Microsoft-Excel-Alternativen: 5 überzeugende Gratis-Anwendungen

Microsofts Tabellenkalkulation Excel ist die beliebteste und am weitesten verbreitete Planungs-Software für Unternehmen. Von einfachen Kostenaufstellungen bis hin zu komplexen Finanzierungsmodellen mit Graphen und Diagrammen – mit der Office-Software lässt sich eine Vielzahl an komplexen Darstellungen gestalten und verarbeiten. Doch wer die Anschaffungsgebühr von über 100 Euro für ein komplettes Office-Paket lieber sparen möchte, muss nicht verzweifeln: Einige kostenlose Alternativprogramme erfüllen Microsoft Excels gängigste Funktionen und unterscheiden sich in Struktur und Design erstaunlich wenig von der gewohnten Benutzeroberfläche. Die Freeware- und Open-Source-Alternativen bieten einen wichtigen Vorteil: Bei oft vergleichbarer Leistung sind sie gratis nutzbar und werden teils kontinuierlich weiterentwickelt. Doch welche sinnvollen kostenlosen Microsoft-Excel-Alternativen gibt es, und was leisten sie im Vergleich zum Marktführer? Wir stellen Ihnen 5 praktische Programme vor.

Calc – die OpenOffice-Lösung

Bei der Verarbeitung und Planung von Text- und Bildinhalten ist man dank der Entwicklung diverser Freeware schon lange nicht mehr nur auf die kostenpflichtigen Dienste von Microsoft Word, Excel, Outlook und PowerPoint angewiesen – mittlerweile gibt es eine beachtliche Zahl an kostenlosen Office-Paketen, die alle wichtigen Funktionen für den täglichen Gebrauch am Schreibtisch bieten. Apache OpenOffice, ehemals als OpenOffice.org bekannt, ist die wohl meistgenutzte Alternative zu Microsoft Office. Aber auch LibreOffice, das seinerzeit ebenfalls aus dem OpenOffice-Paket entstand und seit 2010 weiterentwickelt wird, ist eine veritable Option. Beide Office-Pakete ähneln sich und sind für erfahrene Microsoft-User in der Regel leicht zu bedienen. Als Tabellenkalkulations-Tool von Apache OpenOffice und LibreOffice zählt das Open-Source-Tool Calc somit zu den besten Microsoft-Excel-Alternativen.

Calc ist Excel sogar in Look und Funktionen relativ ähnlich, allerdings ohne das mittlerweile modernisierte Microsoft-Interface zu imitieren. Ähnlich wie Excel bietet Calc eine große Bandbreite an Funktionen, etwa komplexe Zellformatierungen, Quelldatenübernahme in Kreuztabellen, filterbare Pivot-Tabellen, diverse Formatvorlagen, flexibel drehbare Inhalte, Hintergründe, Rahmen, aber auch einfache Shortcuts wie den Summen-Button. Darüber hinaus bietet es die Möglichkeit für parallele Zugriffe durch andere Nutzer. Tabellen werden im XML-basierten OpenDocument-Format (.ods) gespeichert, was über andere OpenDocument-fähige Software geöffnet werden kann.

Es gibt allerdings eine gewisse Einschränkung in der Kompatibilität mit Excel: Apache OpenOffice Calc öffnet zwar das aktuelle Microsoft-Dateiformat .xlsx, kann dies jedoch höchstens im älteren .xls-Format speichern. Das Calc-Programm von LibreOffice kann hingegen auch das .xlsx-Format problemlos speichern und lässt sich sogar mobil in einem Android-Viewer abrufen. In puncto Kompatibilität hat es also leicht die Nase vorn. Beide OpenOffice-Optionen sind mit Windows, macOS und Linux kompatibel. Einen Überblick über weitere praktische, kostenlose Office-Alternativen gibt es hier.

Fazit: Für den privaten Alltagsgebrauch sowie für den Business-Bereich sind die OpenOffice-Versionen von Calc praktische Alternativen zu Excel, da sie die nötigen Grundfunktionen bieten und durch ein vergleichbares Interface wenig Umgewöhnung erfordern. Allein bei der Kompatibilität der Dateiformate kann es hier leichte Einschränkungen geben. Ansonsten können sich die Funktionen aber sehen lassen.

Vorteile Nachteile
Kompatibel mit Windows, macOS und Linux Speichert keine aktuellen .xlsx-Formate (Apache)
Funktionen ähnlich Excel Formatverluste öder -änderungen in Excel möglich
Verarbeitet OpenDocument- und Excel-Dateien  
Bietet mobilen Android-Viewer (Libre)  

Google Sheets (Tabellen) – das einfache Browser-Tabellen-Tool

Suchmaschinengigant Google bietet für seine Nutzer ebenfalls gratis eine Tabellenerstellung und -bearbeitung an. Über die browserbasierten Office-Tools von Google Docs kann man als eingeloggter User neben Texten, Formularen und Präsentationen auch Tabellenkalkulationen online generieren – mit der Tabellen-Funktion Google Sheets. Wer sich von klassischen Desktop-Varianten frei machen kann, hat hier nach der Registrierung ein nützliches und vor allem mobil verfügbares Tool an der Hand.

Neben den gängigen Funktionen wie Pivot-Tabellen und diversen Formatierungsoptionen bietet Google Sheets im Vergleich zu Excel einen klaren Vorteil – den kollektiven, mobilen Dokumenten-Zugang: Durch seine Beschränkung auf den Webservice ist das Tool besonders schnell und ein mobiler Zugriff durch mehrere Nutzer bequem via App möglich. Im Browser lassen sich hier mit verschiedenen Formatvorlagen gängige Tabellen recht intuitiv erstellen. Die Kompatibilität ist dabei auch kein Problem: Excel-Dateien und Google-Tabellen können flexibel gespeichert, verarbeitet und konvertiert werden. Die praktische „Revision History“ ermöglicht zudem eine schnelle Übersicht zum Bearbeitungsstand je Projekt, der automatisch gespeichert wird. Mit dem Speicherplatz von 15 GB auf Google Drive lässt sich pro Konto auch eine großzügige Tabellen-Anzahl anlegen. Sheets ist allerdings auch wesentlich sparsamer gestaltet als Excel und benötigt vorab die Registrierung über ein persönliches Google-Konto.

Fazit: Google Sheets ist im Gegensatz zu Excel in seinen Funktionen eher eingeschränkt. Wer allerdings einen flexiblen, mobilen Zugang zu Tabellen möchte, hat hiermit ein nützliches, schnelles und praktisches Browser-Tool an der Hand. Per Google-Konto lassen sich die Projekte auch bequem mit anderen teilen, und sogar die Verarbeitung von Excel-Dateien ist mit Sheets kein Problem.

Vorteile Nachteile
Browserbasiert (nicht abhängig von Betriebssystemen) Auf Onlinenutzung beschränkt
Funktionen intuitiv und leicht bedienbar Eingeschränkte Funktionen und Vorlagen
Verarbeitet, importiert und speichert Excel-Dateien Nur mit Google-Konto nutzbar
Nutzung via App ermöglicht mobile Projektarbeit mit mehreren Beteiligten In China wegen Google-Sperre nicht nutzbar
Automatische Datensicherung in der Google-Cloud (Autosave)  
Überblick und Wiederherstellung von alten Dokumenten-Versionen („Revision History“)  
Leistungsstark und schnell  

