Word-Dateien in PDFs umwandeln: So geht’s!

Sie möchten ein Word-Dokument als PDF ab­spei­chern und ver­schi­cken? Das hat viele Vorteile: PDF-Dateien sind kompakt, lassen sich auf den meisten Systemen (mithilfe ver­schie­de­ner Gratis-Tools) öffnen und bereiten – anders als Word-Dateien – kaum Probleme hin­sicht­lich Kom­pa­bi­li­tät und Format. Das via PDF ge­spei­cher­te Layout bzw. Design bleibt auch nach dem Ver­schi­cken erhalten. Das ist bei einem Word-Dokument, (.doc), das beim Empfänger mit anderen Word-Versionen oder Tools wie Open­Of­fice geöffnet wird, häufig nicht der Fall: Denn dabei kann es zu For­mat­ver­schie­bun­gen im Text kommen. Auch bei der Dar­stel­lung von Bildern und Schrift­ar­ten gibt es bei Word-Do­ku­men­ten mitunter Kom­pli­ka­tio­nen. PDF-Dateien werden nach dem Öffnen hingegen immer gleich dar­ge­stellt – die ur­sprüng­li­che For­ma­tie­rung bleibt stets erhalten.

PDFs sind ins­be­son­de­re dann sinnvoll, wenn Sie ein Dokument zum Drucken ver­schi­cken möchten. Denn das Dokument wird dann genau so gedruckt, wie es in der PDF-Datei dar­ge­stellt wird. Außerdem können Sie Ihr PDF-Dokument vor der Be­ar­bei­tung mithilfe eines Passworts schützen, damit Unbefugte nur bestimmte oder gar keine Än­de­run­gen vornehmen können. Darüber hinaus lässt sich festlegen, wer die Datei überhaupt öffnen oder drucken darf. Eine PDF-Datei bietet im Vergleich zu einem Word-Dokument somit deutlich mehr Kontrolle über die spätere Dar­stel­lung und den Zugriff auf sie.  

Wir zeigen Ihnen ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten, wie Sie ein Word-Dokument in eine PDF-Datei umwandeln können.

Haben Sie diese Option gewählt, dann können Sie in einem neuen Dia­log­feld das Passwort festlegen. Speichern Sie die Datei ab, sobald Sie fertig sind. Dieses Verfahren kostet kaum Zeit und ist für die meisten Nutzer mehr als aus­rei­chend. Doch sind die wählbaren Optionen in Word begrenzt: So können Sie bei­spiels­wei­se nur die gesamte PDF-Datei mit einem Passwort schützen – nicht aber einzelne Funk­tio­nen sperren. Außerdem benötigt die auf diese Weise erstellte PDF-Datei meist mehr Spei­cher­platz, als notwendig wäre.  

Wenn Sie eine präzisere Kontrolle über Ihr end­gül­ti­ges PDF-Dokument haben möchten, dann sollten Sie zu einem spe­zi­el­len Tool greifen. Suchen Sie lediglich eine un­kom­pli­zier­te Mög­lich­keit, Word-Dateien in PDFs um­zu­wan­deln, dann reicht die oben be­schrie­be­ne Word-Funktion voll­kom­men aus.

Spezielle Software zum Umwandeln von Word-Dateien in PDFs  bietet meist deutlich mehr Features als die im­ple­men­tier­te Funktion von Microsoft Word. Während Programme, mit denen Sie PDFs auch direkt be­ar­bei­ten können, mitunter sehr teuer sind, reicht für die bloße Um­wand­lung meist ein kos­ten­lo­ses Tool voll­kom­men aus. Solche Tools in­stal­lie­ren häufig auch einen spe­zi­el­len Dru­cker­trei­ber, um die Kon­ver­tie­rung noch einfacher zu gestalten. Auf diese Weise können Sie das Dokument einfach über die Drucken-Funktion in das ge­wünsch­te PDF-Format umwandeln. Der Drucker zeigt die Datei schließ­lich exakt so an, wie er sie später ausdruckt. Speichern Sie das Dokument dann in der Druck­vor­schau als PDF-Datei, erhalten Sie das genau ge­wünsch­te Dokument in un­ver­än­der­ter For­ma­tie­rung.

Über „Ein­stel­lun­gen“ lassen sich zahl­rei­che Optionen nutzen: Der Umfang reicht von einer Ver­schlüs­se­lung bis hin zur au­to­ma­ti­schen Spei­che­rung. Mit „Sammeln“ können Sie den aktuellen Auftrag zudem einer anderen PDF-Datei hin­zu­fü­gen. So lassen sich mehrere Word-Dokumente ganz leicht zu einer einzigen PDF-Datei zu­sam­men­füh­ren. Die „E-Mail“-Funktion hängt die PDF-Datei direkt an eine E-Mail an. Mit „Speichern“ erstellen Sie das PDF ganz einfach als Datei auf Ihrem Computer.

Bei der kos­ten­frei­en Variante des PDFCrea­tors müssen Sie hier und da Wer­be­ein­blen­dun­gen hinnehmen. Diese Wer­be­ein­blen­dung entfällt jedoch bei den kos­ten­pflich­ti­gen Varianten des Tools. 

