Die besten Pro­jekt­ma­nage­ment-Apps

Pro­jekt­ma­nage­ment be­inhal­te­te früher Tafeln, Kle­be­zet­tel, Pro­jekt­map­pen und meist auch ein großes Durch­ein­an­der im Büro. Doch so wie viele andere Bereiche des Ar­beits­le­bens hat das Internet auch dieses Feld erheblich verändert. Heut­zu­ta­ge können Sie aus einer Vielzahl von Pro­gram­men wählen, die die Pro­jekt­ar­beit und Kom­mu­ni­ka­ti­on am Ar­beits­platz leichter und über­sicht­li­cher gestalten. Die meist SaaS/PaaS-basierten In­ter­net­platt­for­men können dabei von fast jedem Gerät auf­ge­ru­fen und benutzt werden, was ein ge­mein­sa­mes Arbeiten im Büro oder auch über räumliche Ent­fer­nung hinweg um ein Viel­fa­ches ver­ein­facht.

Viele Pro­jekt­ma­nage­ment-Apps kom­bi­nie­ren Features aus sozialen Netz­wer­ken mit Pla­nungs­tools und Projekt-Threads, sodass sie ein großes Auf­ga­ben­feld abdecken. Oft laufen Planung, Kom­mu­ni­ka­ti­on, per­sön­li­che Chats, Kalender, Termine, Nach­rich­ten, Umfragen, E-Mails usw. komplett über eine Plattform. Dabei eignen sich die meisten Apps sowohl für größere Betriebe als auch für kleinere Teams oder gar Selbst­stän­di­ge, die als Pro­jekt­pla­ner besser or­ga­ni­siert sein möchten. Während einige Anbieter ihre Platt­for­men lieber auf das we­sent­li­che be­schränkt und über­sicht­lich halten, bieten andere Ent­wick­ler zahl­rei­che in­no­va­ti­ve Lösungen für un­ter­schied­lichs­te Her­aus­for­de­run­gen im Ar­beits­all­tag.

Gerade weil es so viele un­ter­schied­li­che Pro­jekt­ma­nage­ment-Apps auf dem Markt gibt, ist es oftmals schwierig, die passende Plattform für sich und sein Team zu finden. Auch preislich bestehen Un­ter­schie­de: Die meisten Ent­wick­ler bieten zwar kos­ten­lo­se Versionen an, diese sind al­ler­dings begrenzt auf einen gewissen Zeitraum oder sie sind hin­sicht­lich ihres Funk­ti­ons­um­fangs stark ein­ge­schränkt. Daher gilt: Wer für den Ar­beits­platz eine Pro­jekt­ma­nage­ment-Plattform ein­rich­ten möchte, der sollte bereit sein, dafür zu bezahlen. Wir stellen Ihnen 6 der besten Apps für die Pro­jekt­pla­nung vor.

Die große Auswahl an Apps für Slack ver­grö­ßert das Potenzial der Plattform. Vor allem die Ein­bin­dung anderer Pro­jekt­ma­nage­ment-Apps wie Asana und Trello (die wir auch vor­stel­len) ist hilfreich, wenn Sie bei­spiels­wei­se die Kom­mu­ni­ka­ti­on unter Kollegen über Slack, das Pro­jekt­ma­nage­ment aber lieber über eine andere Plattform laufen lassen möchten. Slack nimmt dabei auch das Thema Da­ten­schutz und Da­ten­si­cher­heit sehr ernst: So werden die Da­ten­schutz­an­for­de­run­gen bei der Über­tra­gung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten aus der EU (EU-US Privacy Shield Framework) oder aus der Schweiz (Swiss-US Privacy Shield Framework) in die USA be­rück­sich­tigt – sowohl Transfer als auch Spei­che­rung sind komplett ver­schlüs­selt. Zudem ist Slack ISO 27001-, ISO 27017- und ISO 27018-zer­ti­fi­ziert und bietet auf Anfrage Un­ter­stüt­zung bei der Ein­hal­tung der DSGVO.

