Mahnung schreiben: Vorlagen, recht­li­che Vorgaben und KI-Un­ter­stüt­zung

Mit einer Mahnung lassen sich säumige Kundinnen und Kunden zur Zahlung auf­for­dern, ohne die Ge­schäfts­be­zie­hung unnötig zu gefährden. Ent­schei­dend sind dabei die recht­li­chen Vorgaben und ein pro­fes­sio­nel­les Vorgehen. Kos­ten­lo­se Word- und Excel-Vorlagen sowie KI-gestützte Werkzeuge er­leich­tern die Er­stel­lung in­di­vi­du­el­ler Mahn­schrei­ben. Auch beim Umgang mit ein­ge­hen­den ge­richt­li­chen Mahn­be­schei­den kann KI un­ter­stüt­zen.

Er­folg­rei­ches Mahnen: Best Practice

Ziel der Mahnung als In­stru­ment des For­de­rungs­ma­nage­ments ist es, Au­ßen­stän­de zu re­du­zie­ren und For­de­rungs­ver­lus­te zu vermeiden. Ein pro­fes­sio­nel­les Mahnwesen be­rück­sich­tigt dabei auch die Kun­den­er­hal­tung. Deshalb hat sich in vielen Un­ter­neh­men ein mehr­stu­fi­ges Vorgehen etabliert, bei dem säumige Kundinnen und Kunden zunächst freund­lich und an­schlie­ßend mit zu­neh­men­der Ver­bind­lich­keit zur Zahlung auf­ge­for­dert werden.

Die recht­li­chen Grund­la­gen für au­ßer­ge­richt­li­che Mahnungen finden sich ins­be­son­de­re im Bür­ger­li­chen Ge­setz­buch (BGB). Das ge­richt­li­che Mahn­ver­fah­ren ist in der Zi­vil­pro­zess­ord­nung (ZPO) geregelt. Zentrale Rechts­be­grif­fe im Rahmen des Mahn­we­sens sind die Fäl­lig­keit und der Verzug.

Fäl­lig­keit

Vor­aus­set­zung für ein Mahn­ver­fah­ren ist ein Schuld­ver­hält­nis gemäß § 241 Absatz 1 BGB, das einen Gläubiger dazu be­rech­tigt, von seinem Schuldner eine Leistung (bei­spiels­wei­se eine Zahlung) ein­zu­for­dern. Ein solches Schuld­ver­hält­nis kommt in der Regel durch einen Vertrag zustande.

Eine Forderung ist fällig, sobald der Gläubiger die ge­schul­de­te Leistung verlangen kann. Ist kein Zah­lungs­zeit­punkt ver­ein­bart und ergibt sich dieser auch nicht aus den Umständen, ist die Leistung gemäß § 271 BGB grund­sätz­lich sofort fällig. Aus­blei­ben­de Zahlungen können angemahnt werden, wenn ein ent­spre­chen­der Anspruch besteht und die Forderung fällig ist.

Dazu ein Beispiel:

Eine Kundin kauft im Baumarkt Pflas­ter­stei­ne auf Rechnung. Im Kauf­ver­trag wird ver­ein­bart, dass der Kauf­be­trag innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung zu zahlen ist. Der Baumarkt liefert die Ware. Nach Ablauf der ver­ein­bar­ten Zah­lungs­frist kann er den offenen Betrag ein­for­dern. Da sich der Zah­lungs­ter­min anhand des Lie­fer­da­tums eindeutig berechnen lässt, kann die Kundin bei aus­blei­ben­der Zahlung grund­sätz­lich ohne zu­sätz­li­che Mahnung in Verzug geraten.

Verzug

Gerät ein Schuldner in Zah­lungs­ver­zug, kann der Gläubiger Ver­zugs­zin­sen und unter be­stimm­ten Vor­aus­set­zun­gen Scha­dens­er­satz, bei­spiels­wei­se für ent­stan­de­ne Mahn­kos­ten, geltend machen. Vor­aus­set­zung ist, dass die Forderung fällig ist und ein ver­zugs­aus­lö­sen­der Umstand vorliegt. In der Regel tritt der Verzug ein, wenn der Schuldner trotz Fäl­lig­keit und Mahnung nicht zahlt.

