Excel: Mit einem DATUM arbeiten

Excel verfügt über enorm flexible Funk­tio­nen, die Ihnen die ver­schie­dens­ten Kal­ku­la­tio­nen er­mög­li­chen. Dabei sollen oft auch Datums- und Zeit­an­ga­ben in die Be­rech­nun­gen mit ein­flie­ßen. Damit das funk­tio­nie­ren kann, greift Excel auf ein internes Da­tums­for­mat zurück. Mit der Excel-Formel DATUM stellen Sie sicher, dass ein Termin immer richtig dar­ge­stellt und von anderen Funk­tio­nen ver­stan­den wird.

Es gibt zahl­rei­che un­ter­schied­li­che Da­tums­for­ma­te. In den USA wird das Datum bei­spiels­wei­se mit vor­an­ge­stell­tem Monat ge­schrie­ben: Aus dem 10. Mai 2020 wird dann 05/10/2020. Je nach Situation wird der Monat auch als Zahl statt als Wort benötigt: 10.5.2020. Und in be­stimm­ten Szenarien ist es er­for­der­lich, auch noch den Wochentag zu erwähnen: Sonntag, 10. Mai 2020.

Natürlich können Sie das Datum einfach als Text eintragen. Al­ler­dings müssen Sie in diesem Fall sämtliche Da­tums­an­ga­ben manuell ändern, sobald Sie ein anderes Da­tums­for­mat benötigen. We­sent­lich ef­fi­zi­en­ter ist es, das Datum in einer uni­ver­sel­len Form ein­zu­ge­ben, wodurch sich dessen Schreib­wei­se bequem mithilfe der Excel-Zah­len­for­ma­te verändern lässt. Genau das erreichen Sie mit der Funktion DATUM: Un­ab­hän­gig von der Dar­stel­lung markiert das Programm den Wert als Da­tuman­ga­be und speichert die Eingabe intern im eigenen Format ab. So kann der ent­spre­chen­de Wert ganz leicht an weitere Funk­tio­nen wei­ter­ge­ge­ben werden und dort in Be­rech­nun­gen ein­flie­ßen.

Intern sichert Excel das Datum als fort­lau­fen­de Zahl: in der Regel als Anzahl Tage seit dem 1. Januar 1900. In unserem Beispiel speichert Excel den 10. Mai 2020 als „43961“ – so viele Tage liegen zwischen dem 1. Januar 1990 und dem 10. Mai 2020. Uhrzeiten werden wiederum als Bruch­tei­le von Tagen erkannt. Die Angabe „10. Mai 2020, um 12:00 Uhr“ speichert Excel-intern somit als „43961,5“ ab. Dank dieser Spei­che­rung als fort­lau­fen­de Zahl kann Excel das Datum nicht nur beliebig for­ma­tie­ren, sondern auch pro­blem­los damit rechnen.

Sie können das Datum direkt in eine Zelle eingeben, indem Sie die folgende Formel verwenden:

Wichtig ist, dass das Jahr vier­stel­lig ein­ge­ge­ben wird. Bei zwei­stel­li­gen Angaben ist nicht klar, welches Jahr­hun­dert gemeint ist: Bedeutet die Zahl 20 das Jahr 1920 oder 2020? Wenn Sie 2020 eingeben, ist die Jah­res­an­ga­be für Excel eindeutig.

Eine in­ter­es­san­te Eigenheit von Excel: Man kann für die Tage und Monate auch zu große oder zu kleine Werte angeben. Ein Beispiel: Die Eingabe des Datums 40. Mai 2020 rechnet Excel au­to­ma­tisch um zu 9. Juni 2020. Möglich sind auch negative Werte; in diesem Fall gibt Excel das ent­spre­chend frühere Datum aus. Es ist al­ler­dings nicht möglich, ein Datum vor 1900 ein­zu­ge­ben. Wenn das Jahr zwischen 0 und 1899 liegt, addiert Excel 1900 Jahre hinzu. Bei­spiels­wei­se würde Excel bei der Eingabe des Jahres 1800 das Jahr 3700 zu­rück­ge­ben.