Für Teams, die primär eine Chat-Plattform benötigen, ist Slack eine her­vor­ra­gen­de Wahl. In puncto Umfang und Funk­tio­na­li­tät für Ar­beits­grup­pen und Pro­jekt­teams eignen sich womöglich andere Apps, die wir im weiteren Verlauf vor­stel­len werden, besser. Denn Kom­mu­ni­ka­ti­on ist auch über die anderen Tools möglich, nur eben nicht so elegant und schnell wie auf Slack. Zudem ist Slack grund­sätz­lich auch in der kos­ten­lo­sen Version für größere Teams gut nutzbar (bis zu 10 Apps und Back-ups von bis zu 10.000 Nach­rich­ten), während die anderen Apps teilweise Geld kosten, wenn sie eine gute Funk­tio­na­li­tät bieten – oder sie sind überhaupt nur bei kos­ten­pflich­ti­ger Nutzung sinnvoll. Daher gilt: Wenn Sie nach einer kos­ten­lo­sen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­form für Ihr Team suchen, sind Sie bei Slack gut auf­ge­ho­ben.

Sie können dank den mobilen Apps (Android und iOS) auch unterwegs auf Slack zugreifen, wobei die Software dann aufgrund des kleineren Formats an Über­sicht­lich­keit und Funk­tio­na­li­tät einbüßt. Wie bei anderen Pro­jekt­ma­nage­ment-Platt­for­men gilt: Mobile Apps sollten als Un­ter­stüt­zung für unterwegs, aber niemals als primäre Software dienen. Denn die meisten Pro­jekt­ma­nage­ment-Apps sind eindeutig für den Web­brow­ser am PC optimiert.

Es sind un­ter­schied­li­che Pakete der Software er­hält­lich: Die „Standard“-Version von Slack gibt es für ungefähr 6 Euro pro Nutzer und pro Monat. Neben einer un­be­grenz­ten Anzahl Apps schalten Sie damit unter anderem auch die Vi­deo­kon­fe­renz-Funktion frei. Die „Plus“-Variante kostet etwa das Doppelte und bietet erhöhte Com­pli­ance sowie einen ga­ran­tier­ten Service. Slack En­ter­pri­se Grid richtet sich an Groß­kun­den und macht aus Slack eine mächtige Workspace-Plattform. Bei diesem Angebot muss der Preis mit Slack direkt ver­han­delt werden.

Die Phi­lo­so­phie von Asana ist das ge­mein­sa­me, offene Arbeiten. So kann jedes Team­mit­glied stan­dard­mä­ßig alle In­for­ma­tio­nen und Inhalte der Projekte und Aufgaben be­ar­bei­ten. Hierzu sollten natürlich klare Regeln gesetzt werden, denn solch eine Nut­zer­frei­heit kann immer auch zu Fehlern führen – etwa einem Da­ten­ver­lust. Das Tool ist ideal geeignet für Teams mit flachen Hier­ar­chien, die offen mit­ein­an­der arbeiten. Tra­di­tio­nel­le­re Ar­beits­krei­se mit klar de­fi­nier­ten Zu­wei­sungs­be­fug­nis­sen sind bei Asana hingegen eher schlecht auf­ge­ho­ben.

Zu­sätz­lich zum web­ba­sier­ten Haupt-Tool bietet Asana Apps für Android und iOS, die jedoch relativ ru­di­men­tär gehalten sind. Mit der mobilen App können Sie Aufgaben erstellen und be­ar­bei­ten, neue per­sön­li­che Meldungen empfangen, Dateien anhängen und Zugriff auf Ihren in­di­vi­du­el­len Post­ein­gang erhalten. Asana ist ohne Zweifel für den Browser am Computer optimiert. Dort können er­fah­re­ne­re Nutzer auch mit vielen Keyboard-Shortcuts im Tool na­vi­gie­ren, um noch ef­fi­zi­en­ter mit Asana zu arbeiten.