Nach § 286 Abs. 2 BGB kann ein Schuldner auch ohne zu­sätz­li­che Mahnung in Verzug geraten. Dies gilt ins­be­son­de­re, wenn:

• ein konkreter Zah­lungs­ter­min ka­len­der­mä­ßig bestimmt wurde,
• sich die Zah­lungs­frist ab einem be­stimm­ten Ereignis nach dem Kalender berechnen lässt,
• der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig ver­wei­gert oder
• besondere Umstände den so­for­ti­gen Ver­zugs­ein­tritt recht­fer­ti­gen.

Im oben dar­ge­stell­ten Bau­markt­bei­spiel gerät die Kundin bei aus­blei­ben­der Zahlung nach Ablauf der ver­ein­bar­ten Zah­lungs­frist von 14 Tagen nach Lieferung grund­sätz­lich ohne zu­sätz­li­che Mahnung in Verzug, sofern die weiteren Ver­zugs­vor­aus­set­zun­gen vorliegen. Da sich der Zah­lungs­ter­min anhand des Lie­fer­da­tums eindeutig berechnet werden kann, greift die Aus­nah­me­re­ge­lung des § 286 Abs. 2 Nr. 2 BGB. Eine zu­sätz­li­che Mahnung ist daher nicht er­for­der­lich.

Bei Ent­gelt­for­de­run­gen greift zudem die ge­setz­li­che 30-Tage-Regelung gemäß § 286 Abs. 3 BGB: Ein Schuldner kommt spä­tes­tens 30 Tage nach Fäl­lig­keit und Zugang der Rechnung in Verzug, sofern er nicht zahlt. Gegenüber Ver­brau­che­rin­nen und Ver­brau­chern gilt dies al­ler­dings nur, wenn die Rechnung oder eine gleich­wer­ti­ge Zah­lungs­auf­stel­lung aus­drück­lich auf diese Rechts­fol­ge hinweist.

Mahnung: Formale Vorgaben

Eine Mahnung ist an keine bestimmte Form gebunden. Ent­schei­dend ist, dass der Gläubiger die ge­schul­de­te Leistung eindeutig ein­for­dert. Dies bestätigt der Bun­des­ge­richts­hof in seinem Urteil vom 10. März 1998 (Az.: X ZR 70/96):

Eine Mahnung kann somit auch als höfliche Zah­lungs­er­in­ne­rung for­mu­liert sein. Weder die aus­drück­li­che Be­zeich­nung als „Mahnung“ noch eine Zah­lungs­frist oder die Androhung recht­li­cher Kon­se­quen­zen sind er­for­der­lich.

Damit die offene Forderung eindeutig zu­ge­ord­net werden kann, sollte ein Mahn­schrei­ben folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift von Gläubiger und Schuldner
• Rech­nungs­num­mer und Rech­nungs­da­tum
• offener Rech­nungs­be­trag
• ur­sprüng­li­ches Zah­lungs­ziel
• ein­deu­ti­ge Zah­lungs­auf­for­de­rung
• Bank­ver­bin­dung für die Zahlung

Optional können eine neue Zah­lungs­frist, be­rech­tig­te Mahn­kos­ten und Ver­zugs­zin­sen sowie eine Kopie der ur­sprüng­li­chen Rechnung ergänzt werden.

Mahn­schrit­te

In Deutsch­land ist ein au­ßer­ge­richt­li­ches Mahn­ver­fah­ren in drei Mahn­schrit­ten in vielen Un­ter­neh­men üblich. Man un­ter­schei­det die erste, die zweite und die dritte Mahnung. In der Regel kommt eine solche Mahn­pra­xis selbst dann zur Anwendung, wenn der Schuldner bereits in Verzug geraten ist und rein rechtlich nicht mehr angemahnt werden müsste. Grund dafür ist die Kun­den­er­hal­tung.

