Dienst­plan erstellen in Excel: Eine Anleitung

Der Arbeits- bzw. Schicht- oder auch Dienst­plan ist ein In­stru­ment der Per­so­nal­ein­satz­pla­nung (PEP) in Un­ter­neh­men. Durch ihn soll si­cher­ge­stellt werden, dass die richtige Anzahl an Mit­ar­bei­tern mit der richtigen Qua­li­fi­ka­ti­on zur richtigen Zeit am richtigen Posten im Einsatz ist. Dafür legt der Dienst­plan den Beginn und das Ende von Ar­beits­zei­ten fest. Er bietet also Ar­beit­neh­mern eine prak­ti­sche Übersicht, wann er seine Arbeit zu leisten hat.

Der Dienst­plan an sich ist ein recht einfaches Dokument. Damit er der Be­leg­schaft aber Ori­en­tie­rung er­mög­li­chen kann, muss er bestimmte formelle (und auch recht­li­che) An­for­de­run­gen erfüllen. Zwar gibt es zahl­rei­che Software-Lösungen zur Dienst­plan-Er­stel­lung, al­ler­dings sind viele von ihnen mit mo­nat­li­chen Abon­ne­ment-Kosten verbunden. Dabei reicht ein ver­brei­te­tes Programm für die Ge­stal­tung eines pro­fes­sio­nel­len, selbst­ge­bau­ten Dienst­plans: Excel.

Als Pla­nungs­in­stru­ment für Ar­beit­ge­ber und Ori­en­tie­rungs­hil­fe für Ar­beit­neh­mer sollte jeder Dienst­plan be­stimm­ten formellen An­for­de­run­gen ent­spre­chen:

• Er muss alle es­sen­zi­el­len In­for­ma­tio­nen enthalten, darunter den Vor- und Nachnamen der Mit­ar­bei­ter, die Ar­beits­zei­ten sowie den Pla­nungs­zeit­raum, für den der Dienst­plan gilt.
• Er sollte nicht nur für den Ersteller, sondern auch für die Mit­ar­bei­ter Sinn ergeben. Der Dienst­plan sollte sich also zugunsten der Übersicht aufs We­sent­li­che be­schrän­ken (achten Sie auch darauf, dass der Text nicht zu klein ist) und möglichst un­kom­pli­ziert und selbst­er­klä­rend sein. Im Zwei­fels­fall bietet es sich an, eine er­läu­tern­de Legende hin­zu­zu­fü­gen.
• Von Vorteil ist außerdem eine visuell an­spre­chen­de Ge­stal­tung. So können leere Zeilen bzw. Spalten für Auf­lo­cke­rung sorgen. Un­ter­schied­li­che Farben heben einzelne Bereiche zudem von­ein­an­der ab.

Darüber hinaus gibt es einige recht­li­che An­for­de­run­gen, die zu beachten sind. Es sind zwar bezüglich der Ge­stal­tung keine ge­setz­li­chen Re­ge­lun­gen vor­ge­schrie­ben, aber da der Ar­beit­ge­ber mit dem Dienst­plan sein Wei­sungs­recht ausübt, un­ter­liegt das Dokument der Ge­wer­be­ord­nung.

Gemäß § 106 Satz 1 GewO kann der Ar­beit­ge­ber bestimmen, wann seine An­ge­stell­ten ihre Ar­beits­leis­tung zu erbringen haben. Dabei ist er jedoch dazu ver­pflich­tet, auf die In­ter­es­sen und Be­dürf­nis­se seiner Be­leg­schaft zu achten. Besonders von Bedeutung sind in diesem Zu­sam­men­hang die Re­ge­lun­gen im Ar­beits­zeit­ge­setz (ArbZG) hin­sicht­lich der zu­läs­si­gen Ar­beits­zeit pro Tag, der ein­zu­hal­ten­den Pausen sowie der Nacht- und Schicht­ar­beit. Außerdem müssen auch die ge­setz­li­chen Be­stim­mun­gen zu be­son­de­ren Per­so­nen­grup­pen (z.B. Ju­gend­ar­beits­schutz­ge­setz, kurz: JArbSchG) sowie pri­vat­recht­li­che Re­ge­lun­gen (z.B. Ta­rif­ver­trä­ge) be­rück­sich­tigt werden. Weitere Sach­ver­hal­te werden meist in­ner­be­trieb­lich (z. B. durch eine Be­triebs­ver­ein­ba­rung bzw. ent­spre­chen­de Klauseln im Ar­beits­ver­trag) geregelt.