PDFCreator liefert direkt das Tool PDFAr­chi­tect mit, das einige simple Be­ar­bei­tungs­op­tio­nen bietet –  wie etwa PDFs zu drehen, aufteilen, zu­sam­men­füh­ren, zu ver­schlüs­seln oder eigenen Text ein­zu­fü­gen.

Nach demselben Prinzip wie der PDFCrea­tor funk­tio­niert auch PDF24. Das Tool fungiert nach der In­stal­la­ti­on ebenfalls als Art Pseu­do­dru­cker, den man als „pdf24“ beim Drucken anwählen kann. PDF24 ist al­ler­dings deutlich schlanker als PDFCrea­tor und ver­zich­tet auf Adware. Neben einer einfachen Be­ar­bei­tung, Ver­schlüs­se­lung, Auf­tei­lung und Zu­sam­men­füh­rung er­mög­licht PDF24 es den Nutzern auch, eine PDF-Datei in eine Bild-Datei um­zu­wan­deln. Auch die in­te­grier­te Fax­funk­ti­on ist überaus praktisch.

Wenn Sie ein PDF-Tool für den Mac suchen, um Word-Dateien in PDFs umwandeln, dann hilft Ihnen das vor­in­stal­lier­te TextEdit weiter. Öffnen Sie dazu Ihr Dokument einfach via TextEdit. Unter dem Reiter „Ablage“ finden Sie auch die Option „Drucken“. Im sich dann öffnenden Dia­log­feld können Sie unter „PDF“ ein Dropdown-Menü aufrufen, über das sich das be­tref­fen­de Dokument als PDF sichern, faxen und versenden lässt. Wenn Sie die Datei ver­schlüs­seln möchten, können Sie das Dokument in der Vorschau unter „Ablage“ „ex­por­tie­ren“. Dort haben Sie dann einige Ver­schlüs­se­lungs­op­tio­nen.

Da Macs bereits mit diesem Tool geliefert werden, gibt es speziell für das Mac-Systeme weitaus weniger PDF-Kon­ver­tie­rungs­soft­ware als für Windows. Natürlich enthalten die kos­ten­pflich­ti­gen PDF-Programme von Adobe Acrobat ebenfalls ent­spre­chen­de Funk­tio­nen bereit – der Funk­ti­ons­um­fang geht jedoch weit über eine einfache Kon­ver­tie­rung hinaus und ent­spre­chend teuer sind diese Tools.  Für die einfache Um­wand­lung reicht das kos­ten­lo­se TextEdit allemal aus.

Im Netz können Sie mitt­ler­wei­le über spezielle Websites Word-Dokumente in PDFs umwandeln. Dabei fügen Sie das Original per Upload-Funktion hinzu und die Website bietet Ihnen die fertige PDF-Datei zum Download an. Reicht einem eine einfache Kon­ver­tie­rung in eine PDF-Datei aus, ist diese Methode besonders zeit- und res­sour­cen­spa­rend – schließ­lich müssen Sie keine spezielle Software in­stal­lie­ren.

Al­ler­dings ist die Si­cher­heit Ihrer Dateien dabei nicht immer ge­währ­leis­tet: In unseren Bei­spie­len ver­si­chern die Betreiber zwar, dass alle Dateien kurz nach Be­en­di­gung des Vorgangs gelöscht werden – eine hun­dert­pro­zen­ti­ge Si­cher­heit haben Sie ohne Kontrolle al­ler­dings nicht. Wir können diese Services bei hoch­sen­si­blen Daten und Do­ku­men­ten daher nur ein­ge­schränkt und ohne Gewähr empfehlen.

Das Gratis-Tool erlaubt al­ler­dings nur zwei Um­wand­lun­gen pro Stunde. Deswegen wird für Smallpdf Pro geworben, das Sie über dieselbe Website abon­nie­ren und benutzen können. Mit der kos­ten­pflich­ti­gen Pro-Version haben Sie dann un­ein­ge­schränk­ten Zugriff auf alle Funk­tio­nen. Das Tool überzeugt auch in der kos­ten­frei­en Version durch seine Schnel­lig­keit. Wer viele Word-Dateien umwandeln möchte bzw. muss, kommt an der kos­ten­pflich­ti­gen Variante al­ler­dings kaum vorbei – oder muss auf andere Programme aus­wei­chen.

Die Website enthält einige Wer­be­ein­blen­dun­gen – pro­ble­ma­tisch dabei ist, dass einige Wer­be­trei­ben­de ihre Werbung wie Download-Schalt­flä­chen aussehen lassen, um zu einem Klick zu verleiten.

Das wer­be­fi­nan­zier­te Online-Tool Online2PDF er­mög­licht die Kon­ver­tie­rung von bis zu 20 Dateien gleich­zei­tig. Auch hier funk­tio­niert das ganze via Drag-and-drop, wobei sich gleich mehrere Dateien auf einmal in ent­spre­chen­des Fenster ziehen lassen. Sie können die Word-Dateien dann zu einer einzelnen PDF umwandeln und zu­sam­men­fü­gen, sie einzeln kon­ver­tie­ren oder sich alle Ein­zel­sei­ten der Dokumente in einzelnen PDFs ausgeben lassen. Die Kon­ver­tie­rung erfolgt zwar relativ langsam, das Ergebnis ist aber über­zeu­gend.