Digitale Un­ter­schrift erstellen: Rechts­si­cher digital un­ter­schrei­ben

Eine Un­ter­schrift stellt sicher, dass der Un­ter­zeich­nen­de mit seinem ein­zig­ar­ti­gen Schrift­zug seine Identität be­glau­bigt. Der Schrift­ver­kehr mit Do­ku­men­ten verlagert sich jedoch immer mehr auf digitale Wege, hin zum komplett pa­pier­lo­sen Büro. Dafür ist eine ebenso ein­deu­ti­ge und fäl­schungs­si­che­re wie rechts­si­che­re Form der Un­ter­schrift unter ein Dokument nötig: eine digitale Signatur, die auch im Nach­hin­ein noch überprüft werden kann. Ver­schie­de­ne Varianten der digitalen Un­ter­schrift erfüllen ver­schie­de­ne recht­li­che An­for­de­run­gen:

• die ein­deu­ti­ge Iden­ti­fi­zie­rung des Un­ter­zeich­ners
• ein Nachweis für die Zu­stim­mung des Un­ter­zeich­ners
• eine Garantie dafür, dass der Inhalt eines Dokuments un­be­ar­bei­tet und voll­stän­dig bleibt, auch als In­te­gri­tät des Dokuments be­zeich­net.

Nur Verfahren wie die elek­tro­ni­sche Signatur, ggf. mit zu­sätz­li­cher Au­then­ti­fi­zie­rung, und die qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signatur (QES) gelten als rechts­si­cher und fäl­schungs­si­cher.

Eine digitale Un­ter­schrift, auch Signatur genannt, ent­spricht in einem digitalen Dokument der Un­ter­schrift in einem Dokument, das auf Papier vorliegt. Nicht jede Form der digitalen Un­ter­schrift ist glei­cher­ma­ßen rechts­gü­tig.

Rechts­grund­la­ge ist die „Ver­ord­nung über elek­tro­ni­sche Iden­ti­fi­zie­rung und Ver­trau­ens­diens­te“ (eIDAS) als eu­ro­päi­sche Norm, die in Lan­des­ge­set­zen aus­for­mu­liert ist. In Deutsch­land ist es das „Ver­trau­ens­dien­ste­ge­setz“, abgekürzt VDG, vormals Si­gna­tur­ge­setz. In den USA gibt es schon seit dem Jahre 2000 den ESIGN Act für elek­tro­ni­sche Si­gna­tu­ren.

Eine einfache elek­tro­ni­sche Un­ter­schrift ist eine mit einem Zei­chen­pro­gramm erstellte digitale Grafik der Un­ter­schrift. Der Un­ter­zeich­nen­de „malt“ bei­spiels­wei­se per Frei­hand­ein­ga­be direkt in das zu un­ter­zeich­nen­de Dokument hinein. Das geht zwar mit der Maus, aber dem na­tür­li­chen Schreib­vor­gang der Hand wäre das Schreiben per Stift­ein­ga­be viel näher – sofern es das Endgerät hergibt.

Im E-Mail-Programm Microsoft Outlook ist das mit einfachen Schritten zu rea­li­sie­ren:

1. Eine neue, leere Nachricht öffnen oder eine zum Antworten be­zie­hungs­wei­se Wei­ter­lei­ten
2. In das Schreib­feld für den E-Mail-Text klicken
3. Im Menüband auf „Frei­hand­ein­ga­be starten“ klicken
4. Stiftform/-art, Farbe und Li­ni­en­stär­ke auswählen
5. Im Frei­hand­feld „un­ter­schrei­ben“ (Un­ter­schrift „zeichnen“)
6. „Frei­hand­ein­ga­be beenden“, jedes nicht mit­ein­an­der ver­bun­de­ne Element in der so erzeugten Grafik lässt sich noch innerhalb des Zei­chen­fens­ters ver­schie­ben
7. Nach Ver­voll­stän­di­gung der E-Mail: Senden

Das funk­tio­niert bei E-Mails im HTML- und im Richt-Text-Format. Bei „Nur Text“ gehen Bilder jedoch verloren, also auch die Un­ter­schrift.

Auch mit Gra­fik­pro­gram­men wie Gimp, Krita oder Adobe Photoshop kann man per Maus-, Stift- oder Fin­ger­ein­ga­be eine eigene digitale Un­ter­schrift erstellen. Die Vor­ge­hens­wei­se ist bei den Pro­gram­men sehr ähnlich:

1. neues Dokument in der be­nö­tig­ten Größe und Auflösung erstellen
2. Mal­werk­zeug mit der ge­wünsch­ten Strich­stär­ke und -farbe auswählen
3. Un­ter­schrift am besten mit einem Stift direkt auf dem sen­si­ti­ven Bild­schirm (oder mit einem Grafik-Tablett) eingeben. Zeich­nun­gen mit einer PC-Maus sehen meist eher ungelenk aus, daher ist eine Stift­ein­ga­be vor­zu­zie­hen.
4. Grafik am ge­wünsch­ten Ort speichern. Dabei sind Gra­fik­for­ma­te zu empfehlen, die einen trans­pa­ren­ten Hin­ter­grund er­mög­li­chen, wie PNG oder GIF.

