E-Rechnung-Format: E-Rechnungsformate inkl. Muster und Beispiel
Bei E-Rechnung-Formaten handelt es sich um XML-Datensätze, die eine automatisierte Datenverarbeitung ermöglichen. Für die Erstellung von E-Rechnungen wurde in Deutschland der Standard XRechnung entwickelt – doch es sind auch andere Formate wie ZUGFeRD zulässig. Die Vorgaben für E-Rechnung-Dateiformate definiert die europäische Normenreihe für elektronische Rechnungsstellung EN 16931.
Was unterscheidet das E-Rechnung-Format von sonstigen Rechnungen?
In der Vergangenheit bestand häufig ein uneinheitliches Verständnis darüber, was unter einer E-Rechnung zu verstehen ist. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird der Begriff sowohl für rein bildhafte Darstellungen wie PDF-Dateien als auch für strukturierte Datenformate verwendet. Erstere gelten gemäß den Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung jedoch nicht als E-Rechnung. Die nachfolgenden Abschnitte verdeutlichen die Unterschiede zwischen den verschiedenen Formaten.
Papierrechnung
Bei Papierrechnungen handelt es sich um bildhafte Rechnungsdarstellungen, die sich nicht automatisch und elektronisch verarbeiten lassen. Selbst wenn die Rechnungsdaten für die elektronische Weiterverarbeitung digitalisiert werden, liegen sie in unstrukturierter Form vor. Das bedeutet, dass die Rechnungsinformationen im Anschluss manuell oder über zusätzliche Tools in die Buchhaltungssoftware eingefügt werden müssen.
PDF-Rechnung
PDF-Dateien stellen zwar ein elektronisches Format dar, sie lassen sich jedoch ebenfalls den bildhaft repräsentierten Rechnungen zuordnen. Auch PDF-Rechnungen ermöglichen keine automatische, elektronische Verarbeitung. Demzufolge besteht hier ebenfalls die Notwendigkeit, Rechnungsinformationen manuell oder mithilfe zusätzlicher Systeme zu integrieren.
E-Rechnung
Anders als bei Papierrechnungen und PDF-Rechnungen ist das E-Rechnung-Format als semantisches Datenformat konzipiert, das die Rechnungsdaten in strukturierter Form bereitstellt. Das heißt, dass das Dokument nicht nur die Daten, sondern auch Informationen darüber, was sie bedeuten, beinhaltet. Beispielsweise steht das Element <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode> für eine Rechnung, während andere Codes Gutschriften oder Lastschriften kennzeichnen. Diese Struktur ermöglicht es Buchhaltungsprogrammen, E-Rechnungen automatisch zu interpretieren und weiterzuverarbeiten, ohne dass manuelle Zuordnungsschritte erforderlich sind.
Elektronische Rechnungen basieren auf dem XML-Format, das vorrangig der maschinellen Verarbeitung dient. Mithilfe von Visualisierungsprogrammen lassen sich XML-Datensätze aber auch für Menschen lesbar darstellen. Viele Buchhaltungsprogramme beinhalten bereits einen integrierten XML-Viewer.
Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet die Gesetzgebung in Deutschland lediglich zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen. In die zweite Kategorie fallen sowohl Papierrechnungen als auch PDF-Rechnungen und andere unstrukturierte elektronische Formate wie JPG, TIF oder DOCX.
- Seit dem 1. Januar 2025 ist es für alle Unternehmen Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können
- Sicher: Schutz vor Viren und Spam
- Inklusive: eigene Domain
Welche Anforderungen an Formate für die E-Rechnung gibt es?
E-Rechnung-Formate müssen sowohl formale als auch inhaltliche Anforderungen erfüllen. Die zentralen Vorgaben lassen sich der EN 16931 entnehmen. Die europäische Norm wurde entwickelt, um ein einheitliches E-Rechnungsformat zu schaffen, das innerhalb der EU für alle Länder gilt. Für die elektronische Rechnungsstellung gibt sie das strukturierte Datenformat XML vor. Dadurch wird gewährleistet, dass sich E-Rechnungen elektronisch übermitteln und empfangen lassen. Das XML-Format gewährleistet zudem die medienbruchfreie und automatisierte Weiterverarbeitung.
Die EN 16931 umfasst zwei Hauptkomponenten. Das Kernmodell (engl. Core Invoice Model) beschreibt grundsätzliche Informationen, die alle E-Rechnungen unabhängig vom geschäftlichen Kontext enthalten müssen. Die syntaktischen Verbindungen (engl. Syntax Bindings) legen fest, wie sich das Kernmodell in unterschiedlichen E-Rechnung-Formaten darstellen lässt.
