PST-Dateien in Gmail im­por­tie­ren: Schritt für Schritt

Alle, denen ein manueller Import zu klein­schrit­tig ist, die sich mit der tech­ni­schen Ver­knüp­fung von un­ter­schied­li­chen E-Mail-Clients nicht gut genug auskennen oder die kein Outlook (mehr) besitzen, können auf einfachem Wege alle Dateien eines PST-Archivs zu Gmail hin­zu­fü­gen. Alles was Sie dafür benötigen, ist ein Tool, das Google selbst be­reit­stellt. Sie müssen sich also für die Migration nicht auf die Software von Dritt­an­bie­tern stützen.

Mit der Google Workspace Migration für Outlook können Sie in wenigen Schritten alle be­nö­tig­ten Dateien einer PST in Gmail im­por­tie­ren und haben dabei die Auswahl zwischen allen Dateien eines Archivs oder nur be­stimm­ten Teilen davon, bei­spiels­wei­se nur E-Mails.

Schritt 1: Laden Sie sich dazu als erstes die Google Workspace Migration herunter. Achten Sie beim Download darauf, welche Version von Outlook Sie zur Spei­che­rung des PST-Archivs genutzt haben – es gibt eine 32-bit- und eine 64-bit-Version. Die Google Workspace Migration muss zur Outlook-Version passen. Doch keine Sorge: Sollten Sie die falsche Version in­stal­lie­ren, weist Sie der Import-Assistent bei der ersten Aus­füh­rung darauf hin, sodass Sie die richtige Version im Nachgang in­stal­lie­ren können.

Schritt 2: Wenn die Workspace Migration her­un­ter­ge­la­den ist, öffnen Sie als nächstes die Anwendung. Dort geben Sie zuerst die E-Mail-Adresse des Google-Kontos an, in das das PST-Archiv im­por­tiert werden soll.

Schritt 3: Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster im Browser mit einem An­mel­de­fens­ter der „Google Workspace Migration für Microsoft Outlook“. Dort sollte nun bereits das passende Konto auf­ge­führt sein. Wenn Sie im vor­he­ri­gen Schritt eine falsche E-Mail-Adresse aus­ge­sucht haben, können Sie nun die Adresse des Kontos ändern. Sie be­stä­ti­gen die Nutzung des Google-Kontos durch einen Klick auf das ent­spre­chen­de Konto und werden dann zum nächsten Schritt geführt.

Schritt 4: Im nächsten Schritt fragt Google, ob Sie der Nutzung zustimmen und damit bei­spiels­wei­se auch erlauben, dass die Google Workspace Migration für Microsoft Outlook die Be­rech­ti­gung erhält, um Gmail-E-Mails zu lesen, zu schreiben, zu senden und endgültig zu löschen. Erlauben Sie dies durch einen Klick auf „Zulassen“. Sie können dann auswählen, welches Archiv im­por­tiert werden soll.

Schritt 5: Sie gelangen nun aus dem Browser wieder zurück in den Import-As­sis­ten­ten. Wählen Sie dort im Menü „Von PST-Datei(en)…“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den ge­wünsch­ten PST-Ordner suchen und auswählen können. Die gewählte Datei wird dann unter der Auswahl der beiden Mög­lich­kei­ten auf­ge­lis­tet. Be­stä­ti­gen Sie mit „Nächste“.

Schritt 6: Nun haben Sie die Wahl, ob Sie alle Dateien oder bei­spiels­wei­se nur E-Mails oder Kontakte der PST in Gmail im­por­tie­ren. Dies können Sie ändern, indem Sie in den Kon­troll­käst­chen Haken setzen oder diese entfernen. Wenn Sie die passende Auswahl getroffen haben, be­stä­ti­gen Sie mit „Migrieren“. Der Über­tra­gungs­pro­zess beginnt. Sie sehen dann in einem Pro­zess­fens­ter den aktuellen Status der Migration.

Achtung: Je nach Umfang des Archivs sollten Sie diesen Vorgang über Nacht laufen lassen, sodass nicht während der Arbeit Ihr Gmail-Postfach ständig neu syn­chro­ni­siert und mit zu­sätz­li­chen Daten geladen wird.

Schritt 7: Wechseln Sie nach erfolgter Migration in Ihr Gmail-Konto im Browser oder in die Gmail-App. Wenn dort der vorher aus­ge­wähl­te PST-Ordner auf­ge­führt wird, haben Sie er­folg­reich eine PST-Datei in Gmail im­por­tiert.

Während des Vorgangs stellen Sie eine Ver­knüp­fung der beiden E-Mail-Programme her, sodass diese jeweils auf­ein­an­der zugreifen können. Indem Sie eine Outlook-PST-Datei speichern, können Sie diese erst in Outlook als kom­plet­tes Archiv hin­zu­fü­gen und dann in den Bereich, der innerhalb Outlook auf Gmail zugreift, ver­schie­ben. Dabei können Sie sich den Vorgang so vor­stel­len, als würden Sie einen Un­ter­ord­ner namens Gmail im Ver­zeich­nis namens Outlook erstellen, in den Sie dann nach Belieben Daten per Drag-and-Drop ziehen. So wird die ge­wünsch­te PST in Gmail eingefügt. Wie das genau funk­tio­niert, erklären wir im Folgenden Schritt für Schritt.

Schritt 1: Öffnen Sie Ihren Gmail-Client und klicken Sie rechts in der Sym­bol­leis­te auf das kleine Zahnrad. Daraufhin öffnen sich die Schnell­ein­stel­lun­gen, in denen Sie mit ein paar Funk­tio­nen bereits kleinere Än­de­run­gen an Ihrem Client durch­füh­ren können. Wählen Sie dann den Punkt „Alle Ein­stel­lun­gen aufrufen“, der direkt als erster Menüpunkt angegeben ist.

