Die pro­fes­sio­nel­le E-Mail-Signatur

Ob ge­schäft­lich oder privat – eine gute E-Mail-Signatur sorgt für einen pro­fes­sio­nel­len Auftritt. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Pflicht­an­ga­ben gelten, wie Sie die Signatur an­spre­chend gestalten und welche Vorlagen und Tools Ihnen dabei helfen.

Was muss in einer E-Mail-Signatur stehen?

Eine gute E-Mail-Signatur hält alle wichtigen Kon­takt­in­for­ma­tio­nen bereit, ist über­sicht­lich und in­di­vi­du­ell gestaltet. Je nach Ver­wen­dungs­zweck – ge­schäft­lich oder privat – gelten un­ter­schied­li­che An­for­de­run­gen.

Pflicht­an­ga­ben ge­schäft­li­cher E-Mail-Si­gna­tu­ren

Seit dem 1. Januar 2007 gelten ge­schäft­li­che E-Mails als Ge­schäfts­brie­fe. Damit sind für Ka­pi­tal­ge­sell­schaf­ten (GmbH, AG etc.) in der Signatur folgende Angaben ver­pflich­tend:

• Fir­men­na­me mit Rechts­form laut Han­dels­re­gis­ter
• Sitz des Un­ter­neh­mens (la­dungs­fä­hi­ge Adresse)
• Re­gis­ter­ge­richt und Han­dels­re­gis­ter­num­mer
• Vor- und Nachnamen der Ge­schäfts­füh­ren­den bzw. Vor­stands­mit­glie­der
• Ge­ge­be­nen­falls Vor­sit­zen­de des Auf­sichts­rats

Zudem empfehlen sich:

• Position des Absenders im Un­ter­neh­men
• Te­le­fon­num­mer, E-Mail-Adresse
• Un­ter­neh­mens­web­site
• ggf. Social-Media-Links

Optional: Hinweise zu Be­triebs­ur­lau­ben oder Events. Werbung sollte vermieden werden. Dis­clai­mer nach US-Vorbild sind rechtlich nicht notwendig.

Für Per­so­nen­ge­sell­schaf­ten wie GbR oder Ein­zel­un­ter­neh­men gelten weniger strenge Vor­schrif­ten, dennoch empfiehlt sich die Angabe von Name, la­dungs­fä­hi­ger Adresse und ggf. Steu­er­num­mer oder Um­satz­steu­er-ID.

Private Si­gna­tu­ren

Für private E-Mails besteht keine recht­li­che Ver­pflich­tung, doch eine Signatur kann hilfreich sein – z. B. zur Angabe al­ter­na­ti­ver Kon­takt­mög­lich­kei­ten oder zum Verweis auf eigene Projekte.

Typische Angaben:

• Vor- und Nachname
• Telefon- oder Mo­bil­num­mer
• E-Mail-Adresse
• Eigene Website
• Soziale Netzwerke

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Zu­sätz­li­che Elemente wie Zitate oder Emojis sollten si­tua­ti­ons­ab­hän­gig und sparsam ein­ge­setzt werden.

Wie muss eine E-Mail-Signatur aussehen?

Die Ge­stal­tung der Signatur be­ein­flusst, wie pro­fes­sio­nell sie wirkt. Eine klare Struktur und dezente For­ma­tie­rung sind es­sen­zi­ell.

Emp­feh­lun­gen für eine gute Ge­stal­tung

• Absätze oder senk­rech­te Striche trennen Infos optisch
• Maximal zwei Schrift­ar­ten
• Un­ter­neh­mens­far­ben nur dezent einsetzen
• Weiße Flächen für bessere Les­bar­keit
• Optional: Bild oder Logo (sparsam einsetzen)

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For­ma­tie­rungs-Tipps

• Fettung für Name oder Position
• kleinere Schrift für recht­li­che Angaben
• HTML- oder Rich-Text-Format statt Nur-Text (aber Kom­pa­ti­bi­li­tät testen)

Vermeiden Sie zu ver­spiel­te Designs – sie wirken un­pro­fes­sio­nell und er­schwe­ren die Les­bar­keit, wie in dem nach­fol­gen­den Beispiel.

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Optionale Ge­stal­tungs­ele­men­te

• Fir­men­lo­go
• Foto des Absenders
• Un­ter­neh­mens­cla­im oder Slogan
• Hinweise auf Be­triebs­fe­ri­en
• Links zu Social Media

Achten Sie darauf, dass Bilder korrekt ein­ge­bet­tet sind und die Datenlast gering bleibt.

E-Mail-Signatur: Vorlagen für ver­schie­de­ne Berufe

Nutzen Sie diese Vorlagen zur schnellen Er­stel­lung Ihrer Signatur. Kopieren Sie die E-Mail-Signatur-Beispiele für ge­schäft­li­che Vorhaben und passen Sie sie in­di­vi­du­ell an!

Vorlage 1: Marketing / Vertrieb

Vorlage 2: Arzt­pra­xis

Vorlage 3: Im­mo­bi­li­en­mak­le­rin­nen und -makler