Eine Datenbank sammelt Daten und verknüpft diese zu einer logischen Einheit. Die einzelnen Daten werden mit Metabeschreibungen und Informationen versehen, die zu ihrer Verarbeitung notwendig sind. Datenbanken sind äußerst praktisch, um Datenbestände zu verwalten und die Abfrage von bestimmten Informationen zu erleichtern. Außerdem lassen sich in vielen Datenbanken Rechte festlegen, die bestimmen, welche Personen oder Programme auf welche Daten zugreifen dürfen. Dabei geht es auch darum, die Inhalte bedarfsgerecht und übersichtlich darzustellen.
Datenbanksysteme unterscheiden sich konzeptionell voneinander und haben dementsprechend individuelle Stärken und Schwächen. Allen liegt aber eine Unterteilung in die Datenbank und das Datenbank-Management-System zugrunde. Die „Datenbank“ bezeichnet dabei die komplette Menge der zu ordnenden Daten (auch als „Datenbasis“ bezeichnet). Das Datenbank-Management-System ist für die Verwaltung verantwortlich und bestimmt somit Struktur, Ordnung, Zugriffsrechte, Abhängigkeiten usw. Dafür verwendet es häufig eine eigens definierte Datenbanksprache und ein geeignetes Datenbankmodell, das die Architektur des Datenbanksystems vorgibt.
Viele solcher Systeme lassen sich nur von bestimmten oder sogar genau festgelegten Datenbankanwendungen lesen. Spätestens hier kommt es häufig zu Verwechslungen der Begrifflichkeiten, wenn ein bestimmtes Datenbankprogramm schlicht als „Datenbank“ bezeichnet wird. Der Begriff wird zudem häufig verwendet, wenn einfache Sammlungen von Dateien gemeint sind. Im technischen Sinn jedoch ist z. B. ein Ordner auf dem Computer, der viele Dateien enthält, noch keine Datenbank.