Outlook-Backup erstellen: So gelingt die Outlook-Da­ten­si­che­rung

Outlook vereint zahl­rei­che Funk­tio­nen auf einer leicht ver­ständ­li­chen Ober­flä­che. Jedoch birgt die Syn­chro­ni­sie­rung und Ver­net­zung von Daten das Risiko eines Verlusts bei Software- oder Hardware-Fehlern. Daher ist es für Nutzende ent­schei­dend, wichtige Ge­schäfts­da­ten und E-Mails als Outlook-Backup zu sichern. Wie Sie eine Outlook-Sicherung erstellen, erklären wir Ihnen in dieser Anleitung.

Wie verwaltet Outlook E-Mails?

Um zu verstehen, wie Sie Outlook-Nut­zer­da­ten sichern können, müssen Sie zunächst wissen, wie Outlook Daten verwaltet. Es gibt zwei un­ter­schied­li­che Outlook-Kon­to­ty­pen:

• Outlook-POP-Konten (auch POP3): Outlook-Daten werden als Original vom Server her­un­ter­ge­la­den und in Form von PST-Dateien lokal auf der Fest­plat­te ge­spei­chert. -Exchange-, IMAP-, Outlook-365- oder Outlook.com-Konten: Daten werden lokal nur als OST-Dateien zwi­schen­ge­spei­chert, Ori­gi­nal­da­ten ver­blei­ben jedoch auf dem Server.

Doch wofür stehen die von Outlook ver­wen­de­ten Da­tei­for­ma­te PST und OST?

• PST-Dateien: PST bedeutet Personal Storage und steht für ein Outlook-Da­tei­for­mat, das wie ein Da­ten­con­tai­ner funk­tio­niert und sich nur mit einem Outlook-Account nutzen und öffnen lässt. Per­sön­li­che, syn­chro­ni­sier­te Nut­zer­da­ten werden in Ord­ner­struk­tu­ren angelegt, vom Server her­un­ter­ge­la­den und lokal als PST-Datei auf dem Computer ge­spei­chert. Die Er­stel­lung der ersten PST-Datei erfolgt bei POP-Konten au­to­ma­tisch beim Ein­rich­ten von Outlook. PST-Dateien lassen sich jedoch auch au­to­ma­tisch oder manuell speichern und bei­spiels­wei­se in per­sön­li­chen und ge­schäft­li­chen Mail­ver­kehr gliedern. Der Vorteil an PST-Dateien ist die Spei­cher­grö­ße von bis zu 50 GB, wodurch sich im großen Umfang E-Mails mit Outlook ar­chi­vie­ren lassen.
• OST-Dateien: OST steht für Outlook-Offline-Dateien und be­zeich­net Outlook-Dateien, die nur lokal zwi­schen­ge­spei­chert werden. Die Ori­gi­nal­da­ten ver­blei­ben auf dem Exchange-Server und sind somit au­to­ma­tisch als Outlook-Backup beim Mail-Client hin­ter­legt. Än­de­run­gen an lokalen OST-Dateien syn­chro­ni­siert Outlook au­to­ma­tisch bei der nächsten Anmeldung. Der Vorteil am OST-Format ist, dass Nutzende auch offline Zugriff auf ihre per­sön­li­chen Nut­zer­da­ten haben. Bis Outlook 2010 ver­wen­de­te Outlook zum Zwi­schen­spei­chern noch das PST-Format, seit Outlook 2013 ist jedoch OST Standard.

Kurz­an­lei­tung: Outlook-Backup

Schritt 1: Gehen Sie in Outlook auf „Datei“ > „Öffnen und Ex­por­tie­ren“ > „Im­por­tie­ren/Ex­por­tie­ren“.

Schritt 2: Im Import/Export-As­sis­ten­ten klicken Sie auf „In Datei ex­por­tie­ren“.

Schritt 3: Wählen Sie nun „Outlook-Da­ten­da­tei (.pst)“ und gehen Sie auf „Weiter“.

Schritt 4: Legen sie die Dateien bzw. Ordner fest, die Sie ex­por­tie­ren möchten. Um auch Un­ter­ord­ner zu ex­por­tie­ren, wählen Sie „Un­ter­ord­ner ein­be­zie­hen“.

