Google Sheet: Tabelle erstellen und optimal nutzen

Es ist mit wenigen Klicks möglich, Tabellen in Google zu erstellen. Um Zeit zu sparen und von Anfang an mit dem passenden Dokument zu arbeiten, lohnt sich der Einsatz einer For­mat­vor­la­ge. Durch ver­schie­de­ne in­te­grier­te Funk­tio­nen können Sie die Tabelle noch ziel­füh­ren­der verwenden.

Google Tabellen erstellen: Vorteile und Vor­aus­set­zun­gen

Zwar ist Microsoft Excel nach wie vor die be­kann­tes­te und be­lieb­tes­te Lösung im Segment der Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­on, die Kon­kur­renz von Google holt al­ler­dings trotzdem immer weiter auf. Dabei sprechen zwei Vorteile besonders für Google Sheets: Es ist im Gegensatz zur Lösung von Microsoft kostenlos und wird in den gesamten Google-Kosmos eingebaut. So ist es bei der Cloud-Lösung auch möglich, Dokumente zu teilen und gemeinsam oder auf einem anderen Device zu be­ar­bei­ten. Die einzige Vor­aus­set­zung dafür ist ein Google-Konto. Wenn Sie nun mit Google Sheet eine Tabelle erstellen möchten, sind die ersten Schritte schnell gemacht. Die wich­tigs­ten Punkte erklären wir Ihnen hier.

Erste Schritte zur Er­stel­lung einer Google Tabelle

Um mit Google Tabellen eine Tabelle zu erstellen, sind die folgenden Schritte nötig:

1. Rufen Sie die Website von Google Sheets auf.
2. Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an oder erstellen Sie ein neues Konto.
3. Klicken Sie oben unter „Neue Tabelle anlegen“ auf das große Plus­zei­chen, das mit „Leere Tabelle“ un­ter­ti­telt ist.
4. Nun gelangen Sie zu einer großen leeren Tabelle, mit der Sie nach Belieben arbeiten können. Diese besteht zunächst aus 26 Spalten (A bis Z) und 1.000 Zeilen (1 bis 1000). Den Umfang können Sie im späteren Verlauf nach eigenen Vor­stel­lun­gen anpassen.
5. Die neue Tabelle verfügt au­to­ma­tisch über eine eigene URL und wird auch in der Cloud ge­spei­chert. Sie können sie also jederzeit über ihre Adresse aufrufen oder finden sie unter dem oben hin­ter­leg­ten Link. Trotzdem ist es sinnvoll, der Tabelle direkt zu Beginn einen Namen zu geben. Diesen tragen Sie oben bei „Datei“ ein.
6. Möchten Sie die Tabelle mit anderen Personen teilen und zur Be­ar­bei­tung freigeben, finden Sie den ent­spre­chen­den Button oben rechts.

Der Aufbau einer Tabelle in Google

Die neue und bisher leere Tabelle besteht aus Zellen, die in Spalten und Zeilen an­ge­ord­net sind. Die Spalten werden durch Groß­buch­sta­ben markiert und die Zeilen durch Zahlen. Daraus ergibt sich die jeweilige Be­zeich­nung für sämtliche Zellen, die sich aus der Kom­bi­na­ti­on von Spalte und Zeile zu­sam­men­setzt. Zum Beispiel heißt die erste Zelle oben links A1. Diese Be­zeich­nun­gen können im weiteren Verlauf wichtig sein, wenn Sie nur bestimmte Bereiche Ihrer Tabelle be­rück­sich­ti­gen oder be­ar­bei­ten möchten. Für zahl­rei­che Funk­tio­nen, etwa die Er­stel­lung einer Pivot-Tabelle in Google Sheets, ist es sinnvoll, wenn Sie jede Spalte mit einer eigenen Über­schrift versehen.

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Vor allem für die Arbeit in Teams ist die Kom­men­tar­funk­ti­on sehr nützlich, die Sie über die Sprech­bla­se am rechten Rand ak­ti­vie­ren oder de­ak­ti­vie­ren können. Ansonsten ist der Aufbau von Excel und Google Sheets in weiten Teilen sehr ähnlich. Auch bei der kos­ten­lo­sen Variante finden Sie zahl­rei­che Funk­tio­nen und Optionen in den Reitern. Dort können Sie auch zu­sätz­li­che Er­wei­te­run­gen im­por­tie­ren oder nützliche Tools einsetzen. Um eine noch schnel­le­re Nutzung zu er­mög­li­chen, bietet Google Shortcuts für Tabellen an.

Google Tabellen erstellen mit For­mat­vor­la­gen

Grund­sätz­lich haben Sie nun bereits eine neue Tabelle erstellt und können mit der Arbeit beginnen. Wenn Sie jedoch nicht bloß eine simple Auf­stel­lung über Spalten und Zeilen aufbauen möchten, lohnt der Griff zu einem Template. Es gibt zahl­rei­che Google-Sheets-Vorlagen, mit denen Sie in Google Tabellen erstellen und direkt von Anfang an optimal auf Ihren Ein­satz­zweck zu­schnei­den können. Die passende Struktur ist so bereits gegeben und Sie müssen lediglich Ihre Daten einfügen. Wenn Sie eine Vorlage nutzen möchten, gehen Sie fol­gen­der­ma­ßen vor:

1. Öffnen Sie eine neue Tabelle, so wie weiter oben erklärt.
2. Klicken Sie nun oben links auf „Datei“.
3. Klicken Sie danach auf „Neu“.
4. Es öffnet sich nun rechts daneben ein weiteres Menü. Wählen Sie hier „Aus Vor­la­gen­ga­le­rie“.
5. Jetzt wird ein weiterer Tab geöffnet, in dem Sie eine Übersicht über beliebte Vorlagen finden. Dazu gehören unter anderem To-do-Listen, Bud­get­pla­nun­gen, Reise- und Hoch­zeits­pla­ner, Ar­beits­zeit­er­fas­sun­gen oder Schicht­plä­ne. Wenn Sie auf die passende Vorlage klicken, öffnet sich dieser in Ihrer ur­sprüng­li­chen Tabelle.

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Da­ten­sät­ze aus anderen Do­ku­men­ten im­por­tie­ren

Nun ist es möglich, Ihre neue Tabelle mit Daten zu füllen. Um diese manuell ein­zu­ge­ben, klicken Sie in die ent­spre­chen­de Zelle und tippen dann den ge­wünsch­ten Wert ein oder fügen ihn an­der­wei­tig hinzu. Wenn Sie einen Datensatz aus einer anderen Tabelle über­neh­men möchten, gibt es zwei Mög­lich­kei­ten. Grund­sätz­lich ist es möglich, sämtliche Daten zu kopieren und dann an der ge­wünsch­ten Stelle ein­zu­set­zen. Bei um­fang­rei­chen Da­ten­sät­zen ist diese Methode al­ler­dings feh­ler­an­fäl­lig. Eine Al­ter­na­ti­ve ist daher die Funktion IM­PORTRAN­GE. Mit dieser Funktion über­neh­men Sie nicht nur die ur­sprüng­li­chen Da­ten­sät­ze eines anderen Dokuments, sondern auch Ver­än­de­run­gen, die an der Quelle vor­ge­nom­men werden.

Um IM­PORTRAN­GE zu nutzen, gehen Sie fol­gen­der­ma­ßen vor:

1. Klicken Sie in die Zelle, in den Datensatz einfügen möchten.
2. Geben Sie =IMPORTRANGE ein und folgen Sie den An­wei­sun­gen des Programms.
3. Dieses fordert zunächst die Angabe der URL des Quell­do­ku­ments. Die Adresse wird in An­füh­rungs­zei­chen ein­ge­fasst. Danach folgt ein Semikolon.
4. Danach hin­ter­le­gen Sie den ge­wünsch­ten Bereich, der kopiert und eingefügt werden soll. Auch dieser wird in An­füh­rungs­stri­che gesetzt.
5. An­schlie­ßend müssen Sie den Zugriff auf das Ur­sprungs­do­ku­ment erlauben.

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Re­chen­funk­tio­nen in Google Sheets

Wenn Sie in Google Sheets eine Tabelle erstellen, haben Sie deutlich mehr Optionen als allein die einfache Eingabe von Daten und Werten. Statt­des­sen erlaubt Ihnen das Programm die Be­rech­nung von Ge­samt­wer­ten, Mit­tel­wer­ten und anderen Er­geb­nis­sen. Wenn Sie bei­spiels­wei­se die Summe aller Werte in einer be­stimm­ten Spalte errechnen möchten, ist die Funktion SUM die richtige Wahl. Dafür klicken Sie in ein Feld, tippen =SUM sowie den Anfangs- und Endwert, getrennt durch einen Dop­pel­punkt, ein. Das Programm liefert Ihnen dann die Ge­samt­sum­me. Nach einem ähnlichen Prinzip funk­tio­nie­ren die Durch­schnitts­be­rech­nung (AVERAGE), die Formel COUNT (Zählen) oder die Be­rech­nung des Ma­xi­mal­werts (MAX).

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Diagramme erstellen

Mit Google Sheets haben Sie auch die Option, Ihre Tabelle in Form eines Diagramms auf­zu­be­rei­ten. Dafür markieren Sie die re­le­van­ten Daten, klicken auf „Einfügen“ und danach auf „Diagramm“. So erscheint ein for­ma­tier­tes Diagramm, das Sie über den Editor auf der rechten Seite noch weiter nach Ihren Vor­stel­lun­gen anpassen können. Gerade für Prä­sen­ta­tio­nen ist dies ein nütz­li­ches Tool.

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