Excel: AR­BEITS­TAG-Funktion erklärt

Die Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­on von Microsoft kann in vielen Si­tua­tio­nen die Arbeit er­leich­tern. Bei der Planung von Terminen hat sich Excel bei­spiels­wei­se mil­lio­nen­fach bewährt. Eine Funktion, die sich dafür einsetzen lässt, ist AR­BEITS­TAG. Mit dieser können Sie schnell fest­stel­len, welches Datum nach einer be­stimm­ten Anzahl von Ar­beits­ta­gen erreicht ist und auf diese Weise ganz einfach Deadlines bestimmen.

Die Funktion AR­BEITS­TAG hilft Ihnen dann, wenn Sie genau wissen, wie viele Ar­beits­ta­ge Sie zur Verfügung haben, und her­aus­fin­den möchten, an welchem Datum Sie ent­spre­chen­de Zahl an Ar­beits­ta­gen hinter sich gebracht haben. Und mit dieser Funktion erfasst Excel eben nur Werktage – Wo­chen­en­den werden immer raus­ge­rech­net. Eine Woche hat für Excel demnach immer 5 Werktage. Das ist zum Beispiel zur Be­stim­mung von Liefer- oder Ab­ga­be­ter­mi­nen sinnvoll. Sie müssen dann lediglich ein Start­da­tum de­fi­nie­ren und danach die Anzahl von Ar­beits­ta­gen. Zu­sätz­lich können Sie Feiertage angeben, damit die Funktion das tat­säch­li­che Datum berechnen kann.

Das erste Argument muss als Datum angegeben werden. Deshalb sollten Sie entweder die Funktion DATUM einbauen oder auf eine Zelle verweisen, die als Da­tums­an­ga­be for­ma­tiert ist. An­schlie­ßend geben Sie eine Zahl an Ar­beits­ta­gen ein. Auch dabei können Sie eine Zell­re­fe­renz verwenden, um die Ar­beits­ta­ge an die Funktion zu übergeben. Wichtig ist, dass Excel das Start­da­tum nicht als Ar­beits­tag mit­be­rech­net. Das heißt: Setzen Sie als Start­da­tum den 1. März fest und wollen bereits am 2. März wieder fertig sein, dann wäre dies ein Ar­beits­tag und nicht etwa zwei.

Zudem haben Sie noch die Mög­lich­keit, freie Tage zu de­fi­nie­ren. Hiermit schließen Sie zum Beispiel Feiertage aus, an denen nicht ge­ar­bei­tet wird. Freie Tage hin­ter­le­gen Sie in einer Liste und verweisen in der AR­BEITS­TAG-Funktion dann nur noch auf diese Liste.

Excel gibt das Ergebnis als fort­lau­fen­de Zahl wieder. Dafür zählt Excel vom 1. Januar 1900 an aufwärts. Das hat den Vorteil, dass Sie mit dieser Zahl leicht weiter rechnen können. Wenn Sie das Ergebnis an eine andere Funktion übergeben – entweder durch einen Zellbezug oder durch Ver­schach­te­lung von zwei Formeln – fällt Excel die Ver­ar­bei­tung sehr viel einfacher. Möchten Sie sich das Ergebnis aber direkt in der Zelle anzeigen lassen, dann sollten Sie die Zelle als Datum for­ma­tie­ren. Dann können Sie den Tag leicht ablesen.

Nehmen wir an, Sie möchten eine Deadline für ein Projekt berechnen. Mit dem Auf­trag­ge­ber ist ab­ge­spro­chen, dass das Team 10 Werktage für die Fer­tig­stel­lung hat. Als Start­ter­min wird der 6. April 2020 fest­ge­legt.

Das Start­da­tum geben Sie mithilfe der DATUM-Funktion ein, die als Parameter Jahr, Monat und Tag verlangt. An­schlie­ßend tragen Sie die 10 Ar­beits­ta­ge in die Funktion ein. Zum Abschluss müssen Sie auch noch die Feiertage be­rück­sich­ti­gen, da gerade in diesem Zeitraum durch die Os­ter­fei­er­ta­ge viele Werktage ausfallen. Zu diesem Zweck ist in dem Beispiel in den Zeilen B5 bis B18 eine Liste hin­ter­legt: Die Zellen dort sind als Datum for­ma­tiert. Als Ergebnis gibt die Funktion nun 43943 aus. Damit das korrekte Datum angezeigt wird, muss also auch noch die Zelle als Datum for­ma­tiert werden.

