Dropbox Logs

In Dropbox finden Sie Logs zu ver­schie­de­nen Er­eig­nis­sen und Ak­ti­vi­tä­ten. Dazu zählen Logfiles zu Er­eig­nis­sen, Ak­ti­vi­tä­ten, ver­bun­de­nen Geräten, Brow­ser­ty­pen und Team­ak­ti­vi­tä­ten. Dropbox Logs listen relevante Daten zu Zu­griffs­zei­ten, Zu­griffs­ar­ten sowie zu Än­de­run­gen und Nut­zer­da­ten auf und erweisen sich aus or­ga­ni­sa­to­ri­scher Sicht sowie aus Si­cher­heits­grün­den als besonders praktisch.

Dropbox zählt neben Dropbox-Al­ter­na­ti­ven wie Google Drive und iCloud zu den po­pu­lärs­ten Anbietern für Cloud-Speicher und Fi­le­hos­ting weltweit. Der Dienst bietet Nut­ze­rin­nen und Nutzern im kos­ten­lo­sen Tarif einen Cloud­spei­cher von 2 GB. Zudem stellt er eine prak­ti­sche Al­ter­na­ti­ve zu FTP dar, indem Sie per Dropbox Transfer bis zu 100 MB versenden. Mehr Speicher und Funk­tio­nen bietet Dropbox mit kos­ten­pflich­ti­gen Plänen.

Da es bei Cloud­diens­ten immer auch auf Da­ten­schutz, Cloud-Si­cher­heit und Zu­griffs­kon­trol­le ankommt, bietet Dropbox au­to­ma­ti­sche Berichte in Form von Dropbox Logfiles. Diese do­ku­men­tie­ren Än­de­run­gen an Dateien, si­cher­heits­re­le­van­te Er­eig­nis­se, neu hoch­ge­la­de­ne Dateien, ver­bun­de­ne Geräte und vieles mehr. Für Ein­zel­nut­ze­rin­nen und Ein­zel­nut­zer, die Dropbox als Backup für Dateien verwenden, bieten Logs die Mög­lich­keit, ver­däch­ti­ge Zugriffe zu iden­ti­fi­zie­ren. Für Nut­ze­rin­nen und Nutzer, die Dropbox im Team sowie ge­schäft­lich nutzen, dienen die Logs zur Or­ga­ni­sa­ti­on, Über­wa­chung, De­le­gie­rung und Analyse der Team­ak­ti­vi­tä­ten.

Dropbox legt für Ihre Dropbox-Ak­ti­vi­tä­ten ver­schie­de­ne Logfiles an. Im Folgenden erklären wir, wie Sie Logfiles finden und öffnen. Die Vor­ge­hens­wei­se funk­tio­niert auf dem Desktop-PC oder in Ihrer Mobile-Browser-App identisch.

Logfiles für Er­eig­nis­se listen Ihnen alle Ak­ti­vi­tä­ten im Zu­sam­men­hang mit dem be­tref­fen­den Dropbox-Account auf. Sie finden die Event-Logfiles wie folgt:

Schritt 1: Öffnen Sie den Link dropbox.com/events und melden Sie sich an.

Schritt 2: Im „Er­eig­nis­se“-Menü sehen Sie nun die Liste aller Ak­ti­vi­tä­ten. Auf der rechten Bild­schirm­sei­te finden Sie die Me­nü­fel­der „Alle Er­eig­nis­se“ und darunter ein Ka­len­der­me­nü, mit dem Sie gezielt nach Er­eig­nis­sen in einem be­stimm­ten Zeitraum suchen.

Die Log-Funktion „Aktivität“ bietet eine Auf­lis­tung aller Ak­ti­vi­tä­ten, die mit im Dropbox-Account ge­spei­cher­ten Dateien, Ordnern oder Projekten zu­sam­men­hän­gen. Dazu zählen In­for­ma­tio­nen und Optionen zu folgenden Ak­ti­vi­tä­ten:

• Hin­zu­ge­fügt
• Be­ar­bei­tet
• Ver­scho­ben
• Umbenannt
• Zu­rück­ge­setzt (auf frühere Version)

Gehen Sie wie folgt vor, um die Ak­ti­vi­tä­ten auf­zu­ru­fen:

Schritt 1: Melden Sie sich im Dropbox-Account an.

Schritt 2: Im Startmenü sehen Sie rechts unten die Option „Aktivität“. Klicken Sie darauf.

Schritt 3: Im „Aktivität“-De­tail­be­reich sehen Sie den „Filter“. Klicken Sie darauf, um In­for­ma­tio­nen zu auf­ge­zeich­ne­ten Ak­ti­vi­tä­ten zu bekommen. Sie können die Funktion für Ordner oder aus­ge­wähl­te Dateien und Projekte nutzen.