Ein Plus ist die Mög­lich­keit, externe Tools ein­zu­bin­den. Viele ver­schie­de­ne Mi­kro­tools lassen sich auf Asana schnell und pro­blem­los ak­ti­vie­ren – so bei­spiels­wei­se die be­kann­tes­ten Cloud-Services wie Google Drive und Dropbox, Ent­wick­ler­tools wie GitHub, CMS wie WordPress und viele mehr.

Hin­sicht­lich des Da­ten­schut­zes gilt Asana als relativ sicher: Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten aus der EU bzw. der Schweiz werden gemäß der Richt­li­ni­en des EU-US Privacy Shield Frame­works bzw. des Swiss-US Privacy Shield Frame­works gesammelt, genutzt und ge­spei­chert. Al­ler­dings befinden sich die Re­chen­zen­tren, in denen diese Daten ge­spei­chert werden, in den USA. Zugriff auf Si­cher­heits­fea­tures wie Google SSO oder SAML erhalten Sie nur in den kos­ten­pflich­ti­gen Editionen. Doch wie bei den meisten SaaS/PaaS-Apps gilt auch bei Asana: Für die eigene Da­ten­si­cher­heit und die des Betriebs ist der Nutzer nach wie vor der Haupt­ver­ant­wort­li­che.

Asana kann in der kos­ten­lo­sen Variante nur bis zu 15 Team­mit­glie­der aufnehmen, bietet aber alle Ba­sis­funk­tio­nen. Für rund 9 Euro („Premium“-Edition) bzw. 18 Euro („Business“-Edition) pro Nutzer und pro Monat wird dieses Limit auf­ge­ho­ben und viele Features wie Da­sh­boards und die Such­funk­ti­on gewinnen deutlich an Umfang. Es gibt noch eine Version für Groß­kun­den, die mit per­sön­li­chem Support und mehr Da­ten­kon­trol­le wirbt. Für diese muss der Preis mit Asana direkt ver­han­delt werden.

Den Überblick behält man in factro nicht nur durch die Wahl der passenden An­sichts­form der Projekte, sondern auch dank diverser weiterer Features für eine optimale Be­nut­zer­freund­lich­keit: So gibt etwa die Deadline-Ampel einen schnellen Überblick über ein­zu­hal­ten­de Termine und factro in­for­miert – sofern gewünscht – in Echtzeit über wichtige Än­de­run­gen am Projekt. Zudem lassen sich alle Projekte und Aufgaben nach Priorität, Status, Dring­lich­keit etc. ordnen und filtern. Damit Sie auch unterwegs auf dem Laufenden bleiben, stellt der Anbieter die Software auch als App für iOS- und Android-Mo­bil­ge­rä­te zur Verfügung.

Die Pro­jekt­ma­nage­ment-App stammt von einer deutschen Ent­wick­ler­fir­ma aus Bochum, weshalb die DSGVO-Kon­for­mi­tät bei factro eine wichtige Rolle spielt. So sind sämtliche Nut­zer­da­ten in zer­ti­fi­zier­ten Re­chen­zen­tren (ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001) in Deutsch­land ge­spei­chert, die für die auf­trags­be­zo­ge­ne Da­ten­ver­ar­bei­tung zu­ge­las­sen sind. Ein geo­red­un­dan­tes Back-up-System und eine ver­schlüs­sel­te (TLS/SSL) Über­tra­gung sorgen dafür, dass die Daten vor un­be­fug­ten Zugriffen und Da­ten­ver­lust geschützt sind. Auch die Ein­hal­tung des neuen deutschen Bun­des­da­ten­schutz­ge­set­zes (BDSG-neu) hat beim factro-Team oberste Priorität.

Alle kleineren Teams mit bis zu zehn Mit­glie­dern, die nicht auf Funk­tio­nen zum Regeln von Zugriffen und Ver­ant­wort­lich­kei­ten an­ge­wie­sen sind, erhalten mit der kos­ten­frei­en Edition „Basic Cloud“ eine her­vor­ra­gen­de Pro­jekt­ma­nage­ment-Lösung. Sobald spe­zi­fi­sche Rollen gefragt sind oder Ihr Team aus mehr als zehn Nutzern besteht, müssen Sie aber zu einem der drei kos­ten­pflich­ti­gen Abon­ne­ments wechseln, deren Kosten zwischen 7,99 Euro und 29,99 Euro pro Anwender und Monat liegen. Die teuerste Variante erweitert die Pro­jekt­ma­nage­ment-App unter anderem auch um Features für die Leis­tungs­er­fas­sung und das Con­trol­ling.