Gnumeric – schlankes Tool ohne Schnörkel

Hervorgegangen aus dem Linux-GNOME-Projekt, bietet die freie Open-Source-Software Gnumeric ebenfalls eine respektable Excel-Alternative, auch für komplexere Kalkulationen. Aufgrund seiner geringen Ressourcenbindung ist es ebenso für langsame Rechner empfehlenswert. Diagramme, Graphen, finanzmathematische Formeln und statistische Analysen lassen sich mit Gnumeric und den dazugehörigen Plug-ins adäquat verarbeiten. Als kompatibles Tool kann es, neben OpenDocuments, auch .xls- und .xlsx-Dateien verarbeiten und speichern. Allerdings ist die eher minimalistische Freeware etwas umständlich zu bedienen und hat nicht den Umfang des Marktführers von Microsoft, wie etwa Pivot-Tabellen oder Makro-Integration. Dafür ist sie auch als portable Version verfügbar. Ein weiterer Nachteil: Die Nutzersprache ist Englisch und das Programm ist hauptsächlich für Linux verfügbar. Offizielle Windows-Versionen gibt es nicht und Mac-User sind bei Gnumeric bislang gänzlich außen vor.

Fazit: Wer als Linux-Nutzer nach guten Microsoft-Excel-Alternativen sucht, die vor allem für Diagramme und mathematische Formeln geeignet sind, liegt mit Gnumeric richtig. Für Autodidakten bietet GNOME dazu noch eine umfangreiche Gebrauchsanleitung an. Diese ist allerdings, wie das Programm selbst, nur auf Englisch verfügbar.

Vorteile Nachteile
Gut für Diagramme und mathematische Formeln Nicht kompatibel mit macOS
Verarbeitet und speichert Excel-, OpenDocument- und LOTUS-Formate Nicht für große Datenmengen geeignet
  Benutzeroberfläche erfordert Umgewöhnung
  Nicht auf Deutsch verfügbar

Apple Numbers – für Tabellen mit attraktivem Look

Apples Tabellenkalkulation Numbers ist eine speziell für Mac, iPhone und iPad optimierte Web-App. Browserbasiert ermöglicht es als Teil der iWork-Suite für iCloud ebenfalls einen Gruppenzugriff auf einzelne Projekte, die sich in Echtzeit mitverfolgen und von mehreren Nutzern synchron bearbeiten lassen. Numbers lässt sich per App bequem mobil an verschiedenen Orten und mit unterschiedlichen Geräten nutzen. Es erfordert lediglich die Anmeldung in der iCloud-Plattform.

Numbers kann Tabellen importieren und im Excel-Format speichern. Analog zum betont kreativen Apple-Design bietet es auch vielfältige optische Gestaltungsoptionen für animierte Diagramme und Grafiken. Das macht Numbers zum stilvollen und modernen Tabellenpräsentations-Tool. Im Gegensatz zum eher konservativen Ansatz von Excel ist Numbers bis hin zur iconlastigen Benutzeroberfläche mehr auf optische Präsentation als auf reine Datenverarbeitung ausgelegt. Dies mag nicht in jeder Branche relevant sein, doch gerade für kreative Berufe eignet sich Numbers dafür umso mehr.

Fazit: Wer vor allem auf beeindruckende Optik und mobile Nutzung setzt, hat mit Numbers eine visuell ansprechende Excel-Alternative. In puncto Grundfunktionen ist das Tool mit Excel vergleichbar, übertrifft es sogar visuell mit einer Vielzahl ansprechender Templates, die Diagramme besser aussehen lassen. Die Nutzung via Browser ermöglicht ein synchrones, flexibles und mobiles Bearbeiten von Projekten – eben die stilvolle Art, Tabellen zu erstellen.

