Was ist Jira? Alles Wichtige über die Pro­jekt­ma­nage­ment-Software

Mit der web­ba­sier­ten Software Jira können Teams ef­fek­ti­ver zu­sam­men­ar­bei­ten. Jira ist für ein besseres Pro­jekt­ma­nage­ment ebenso nützlich wie für die Do­ku­men­ta­ti­on von Ar­beits­schrit­ten oder ein optimales Ser­vice­ma­nage­ment.

Jira ist eine Web­an­wen­dung, die sich im Laufe der Zeit zum Markt­stan­dard in den Bereichen Pro­jekt­ma­nage­ment, Auf­ga­ben­ma­nage­ment und Feh­ler­ver­wal­tung ent­wi­ckelt hat. Ins­be­son­de­re für die Soft­ware­ent­wick­lung ist Jira ein her­vor­ra­gen­des Tool, welches Ar­beits­schrit­te und die Zu­sam­men­ar­beit in kleinen oder größeren Teams deutlich er­leich­tern kann. Die Software wurde vom aus­tra­li­schen Un­ter­neh­men Atlassian ent­wi­ckelt und ist seit 2002 auf dem Markt. Der un­ge­wöhn­li­che Name leitet sich von der ja­pa­ni­schen Be­zeich­nung für das Film­mons­ter „Godzilla“ ab. Dieser Name – „Gojira“ – wird um­gangs­sprach­lich zu „Jira“.

Jira hat ver­schie­de­ne Auf­ga­ben­be­rei­che und kann somit flexibel ein­ge­setzt werden. Besonders häufig wird das Webtool im Bereich Soft­ware­ent­wick­lung genutzt, wobei auch ein Einsatz in nicht tech­ni­schen Bereichen hilfreich sein kann. Jira fungiert dabei als Übersicht und Pla­nungs­stel­le gleich­zei­tig und hilft so, den Workflow innerhalb eines Teams zu op­ti­mie­ren. Die Software richtet sich dabei an Ad­mi­nis­tra­to­ren und Nutzer glei­cher­ma­ßen. Aufgaben werden hier verteilt, Zwi­schen­stän­de geteilt und mögliche Feh­ler­quel­len schnell iden­ti­fi­ziert und behoben. Zu diesem Zweck werden Tickets für einzelne Aufgaben erstellt, zu­ge­wie­sen und dann ab­ge­ar­bei­tet.

Ins­be­son­de­re für die Pro­jekt­ma­nage­ment-Methoden Scrum und Kanban eignet sich Jira sehr gut. Kleine, mittlere und selbst sehr um­fang­rei­che Projekte können mit der Software ef­fek­ti­ver umgesetzt werden. Auch eine de­tail­lier­te Be­richts­funk­ti­on sorgt erstens für die not­wen­di­ge Do­ku­men­ta­ti­on eines Projekts und er­mög­licht zweitens neuen Mit­ar­bei­tern den schnellen und pro­blem­lo­sen Einstieg in ein be­stehen­des Team. Zu­sätz­lich zum Kern­pro­dukt stehen für Jira zahl­rei­che Plugins und weitere Soft­ware­lö­sun­gen der Firma Atlassian zur Verfügung, die schnell und einfach in­te­griert werden können, um den Workflow für einen oder mehrere Aufträge in­di­vi­du­ell an­zu­pas­sen und so zu op­ti­mie­ren.

Nutzer haben bei Jira die Auswahl zwischen drei großen Versionen. Jede ist genau auf bestimmte Auf­ga­ben­be­rei­che zu­ge­schnit­ten und sorgt dadurch für die best­mög­li­chen Er­geb­nis­se.