Al­ler­dings können Sie in der kos­ten­lo­sen Version von Trello nur ein einziges Power-Up ak­ti­vie­ren. Das schränkt den Funk­ti­ons­um­fang des Webtools erheblich ein. Um dieses Limit auf­zu­he­ben, ist ein Upgrade auf „Trello Business Class“ für etwa 10 Euro pro Nutzer und Monat nötig. Diese Version bietet er­wei­ter­te Ad­mi­nis­tra­tor­funk­tio­nen und einen ver­bes­ser­ten Überblick, wenn Sie Mitglied auf mehreren Boards sind.

Der Anbieter ga­ran­tiert, dass Ihre Daten ver­trau­lich behandelt werden und ver­schlüs­selt nicht nur die Über­tra­gung sämt­li­cher Daten, die in Trello ein­ge­tra­gen werden, sondern auch die Si­cher­heits-Back-ups via TLS/SSL. Darüber hinaus steht die Ein­hal­tung der DSGVO auch bei Trello im Fokus, wenn per­so­nen­be­zo­ge­ne Nut­zer­da­ten aus der EU (bzw. aus der Schweiz) auf die Server im Nicht-EU-Ausland (Re­chen­zen­tren in den USA) über­tra­gen und ge­spei­chert werden. Basis bilden wie bei Slack und Asana das EU-US bzw. Swiss-US Privacy Shield Framework.

Basecamp wird als Allround-Lösung für Un­ter­neh­men beworben. Die Nut­zer­ober­flä­che ist ähnlich auf­ge­räumt und intuitiv bedienbar wie bei Trello, die einzelnen Funk­tio­nen gehen aber deutlich mehr in die Tiefe – zu Lasten der Ein­steig­er­freund­lich­keit. Dabei eignet sich Basecamp sowohl für kleine als auch große Teams. Durch die Breite an Funk­tio­nen ist ein gewisses Training mit der Plattform notwendig, um sie wirklich effizient nutzen zu können. Das kann sich aber lohnen: Basecamp ist eine insgesamt mächtige Pro­jekt­ma­nage­ment-App. Sie müssen jedoch bereit sein, über kurz oder lang zu zahlen, denn kostenlos können Sie Basecamp nur 30 Tage lang nutzen.

Von einer Teamseite aus erhalten Sie Zugriff auf alle we­sent­li­chen Funk­tio­nen und einen per­so­na­li­sier­ten, scroll­ba­ren Tagesfeed, der die wich­tigs­ten Neu­ig­kei­ten und Aufgaben des Tages für das Team zu­sam­men­fasst. Die Funk­tio­nen umfassen Chat-Räume, die für die schnelle Kom­mu­ni­ka­ti­on gedacht sind, Foren für das Teilen um­fang­rei­che­rer Inhalte, To-do-Listen und einen Kalender für das struk­tu­rier­te Arbeiten, ein Me­di­en­cen­ter sowie au­to­ma­ti­sche Check-ins. Pro­jekt­sei­ten sind nahezu identisch mit Team­sei­ten.

Über die obere Na­vi­ga­ti­ons­leis­te können Sie Kurz­nach­rich­ten an Mit­glie­der schicken („Pings“). Außerdem haben Sie ähnlich wie bei sozialen Netz­wer­ken einen Be­nach­rich­ti­gungs­but­ton („Hey!“), der sich zudem in­di­vi­du­ell ein­stel­len lässt – so können Sie Be­nach­rich­ti­gun­gen während Ihrer Freizeit bei­spiels­wei­se ganz de­ak­ti­vie­ren. „Activity“ fasst alle ver­gan­ge­nen Ak­ti­vi­tä­ten im Basecamp über­sicht­lich in einer Timeline zusammen. So können Sie bestens nach­voll­zie­hen, was während Ihrer Ab­we­sen­heit geschehen ist.