Darüber hinaus ist der Dienst­plan rechtlich gesehen als Urkunde anzusehen, da er auch zu Do­ku­men­ta­ti­ons­zwe­cken und zur Ge­halts­ab­rech­nung her­an­ge­zo­gen wird. Das bedeutet, dass er nach dem Aus­hän­di­gen bzw. Aushängen grund­sätz­lich ver­bind­lich ist und der Ar­beit­ge­ber ihn nicht einfach nach­träg­lich abändern kann. Ist die Änderung einer Schicht dennoch un­ab­ding­bar, muss sie im Regelfall gemäß Teilzeit- und Be­fris­tungs­ge­setz spä­tes­tens vier Tage im Voraus an­ge­kün­digt und mit dem be­trof­fe­nen Mit­ar­bei­ter ab­ge­spro­chen werden (§ 12 Abs. 2 TzBfG).

Im Grunde setzt sich unser Beispiel-Dienst­plan aus folgenden drei Bereichen zusammen:

• Eine ständig sichtbare Kopfzeile mit den un­ter­schied­li­chen Schichten und den da­zu­ge­hö­ri­gen Uhrzeiten
• Eine Sei­ten­leis­te mit au­to­ma­tisch erzeugtem, fort­lau­fen­dem Datum ohne Sonntage
• Eine Tabelle, in der die Namen der dienst­ha­ben­den Mit­ar­bei­ter ein­ge­tra­gen werden können und die zugleich die Anzahl der ge­leis­te­ten Schichten für jeden Mit­ar­bei­ter berechnet

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Ta­bel­len­spal­ten und -zeilen for­ma­tie­ren und die Kopfzeile am oberen Bild­schirm­rand fixieren. Zudem geben wir Ihnen Tipps zur Ver­wen­dung von Excel-Shortcuts:

1. Um die Breite der Spalten in Ihrem Dienst­plan an­zu­pas­sen, können Sie ganz einfach mit der Maus auf die jeweilige Spal­ten­gren­ze klicken (gedrückt halten) und sie auf die ge­wünsch­te Breite ziehen (die aktuelle Breite wird in einem kleinen Fenster über dem Maus­zei­ger angezeigt).
2. Wahlweise können Sie auch auf eine Spalte klicken und im Reiter „Start“ unter „Format“ à „Spal­ten­brei­te“ den ge­wünsch­ten Wert eingeben.
3. Mit dem Button „Format über­tra­gen“ (zu finden links oben im Reiter „Start“) können Sie Ihre Arbeit sogar noch be­schleu­ni­gen: Klicken Sie zu diesem Zweck zuerst auf eine bereits for­ma­tier­te Spalte, dann auf besagten Button und zuletzt auf die Spalte, die for­ma­tiert werden soll. Somit ersparen Sie sich, alle Ta­bel­len­spal­ten händisch anpassen zu müssen.
4. In unserem Beispiel hat Spalte A („Dezember 2019“) eine Breite von 35; die Spalten C, E, G und I haben einen Wert von 20; die zur Auf­lo­cke­rung gedachten Leer­spal­ten B, D, F, H und J sind jeweils nur 40 Pixel (ent­spricht einem Wert von 5) breit. Die Spalten K und L können Sie beliebig ein­stel­len – je nachdem, wie viel Platz Sie noch zur Verfügung haben.
5. Sie wollen wissen, wie wir die Zellen für die einzelnen Schichten for­ma­tiert haben? Tippen Sie einfach „Früh­schicht“ (bzw. Mittags-, Spät- oder Nacht­schicht) ein und nutzen Sie dann den Excel-Shortcut [ALT] + [EIN­GA­BE­TAS­TE], um einen manuellen Zei­len­um­bruch her­bei­zu­füh­ren. Tippen Sie nun die Zeit­an­ga­be „6:00–10:00“ ein. Indem Sie zuletzt in die Zelle dop­pel­kli­cken, können Sie die Schrift­grö­ße von Schicht­be­zeich­nung und Zeit­an­ga­be anpassen und Fettungen hin­zu­fü­gen.
6. Zuletzt fixieren Sie die Kopfzeile am oberen Bildrand, damit sie auch dann noch zu sehen ist, wenn Sie im Dienst­plan her­un­ter­scrol­len. Na­vi­gie­ren Sie hierfür zum Reiter „Ansicht“ und klicken unter „Fenster ein­frie­ren“ auf „Oberste Zeile fixieren“.