Sie können eines der vor­ein­ge­stell­ten Da­tums­for­ma­te auswählen oder ein eigenes erstellen. Um ein in­di­vi­du­el­les Da­tums­for­mat zu de­fi­nie­ren, gehen Sie fol­gen­der­ma­ßen vor:

1. Wählen Sie in der Ka­te­go­rien-Liste links den untersten Eintrag „Be­nut­zer­de­fi­niert“.
2. Schreiben Sie den For­mat­code in das Textfeld „Typ“.
3. Klicken Sie auf OK.

Die wich­tigs­ten For­mat­codes sind:

Sie können neben diesen For­mat­codes auch be­lie­bi­gen Text einfügen. Damit Excel nicht die Buch­sta­ben des Textes als For­mat­code in­ter­pre­tiert, setzen Sie den Text in An­füh­rungs­zei­chen. Damit ist es möglich, jede beliebige Schreib­wei­se des Datums nach­zu­bil­den, sei es mit Trenn­punk­ten, mit Schräg­stri­chen, Mi­nus­stri­chen oder jedem anderen druck­ba­ren Zeichen.

Manchmal ist das Datum in einem Excel Ar­beits­blatt als Text ab­ge­spei­chert, zum Beispiel nach einem Datenbank-Import. Sie können diesen Da­tumstext mit der Funktion DATWERT in eine korrekte Da­tums­an­ga­be umwandeln: also in die Excel-interne fort­lau­fen­de Da­tums­zahl:

Der Rück­ga­be­wert von DATWERT ist das Datum in der Excel-typischen Form (fort­lau­fen­de Zahl). Sie können diesen Da­tums­wert, wie oben be­schrie­ben, beliebig als Datum for­ma­tie­ren. Mit diesem Rück­ga­be­wert sind wieder Zell­be­zü­ge möglich. Dafür tragen Sie einfach die Zelle in den Parameter der ent­spre­chen­den Funktion ein.

Excel ist so ein­ge­stellt, dass Text­ein­ga­ben, die wie ein Datum aussehen, au­to­ma­tisch als Datum for­ma­tiert werden. Dabei ist es egal, ob Sie den Monat als Zahl oder als Wort schreiben. Woher wissen wir, ob Excel das ge­schrie­be­ne Datum als Datum oder als Text in­ter­pre­tiert? Ganz einfach: Wenn Excel die Text­ein­ga­be in ein internes Excel-DATUM umwandelt, erscheint die Eingabe rechts­bün­dig for­ma­tiert. Bleibt sie links­bün­dig, hat Excel die Eingabe nicht als Datum erkannt und deshalb als Text ge­spei­chert.

Die direkte Eingabe ist besonders nützlich, wenn Sie neben dem Datum in derselben Zelle auch die Uhrzeit erfassen wollen. Dazu geben Sie einfach das Datum, gefolgt von einem Leer­zei­chen und der Uhrzeit ein. Bei der Uhrzeit müssen Sie die Stunden und Minuten durch einen Dop­pel­punkt trennen.

Beispiel: 10. Mai 2020 12:00

Diese Da­tums­an­ga­be mit Uhrzeit können Sie genau so for­ma­tie­ren wie das Datum ohne Uhrzeit.

Sie können das aktuelle Datum oder die aktuelle Uhrzeit au­to­ma­tisch einfügen lassen. Dazu stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung: Eine dy­na­mi­sche, durch die das Datum au­to­ma­tisch ak­tua­li­siert wird, und eine statische, bei der Excel den Wert nicht mehr anpasst.

Während Sie für die dy­na­mi­sche Eingabe die beiden Formeln HEUTE und JETZT nutzen können, müssen Sie die sta­ti­schen Eingaben mit der Tas­ten­kom­bi­na­ti­on [Strg] + [.] bzw. [Strg] + [Shift] + [.] vornehmen: