Ur­laubs­über­ga­be: An was muss man denken?

Damit auch während Ihrer Ab­we­sen­heit alles möglichst rei­bungs­los wei­ter­läuft, müssen Sie vor dem Urlaub an ein paar Punkte denken. Vergessen Sie nicht, Ihre Kol­le­gin­nen und Kollegen über alle an­ste­hen­den Aufgaben zu in­for­mie­ren, Ab­we­sen­heits­no­ti­zen ein­zu­rich­ten und sich schon im Vorfeld zu überlegen, was nach der Rückkehr auf Sie zukommt.

Damit Sie sich während des ver­dien­ten Urlaubs keine Gedanken mehr über die Arbeit machen müssen, sollten Sie recht­zei­tig alles gut vor­be­rei­ten. Denken Sie deshalb an:

• Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Kollegen: In­for­mie­ren Sie Ihre Kollegen über Ihre Ab­we­sen­heit und auch über even­tu­el­le Aufgaben, die über­nom­men werden müssen.
• Stell­ver­tre­ter bestimmen: Legen Sie fest, wer Sie während Ihres Urlaubs offiziell vertritt. Das ist besonders für Füh­rungs­kräf­te ent­schei­dend.
• Schrift­li­che Ur­laubs­über­ga­be: Damit niemand etwas übersieht – auch Sie selbst nicht – sollten Sie alle Aufgaben und Details über­sicht­lich auflisten.
• In­for­ma­tio­nen zur Verfügung stellen: Sollen Ihre Kollegen Ihnen im Urlaub aushelfen, müssen sie an alle Dokumente kommen. Sollten spezielle (digitale) Zugänge er­for­der­lich sein, kümmern Sie sich also früh­zei­tig darum.
• Kunden in­for­mie­ren: Falls Sie direkt mit Kunden oder anderen Ge­schäfts­part­nern in Kontakt stehen, sollten Sie auch diese aktiv über Ihre Ab­we­sen­heit in­for­mie­ren, damit es nicht zu Miss­ver­ständ­nis­sen kommt.
• Ab­we­sen­heits­no­tiz ein­rich­ten: Richten Sie in Ihrem E-Mail-Client eine Ab­we­sen­heits­nach­richt ein, damit Ge­schäfts­part­ner nicht unnötig auf eine Antwort von Ihnen warten. Geben Sie hier auch Ihren Stell­ver­tre­ter an, an den man sich im Notfall wenden kann.
• Rufnummer umleiten: Unter Umständen – und wenn technisch möglich – können Sie Ihren Te­le­fon­an­schluss so umleiten, dass Anrufer direkt bei Ihren Kollegen ankommen. Wägen Sie diesen Schritt aber gut ab, um Ihre Kollegen nicht unnötig zu belasten.
• Rückkehr vor­be­rei­ten: Damit Sie nach Ihrem Urlaub direkt wieder ein­stei­gen können, stellen Sie sich schon vorher eine To-do-Liste zusammen. So besteht nicht die Gefahr, dass Sie während Ihres Urlaubs wichtige Termine oder Aufgaben vergessen.
• Ar­beits­platz aufräumen: Wenn Sie vor dem Urlaub Ihren Schreib­tisch in Ordnung bringen und alle Dokumente sortiert ablegen, haben Sie nicht nur eine angenehme Rückkehr. Auch Ihre Kollegen müssen sich während Ihrer Ab­we­sen­heit nicht durch ein Chaos wühlen, um wichtige Dokumente zu finden.

Laden Sie die Check­lis­te herunter und vergessen Sie nichts mehr vor den Ferien. Die Ur­laubs­über­ga­be wird mit der Vorlage noch einfacher: Haken Sie ab, was Sie schon erledigt haben!

Urlaub recht­zei­tig be­an­tra­gen, und wenn es dann so weit ist – ab in die Ferien? Mit so einer Ein­stel­lung bringen Sie nur Chaos ins Team. Sprechen Sie früh­zei­tig mit Ihren direkten Kollegen, und teilen Sie Ihre Ab­we­sen­heit mit. So haben alle Be­tei­lig­ten schon im Vorfeld Ge­le­gen­heit, sich auf die Zeit ohne Sie vor­zu­be­rei­ten – sich zum Beispiel Ka­pa­zi­tä­ten frei­zu­hal­ten, um Aufgaben von Ihnen mit­über­neh­men zu können.

Es ist durchaus sinnvoll, mehreren Kollegen oder gar dem ganzen Team Ihre Ab­we­sen­heit mit­zu­tei­len. Um aber si­cher­zu­ge­hen, dass sich jemand direkt ver­ant­wort­lich fühlt, bestimmen Sie am besten einen oder mehrere Stell­ver­tre­ter.

