Excel: Die SUMMEWENN-Funktion erklärt

In Ihren Analysen und Berichten gehört das Zu­sam­men­zäh­len von Werten zum Nor­mal­fall. Excel macht Ihnen das Bilden von Summen mit Hilfe der Summen-Funktion leicht. Doch oft möchten Sie gar nicht einfach nur alle Werte zu­sam­men­zäh­len, sondern die Summe auf bestimmte Zahlen be­schrän­ken. Excel stellt Ihnen dafür die SUMMEWENN-Funktion zur Verfügung.

Mit SUMMEWENN verbindet Excel eine Funktion zur Sum­mie­rung von Werten mit einer Wahr­heits­ab­fra­ge. Nur wenn ein vom Nutzer spe­zi­fi­zier­tes Kriterium zutrifft, kommt der Wert für das Zu­sam­men­zäh­len in Frage. Die fest­ge­leg­ten Kriterien können sich dabei entweder auf den Wert selbst beziehen oder aber auf eine Zelle, die mit dem Wert in Beziehung steht. So ist es bei­spiels­wei­se möglich, nur Zahlen zu addieren, die kleiner sind als 1000 oder eben größer. Sie können aber auch nur solche Werte zu­sam­men­rech­nen, die in die Kategorie „Bü­ro­be­darf“ gehören.

Mithilfe dieser Funktion kon­stru­ie­ren Sie Formeln, die auch auf Ver­än­de­run­gen in den Tabellen reagieren. Be­ar­bei­ten Sie bei­spiels­wei­se die Be­schrei­bun­gen von be­stimm­ten Objekten, kommen diese nicht mehr für die Sum­mie­rung in Betracht. Mithilfe von in­ter­ak­ti­ven Elementen können Sie so auch hilf­rei­che Formulare ent­wi­ckeln.

Die Syntax von SUMMEWENN ist nicht son­der­lich komplex:

Damit haben Sie drei Parameter, von denen der letzte nur optional aus­ge­füllt werden muss:

• Bereich: Hier geben Sie die Zellen an, auf die das Kriterium an­ge­wen­det werden soll. In den Zellen kommen Zahlen bzw. Werte vor. Auch Geld­be­trä­ge und Da­tums­an­ga­ben sind möglich. Die Zellen können aber auch Namen, Arrays oder Bezüge be­inhal­ten. Hier können sich auch die Werte befinden, die Sie schließ­lich zu­sam­men­zäh­len möchten.
• Such­kri­te­ri­en: Die Such­kri­te­ri­en lassen sich in un­ter­schied­li­chen Varianten festlegen. Zahlen, Ausdrücke, Bezüge, Texte oder auch weitere Funk­tio­nen können Sie hier un­ter­brin­gen. Sollten Sie Text oder ma­the­ma­ti­sche Formeln verwenden wollen, müssen Sie das Kriterium in doppelte An­füh­rungs­zei­chen setzen. Die Ver­wen­dung der beiden Platz­hal­ter ? (für genau ein Zeichen) und * (für eine un­be­stimm­te Zei­chen­fol­ge) ist möglich.
• Summe_Bereich: Sollten die Werte, die Sie summieren wollen, nicht bereits im ersten Parameter enthalten sein, können Sie diese hier angeben.

Wenn man den op­tio­na­len Parameter Summe_Bereich einsetzt, sollten die Zellen in ihrer Anzahl und der Ver­tei­lung idea­ler­wei­se den Angaben in Bereich folgen. Jede Zelle im ersten Parameter wird eine Zelle im dritten zu­ge­ord­net. Wenn Sie eine Dis­kre­panz her­stel­len, indem Sie bei­spiel­wei­se zehn Zellen unter Bereich festlegen, aber nur fünf unter Summe_Bereich, wird Excel den dritten Parameter mit fünf weiteren Zellen selbst­stän­dig auffüllen.

Neben SUMMEWENN gibt es auch die Wei­ter­ent­wick­lung SUM­ME­WENNS. Diese Funktion ist ab Excel 2007 verfügbar und gibt Nutzern die Mög­lich­keit, mehrere Kriterien anzugeben. Das Prinzip ist das gleiche wie bei SUMMEWENN: Sie de­fi­nie­ren den Bereich, den Sie un­ter­su­chen lassen wollen, das Kriterium und den Bereich mit den zu ad­die­ren­den Zellen. Der Un­ter­schied liegt in erster Linie darin, dass Sie nun mehrere Kriterien angeben und damit auch mehr Bereiche auswählen können. Außerdem ist die Rei­hen­fol­ge der Parameter etwas verändert:

Während der Parameter Summe_Bereich bei SUMMEWENN noch optional ist, sind bei der er­wei­ter­ten Funktion die zu ad­die­ren­den Zellen zwingend anzugeben. Sie müssen min­des­tens ein Kriterium und den ent­spre­chen­den Bereich nennen und dürfen sogar bis zu 127 Such­kri­te­ri­en bestimmen.