Schritt 4: Wenn Sie für die jeweilige Datei die Option „Be­trach­ter­in­fo anzeigen“ aktiviert haben, sehen Sie in der Da­tei­vor­schau, welche Nut­ze­rin­nen und Nutzer mit Lese- oder Be­ar­bei­tungs­zu­griff eine frei­ge­ge­be­ne Datei gerade be­trach­ten bzw. geöffnet haben.

An­ge­zeig­te In­for­ma­tio­nen zu Ak­ti­vi­tä­ten beziehen sich nicht auf Dateien, die von Dropbox her­un­ter­ge­la­den und extern be­ar­bei­tet wurden.

Logs zu ver­bun­de­nen bzw. an­ge­mel­de­ten Geräten und Browsern dienen ins­be­son­de­re der Si­cher­heit des Dropbox-Kontos. Mit ihnen über­prü­fen Sie, ob nur bekannte Geräte mit Zu­griffs­be­rech­ti­gung angezeigt werden. Die Logs finden Sie unter dem Bereich „Si­cher­heit“ in Ihren Profil-Ein­stel­lun­gen. Sie un­ter­tei­len sich in die Ka­te­go­rien:

• Web­brow­ser: In­for­ma­tio­nen zu Brow­ser­typ, Ort und Zeit der Anmeldung sowie IP-Adresse
• Geräte/Mit Paper ver­knüpf­te Mo­bil­ge­rä­te: In­for­ma­tio­nen zu Ge­rä­te­na­men, Standort, Zeit der Anmeldung
• Mo­bil­ge­rät-Kontakte: In­for­ma­tio­nen zu im­por­tier­ten Kontakten der ver­knüpf­ten Mo­bil­ge­rä­te

Gehen Sie wie folgt vor, um die In­for­ma­tio­nen auf­zu­ru­fen:

Schritt 1: Melden Sie sich in Ihrem Konto an und klicken Sie oben rechts auf Ihr Pro­fil­bild. Sie finden hier die Option „Ein­stel­lun­gen“.

Schritt 2: Gehen Sie im „Ein­stel­lun­gen“-Menü auf den Reiter „Si­cher­heit“.

Schritt 3: Im „Si­cher­heit“-Menü finden Sie In­for­ma­tio­nen zu aktuell an­ge­mel­de­ten Web­brow­sern, mit dem Dropbox-Account ver­knüpf­ten Geräten, mit Paper ver­knüpf­ten Geräten und im­por­tier­ten Mo­bil­ge­rä­te-Kontakten.

Schritt 4: Tauchen un­be­kann­te Geräte, Browser oder Kontakte auf, über­prü­fen Sie, ob bereits Än­de­run­gen an Dateien vor­ge­nom­men wurden.

Wenn Sie einen Dropbox-Business-Account nutzen, steht Ihnen das Analyse-Dashboard für Dropbox-Business zur Verfügung. Dieses bietet Ihnen hilf­rei­che und über­sicht­li­che In­for­ma­tio­nen zu zu­rück­lie­gen­den und aktuellen Team­ak­ti­vi­tä­ten sowie Shortcuts zu wichtigen Ad­mi­nis­tra­tor-Funk­tio­nen. Dazu zählt auch die Suche nach be­stimm­ten Mit­glie­dern, inklusive Name und E-Mail, die Anzahl aktueller Mit­glie­der, Ein­la­dun­gen, Lizenzen und kürzlich hin­zu­ge­füg­te Mit­glie­der. Zudem finden Sie eine Übersicht zum Umfang der Team­ak­ti­vi­tä­ten. Hierzu gehören Details über:

• Dateien und geteilte Ordner von aus­ste­hen­den und hin­zu­ge­füg­ten Mit­glie­dern
• Dateien und geteilte Ordner von ge­lösch­ten Mit­glie­dern
• Aktive und ar­chi­vier­te Ordner von Team­mit­glie­dern

Das Analyse-Dashboard rufen Sie wie folgt auf:

Schritt 1: Melden Sie sich als Ad­mi­nis­tra­tor in Ihrem Dropbox-Konto an.

Schritt 2: Gehen Sie im linken Menü auf den Punkt „Ver­wal­tungs­kon­so­le“.

Schritt 3: Unter „Aktivität“ sehen nun In­for­ma­tio­nen wie:

• Aktive Mit­glie­der
• Spei­cher­platz
• Erstellte Links
• Aktive frei­ge­ge­be­ne Ordner
• Aktive Geräte
• Relevante Zahlen

Zudem stehen Ihnen in der Ver­wal­tungs­kon­so­le folgende Funk­tio­nen zur Verfügung:

• Team­mit­glie­der suchen
• Team-Sta­tis­ti­ken abrufen
• Neue Nutzer einladen
• An Ein­la­dun­gen erinnern
• Hin­zu­fü­gen von Lizenzen
• Nut­zungs­da­ten für be­stimm­ten Zeitraum
• In­ten­si­tät von Team-Ak­ti­vi­tä­ten
• Si­cher­heits­warn­mel­dung anzeigen
• Externe Freigaben ansehen