Nicht immer sind aus­ste­hen­de Leis­tun­gen auf Unwille oder Zah­lungs­un­fä­hig­keit des Schuld­ners zu­rück­zu­füh­ren. Mitunter vergessen Rech­nungs­emp­fän­ge­rin­nen und -empfänger schlicht, offene Beträge zu be­glei­chen. Eventuell ist die Rechnung auch nie ein­ge­gan­gen. Um säumige Kunden durch ein ge­richt­li­ches Vorgehen nicht unnötig zu verärgern, empfiehlt es sich daher, diese zunächst höflich an ihre Zah­lungs­pflicht zu erinnern.

Mahnung: Vorlagen für das erste, zweite und dritte Schreiben

IONOS bietet kos­ten­lo­se Mah­nungs­vor­la­gen für Word und Excel, mit denen sich offene For­de­run­gen in drei auf­ein­an­der­fol­gen­den Mahn­schrit­ten ein­for­dern lassen. Die vor­for­mu­lier­ten Mus­ter­schrei­ben können an die jeweilige Forderung angepasst werden.

Erste Mahnung: Vorlage für das erste Mahn­schrei­ben

Die erste Mahnung sollte zeitnah nach Eintritt der Fäl­lig­keit erfolgen, sofern die Rechnung noch nicht beglichen wurde. Eine freund­li­che Zah­lungs­er­in­ne­rung ist dabei meist aus­rei­chend, da die aus­ste­hen­de Zahlung auch auf ein Versehen zu­rück­zu­füh­ren sein kann.

Ent­schei­dend ist, dass die Zah­lungs­auf­for­de­rung eindeutig for­mu­liert ist. Eine zu­sätz­li­che Zah­lungs­frist oder die Androhung recht­li­cher Kon­se­quen­zen sind für eine ver­zugs­be­grün­den­de Mahnung nicht er­for­der­lich.

Zweite Mahnung: Vorlage für das zweite Mahn­schrei­ben

Bleibt die Zahlung auch nach der ersten Er­in­ne­rung aus, empfiehlt sich nach 10 bis 14 Tagen eine zweite Mahnung. Diese sollte sachlich und un­miss­ver­ständ­lich for­mu­liert sein und die offene Forderung erneut benennen. Zudem empfiehlt es sich, eine konkrete Zah­lungs­frist von bei­spiels­wei­se 10 bis 14 Tagen zu setzen.

Dritte Mahnung: Vorlage für das letzte Mahn­schrei­ben

Bleibt die Zahlung trotz zwei­ma­li­ger Auf­for­de­rung aus, folgt die dritte und letzte Mahnung. Darin wird die offene Forderung erneut benannt und eine letzte Zah­lungs­frist gesetzt. Zudem sollte das Schreiben deutlich machen, dass bei weiterer Nicht­zah­lung recht­li­che Schritte folgen können, bei­spiels­wei­se die Ein­schal­tung eines Anwalts, die Übergabe an ein In­kas­so­bü­ro oder die Ein­lei­tung eines ge­richt­li­chen Mahn­ver­fah­rens.

So nutzen Sie die Mah­nungs­vor­la­gen von IONOS

Mit den Mah­nungs­vor­la­gen von IONOS erstellen Sie in drei Schritten pro­fes­sio­nel­le Mahn­schrei­ben für die üblichen Es­ka­la­ti­ons­stu­fen. Gehen Sie dabei fol­gen­der­ma­ßen vor:

Schritt 1: Vorlage her­un­ter­la­den

Alle Vorlagen stehen Ihnen als Word- oder Excel-Datei zur Verfügung.

1. Da­tei­for­mat: Wählen Sie die passende Vorlage im ge­wünsch­ten Da­tei­for­mat aus.
2. Download: Klicken Sie auf den Download-Link unter dem Vor­schau­bild der je­wei­li­gen Vorlage.