Auch Basecamp folgt den Richt­li­ni­en der Privacy Shield Frame­works, wenn es um die Ver­ar­bei­tung, Nutzung und Spei­che­rung von nut­zer­be­zo­ge­nen Daten aus EU-Ländern geht. Die Über­tra­gung der Daten zwischen Ihrem Browser und den Servern in den USA ist dabei via TLS/SSL ver­schlüs­selt – al­ler­dings ver­zich­tet der Anbieter der Pro­jekt­ma­nage­ment-App auf die Ver­schlüs­se­lung der ge­spei­cher­ten Daten.

Basecamp lässt sich nur einen Monat lang kostenlos testen, dann werden monatlich etwa 100 Euro bzw. 1.000 Euro jährlich (für ein gesamtes Team) fällig. Dafür ist dieses Modell sehr einfach: Sie schalten Basecamp einfach frei und können dann beliebig viele Projekte und Teams anlegen sowie beliebig viele Mit­glie­der in Ihr Basecamp aufnehmen.

Schmerz­lich vermisst werden in Wrike um­fas­sen­de Chat-Funk­tio­nen und eine schnelle Kom­mu­ni­ka­ti­on zwischen Pri­vat­per­so­nen. In der jetzigen Form eignet sich die App gut für das Pro­jekt­ma­nage­ment, al­ler­dings würde eine Ver­bes­se­rung der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­struk­tur das Programm insgesamt abrunden.

Für Wrike stehen mobile Apps (Android und iOS) zur Verfügung, die alle wichtigen Funk­tio­nen abdecken, die in der Hand­ha­bung al­ler­dings noch komplexer sind als das web­ba­sier­te Haupttool. Hier gilt ebenso: Die mobilen Apps sollten Sie nur ergänzend und nicht primär nutzen. Wie alle anderen vor­ge­stell­ten Pro­jekt­pla­ner-Apps aus den USA ver­pflich­tet sich auch Wrike dazu, nut­zer­be­zo­ge­ne Daten aus EU-Ländern und aus der Schweiz nach den Richt­li­ni­en der Privacy Shield Frame­works zu ver­ar­bei­ten. Seit 2017 verfügt der Anbieter außerdem über ein Re­chen­zen­trum in Amsterdam, das sich von Kunden in der EU als Spei­cher­ort für sämtliche Daten auswählen lässt (muss beantragt werden). Die Ver­schlüs­se­lung der Daten bei der Über­tra­gung und Spei­che­rung ge­währ­leis­tet die er­for­der­li­che Da­ten­si­cher­heit.

Wrike ist in der kos­ten­lo­sen Version nur 14 Tage nutzbar. Es ist zu be­zwei­feln, dass dieser Zeitraum genügt, das Tool umfassend aus­zu­pro­bie­ren. Der Preis von Wrike hängt von der je­wei­li­gen Teamgröße ab: Kleinere Teams mit bis zu 15 Mit­ar­bei­ter können die Pro­jekt­ma­nage­ment-App schon für ca. 9 Euro im Monat nutzen; bei einer Teamgröße ab 15 Mit­ar­bei­tern ist die um­fang­rei­che­re Business-Version zu empfehlen (monatlich rund 22 Euro pro Person). Ab 50 Mit­glie­dern braucht man die komplette En­ter­pri­se-Version, wobei hier die Kosten mit Wrike abgeklärt werden müssen.

Im Vergleich zur Kon­kur­renz ist Wrike eine eher teure Plattform, sowohl die Version für kleine Teams als auch die für mit­tel­gro­ße Betriebe. Ten­den­zi­ell finden kleinere Teams bis 10 Personen bei der Kon­kur­renz güns­ti­ge­re Apps, die obendrein auch weniger komplex sind. Schließ­lich werden viele Features von Wrike – bei­spiels­wei­se Ana­ly­se­tools und das Workflow-Ma­nage­ment – erst ab einer gewissen Be­triebs­grö­ße wirklich wichtig.