Im Ziel­do­ku­ment wird diese Datei dann mit dem Menüpunkt „Bilder einfügen“ ein­ge­setzt. In­for­mie­ren Sie sich dazu wei­ter­füh­rend in unserem spe­zi­el­len Rat­ge­ber­the­ma Un­ter­schrift in Word erstellen.

Der Scan einer Un­ter­schrift ist der digitale Umweg, wenn kein Gra­fik­pro­gramm benutzt wird. Dabei wird die von Hand auf Papier ge­schrie­be­ne Un­ter­schrift ein­ge­scannt und als Bilddatei ge­spei­chert. Diese Datei wird über die Me­nü­punk­te „Einfügen > Bilder“ im Dokument platziert.

Auch hier gilt: Jeder, der im Besitz dieser Datei ist, kann damit eine getätigte Un­ter­schrift vor­täu­schen. Jeder Empfänger kann sich diese Datei zum Beispiel mit einem Snipping Tool als Screen­shot zu Eigen machen. Die ein­ge­scann­te Un­ter­schrift ist ins­be­son­de­re für Ver­trags­pro­zes­se nicht rechts­gül­tig, denn

• es ist nicht möglich, den Un­ter­zeich­ner eindeutig zu iden­ti­fi­zie­ren,
• eine Ein­wil­li­gung in Rechts­fol­gen eines so un­ter­zeich­ne­ten Dokuments kann nicht nach­ge­wie­sen werden,
• es handelt sich stets um eine Kopie einer Un­ter­schrift und
• hat damit auch keine Be­weis­kraft vor Gericht.

In diese Kategorie sind auch Un­ter­schrif­ten ein­zu­ord­nen, die zum Beispiel Lie­fer­diens­te nutzen, indem der Empfänger auf der Lieferung physisch un­ter­schreibt, und der Lieferant diese Un­ter­schrift inklusive Adress­eti­kett mit einem Mo­bil­ge­rät fo­to­gra­fiert. Ist Ihnen als Versender eine rechts­si­che­re Emp­fangs­be­stä­ti­gung wichtig, sollten Sie auf einem anderen Verfahren bestehen.

Mit PDF-Ver­wal­tungs­pro­gram­men wie Adobe Acrobat lassen sich eigene Un­ter­schrifts-Zer­ti­fi­ka­te erstellen, die den Zeitpunkt des Si­gnie­rens do­ku­men­tie­ren und zumindest aufzeigen, dass ein Dokument nach dem Anbringen eines solchen eigenen Zer­ti­fi­kats nicht verändert wurde. Diese digitale Signatur ist mit der E-Mail-Adresse verknüpft und kann auch die Un­ter­schrift als Grafik be­inhal­ten. Der Zeit­stem­pel wird von der internen Uhr des Rechners des Ver­fas­sers erzeugt.

Hier gibt es jedoch den Rechts­vor­be­halt, dass zur Va­li­die­rung eines solchen Dokuments Dienste von Dritt­an­bie­tern nötig sein können. Damit kommen die kos­ten­pflich­ti­gen Zer­ti­fi­kats­an­bie­ter ins Spiel. Bei der Abwägung der Kosten lohnt ein ver­glei­chen­der Blick zum Beispiel auf die No­tar­kos­ten für die Be­glau­bi­gung einer Un­ter­schrift.

Ein Brief sollte beim Empfänger so ankommen, wie der Absender es vor­ge­se­hen hat. Gleiches gilt für die elek­tro­ni­sche Kom­mu­ni­ka­ti­on. Was der zu­ge­kleb­te Umschlag beim Brief ist, bietet die ver­schlüs­sel­te Signatur beim Versenden und dem Empfang von elek­tro­ni­schen Do­ku­men­ten.