Für die inhaltlichen Anforderungen von E-Rechnungen ist Paragraf 5 der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) ausschlaggebend. Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen, die in Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) definiert werden, zählen auch folgende Informationen zu den Pflichtangaben elektronischer Rechnungen:
- Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID)
- Bankverbindungsdaten
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail-Adresse der Rechnungsausstellerin oder des Rechnungsausstellers
- Lieferanten- und Bestellnummer (falls vor Erstellung der Rechnung übermittelt)
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
Um es Mitgliedstaaten zu ermöglichen, die Norm EN 16931 unter Berücksichtigung länderspezifischer Anforderungen umzusetzen, definiert jedes Land eine eigene Spezifikation für E-Rechnungen. Deutschland hat dafür den Standard XRechnung entwickelt, der von der Koordinierungsstelle für IT-Standards ausgearbeitet wurde. Dabei handelt es sich um einen reinen, maschinenlesbaren XML-Datensatz.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, auf andere E-Rechnungsformate zurückzugreifen, solange dieses den Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. In diesem Zusammenhang ist vor allem das ZUGFeRD-Format zu nennen, das eine Kombination aus XML-Datensatz und PDF-Datei darstellt. Was die beiden E-Rechnung-Formate im Detail unterscheidet, lesen Sie im Artikel „XRechnung vs. ZUGFeRD“.
Als weiterer für den Austausch von E-Rechnungen geeigneter Standard gilt das EDI-Format. Das Kürzel „EDI“ steht für Electronic Data Interchange, was sich mit „elektronischer Datenaustausch“ ins Deutsche übersetzen lässt. Sowohl EDI als auch das ZUGFeRD-Format finden vor allem im B2B-Bereich Verwendung.
In vielen Ländern wird das Peppol BIS Billing 3.0-Format genutzt, das eine europaweite Interoperabilität über das Peppol-Netzwerk ermöglicht. Ein weiteres Format, das in Frankreich verbreitet ist und wie ZUGFeRD eine Kombination aus PDF und eingebetteter XML-Rechnung darstellt, ist Factur-X. Diese Formate erleichtern insbesondere den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen innerhalb der EU.
- Automatische Archivierung ausgewählter Postfächer
- Sicherung in deutschen Rechenzentren
- Unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie GoBD
E-Rechnung-Beispiel nach XRechnung-Standard
Im Gegensatz zu sonstigen Rechnungen wie Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen bilden E-Rechnungen einen strukturierten Datensatz ab. Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht, wie eine solche Rechnung aussieht:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2" xmlns:cec="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonExtensionComponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
<cbc:ID>001</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2025-01-31</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2025-02-14</cbc:DueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
<cbc:BuyerReference>0</cbc:BuyerReference>
<cac:AccountingSupplierParty>
<cac:Party>
<cbc:EndpointID schemeID="EM">mustermensch@beispielunternehmen1.com</cbc:EndpointID>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Beispielunternehmen 2</cbc:Name>
</cac:PartyName>
<cac:PostalAddress>
<cbc:StreetName>Musterstraße 10</cbc:StreetName>
<cbc:CityName>Stuttgart</cbc:CityName>
<cbc:PostalZone>70118</cbc:PostalZone>
<cac:Country>
<cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode>
</cac:Country>
</cac:PostalAddress>
<cac:PartyTaxScheme>
<cbc:CompanyID>DE123456789</cbc:CompanyID>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:PartyTaxScheme>
<cac:PartyTaxScheme>
<cbc:CompanyID>12345/12345</cbc:CompanyID>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>FC</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:PartyTaxScheme>
<cac:PartyLegalEntity>
<cbc:RegistrationName>Beispielunternehmen 2</cbc:RegistrationName>
</cac:PartyLegalEntity>
<cac:Contact>
<cbc:Name>Max Mustermensch</cbc:Name>
<cbc:Telephone>+49 12 34 56 78</cbc:Telephone>
<cbc:ElectronicMail>mustermensch@beispielunternehmen1.com</cbc:ElectronicMail>
</cac:Contact>
</cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>
<cac:AccountingCustomerParty>
<cac:Party>
<cbc:EndpointID schemeID="EM">rechnung@beispielunternehmen1.com</cbc:EndpointID>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Beispielunternehmen 1</cbc:Name>
</cac:PartyName>
<cac:PostalAddress>
<cbc:StreetName>Musterstraße 1a</cbc:StreetName>
<cbc:CityName>Stuttgart</cbc:CityName>
<cbc:PostalZone>70118</cbc:PostalZone>
<cac:Country>
<cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode>
</cac:Country>
</cac:PostalAddress>
<cac:PartyLegalEntity>
<cbc:RegistrationName>Beispielunternehmen 1</cbc:RegistrationName>
</cac:PartyLegalEntity>
</cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>
<cac:Delivery>
<cbc:ActualDeliveryDate>2025-01-15</cbc:ActualDeliveryDate>
</cac:Delivery>
<cac:PaymentMeans>
<cbc:PaymentMeansCode>58</cbc:PaymentMeansCode>
<cac:PayeeFinancialAccount>
<cbc:ID>DE02120300000000202051</cbc:ID>
<cbc:Name>Beispielunternehmen 1</cbc:Name>
<cac:FinancialInstitutionBranch>
<cbc:ID>BYLADEM1001</cbc:ID>
</cac:FinancialInstitutionBranch>
</cac:PayeeFinancialAccount>
</cac:PaymentMeans>
<cac:PaymentTerms>
<cbc:Note>Zahlbar innerhalb von 14 Tagen</cbc:Note>
</cac:PaymentTerms>
<cac:TaxTotal>
<cbc:TaxAmount currencyID="EUR">1.90</cbc:TaxAmount>
<cac:TaxSubtotal>
<cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">10.00</cbc:TaxableAmount>
<cbc:TaxAmount currencyID="EUR">1.90</cbc:TaxAmount>
<cac:TaxCategory>
<cbc:ID>S</cbc:ID>
<cbc:Percent>19</cbc:Percent>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:TaxCategory>
</cac:TaxSubtotal>
</cac:TaxTotal>
<cac:LegalMonetaryTotal>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">10.00</cbc:LineExtensionAmount>
<cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">10.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
<cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">11.90</cbc:TaxInclusiveAmount>
<cbc:AllowanceTotalAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:AllowanceTotalAmount>
<cbc:PrepaidAmount currencyID="EUR">0</cbc:PrepaidAmount>
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">11.90</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>
<cac:InvoiceLine>
<cbc:ID>1</cbc:ID>
<cbc:InvoicedQuantity unitCode="C62">1</cbc:InvoicedQuantity>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">10.00</cbc:LineExtensionAmount>
<cac:Item>
<cbc:Name>Beispielprodukt</cbc:Name>
<cac:SellersItemIdentification>
<cbc:ID>54321</cbc:ID>
</cac:SellersItemIdentification>
<cac:ClassifiedTaxCategory>
<cbc:ID>S</cbc:ID>
<cbc:Percent>19</cbc:Percent>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:ClassifiedTaxCategory>
</cac:Item>
<cac:Price>
<cbc:PriceAmount currencyID="EUR">10</cbc:PriceAmount>
</cac:Price>
</cac:InvoiceLine>
</Invoice>E-Rechnung-Muster: So halten Sie das Format ein
Mithilfe einer Vorlage lässt sich gewährleisten, dass alle gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllt werden. Entsprechende E-Rechnung-Muster zeigen die grundlegende Struktur eines E-Rechnungsformats auf. Dabei ist es insbesondere von Bedeutung, die Bestimmungen der EN 16931 zu erfüllen und umsatzsteuerrechtliche Vorgaben korrekt abzubilden.
Ein umfassendes Muster für die E-Rechnung inklusive der Feldinhalte lässt sich beispielsweise auf der offiziellen Website der Bundesagentur für Arbeit finden. Im Hilfe-Center der DATEV können Sie ebenfalls auf ein standardisiertes Rechnungsformular mit Musterangaben zugreifen (ZUGFeRD und XRechnung). Damit von Ihnen erstellte Rechnungen allen Anforderungen entsprechen, können Sie alternativ auch eine professionelle E-Rechnung-Software nutzen. Ein solches Tool unterstützt Sie dabei, alle Pflichtangaben zu integrieren.
Wie kann eine Rechnung in ein E-Rechnung-Format umgewandelt werden?
Herkömmliche Rechnungen – in der Regel in Form einer PDF-Datei – lassen sich mithilfe spezieller Tools in E-Rechnung-Formate wie XRechnung umwandeln. Um eine Rechnung zu konvertieren, müssen Sie das Dokument lediglich in eine geeignete Software hochladen, die die Daten von sich aus überträgt. Auf xrechnung-erstellen.com können Sie Ihre PDFs zum Beispiel in das XRechnung-Format umwandeln lassen. Das Online-Tool von automaited konvertiert Ihre Rechnungen in das ZUGFeRD-Format. Oftmals wird der Umwandlungsprozess mithilfe von künstlicher Intelligenz realisiert, die alle relevanten Informationen ausliest. Vor der automatischen Erstellung der E-Rechnung werden Ihnen Fehler oder fehlende Angaben in der Regel angezeigt, sodass Sie diese vor dem Export korrigieren können.
Die nachträgliche Umwandlung einer PDF-Rechnung in eine E-Rechnung erfüllt jedoch nicht automatisch die gesetzlichen Anforderungen, da das ursprüngliche Dokument kein strukturiertes Datenformat enthält. Eine echte E-Rechnung muss bereits bei der Erstellung als maschinenlesbares XML-Dokument vorliegen, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten. Daher ist es ratsam, von Anfang an eine E-Rechnung im richtigen Format zu erzeugen, anstatt sie später aus einer anderen Rechnungsform zu konvertieren.
Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.