Hier sehen Sie noch einmal als Video-Anleitung, wie Sie die Funktion „Format über­tra­gen“ von Excel richtig nutzen:

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihren Dienst­plan mit einem fort­lau­fen­den Datum aus­stat­ten und dabei gleich­zei­tig die Sonntage aussparen, an denen in der Regel nicht ge­ar­bei­tet wird:

1. Tippen Sie in Zelle A2 (Spalte A, Zeile 2) das erste Datum des Monats ein, das nicht auf einen Sonntag fällt (z.B. den 2. Dezember 2019).
2. Führen Sie einen Rechts­klick auf die Zelle aus und klicken Sie im sich öffnenden Drop-down-Menü auf „Zellen for­ma­tie­ren“.
3. Wählen Sie im folgenden Kon­text­me­nü den Reiter „Zahlen“ und klicken Sie unter der Kategorie „Datum“ auf den Typ „Mittwoch, 14. März 2012“, um das Datum mitsamt Wochentag anzeigen zu lassen (natürlich können Sie auch eine andere Dar­stel­lungs­wei­se wählen).
4. Klicken Sie nun die dar­un­ter­lie­gen­de Zelle A3 an und kopieren Sie folgende Formel hinein, um sämtliche Sonntage aus den fort­lau­fen­den Da­tums­an­ga­ben aus­zu­spa­ren: =WENN(WOCHENTAG(A2;2)=6;A2+2;A2+1)
5. For­ma­tie­ren Sie diese Zelle ebenfalls nach dem Typ „Mittwoch, 14. März 2012“. Statt einer kryp­ti­schen Zah­len­fol­ge müsste nun das zweite Datum des Monats angezeigt werden, es sei denn, es fällt auf einen Sonntag (dieser wird nämlich aus­ge­spart).
6. Wählen Sie die Zelle A3 an. Klicken Sie auf das kleine Quadrat in der rechten unteren Ecke der Zelle und ziehen es so lange nach unten, bis Sie das letzte Datum des Monats erreicht haben. Lassen Sie dann den Maus­zei­ger los. Excel ergänzt nun au­to­ma­tisch alle Da­tums­an­ga­ben ohne Sonntage.
7. Wollen Sie das gesamte Wo­chen­en­de aussparen, geht das sogar noch einfacher: Geben Sie hierfür das erste Datum des Monats ein, und ziehen Sie das kleine Quadrat so lange nach unten, bis der gesamte Monat auf­ge­lis­tet ist. Klicken Sie nun auf das SmartTag „Auto-Aus­füll­op­tio­nen“ in der unteren rechten Ecke des mar­kier­ten Bereichs und wählen Sie „Wo­chen­ta­ge ausfüllen“. Excel entfernt nun sämtliche Samstage und Sonntag aus der Liste.

Das folgende Video erklärt Ihnen noch einmal die grund­sätz­li­che Vor­ge­hens­wei­se beim au­to­ma­ti­schen Auffüllen von Da­tums­an­ga­ben in Excel:

Der letzte Abschnitt erklärt, wie Sie Excel die Schichten Ihrer Mit­ar­bei­ter aus­rech­nen lassen und ab­schlie­ßen­de Ab­stim­mun­gen vornehmen. Zudem geben wir Ihnen ein paar Tipps zum Thema Makros:

1. Listen Sie an einer be­lie­bi­gen Position in Ihrem Dienst­plan die Namen all Ihrer An­ge­stell­ten auf. Jeden Mit­ar­bei­ter­na­men schreiben Sie dafür in eine eigene Zelle. In unserem Beispiel wird Matthias S. der Zelle L9 zu­ge­wie­sen.
2. Geben Sie nun die folgende Formel in die ne­ben­ste­hen­de Zelle M9 ein: =ZÄH­LEN­WENN(C2:I29;“Matthias S.“)
3. Der Bereich C2:I29 steht in unserem Beispiel für die Ge­samt­heit der Zellen, in denen die Mit­ar­bei­ter in ihren je­wei­li­gen Schichten ein­ge­tra­gen und gezählt werden können.
4. Excel zählt nun au­to­ma­tisch alle Einträge von Matthias S. im Dienst­plan zusammen und zeigt die Summe in Zelle M9 an. Wenn Sie für Matthias S. zu­sätz­li­che Schichten eintragen, ak­tua­li­siert sich der Zah­len­wert au­to­ma­tisch.
5. For­ma­tie­run­gen bezüglich der Ge­stal­tung Ihres Dienst­plans nehmen Sie am besten ganz am Ende vor. Mit dem Button „Füllfarbe“ im Reiter „Start“ können Sie Zeilen, Spalten oder einzelnen Zellen un­ter­schied­lich einfärben, um Sie her­vor­zu­he­ben. Denken Sie aber daran, die Farb­ge­bung mittels einer Legende für Ihre An­ge­stell­ten zu erläutern.
6. Vergessen Sie auch nicht, die Rah­men­li­ni­en mit dem gleich­na­mi­gen Button zu ak­ti­vie­ren. Nur so werden die einzelnen Zellen Ihres ta­bel­la­ri­schen Dienst­plans klar von­ein­an­der ab­ge­trennt.
7. Ab­schlie­ßend können Sie Ihren Dienst­plan vor Be­ar­bei­tung durch andere schützen, indem Sie im Reiter „Über­prü­fen“ einen Schreib­schutz ak­ti­vie­ren.

Das folgende Video erklärt, wie Sie die =ZÄH­LEN­WENN-Funktion in der Praxis verwenden:

Ihren fertigen Dienst­plan können Sie nun für alle kommenden Monate nutzen. Dafür müssen Sie nur für jeden Monat ein neues Excel-Ar­beits­blatt anlegen (auf das kleine „+“-Zeichen am linken unteren Fens­ter­rand klicken) und Ihre Dienst­plan-Vorlage dort hin­ein­ko­pie­ren (Tas­ten­kom­bi­na­ti­on [STRG] + [C] und [STRG] + [V]). Sie können das Ar­beits­blatt dann mittels Rechts­klick und „Um­be­nen­nen“ mit dem aktuellen Monat versehen und eine „Re­gis­ter­far­be“ hin­zu­fü­gen, um die Ar­beits­blät­ter besser von­ein­an­der un­ter­schei­den zu können.

Sie werden jedoch merken, dass beim Ko­pier­vor­gang die Spal­ten­brei­ten der Vorlage nicht mit über­nom­men werden. Microsoft schlägt hierfür ein be­stimm­tes Vorgehen vor, das aber in der Praxis nicht funk­tio­niert. Gehen Sie statt­des­sen wie folgt vor:

1. Markieren Sie die Dienst­plan-Vorlage händisch, indem Sie mit der Maus einen Bereich aufziehen, der alle re­le­van­ten Zellen abdeckt.
2. Kopieren Sie die Tabelle in Ihr neues Ar­beits­blatt.
3. Klicken Sie auf das SmartTag „(Strg)“ in der rechten unteren Ecke der ein­ge­füg­ten Tabelle. Ein Kon­text­me­nü öffnet sich.
4. Klicken Sie unter „Einfügen“ auf den Button „Breite der Ur­sprungs­ta­bel­le bei­be­hal­ten (B)“. Die korrekte Spal­ten­brei­te wird nun wie­der­her­ge­stellt.

Sie wollen mehrere Mit­ar­bei­ter in einer Schicht eintragen? Gehen Sie wie folgt vor: Führen Sie einen Rechts­klick auf die Zelle unterhalb der be­tref­fen­den Schicht aus, klicken Sie auf „Zelle einfügen“ und dann auf „Ganze Zeile“. Mit der Option „Zellen löschen“ können Sie sie auch jederzeit wieder entfernen.

Haben Sie alle Mit­ar­bei­ter in ihre je­wei­li­gen Schichten ein­ge­teilt, müssen Sie Ihren Dienst­plan nur noch ab­spei­chern – vor­züg­lich als PDF-Datei. Diese können Sie daraufhin aus­dru­cken und als Aushang verwenden oder aber direkt per E-Mail oder via Intranet an die Be­leg­schaft ver­schi­cken.

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