Dokumente mit einfacher elek­tro­ni­scher Signatur (also Un­ter­schrift) können über einen Dienst­leis­ter, zum Beispiel Adobe Sign, digital un­ter­schrie­ben werden. Der Nutzer wird Schritt für Schritt geführt, bevor das un­ter­zeich­ne­te Dokument an den Ver­trags­part­ner zu­rück­ge­sen­det wird. Das funk­tio­niert bereits mit der kos­ten­lo­sen App Adobe Acrobat Reader DC mit folgenden Schritten:

Do­ku­ment­ver­sen­der:

1. zu un­ter­zeich­nen­des Dokument (PDF) in der App öffnen
2. „Ausfüllen und Un­ter­schrei­ben“ anklicken und eventuell nötige Be­mer­kun­gen im Dokument plat­zie­ren.
3. Bei Auswahl von „Selbst signieren“ können der Name oder die Initialen des Un­ter­zeich­ners in einer Schrift­art platziert werden.
4. Mit „Weiter“ werden die Optionen angeboten:
   1. schreib­ge­schütz­te Kopie speichern (die niemand ändern kann) oder
   2. Si­gna­tu­ren anfragen. Dann geht es weiter zu Adobe Sign, was einen Adobe-Account vor­aus­setzt.
5. E-Mail-Adresse des Un­ter­zeich­ners (Emp­fän­gers) hin­zu­fü­gen. Der Dateiname ist bereits vermerkt. Im An­wei­sungs­feld kann eine Auf­for­de­rung an den Empfänger for­mu­liert werden (es steht bereits ein vor­for­mu­lier­ter Text zur Verfügung).
6. „Bereich für die Signatur festlegen“, zweck­mä­ßi­ger­wei­se am Ende des Dokuments.
7. Nach dem Upload auf den Server gibt es vier Feldtypen, die dem Un­ter­zeich­ner zum Ausfüllen angeboten werden, zum Beispiel „Si­gna­tur­da­tum“ und natürlich das „Signatur“-Feld selbst.
8. Nach dem Klick auf „Senden“ erhält der Absender die Meldung, dass das be­tref­fen­de Dokument zum Signieren an die E-Mail-Adresse des Emp­fän­gers gesendet wurde.

Do­ku­ment­emp­fän­ger:

1. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit dem Link „Review and sign“. Nach dem Klick darauf wird das Dokument geladen.
2. Mit dem Klick ins Si­gna­tur­feld öffnen sich vier Mög­lich­kei­ten, eine Signatur ein­zu­set­zen: per Tastatur, Zeichnen, ein Bild (siehe oben) einfügen oder mit dem Mo­bil­ge­rät per Mobilfunk-Nummer eine Un­ter­schrift an­fer­ti­gen und einfügen.
3. Mit „Signieren“ wird der Vorgang ab­ge­schlos­sen.
4. Der Do­ku­ment­ver­sen­der erhält eine E-Mail mit dem Link „Open Agreement“ und kann sich damit das signierte Dokument her­un­ter­la­den und sichern.

Im eigenen Adobe-Account steht dann ein Protokoll des Vorgangs zur Verfügung. Zum Zeitpunkt des Er­stel­lens dieses Ratgebers (Oktober 2021) konnte man zwei Dokumente pro Monat kos­ten­frei auf diesem Wege signieren lassen.

Die App-Stores der Anbieter mobiler Be­triebs­sys­te­me halten ebenfalls Apps zur Un­ter­schrif­ten­ein­ga­be bereit, so zum Beispiel DocuSign oder SignEasy.

Bei elek­tro­ni­schen Si­gna­tu­ren mit er­wei­ter­ter Au­then­ti­fi­zie­rung sind weitere Schritte nötig. Der Un­ter­zeich­ner muss seine Identität mit einem Kennwort, einer Social-ID, mit einer am Telefon über­mit­tel­ten PIN oder sogar mit dem Per­so­nal­aus­weis nach­wei­sen. Erst dann kann er das Dokument öffnen und damit arbeiten.

Der Weg ist prin­zi­pi­ell der gleiche wie zuvor be­schrie­ben, aber eben an­ge­rei­chert mit den genannten Si­cher­heits­fea­tures. Dazu werden Chip­kar­ten mit Le­se­ge­rä­ten, USB-Sticks, Soft­ware­zer­ti­fi­ka­te oder Methoden der Fern­aus­lö­sung benutzt. Diese sind in den Versende- und Emp­fangs­pro­zess ein­ge­bet­tet. Die Art der Iden­ti­fi­zie­rung ist trans­pa­rent.

Eine digitale Un­ter­schrift, die den höchsten Si­cher­heits­an­for­de­run­gen genügt, ist die qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signatur – abgekürzt auch QES genannt. Dazu müssen laut der Ver­ord­nung eIDAS folgende Vor­aus­set­zun­gen erfüllt sein:

• die Signatur ist eindeutig dem Un­ter­zeich­ner zu­ge­ord­net
• der Un­ter­zeich­ner muss iden­ti­fi­ziert werden können
• die Signatur ist mithilfe von elek­tro­ni­schen Si­gna­tur­er­stel­lungs­da­ten unter der al­lei­ni­gen Korn­trol­le des Un­ter­zeich­ners erstellt
• eine nach­träg­li­che Ver­än­de­rung der Daten kann erkannt werden

Solche digitalen Si­gna­tu­ren greifen auf digitale IDs oder PINs zurück, die auf Si­cher­heits­zer­ti­fi­ka­ten beruhen, welche von an­er­kann­ten Dienst­leis­tern aus­ge­stellt werden.

