten Zeile, Absender)
• Mittel: Vor­schau­t­ext mit Abstand zwischen den Nach­rich­ten
• Kom­pri­miert: Minimaler Abstand mit Vor­schau­t­ext