Schritt 2: Durch den Klick öffnen sich die er­wei­ter­ten Ein­stel­lun­gen, in denen Sie Gmail in­di­vi­du­ell anpassen und viele un­ter­schied­li­che Ein­stel­lun­gen vornehmen können. Da Outlook auf Ihr Gmail-Profil zugreifen soll, müssen Sie dies erst erlauben. Hierzu wählen den Oberpunkt „Wei­ter­lei­tung & POP/IMAP“.

Schritt 3: Im untersten Abschnitt „IMAP-Zugriff“ tippen Sie „IMAP ak­ti­vie­ren“ an und gehen danach auf „Ein­stel­lun­gen speichern“. Wenn Sie die Wei­ter­lei­tungs-Ein­stel­lun­gen erneut aufrufen, steht unter IMAP nun wie im Screen­shot zu sehen „Status: IMAP ist aktiviert“.

Schritt 4: Nachdem Sie das Gmail-Konto für die Wei­ter­lei­tung zu Outlook vor­be­rei­tet haben, müssen Sie nun im Gegenzug die Ver­bin­dung von Outlook zu Google her­stel­len. Wechseln Sie also zu Outlook und wählen Sie dort in der Sta­tus­leis­te den ersten Punkt „Datei“. Dort gehen Sie auf den Button „Konto hin­zu­fü­gen“.

Schritt 5: Nach einem Klick erscheint ein Fenster, in dem Sie die zum Konto gehörende E-Mail-Adresse eingeben und auf „Verbinden“ klicken. Tippen Sie das Gmail-Passwort ein und klicken Sie erneut „Verbinden“ an. Im letzten Dia­log­fens­ter be­stä­ti­gen Sie den Vorgang. Damit ist die Ein­rich­tung ab­ge­schlos­sen und fortan sind Outlook und Gmail mit­ein­an­der verbunden.

Das bedeutet, dass nun E-Mails, die bei Gmail eingehen auch au­to­ma­tisch in Outlook angezeigt werden. Gleich­zei­tig können Sie nun schon Daten aus Outlook in den Gmail-Bereich ver­schie­ben. Wenn Sie die Gmail-App dann bei­spiels­wei­se auf dem Smart­phone öffnen, sehen Sie, dass die ver­scho­be­nen E-Mails oder Ordner in der Gmail-App an der Stelle auf­tau­chen, in der Sie sie in Outlook ver­scho­ben haben. Genau diesen Effekt machen wir uns für die PST-Gmail-Migration zunutze.

Schritt 6: Damit die Spie­ge­lung der Daten erfolgen kann, müssen Sie zuerst festlegen, was von Outlook alles als Archiv ge­spei­chert werden soll. Dazu legen Sie ein PST-Archiv an. Gehen Sie dazu über „Datei“ > „Öffnen und Ex­por­tie­ren“ > „Im­por­tie­ren/Ex­por­tie­ren“, um den Wizard zu starten.

Schritt 7: Im As­sis­ten­ten wählen Sie zunächst „In Datei ex­por­tie­ren“ und dann „Outlook-Da­ten­da­tei (.pst)“. Be­stä­ti­gen Sie die Aktionen jeweils mit „Weiter >“.

Schritt 8: Outlook wird nun abfragen, welche E-Mails, Ordner und weitere In­for­ma­tio­nen Teil des PST-Archivs werden und wo diese ge­spei­chert werden sollen. Wenn Sie alle Auswahlen getätigt haben und einen passenden Spei­cher­ort gewählt haben, schließen Sie den Export ab.

Schritt 9: Um die Daten zu Google zu trans­fe­rie­ren, holen wir den eben ge­spei­cher­ten Ordner als Archiv in Outlook per Daten-Import. Gehen Sie dazu erneut in den Wizard wie eben be­schrie­ben, sodass Sie im Import/Export-As­sis­ten­ten sind. Dort wählen Sie nun den obersten Punkt „Aus anderen Pro­gram­men oder Dateien im­por­tie­ren“ aus. Lesen Sie im wei­ter­füh­ren­den Artikel, auf welche Arten Sie eine PST-Datei im­por­tie­ren können.

Schritt 10: Im nächsten Dia­log­feld wird erneut gefragt, welche Art Datei im­por­tiert werden soll. Hier wählen Sie nun wieder „Outlook-Da­ten­da­tei (.pst)“ sowie den Ordner, den Sie ge­spei­chert haben.

Schritt 11: Nun folgt der ent­schei­den­de Schritt: In einem weiteren Dia­log­feld haben Sie die Mög­lich­keit, per Drop-down-Pfeil das E-Mail-Konto aus­zu­wäh­len, in das die PST-Datei im­por­tiert werden soll. Hier ent­schei­den Sie sich für das Gmail-Konto und be­stä­ti­gen den Import mit „Fertig stellen“.

Geschafft! Im Gmail-Bereich von Outlook er­schei­nen nun die Daten, die Sie zuvor im PST-Archiv ge­spei­chert haben.

Durch die Ver­knüp­fung zwischen Gmail und Outlook wird der eben im­por­tier­te PST-Ordner au­to­ma­tisch auch in Ihrer Gmail-App bzw. im Browser als neuer Ordner syn­chro­ni­siert und Sie haben direkten Zugriff auf alle eben im­por­tier­ten Inhalte.