Zu den In­for­ma­tio­nen, die Sie über die Ver­wal­tungs­kon­so­le erhalten, zählen Team­ak­ti­vi­tä­ten der letzten 28 Tage. Zu do­ku­men­tier­ten Ak­ti­vi­tä­ten gehören das Hin­zu­fü­gen, Be­ar­bei­ten, Be­trach­ten und Teilen von Dateien. Außerdem sehen Sie Infos zum belegten Spei­cher­platz und mit min­des­tens zwei Mit­glie­dern geteilten Links und Ordnern. Um eine gezielte Suche durch­zu­füh­ren, können Sie die In­for­ma­tio­nen nach Kriterien wie Zeit­räu­men, Mit­glie­dern, Dateien oder Ak­ti­vi­tä­ten filtern. Hierzu gehen Sie auf „Aktivität“ und auf „Aktivität hin­zu­fü­gen“.

Dropbox bietet Ad­mi­nis­tra­to­ren die Mög­lich­keit, Ak­ti­vi­täts­be­rich­te zu erstellen und zu ex­por­tie­ren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Schritt 1: Melden Sie sich als Ad­mi­nis­tra­tor im Dropbox-Konto an.

Schritt 2: Gehen Sie auf „Ver­wal­tungs­kon­so­le“ und auf „Aktivität“.

Schritt 3: Filtern Sie die ge­wünsch­ten Daten nach ent­spre­chen­den Kriterien.

Schritt 4: Ex­por­tie­ren Sie den Logfiles-Bericht mit „Bericht erstellen“.

Log-Berichte werden lokal als CSV-Dateien ge­spei­chert. Sie finden sie im Ordner „Berichte für Dropbox Business“. Sobald der Bericht verfügbar ist, erhalten Sie eine Be­stä­ti­gung per E-Mail. Der Bericht enthält je nach Fil­ter­kri­te­ri­en In­for­ma­tio­nen über:

• Datum und Uhrzeit von Ak­ti­vi­tä­ten
• Nut­ze­rin­nen und Nutzer, die eine Aktion durch­führ­ten
• Details zur do­ku­men­tier­ten Aktivität
• Standort des Zugriffs und IP-Adresse
• Genutzte Apps und Kom­men­ta­re
• Logins und benutzte Pass­wör­ter
• Da­tei­an­fra­gen
• Gruppen, Mit­glie­der, Team-Ordner, Team-Regeln und Team-Profile

Eine weitere Log-Funktion für Admins umfasst Logs zu geteilten Dateien. Sie sehen In­for­ma­tio­nen zu Frei­ga­be­ak­ti­vi­tä­ten und zu Dateien, die Mit­glie­der innerhalb oder außerhalb des Un­ter­neh­mens teilen. Sie rufen die Logs wie folgt auf:

Schritt 1: Melden Sie sich als Ad­mi­nis­tra­tor bei Dropbox an.

Schritt 2: Gehen sie auf „Ver­wal­tungs­kon­so­le“ und „Aktivität“ und wählen Sie den Filter „Freigabe“.

Schritt 3: Neueste Frei­ga­be­ak­ti­vi­tä­ten für Mit­glie­der sehen Sie, wenn Sie im linken Menü auf „Nutzer“ gehen und in der Liste auf ein be­stimm­tes Mitglied klicken.

Schritt 4: Um alle Aktionen im Zu­sam­men­hang mit einem Team zu sehen, wählen Sie die Option „Voll­stän­di­gen Bericht erstellen“. In diesem sehen Sie alle Aktionen in Ver­bin­dung mit Frei­ga­be­ak­ti­vi­tä­ten be­stimm­ter Mit­glie­der.

Frei­ga­be­ak­ti­vi­tä­ten, die von Dropbox do­ku­men­tiert werden, umfassen:

• Erstellen eines frei­ge­ge­be­nen Ordners
• Ein­la­dun­gen zu Ordnern
• Beitritt zu einem Ordner
• Entfernen eines Mit­glie­des aus einem Ordner
• Ändern von Mit­glie­der­rol­len
• Über­tra­gen der Ei­gen­tü­mer­schaft eines Ordners
• Aufheben der Ord­ner­frei­ga­be
• Ändern der Frei­ga­be­be­rech­ti­gun­gen eines Ordners
• Ändern der all­ge­mei­nen Frei­ga­be­be­rech­ti­gun­gen für Ordner
• Ver­schie­ben eines frei­ge­ge­be­nen Ordners von einem ge­schäft­li­chen in einen privaten Dropbox-Account

Unter „Aktivität“ finden Sie zudem aus­führ­li­che In­for­ma­tio­nen zu Aktionen im Zu­sam­men­hang mit geteilten Daten, frei­ge­ge­be­nen Links, Da­tei­an­fra­gen und Paper-Frei­ga­be­vor­gän­gen.