Damit diese sich nicht anhand von Er­in­ne­run­gen Ihren Aufgaben widmen müssen, erstellen Sie ein Über­ga­be­do­ku­ment. Darin sollte alles auf­ge­lis­tet sein, was die andere Person benötigt, um an Ihrer Stelle wei­ter­zu­ar­bei­ten. Sie notieren Aufgaben, Deadlines und Kon­takt­per­so­nen, damit Ihre Stell­ver­tre­ter nicht in un­zäh­li­gen E-Mails und Do­ku­men­ten danach suchen müssen. Falls Ihre Kollegen bestimmte digitale Zugänge benötigen, notieren Sie auch diese Daten in dem Über­ga­be­do­ku­ment.

Schließ­lich sind unter Umständen auch Personen außerhalb des eigenen Un­ter­neh­mens zu kon­tak­tie­ren. Haben Sie bei­spiels­wei­se re­gel­mä­ßig mit be­stimm­ten Kunden zu tun, sollten Sie diese direkt darüber in­for­mie­ren. So wirken Sie Ärger oder Miss­ver­ständ­nis­sen auf der anderen Seite entgegen.

Sie können unmöglich jede Person außerhalb Ihres Un­ter­neh­mens (und teilweise auch innerhalb des Un­ter­neh­mens) über Ihre Ur­laubs­plä­ne in­for­mie­ren – und müssen dies auch gar nicht. Jeder E-Mail-Client und jedes Webportal bietet die Mög­lich­keit, eine Ab­we­sen­heits­no­tiz ein­zu­rich­ten. Eine solche Notiz wird in der Zeit Ihrer Ab­we­sen­heit au­to­ma­tisch als Antwort auf ein­ge­hen­de E-Mails versendet. Auf diese Weise in­for­miert man den Absender darüber, dass man derzeit nicht auf die E-Mail antworten kann. Folgendes gehört in eine gute Ab­we­sen­heits­no­tiz:

• Nennen Sie den Zeitraum Ihrer Ab­we­sen­heit.
• Geben Sie an, ob Ihre E-Mail an Kollegen wei­ter­ge­lei­tet wird oder nicht.
• In­for­mie­ren Sie, wer Ihre Ver­tre­tung übernimmt und geben Sie deren Namen und E-Mail-Adresse an.

Verfassen Sie die Nachricht in dem Ton, der für Ihr Un­ter­neh­men üblich ist. Sollten Sie in­ter­na­tio­nal tätig sein, erstellen Sie auch eine englische Fassung der Nachricht. Wie man die Ab­we­sen­heits­nach­richt technisch ein­rich­tet, haben wir in ver­schie­de­nen Artikeln für Sie erklärt:

• Ab­we­sen­heits­no­tiz in Outlook ein­rich­ten
• Ab­we­sen­heits­no­tiz in Thun­der­bird ein­rich­ten
• Ab­we­sen­heits­no­tiz in Gmail ein­rich­ten

Je nachdem, wie die Technik in Ihrem Büro auf­ge­stellt ist, können Sie unter Umständen auch Ihr Telefon umleiten. Anrufe kommen dann bei Ihrem Stell­ver­tre­ter an.

Ir­gend­wann ist der Urlaub wieder vorbei. Damit die zu­rück­ge­won­ne­ne Energie nicht in den ersten Minuten des ersten Ar­beits­ta­ges wieder verpufft, sollten Sie auch die Rückkehr gut vor­be­rei­ten. Stellen Sie sich dafür am besten eine To-do-Liste zusammen. An erster Stelle wird ver­mut­lich ein Gespräch mit Ihrer Ver­tre­tung stehen. So können Sie erfahren, was während Ihrer Ab­we­sen­heit passiert ist und welche neuen Aufgaben für Sie hin­zu­ge­kom­men sind.

Notieren Sie sich auf Ihrer Liste aber auch schon vor dem Urlaub Aufgaben, von denen Sie wissen, dass sie nach den Ferien erledigt werden müssen. So riskieren sich nicht, dass sie etwas vergessen, und haben den Kopf während des Urlaubs für andere Dinge frei.

Für einen guten Neustart spielt ebenso das Ar­beits­um­feld eine große Rolle. Um nicht direkt wieder in einen alten Trott zu verfallen, empfiehlt es sich, den Schreib­tisch vor dem Urlaub gründlich auf­zu­räu­men. So haben Sie nach Ihrer Rückkehr Platz für neue Ideen. Aber auch während Ihrer Ab­we­sen­heit helfen ein auf­ge­räum­ter Schreib­tisch und eine geordnete Ablage dabei, dass Ihre Kollegen sich besser zu­recht­fin­den: Statt lang nach Un­ter­la­gen suchen zu müssen, ist alles am richtigen Ort.