E-Mails als PDF speichern – in Outlook ganz einfach!

Um wichtige E-Mails separat ablegen zu können, empfiehlt es sich, diese E-Mails als PDF zu speichern. Auf diese Weise ex­por­tie­ren Sie die Nach­rich­ten aus Ihrem Postfach und wandeln sie in ein Dokument zur Ablage auf Ihrem Computer oder im Fir­men­netz­werk um. Wie genau Sie Mails als PDF speichern können, hängt von Ihrer ver­wen­de­ten Version von Microsoft Outlook ab.

E-Mails als PDF speichern mit Outlook 365

1. Starten Sie Outlook und öffnen Sie aus Ihrem Postfach die E-Mail, die Sie als PDF speichern wollen.
2. Klicken Sie an­schlie­ßend auf den Reiter „Datei“ auf der linken Seite der Me­nü­leis­te am oberen Bild­schirm­rand.
3. Auf der linken Seite des folgenden Menüs finden Sie den Eintrag „Drucken“. Klicken Sie darauf, sodass die Druck­über­sicht sich öffnet.
4. An­schlie­ßend klicken Sie auf den kleinen Pfeil unter „Drucker“, um das Drop-down-Menü zu öffnen. Darin sehen Sie alle ver­füg­ba­ren Geräte.

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5. Wählen Sie „Microsoft Print to PDF“ aus und klicken Sie auf „Drucken“.
6. Es beginnt nun kein phy­si­scher Druck­pro­zess. Statt­des­sen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie einen Aus­ga­be­ort de­fi­nie­ren können. Geben Sie den Pfad sowie Da­tei­na­men an, unter dem die E-Mail, die Sie als PDF-speichern wollen, abgelegt werden soll.
7. Mit dem Klick auf „Speichern“ haben Sie die aus­ge­wähl­te E-Mail als PDF-Datei auf Ihrem Computer abgelegt und können diese nun wei­ter­ver­wen­den.

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E-Mail in PDF umwandeln auf dem Mac

Auch auf Apple-Geräten haben Sie die Mög­lich­keit, emp­fan­ge­ne E-Mails zur Ausgabe in eine PDF-Datei zu kon­ver­tie­ren. Dies ist ebenfalls in wenigen Schritten möglich.

1. Starten Sie Outlook und öffnen Sie die E-Mail, die Sie in PDF umwandeln wollen.
2. Klicken Sie auf „Datei“ in der oberen Me­nü­leis­te und wählen Sie an­schlie­ßend die Option „Drucken“.
3. Im folgenden Fenster klicken Sie auf das PDF-Drop-down-Menü und wählen den Eintrag „Als PDF speichern“.
4. Im an­schlie­ßen­den Fenster na­vi­gie­ren Sie auf Ihrer Fest­plat­te an den Ort, an dem Sie die Datei ablegen wollen und bestimmen den Da­tei­na­men.
5. Klicken Sie auf „Speichern“ und die E-Mail wird in die Datei kon­ver­tiert.

Sie finden die PDF-Datei unter dem von Ihnen fest­ge­leg­ten Pfad auf Ihrem System oder Server.

Outlook: E-Mails in PDF kon­ver­tie­ren – je neuer, desto besser

Grund­sätz­lich ist es auch mit älteren Versionen von Microsoft Outlook möglich, E-Mails in PDF um­zu­wan­deln. Obwohl die neuen Versionen keine direkte Funktion zur Um­wand­lung enthalten, ist es dennoch besser, eine aktuelle Variante des E-Mail-Clients zu verwenden. So ist es bei­spiels­wei­se mit den ak­tu­el­le­ren Outlooks relativ einfach durch die Funktion „Microsoft Print to PDF“ möglich, E-Mails in PDF zu speichern. Je älter der ver­wen­de­te Client ist, desto größer sind die Umwege, die dafür nötig sind. So müssen Sie ge­ge­be­nen­falls den Trick anwenden und eine Mail per Word in PDF umwandeln.

Aus IT-Si­cher­heits­grün­den sollten Sie Ihre Software immer aktuell halten. Gerade durch die immer größer werdenden An­for­de­run­gen an die IT-In­fra­struk­tur und den tech­ni­schen Fort­schritt erfahren auch Programme dringend nötige Über­ar­bei­tun­gen. Schauen Sie sich nach zeit­ge­mä­ßen Software-Al­ter­na­ti­ven bzw. Updates um, um dadurch po­ten­zi­el­ler Schad­soft­ware keine Schwach­stel­len in Ihrem System zu bieten.

E-Mails in PDF umwandeln und mehr: Weitere nützliche PDF-Funk­tio­nen

Daten, in diesem Fall E-Mails, als PDF zu speichern ist keine Funktion, die nur auf Outlook be­schränkt ist. Dass das auch mit Word funk­tio­niert, wurde hier im Guide bereits erwähnt. Al­ler­dings können Sie auch Dateien via Excel in PDF umwandeln.

PDF-Dateien öffnen Sie entweder mit dem Adobe Acrobat Reader oder einem ent­spre­chen­den Browser-Plugin. Wollen Sie PDF-Dateien be­ar­bei­ten, anstatt dieser In­for­ma­tio­nen nur schreib­ge­schützt zu lesen, finden Sie unter dem auf­ge­führ­ten Link noch weitere hilf­rei­che In­for­ma­tio­nen.

Wenn Sie E-Mails zu PDF kon­ver­tie­ren, können diese Dateien – je nach Umfang der E-Mail – relativ groß werden. Daher kann es nicht schaden, über eine Mög­lich­keit zu verfügen, PDFs zu ver­klei­nern. Mit den unter dem Link auf­ge­führ­ten In­for­ma­tio­nen halten Sie den Umfang Ihrer Da­ten­ab­la­ge gering oder schonen den Post­ein­gang Ihrer Ziel­per­so­nen, indem Sie ihnen kom­pri­mier­te PDF-Dateien zu­schi­cken.

Wer häufig sensible In­for­ma­tio­nen in PDF-Do­ku­men­ten ablegt und diese noch zu­sätz­lich schützen will, sollte sich darüber in­for­mie­ren, wie man eine PDF-Datei ver­schlüs­seln kann. Auf diese Weise sind die er­stell­ten Dokumente nochmals vor un­be­rech­tig­tem Zugriff ab­ge­si­chert und können ohne die ent­spre­chen­de Le­gi­ti­ma­ti­on nicht geöffnet werden.