Excel-KI: Wie und wann kommt KI zum Einsatz?

KI kann in Excel ver­schie­de­ne Ar­beits­schrit­te bei der Er­stel­lung einer Tabelle oder ihrer an­schlie­ßen­den Aus­wer­tung über­neh­men. Durch den Einsatz von Excel-KI-Tools bzw. Funk­tio­nen auf Basis von künst­li­cher In­tel­li­genz werden Fehler minimiert und lang­wie­ri­ge Ar­beits­schrit­te au­to­ma­ti­siert.

Was ist eine Excel-KI?

Bei einer Excel-KI handelt es sich um eine Funktion oder ein Tool, das die Mög­lich­kei­ten der künst­li­chen In­tel­li­genz (KI) nutzt, um die Arbeit mit Excel zu er­leich­tern und zu ver­bes­sern. Dabei verfolgen die un­ter­schied­li­chen Lösungen auch ver­schie­de­ne Ansätze, um Nut­ze­rin­nen und Nutzer bei ihrer Arbeit zu un­ter­stüt­zen. Während einige Excel-KI-Tools für die Ge­ne­rie­rung von Excel-Formeln und die Er­stel­lung um­fang­rei­cher Tabellen ein­ge­setzt werden, au­to­ma­ti­sie­ren andere die Da­ten­ana­ly­se bereits er­stell­ter Tabellen. Bei allen Optionen geht es vor allem darum, die tägliche Arbeit mit Tabellen zu ver­ein­fa­chen und Fehler zu mi­ni­mie­ren.

Welche KIs für Excel gibt es?

Schon jetzt gibt es zahl­rei­che Excel-KI-Tools auf dem Markt. Nicht alle davon sind bereits aus­ge­reift und damit auch eine wirklich ver­läss­li­che Hilfe bei der täglichen Arbeit mit Tabellen. Die folgenden Excel-KIs sind al­ler­dings emp­feh­lens­wert und decken ein breites Spektrum un­ter­schied­li­cher Funk­tio­nen ab.

Formula Bot

Wie der Name andeutet, ist Formula Bot eine KI für Formeln in Excel, Google Sheets und weiteren An­wen­dun­gen. Das Tool ist dabei ganz einfach zu bedienen: Nut­ze­rin­nen und Nutzer geben Anfragen auf Englisch ein und das Tool wandelt diese in die teils kom­pli­zier­ten Formeln der Ta­bel­len­pro­gram­me um. Da sich diese teilweise zwischen den ver­schie­de­nen Ta­bel­len­pro­gram­men un­ter­schei­den, minimiert diese Funktion den Lern­auf­wand und das Feh­ler­ri­si­ko deutlich. Auch wenn Sie genutzte Formeln nicht verstehen, schafft Formula Bot Abhilfe, indem das Tool Ihnen diese erläutert. Eine weitere wichtige Funktion des Tools ist die Option, An­lei­tun­gen zu ge­ne­rie­ren. So führt das Programm Sie schritt­wei­se durch eine Aufgabe.

Bis zu 10 Bot-Anfragen können Sie monatlich kos­ten­frei starten. Wollen Sie das Excel-KI-Tool öfter in Anspruch nehmen, ist der Abschluss eines kos­ten­pflich­ti­gen Mo­nats­abon­ne­ments er­for­der­lich (ab 17 Euro). Gegen eine einmalige Zahlung gibt es darüber hinaus eine ein­satz­fer­ti­ge Er­wei­te­rung, über die Sie den Bot direkt in Excel in­te­grie­ren können.

Da­ten­ana­ly­se in Microsoft Excel

Microsoft Excel nutzt KI auch selbst für ver­schie­de­ne Funk­tio­nen. Eine sehr nützliche Option des Programms ist die Da­ten­ana­ly­se (früher „Ideen“). Dafür markieren Sie einfach die ge­wünsch­ten Bereiche innerhalb Ihrer Tabelle und lassen diese dann von der Excel-KI auswerten. Es ist so nicht nur möglich, bestimmte Muster und Auf­fäl­lig­kei­ten schnell zu über­bli­cken, sondern diese in Form von Dia­gram­men, Grafiken und Co. zu vi­sua­li­sie­ren. Auf diese Weise lassen sich die Ver­ständ­lich­keit und Kom­mu­ni­ka­ti­on der Daten deutlich ver­bes­sern.