Die Excel-Funktion SUMMEWENN ist viel­fäl­tig ein­setz­bar. Die ver­schie­de­nen Mög­lich­kei­ten lassen sich am besten an Bei­spie­len erklären. Diese können Sie als Aus­gangs­punk­te für Ihre eigenen Projekte nehmen und ent­spre­chend Ihrer Ziele anpassen.

Die simpelste Form der SUMMEWENN-Funktion hat man, wenn man einen ma­the­ma­ti­schen Vergleich einsetzt. Möglich sind hier die bekannten Ver­gleichs­zei­chen in ihren Excel-konformen Varianten:

• kleiner als: <
• größer als: >
• kleiner oder gleich: <=
• größer oder gleich: >=
• gleich: =
• ungleich: <>

In­ter­es­san­ter wird SUMMEWENN noch, wenn weitere Zell­be­zü­ge hin­zu­kom­men. So kann man z. B. nur solche Werte zu­sam­men­zäh­len, die einem spe­zi­fi­schen Text in einer anderen Zelle ent­spre­chen.

Nehmen wir an, Sie haben eine un­ge­ord­ne­te Liste mit mehreren Ein­zah­lun­gen von ver­schie­de­nen Personen auf ein Sparkonto. Sie möchten nun sehen, wer bereits wie viel Geld über­wie­sen hat. Mit der SUMMEWENN-Funktion können Sie nur die Beträge zu­sam­men­zäh­len, die einem be­stimm­ten Namen zu­ge­ord­net sind.

Im Übrigen müssen Sie den Text gar nicht in die Formel selbst eintragen. Sie können auch einen Zellbezug her­stel­len, in dem die Namen zu finden sind. Besonders praktisch kann es z. B. auch sein, die Namen in einem Excel-Dropdown-Menü un­ter­zu­brin­gen. Die Funktion liest das Such­kri­te­ri­um dann aus der Zelle aus.

Sehr hilfreich ist SUMMEWENN auch dadurch, dass die Funktion mit Da­tums­an­ga­ben umgehen kann. Nehmen wir an, es sollen nur solche Ein­zah­lun­gen zu­sam­men­ge­zählt werden, die bereits älter als ein Jahr sind. Auch hier gehen wir von einer un­sor­tier­ten Liste aus. Sie müssen also das Datum der Ein­zah­lung mit dem heutigen Datum ver­glei­chen. Dabei helfen die beiden Funk­tio­nen EDATUM und HEUTE.

Sie möchten flexibel Werte zu­sam­men­rech­nen? In der SUMMEWENN-Funktion lassen sich als Kriterien auch Wahr­heits­wer­te eintragen. Sollte der Inhalt der Zelle WAHR sein, wird der Betrag in der ent­spre­chen­den Zelle mit in die Summe auf­ge­nom­men. Dies ist z. B. in­ter­es­sant, wenn Sie mit Kon­troll­käst­chen arbeiten. Diese liefern entweder WAHR (bei gesetztem Häkchen) oder FALSCH (bei leerem Kästchen) in eine Zelle Ihrer Wahl. So kann man als Such­kri­te­ri­um einfach auf diese Zellen verweisen und dort nach dem Ausdruck WAHR suchen lassen.

Die aus­ge­lie­fer­ten Wahr­heits­wer­te können Sie sichtbar lassen oder ver­ste­cken – entweder indem Sie die Zellen aus­blen­den oder einfach die Schrift weiß stellen. Nun können Sie ganz flexibel die Beträge auswählen, die Sie in die Summe aufnehmen möchten.

Oftmals sollen nicht nur eines, sondern gleich mehrere Kriterien zutreffen, damit ein Wert in die Summe auf­ge­nom­men wird. Dies geht mit SUMMEWENN allein nicht, deshalb hat man die Funktion SUM­ME­WENNS ein­ge­führt. Hiermit können Sie in Tabellen auch nach zwei oder mehr Kriterien suchen, die zutreffen müssen.

Nehmen wir an, Sie möchten die Gewinne eines Ihrer Verkäufer zu­sam­men­zäh­len, aber nur solche, die er in einer be­stimm­ten Stadt gemacht hat.