Ab­we­sen­heits­no­tiz bei Kündigung: Vorlagen und Wis­sens­wer­tes

Eine Kündigung bzw. die Be­en­di­gung eines Ar­beits­ver­hält­nis­ses gehört in privaten Un­ter­neh­men und öf­fent­li­chen Ein­rich­tun­gen zum Alltag. Dennoch muss man in diesem Zu­sam­men­hang einiges bedenken: So ist eine Ab­we­sen­heits­no­tiz bei einer Kündigung sehr wichtig. Denn während man den per­sön­li­chen Te­le­fon­an­schluss eines Mit­ar­bei­ters einfach umleiten kann, verhält es sich mit dem E-Mail-Account schwie­ri­ger. Es gibt einige Details, die Sie bei der Ein­rich­tung und For­mu­lie­rung einer au­to­ma­ti­schen Ab­we­sen­heits­no­tiz nach einer Kündigung beachten sollten. Lesen Sie unsere Tipps zum Thema und nutzen Sie unsere Vorlagen, wenn Sie nach der Be­en­di­gung eines Ar­beits­ver­hält­nis­ses eine Ab­we­sen­heits­no­tiz für Ihre eigene E-Mail-Adresse oder auch einen fremden E-Mail-Account erstellen.

Ein Großteil unserer be­ruf­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on erfolgt heute per E-Mail. In einem E-Mail-Account befinden sich daher Daten zu einem Großteil der be­ruf­li­chen Kontakte – diese sollten nach der Be­en­di­gung eines Ar­beits­ver­hält­nis­ses nicht ver­lo­ren­ge­hen. Ins­be­son­de­re bei Mit­ar­bei­tern mit viel Kun­den­kor­re­spon­denz sind diese Kontakte für das Un­ter­neh­men äußerst wertvoll.

Nun lässt sich der per­sön­li­che Te­le­fon­an­schluss eines Mit­ar­bei­ters meist pro­blem­los auf einen neuen An­sprech­part­ner umleiten. Der E-Mail-Account un­ter­liegt jedoch dem Da­ten­schutz und neu ein­ge­hen­de E-Mails dürfen nicht einfach an eine andere E-Mail-Adresse wei­ter­ge­lei­tet werden. Neue E-Mail-Anfragen bleiben ohne Au­to­re­spon­der im schlimms­ten Fall also un­be­ant­wor­tet. Der E-Mail-Account eines Mit­ar­bei­ters sollte nach Be­en­di­gung seines Ar­beits­ver­hält­nis­ses aber auch nicht einfach gelöscht werden. Die Absender ein­ge­hen­der E-Mails würden dann nur die Feh­ler­mel­dung erhalten, dass die Nachricht nicht zu­ge­stellt werden konnte, und wüssten nicht, was der Grund dafür ist.

Zweck der Ab­we­sen­heits­no­tiz nach Be­en­di­gung eines Ar­beits­ver­hält­nis­ses ist, dass ein­ge­hen­de E-Mails wei­ter­be­ar­bei­tet und be­ant­wor­tet werden können. Ist ein An­sprech­part­ner nicht mehr für ein Un­ter­neh­men tätig, sollte in der Ab­we­sen­heits­no­tiz ein neuer Kontakt mit E-Mail-Adresse und ggf. Te­le­fon­num­mer genannt werden, an den man sich wenden kann. Aus der Ab­we­sen­heits­no­tiz bei Kündigung sollte auch eindeutig her­vor­ge­hen, dass der Empfänger der E-Mail nicht mehr für das Un­ter­neh­men tätig ist und diese E-Mail nicht von ihm be­ar­bei­tet oder wei­ter­ge­lei­tet wird. Wichtig ist zudem, dass die Ab­we­sen­heits­no­tiz dem Tonfall des Un­ter­neh­mens ent­spricht und auch sachlich und pro­fes­sio­nell for­mu­liert ist, was generell für eine gelungene Ab­we­sen­heits­no­tiz gilt.

Eine Kündigung bzw. das Ende eines Ar­beits­ver­hält­nis­ses kann mit Problemen behaftet sein. In einer Ab­we­sen­heits­no­tiz sollte man jedoch nicht auf die Gründe einer Kündigung eingehen oder gar den ehe­ma­li­gen Mit­ar­bei­ter oder das Un­ter­neh­men in einem negativen Licht dar­stel­len. Falls Sie selbst Ihre eigene Ab­we­sen­heits­no­tiz zum Ende Ihres Ar­beits­ver­hält­nis­ses ein­rich­ten, ver­zich­ten Sie also auf ein verbales Nach­tre­ten in Richtung Ihres ehe­ma­li­gen Ar­beit­ge­bers.

Unüblich ist darüber hinaus, Ihren neuen Ar­beit­ge­ber, Ihre private oder neue be­ruf­li­che E-Mail-Adresse oder Ihr Profil in einem Business-Netzwerk wie Xing zu nennen – es sei denn, es ist mit Ihrem alten Ar­beit­ge­ber so ab­ge­spro­chen und sinnvoll. Aktuelle Mög­lich­kei­ten, Sie zu kon­tak­tie­ren, sollten Sie statt­des­sen in Ihrer Ab­schieds­mail an Kollegen und Kunden nennen, die sie zum Ende Ihres Ar­beits­ver­hält­nis­ses gezielt an diese ver­schi­cken.

Die au­to­ma­ti­sche Ab­we­sen­heits­no­tiz nach einer Kündigung kann entweder vom Inhaber des E-Mail-Accounts selbst ein­ge­stellt werden oder von einer dritten Person, die die Zu­griffs­rech­te für den E-Mail-Account des ehe­ma­li­gen Mit­ar­bei­ters hat. Für beide Fälle haben wir Beispiele für die Ab­we­sen­heits­no­tiz bei Kündigung erstellt:

Haben Sie bisher aus­schließ­lich mit Ihrem be­ruf­li­chen E-Mail-Account ge­ar­bei­tet und elek­tro­nisch kom­mu­ni­ziert? Vor der Be­en­di­gung eines Ar­beits­ver­hält­nis­ses sollten Sie sich recht­zei­tig um eine private Lösung wie eine sichere E-Mail-Adresse von IONOS kümmern, z. B. um Be­wer­bun­gen zu senden oder mit po­ten­zi­el­len Ar­beit­ge­bern zu kom­mu­ni­zie­ren.

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