Grundlage für diese KI-Funktion von Excel ist der Microsoft 365 Copilot. Der KI-gestützte Assistent versteht na­tür­li­che Sprache und basiert auf fort­schritt­li­chen Sprach­mo­del­len wie GPT-4 von OpenAI. Aus diesem Grund ist er in der Lage, um­fang­rei­che Da­ten­men­gen zu ver­ar­bei­ten, Muster zu erkennen und diese in ver­ständ­li­cher Form auf­zu­be­rei­ten.

Rows AI

Noch um­fang­rei­che­re Mög­lich­kei­ten zur Da­ten­ana­ly­se bieten Ihnen Tools wie Rows AI. Dieses nutzt KI für Excel, um Daten unter ver­schie­de­nen Ge­sichts­punk­ten zu ana­ly­sie­ren und zu­sam­men­zu­fas­sen. Dies funk­tio­niert ganz einfach nach einem Frage-Antwort-Prinzip, ist also intuitiv und erfordert kaum Vor­kennt­nis­se. Auch für die Trans­for­ma­ti­on der ent­spre­chen­den Daten und Einträge kann das Programm genutzt werden. Ein weiterer zentraler Aspekt von Rows AI ist die Da­ten­be­rei­ni­gung. Mithilfe von KI können un­struk­tu­rier­te oder feh­ler­haf­te Daten au­to­ma­tisch kor­ri­giert und stan­dar­di­siert werden, was die Qualität der Analysen erheblich ver­bes­sert.

GPT Excel

GPT Excel nutzt KI, um Formeln zu ge­ne­rie­ren und bietet so auch un­er­fah­re­nen Nut­ze­rin­nen und Nutzern die Mög­lich­keit, komplexe Tabellen zu er­schaf­fen. Auch dieses Tool nutzt dafür Fragen in einfachem Englisch und wandelt diese in den gesuchten Code um. GPT Excel kann bereits jetzt sehr viele Anfragen umsetzen und ent­wi­ckelt sich dazu stetig weiter. Das Excel-KI-Tool, das auch mit Google Sheets kom­pa­ti­bel ist, un­ter­stützt eine Vielzahl von Anfragen und wird kon­ti­nu­ier­lich wei­ter­ent­wi­ckelt.

Die Vorteile einer solchen Tabellen-Er­stel­lung mit KI:

• Zeit­ein­spa­rung: Selbst komplexe Tabellen werden in wenigen Minuten erstellt.
• Fle­xi­bi­li­tät: Die KI passt sich Ihren spe­zi­fi­schen An­for­de­run­gen an.
• Einfache Nutzung: Tief­ge­hen­de tech­ni­sche Kennt­nis­se sind nicht er­for­der­lich. Insofern der KI die passende Formel oder Funktion bekannt ist, wird sie ein ent­spre­chen­des Resultat liefern.

Excel-Tabelle erstellen mit KI

Es ist bereits jetzt möglich, mit einer KI eine Excel-Tabelle zu erstellen. Tools wie das bekannte ChatGPT sind dafür ausgelegt, selbst komplexe Texte oder Da­ten­sät­ze aus­zu­wer­ten und diese in einfache oder an­spruchs­vol­le­re Tabellen um­zu­wan­deln. Dafür sind nur wenige Schritte nötig. Diese ähneln sich bei den meisten Pro­gram­men. In unserem Beispiel nutzen wir ChatGPT.

1. Rufen Sie die Website von ChatGPT auf.
2. Melden Sie sich mit Ihrem ChatGPT-Konto an. Falls Sie noch kein Konto besitzen, legen Sie dieses einfach zuvor an.
3. Geben Sie dem Tool die ge­wünsch­te Anweisung. Dafür können Sie eine For­mu­lie­rung nutzen wie „Erstelle mir eine Tabelle mit…“ und geben dann die ge­wünsch­te Anzahl an Spalten und Zeilen sowie die ent­spre­chen­den Ka­te­go­rien an.
4. Al­ter­na­tiv weisen Sie ChatGPT an, einen be­stimm­ten Text oder Datensatz in eine Tabelle um­zu­wan­deln. Grund­sätz­lich gilt: Je genauer Ihre An­wei­sun­gen sind, desto über­zeu­gen­der ist auch das End­ergeb­nis.
5. Wenn die Tabelle nach Ihren Wünschen erstellt wurde, kopieren Sie diese und ex­por­tie­ren sie in das Excel-Dokument Ihrer Wahl. Für eine bessere Dar­stel­lung können Sie an­schlie­ßend in Excel Fein­an­pas­sun­gen vornehmen.