Wenn damit digital un­ter­schrie­ben wird, ent­spricht das der per Hand ge­schrie­be­nen Un­ter­schrift. Damit wird die Be­weis­kraft einer so er­stell­ten digitalen Un­ter­schrift ge­währ­leis­tet. Es gibt jedoch ge­setz­lich geregelte Ausnahmen zum Beispiel für no­ta­ri­el­le Be­glau­bi­gun­gen. Diese können in der Regel nicht durch eine digitale Un­ter­schrift vor­ge­nom­men werden.

Zum Erstellen einer qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Signatur und der Nutzung in digitalen Abläufen muss zwangs­läu­fig ein zer­ti­fi­zier­ter Anbieter von so genannten Ver­trau­ens­diens­ten genutzt werden. Eine nach Ländern geordnete Übersicht solcher Anbieter finden Sie im EU Trust Services Dashboard der Eu­ro­päi­schen Kom­mis­si­on.

Ein Anbieter solcher Dienste in Deutsch­land ist die Bun­des­dru­cke­rei mit dem kos­ten­pflich­ti­gen Dienst sign-me. Bezahlt wird mit so­ge­nann­ten Coins. Der Vorgang der Re­gis­trie­rung ist einfach und innerhalb weniger Minuten erledigt.

Die Über­tra­gung von Do­ku­men­ten ist identisch mit der elek­tro­ni­schen Signatur, jedoch werden im Prozess mit der qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Signatur die ver­ge­be­nen digitalen Schlüs­sel­paa­re mit ihrem Gel­tungs­be­reich und -zeitraum im Dokument ein­ge­bet­tet. Dabei werden sichere kryp­to­gra­fi­sche Verfahren ein­ge­setzt. Eine solche Ver­schlüs­se­lung plus der elek­tro­ni­schen Signatur ver­hin­dert un­be­merk­te Ver­än­de­run­gen am Dokument. Zudem können Dritte das Dokument nicht einsehen. Solche digitalen Ver­schlüs­se­lungs­tech­ni­ken kommen auch beim digitalen Signieren von E-Mails zum Einsatz.

Auf mobilen End­ge­rä­ten gibt es je nach Anbieter Bord­mit­tel oder Apps, mit denen PDF un­ter­schrie­ben oder andere Dokumente signiert werden können. Auch hier ist der Rahmen der recht­li­chen Mög­lich­kei­ten zu beachten. Nach wie vor ist für bestimmte Ver­trags­ar­ten eine Un­ter­schrift von Hand nötig. Die meisten Kauf­ver­trä­ge können aber auch elek­tro­nisch signiert werden.

Für Geräte mit dem Be­triebs­sys­tem Android steht die App „Fill & Sign“ zur Verfügung. Der Haken: Es handelt sich um eine ein­ge­füg­te Grafik (siehe oben unter „ein­ge­scann­te Un­ter­schrift), und es ist nur eine geringe Zahl von digitalen Un­ter­schrif­ten im Monat kos­ten­frei. Die Lösung Adobe Acrobat Pro DC bietet das als Abo mit digitalen Si­gna­tu­ren und allen Be­ar­bei­tungs­mög­lich­kei­ten von PDFs an und kostet knapp 18 Euro im Monat.

Diese Adobe App gibt es auch für iOS-Geräte. Aber Apples Handys und Tablets haben schon eigene Mittel an Bord. Erhält man zum Beispiel ein Dokument im Anhang zum elek­tro­ni­schen Un­ter­schrei­ben, genügt ein Klick auf den Anhang. In dem ge­öff­ne­ten Dokument lässt sich dann über das Stift­sym­bol ein Zei­chen­werk­zeug zum Erzeugen der Un­ter­schrift aufrufen. Das funk­tio­niert mit dem Finger oder dem Zei­chen­stift sehr gut.

Weiter fort­ge­schrit­te­ne Systeme re­gis­trie­ren beim Un­ter­schrei­ben auch gra­pho­lo­gi­sche Merkmale und verbinden das weitere Versenden un­ter­zeich­ne­ter Dokumente mit Ver­schlüs­se­lungs-Methoden. Zu solchen Anbietern gehören bei­spiels­wei­se DocuSign oder eANVmo­bi­le – al­ler­dings ist das immer kos­ten­pflich­tig.