Excel-Dropdown: Be­ar­bei­ten einer Aus­wahl­lis­te

Theo­re­tisch kann man mit einer Excel-Aus­wahl­lis­te, ist diese erstmal erstellt, ewig arbeiten. Doch im Laufe der Arbeit müssen Sie Ihre Excel-Dropdown-Menüs auch mal be­ar­bei­ten oder erweitern. Welche Mög­lich­kei­ten haben Sie dafür?

In Excel die Dropdown-Liste be­ar­bei­ten

Die Grundlage für jedes Dropdown in Excel ist eine Liste, die Sie in der gleichen Ar­beits­map­pe hin­ter­legt haben. Idea­ler­wei­se ist diese als Tabelle for­ma­tiert. Ändert man dann den Eintrag in einer Zelle der Tabelle, ist diese Änderung sofort in der ver­knüpf­ten Dropdown-Liste sichtbar. Anders sieht es aus, wenn Sie Zellen hin­zu­fü­gen oder entfernen möchten. Damit solche Än­de­run­gen an­schlie­ßend auch in der Dropdown-Liste sichtbar sind, muss der ver­knüpf­te Bereich angepasst werden.

Zu diesem Zweck wählen Sie die Zelle (oder die Zellen) mit der Dropdown-Funktion aus und gehen dann fol­gen­der­ma­ßen vor:

1. Wechseln in die „Da­ten­über­prü­fung“ im Men­über­eich „Daten“.
2. Unter „Quelle“ müssen Sie den „Bereich neu anpassen“. Das geht, indem Sie entweder den neuen Bezug direkt eintippen oder diesen mit der Aus­wahl­funk­ti­on markieren.
3. An­schlie­ßend sind die Än­de­run­gen auch in der Dropdown-Liste zu sehen.

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Fehler- und Ein­ga­be­mel­dung in Excel-Dropdowns ändern

Die Da­ten­über­prü­fung bietet noch mehr Mög­lich­kei­ten, um Excel-Dropdown-Liste zu be­ar­bei­ten. Rufen Sie hierfür einfach die weiteren Re­gis­ter­kar­ten der Über­prü­fungs­op­tio­nen auf:

Ein­ga­be­mel­dung: Die Ein­ga­be­mel­dung erlaubt Ihnen, Hinweise ein­zu­blen­den. Dies ist besonders wichtig, wenn Dritte mit der Datei umgehen sollen. In der Meldung können Sie dann auf den richtigen Gebrauch oder den Sinn der Dropdown-Liste eingehen. Klickt der Nutzer bzw. die Nutzerin auf die Zelle mit der Aus­wahl­lis­te, erscheint der Hinweis in einer gelben Box.

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Feh­ler­mel­dung: Im Menü „Feh­ler­mel­dung“ haben Sie die Mög­lich­keit, falsche Eingaben zu kenn­zeich­nen. Prin­zi­pi­ell lässt die Dropdown-Liste eine feh­ler­haf­te Eingabe zwar gar nicht zu: User sollen aus der Liste den ge­wünsch­ten Wert auswählen. Die Be­ar­bei­tungs­leis­te er­mög­licht al­ler­dings auch ab­wei­chen­de Eingaben. Schreibt man einen Wert in die Zeile, der nicht in der Liste hin­ter­legt ist, kommt es dann zu einem Fehler. Mit der Feh­ler­mel­dung haben Sie die Mög­lich­keit, andere User auf die richtige Ver­wen­dung hin­zu­wei­sen. Sie können außerdem drei ver­schie­de­ne Typen der Feh­ler­mel­dung auswählen:

• Stopp: Die Feh­ler­mel­dung erscheint und die falsche Eingabe wird nicht zu­ge­las­sen.
• Warnung: Die Feh­ler­mel­dung wird angezeigt und der Nutzer bekommt die Option, den Fehler zu­zu­las­sen oder rück­gän­gig zu machen.
• In­for­ma­ti­on: Die Feh­ler­mel­dung wird angezeigt, die falsche Eingabe wird dennoch in die Zelle über­nom­men.

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Das Aussehen einer Excel-Dropdown-Liste ändern

Auch das Aussehen einer Excel-Dropdown-Liste lässt sich be­ar­bei­ten. Dies funk­tio­niert wie bei jeder anderen Zelle auch: Sie klicken zunächst mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit der Aus­wahl­lis­te. In dem Kon­text­me­nü wählen Sie dann Zelle for­ma­tie­ren… und können dann auch das Aussehen der Zelle anpassen:

• Zahlen: Soll Ihre Dropdown-Liste Zahlen enthalten, können Sie die Dar­stel­lung dieser anpassen.
• Aus­rich­tung: Soll die Text­aus­rich­tung nicht ho­ri­zon­tal sein, kann man die (Aus-)Richtung des Textes über diese Option ändern.
• Schrift: Schrift­art, Schrift­schnitt und Schrift­grö­ße lassen sich unter diesem Menüpunkt anpassen.
• Rahmen: Wenn Sie die Dropdown-Liste mit einem Rahmen besonders her­vor­he­ben möchten, können Sie hier Größe und Aussehen der Umrandung verändern.
• Ausfüllen: Eine weitere Mög­lich­keit zur Her­vor­he­bung bietet das Ausfüllen der Zelle mit einer von Ihnen gewählten Farbe.

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