• Jira Core ist der All­roun­der. Mit dieser Variante können Projekte geplant und Aufgaben zugeteilt werden. Ad­mi­nis­tra­to­ren und Team­lei­ter behalten einen sehr guten Überblick über den je­wei­li­gen Stand aller Zwi­schen­schrit­te, und Mit­ar­bei­ter haben gleich­zei­tig ihre aktuellen To-dos inklusive Deadlines vor Augen. Durch die Mög­lich­keit, Kom­men­ta­re zu posten, wird auch die Kom­mu­ni­ka­ti­on ef­fi­zi­en­ter und die Anzahl von E-Mails, Meetings oder Te­le­fo­na­ten kann auf ein Minimum be­schränkt werden, selbst wenn Teams nicht an einem Ort arbeiten.
• Jira Software richtet sich aus­drück­lich an Teams, die für die Ent­wick­lung neuer Software zuständig sind. Neben den Vorzügen der Core-Version bietet diese Variante zu­sätz­lich die Option, spezielle Scrum- oder Kanban-Boards zu erstellen. Auch Sprints können schnell und einfach ein­ge­rich­tet und Backlogs geplant werden. Gerade für eine agile Ar­beits­wei­se, bei der Teams direkt auf neue Ent­wick­lun­gen und An­for­de­run­gen reagieren können, ist Jira Software eine lohnende Ergänzung.
• Die dritte Option ist Jira Service Desk. Sie ver­ein­facht ins­be­son­de­re den Kontakt zu Kunden oder Mit­ar­bei­tern innerhalb eines größeren Un­ter­neh­mens. Hier können Tickets für Anfragen, Be­schwer­den oder Meldungen angelegt und zugeteilt werden. So wird nicht nur der Workflow ver­ein­facht, sondern Fragen und Kritik werden auch deutlich schneller be­ant­wor­tet, was die Kun­den­zu­frie­den­heit ver­bes­sern kann.

Jira ist web­ba­siert und funk­tio­niert daher un­ab­hän­gig vom je­wei­li­gen Be­triebs­sys­tem. Der Ad­mi­nis­tra­tor oder – je nach Be­rech­ti­gung – weitere Mit­ar­bei­ter legen Tickets für un­ter­schied­li­che Aufgaben an. Jedes Ticket hat einen Status, sodass klar er­sicht­lich ist, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche noch anstehen. Än­de­run­gen, die an einem Ticket vor­ge­nom­men werden, werden do­ku­men­tiert, damit Ar­beits­schrit­te auch im Nach­hin­ein re­kon­stru­ier­bar sind. Wie genau Jira genutzt wird, hängt vom Team und den je­wei­li­gen An­for­de­run­gen ab. Die Software ist sehr flexibel und lässt sich für un­ter­schied­li­che Ar­beits­wei­sen op­ti­mie­ren.

Die Arbeit mit Jira kann also eine Menge Vorteile bringen. Wird die Software sinnvoll ein­ge­setzt, führt dies zu einem ef­fek­ti­ve­ren Ar­beits­um­feld. Res­sour­cen werden best­mög­lich verteilt und so Leerlauf ver­hin­dert. Gleich­zei­tig können Pro­jekt­lei­ter und Mit­ar­bei­ter früh­zei­tig erkennen, wann zu­sätz­li­che Ar­beits­kraft für eine Aufgabe benötigt wird. Zeit­in­ten­si­ve Meetings müssen weniger häufig durch­ge­führt werden. Den Überblick behält dabei nicht nur eine Person, sondern grund­sätz­lich jedes Team­mit­glied. Zu den weiteren Vorteilen, die sich durch Jira ergeben, gehören:

• Zeitpläne können besser erstellt, ergänzt und bei Bedarf geändert werden, ohne dass wichtige Ar­beits­schrit­te vergessen werden.
• Die Ver­wen­dung der Software führt in vielen Bereichen zu einer er­heb­li­chen Zeit­er­spar­nis.
• Teams, die über Län­der­gren­zen und Zeitzonen mit­ein­an­der arbeiten, funk­tio­nie­ren besser. Da die Aufgaben klar verteilt und Deadlines sowie Fort­schrit­te über­sicht­lich geteilt werden, können einzelne Mit­ar­bei­ter auch ohne direkten Kontakt an Projekten arbeiten.
• Aufgaben können nach ihrer Priorität sortiert werden.
• Berichte, Sta­tis­ti­ken und Fort­schrit­te werden in Echtzeit angezeigt. So sind alle Be­tei­lig­ten immer auf dem aktuellen Stand.
• Eine gute und stetige Da­ten­si­che­rung hilft dabei, schneller auf Fehler und Probleme zu reagieren.
• Fragen werden schnell, über­sicht­lich und un­mit­tel­bar im Ticket der je­wei­li­gen Aufgabe be­ant­wor­tet.
• Jira ist re­spon­si­ve, das heißt es kann überall und auf ver­schie­de­nen End­ge­rä­ten genutzt werden.

Obwohl es auch un­ter­schied­li­che Al­ter­na­ti­ven zu Jira gibt, erfreut sich die Software großer Be­liebt­heit. Ihre Ver­läss­lich­keit, Über­sicht­lich­keit und Fle­xi­bi­li­tät macht sie zu einer sinn­vol­len Ergänzung für un­ter­schied­li­che Un­ter­neh­men und Ar­beits­be­rei­che. Jira ver­ein­facht die Team­ar­beit und führt so zu einem besseren Workflow.