Schritt 5: Bestimmen Sie den Spei­cher­ort für Ihr Outlook-Backup und vermeiden Sie doppelte Backup-Dateien durch „Duplikate durch ex­por­tie­re Elemente ersetzen“. Schließen Sie den Vorgang mit „Fertig stellen“ ab.

Welche Daten lassen sich in einem Outlook-Backup sichern?

Eine Outlook-Sicherung von Nut­zer­da­ten wird immer im PST-Format erstellt. Da es sich dabei um ein pro­prie­tä­res Da­tei­for­mat von Microsoft handelt, verwendet Outlook stan­dard­mä­ßig PST-Dateien für den Import und Export von Daten. Daten, die Sie mit Outlook sichern können, umfassen E-Mails, Adress- und Kon­takt­da­ten, Ka­len­der­ele­men­te und Jour­nal­ein­trä­ge, aber auch Kon­fi­gu­ra­tio­nen wie Ka­te­go­rien und Filter. Durch den Export in eine PST-Datei speichern Sie nicht nur Ihre Daten als lokales Backup. Mit einem Import von Outlook-Daten und -Kontakten können Sie Ihre Kon­fi­gu­ra­tio­nen im Fall eines Gerät- oder Kon­to­wech­sels auch ganz praktisch über­tra­gen.

Outlook-Sicherung erstellen: Schritt für Schritt

Ihre Outlook-Daten sichern Sie am schnells­ten, indem Sie sie wie folgt als PST-Datei auf ihren Computer oder ein externes Spei­cher­ge­rät ex­por­tie­ren.

Schritt 1: Klicken Sie in Outlook auf den Reiter „Datei“ und wählen Sie unter „Öffnen und Ex­por­tie­ren“ die Option „Im­por­tie­ren/Ex­por­tie­ren“ aus.

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Schritt 2: Im Import/Export-As­sis­ten­ten gehen Sie auf den Befehl „In Datei ex­por­tie­ren“ und an­schlie­ßend auf „Weiter“.

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Schritt 3: Legen Sie im nächsten Dia­log­fens­ter den PST-Dateityp für Ihr Outlook-Backup fest. Wählen Sie dafür den Eintrag „Outlook-Da­ten­da­tei (.pst)“.

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Schritt 4: Im Folgenden können Sie festlegen, welche Daten Sie ex­por­tie­ren möchten. In diesem Beispiel soll ein Backup für den Ordner „Calendar“ erstellt werden. Falls Haupt­ord­ner auch Un­ter­ord­ner enthalten, setzen Sie ein Häkchen bei „Un­ter­ord­ner ein­be­zie­hen“. Gehen Sie dann auf „Weiter“.

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Schritt 5: Zum Schluss legen Sie den Spei­cher­ort fest. Dabei kann es sich um eine lokale oder externe Fest­plat­te oder einen USB-Stick handeln. Sichern Sie wichtige Backups möglichst auf ver­schie­de­nen Spei­cher­ge­rä­ten gleich­zei­tig. Falls Sie re­gel­mä­ßig eine Outlook-Da­ten­si­che­rung erstellen, können Sie mit „Duplikate durch ex­por­tie­re Elemente ersetzen“ Dopp­lun­gen vermeiden. Beenden Sie den As­sis­ten­ten mit „Fertig stellen“.

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Outlook-Da­ten­si­che­rung in einer Cloud

Al­ter­na­tiv zu einem Backup im PST-Format bietet sich eine Si­che­rungs­ko­pie aus­ge­wähl­ter Nut­zer­da­ten in einem Cloud-Dienst an. So stellen Sie sicher, dass Ihre Daten un­ab­hän­gig von Nut­zungs­ge­rät und Spei­cher­ort stets für Sie er­reich­bar und sicher sind. Ein Backup Ihrer Ge­schäfts­da­ten ist ein we­sent­li­cher Be­stand­teil der digitalen Ar­chi­vie­rung und er­leich­tert nicht nur die Or­ga­ni­sa­ti­on von Aufgaben und Kontakten, sondern senkt auch den Pa­pier­ver­brauch und das Risiko eines Da­ten­ver­lusts.