Vorteile Nachteile
Browserbasiert (nicht abhängig von Betriebssystemen) Formatverluste öder -änderungen in Excel möglich
Optimal für Mac, iPhone oder iPad Benutzeroberfläche erfordert Umgewöhnung
Leerdokumente (ohne Kacheln) lassen sich intuitiv gestalten  
Nutzung via App ermöglicht mobile Projektarbeit mit mehreren Beteiligten  
Gut für visuell ansprechende Präsentationen  
Importiert, verarbeitet und speichert Excel-Formate  

Spread32 (SpreadCE) – klein, mobil und funktional

Die Firma Bye Design Ltd. bietet mit Spread32 (je nach Version auch SpreadCE genannt) eine übersichtliche, schlanke und portable Tabellenkalkulation an, die gängige Dateiformate unterstützt. Über 300 Basisfunktionen umfassen Listen, Filter, Kalkulationen und ermöglichen sogar die Nutzung von Makros. Darüber hinaus verarbeitet und speichert Spread32 auch .xls- und .csv-Dateien. Wer nicht allzu viel Wert auf Design und Bedienkomfort legt, der besitzt mit Spread32 ein sehr kompaktes Tool für Windows- und Android-betriebene Endgeräte. Besonders praktisch: Die .exe-Datei benötigt wenig Speicherplatz und lässt sich daher bequem über die eigene Festplatte starten oder über portable Speichermedien wie USB-Sticks nutzen.

Fazit: Obwohl Spread32 als abgespecktes Programm mit Excel kaum gleichziehen kann, ist es erstaunlich umfangreich und bietet mit seiner flexiblen und einfachen Nutzung viele Vorteile für unterwegs. Ein handliches, praktisches Tool ohne Schnickschnack. Allerdings ist es bislang ausschließlich Windows-Nutzern vorbehalten.

Excel – universelles Powertool oder behäbiger Marktführer?

Für den professionellen Umgang mit großen, komplexen Datensätzen ist Excel nach wie vor das umfangreichste Tabellenkalkulationsprogramm. Vor allem im Finanzbereich, in dem fortgeschrittene Kalkulationen, Formeln und Darstellungen gefordert sind, kann die gängige Freeware der Microsoft-Anwendung schwerlich den Rang ablaufen. Große Datenmengen und komplexe Formeln sind hier noch immer am besten aufgehoben. Auch die Notwendigkeit, ohne Formatverluste zu arbeiten, mag die Tendenz zu weniger kompatiblen Ersatztools einschränken. Allerdings können sich kostenlose Microsoft-Excel-Alternativen, je nach Zweck, besonders für den moderaten Gebrauch lohnen.

Freeware-Tabellenkalkulationen haben, je nach Arbeitsbereich, entscheidende Vorteile gegenüber Excel – nicht nur bei den Anschaffungskosten. Insbesondere die Erstellung visuell attraktiver Tabellen und die flexible Bearbeitung über mobile Apps sind bei alternativen Tools wesentlich besser und intuitiver gestaltet. Für die einfache Nutzung von Kalkulationen im moderaten Umfang haben sie daher kaum Nachteile. Letztlich kommt es auf den jeweiligen Anwendungsbereich und die Frage an, inwieweit man geringfügige Formatverluste zwischen Excel und Freeware in Kauf nehmen möchte. Ersetzen werden die kostenlosen Alternativen Microsoft Excel vorerst nicht. Ausprobieren hat jedoch schon immer klüger gemacht.

Übersicht der Excel-Alternativen

Programm Betriebssystem Browser/Desktop Mobile Nutzung Kompatibilität mit Excel
Calc (Apache OpenOffice/LibreOffice) Windows macOS Linux Desktop Ja (LibreOffice) Öffnet und speichert .xlsx-Dateien (Libre), speichert .xls-Dateien (Apache)
Google Sheets Unabhängig Browser Ja (per App) Öffnet und speichert .xlsx-Dateien
Gnumeric Windows Linux Desktop Ja (portable Datei) Öffnet und speichert .xls- und .xlsx-Dateien
Apple Numbers Windows macOS (über iCloud) Browser Ja (per App) Öffnet .xls- und .xlsx-Dateien, speichert .xlsx-Dateien
Spread32 / SpreadCE Windows Desktop Ja (portable Datei) Öffnet und speichert .xls-Dateien

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