AR­BEITS­TAG funk­tio­niert immer dann gut, wenn man von einer Woche mit 5 Ar­beits­ta­gen ausgehen kann und dem Wo­chen­en­de am Samstag und Sonntag. Doch in einigen Branchen gelten diese Be­din­gun­gen nicht. All jenen, die mehr Fle­xi­bi­li­tät bei der Erfassung von Ar­beits­ta­gen benötigen, bietet Excel die er­wei­ter­te Funktion AR­BEITS­TAG.INTL. Mit dieser haben Sie einen weiteren Parameter zur Verfügung.

Der zu­sätz­li­che, optionale Parameter „Wo­chen­en­de“ un­ter­schei­det diese Funktion in Excel von AR­BEITS­TAG. In der in­ter­na­tio­na­len Version können Sie die Länge des Wo­chen­en­des anpassen, aber auch festlegen, welche Tage in der Woche als ar­beits­freie Tage behandelt werden. Excel stellt Ihnen für die Angabe zwei ver­schie­de­ne Optionen zur Verfügung. Entweder Sie verwenden eine Wo­chen­end­num­mer oder eine bestimmte Zei­chen­fol­ge.

Die Wo­chen­end­num­mern sind von Excel fest­ge­legt. Jede Zahl ent­spricht einem Wochentag be­zie­hungs­wei­se einer Kom­bi­na­ti­on aus Wo­chen­ta­gen:

• 1: Samstag, Sonntag
• 2: Sonntag, Montag
• 3: Montag, Dienstag
• 4: Dienstag, Mittwoch
• 5: Mittwoch, Don­ners­tag
• 6: Don­ners­tag, Freitag
• 7: Freitag, Samstag
• 11: Sonntag
• 12: Montag
• 13: Dienstag
• 14: Mittwoch
• 15: Don­ners­tag
• 16: Freitag
• 17: Samstag

Lässt man das Argument frei, dann verwendet Excel au­to­ma­tisch die Kom­bi­na­ti­on aus Samstag und Sonntag.

Wenn Sie hingegen die Zei­chen­fol­ge verwenden, folgen Sie einem relativ simplen Schema: Die Zei­chen­fol­ge besteht aus 7 Stellen, für jeden Wochentag einen, beginnend mit Montag. Setzt man an eine Stelle eine 0, wird der Tag als Ar­beits­tag gewertet. Eine 1 steht für einen freien Tag. 1000001 würde demnach für ein Wo­chen­en­de am Sonntag und Montag stehen. Der Vorteil dieser Funktion besteht darin, dass Sie mit ihr auch mehr als zwei Tage als re­gel­mä­ßig freie Tage hin­ter­le­gen können. Es ist al­ler­dings nicht möglich, alle Stellen mit einer 1 zu besetzen. Die Zei­chen­fol­ge müssen Sie in An­füh­rungs­zei­chen setzen.

Möchten Sie eine Deadline berechnen und Ihre Ar­beits­wo­che dauert von Dienstag bis Samstag, dann gibt es zwei Mög­lich­kei­ten, dies mit der ARB­TEI­TS­TAG.INTL-Funktion zu erfassen:

Beide Formeln liefern das gleiche Ergebnis. Auch hier könnten wieder per Referenz Feiertage be­rück­sich­tigt werden.

Sie können aber auch den um­ge­kehr­ten Fall berechnen: Sie haben einen Start- und ein Enddatum und wollen nun wissen, wie viele Ar­beits­ta­ge zwischen diesen Terminen liegen.

Neben den beiden Da­tums­an­ga­ben können Sie auch hier wieder einen Zell­be­reich mit Tagen angeben, die nicht als Ar­beits­ta­ge gewertet werden. Möchten Sie nun also her­aus­fin­den, wie viele Ar­beits­ta­ge zwischen dem 13. und 17. April 2020 liegen, geben Sie folgende Formel ein:

Als Ergebnis liefert Excel 4 Tage, da diese Funktion das Start­da­tum ebenfalls nicht als Ar­beits­tag ansieht. Sie können also entweder einen weiteren Tag addieren oder das Start­da­tum einen Tag nach vorn verlegen.

Diese Excel-Funktion ist wieder auf eine Ar­beits­wo­che von Montag bis Freitag ein­ge­stellt. Doch auch hier gibt es eine er­wei­ter­te (in­ter­na­tio­na­le) Version. Mit NET­TO­AR­BEITS­TA­GE.INTL haben Sie die Mög­lich­keit, ar­beits­freie Wo­chen­en­den frei zu bestimmen.

Dabei gelten die gleichen Vorgaben wie bei AR­BEITS­TAG.INTL. Sie können entweder Wo­chen­end­num­mern oder die Zei­chen­fol­ge verwenden.