Schritt 2: Platz­hal­ter durch in­di­vi­du­el­le Angaben ersetzen

Alle Mah­nungs­vor­la­gen enthalten Platz­hal­ter und vor­for­mu­lier­te Text­bau­stei­ne. Gehen Sie das Dokument Feld für Feld durch und ersetzen Sie die Bei­spiel­an­ga­ben durch Ihre in­di­vi­du­el­len Daten:

• Briefkopf: Tragen Sie den Namen und die Anschrift Ihres Un­ter­neh­mens sowie die Anschrift des Schuld­ners ein.
• Datum: Versehen Sie das Mahn­schrei­ben mit dem aktuellen Datum.
• Rech­nungs­num­mer: Tragen Sie die Nummer der Rechnung ein, auf die sich Ihre Mahnung bezieht.
• Rech­nungs­da­tum: Ergänzen Sie das Datum der offenen Rechnung.
• Kun­den­num­mer: Tragen Sie die Kun­den­num­mer des Schuld­ners ein.
• Mahntext: Ersetzen Sie die vor­ge­ge­be­nen Daten und Rech­nungs­be­trä­ge durch Ihre in­di­vi­du­el­len Angaben.
• For­de­rungs­auf­stel­lung: Die dritte Mahnung enthält eine Auf­stel­lung des offenen Rech­nungs­be­trags sowie ge­ge­be­nen­falls an­ge­fal­le­ner Ver­zugs­zin­sen und Mahn­kos­ten. Prüfen Sie die geltend gemachten Kosten und ermitteln Sie den fälligen Ge­samt­be­trag.
• Gruß­for­mel: Passen Sie die Gruß­for­mel bei Bedarf an und ergänzen Sie den Namen des Un­ter­zeich­ners.
• Fußtext: Ver­voll­stän­di­gen Sie die Un­ter­neh­mens­an­ga­ben, ge­ge­be­nen­falls Ihre Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer sowie die Bank­ver­bin­dung, auf die die Zahlung erfolgen soll.

Schritt 3: Mahnung versenden und ar­chi­vie­ren

Prüfen Sie das aus­ge­füll­te Mahn­schrei­ben auf Voll­stän­dig­keit und Rich­tig­keit. An­schlie­ßend können Sie die Mahnung bei­spiels­wei­se per Post oder E-Mail versenden. Bewahren Sie in jedem Fall eine Kopie auf und do­ku­men­tie­ren Sie möglichst auch den Zugang beim Schuldner. Die Ar­chi­vie­rung kann elek­tro­nisch oder in Pa­pier­form erfolgen. Beachten Sie dabei die ge­setz­li­chen Auf­be­wah­rungs­fris­ten für Ge­schäfts­un­ter­la­gen.

Mahnungen mit KI erstellen und be­ar­bei­ten

Künst­li­che In­tel­li­genz kann Sie sowohl beim Erstellen eigener Mahnungen als auch beim Umgang mit ein­ge­hen­den ge­richt­li­chen Mahn­be­schei­den un­ter­stüt­zen. Auf Vertrags- und Rechts­an­ge­le­gen­hei­ten spe­zia­li­sier­te KI bietet dafür extra Funk­tio­nen, die Ihnen die Arbeit er­leich­tern.

Mahn­schrei­ben mit Contract AI erstellen

Mit einer Vertrags-KI lassen sich in­di­vi­du­el­le Mahn­schrei­ben mithilfe künst­li­cher In­tel­li­genz ge­ne­rie­ren. Als Grundlage dienen bei­spiels­wei­se Angaben zum Schuldner, zur offenen Rechnung, zum For­de­rungs­be­trag und zum Zah­lungs­ziel.

Im Un­ter­schied zu sta­ti­schen Word- und Excel-Vorlagen un­ter­stützt die KI dabei, Zah­lungs­auf­for­de­run­gen auf den je­wei­li­gen For­de­rungs­fall zu­zu­schnei­den, ohne sämtliche Text­bau­stei­ne manuell anpassen zu müssen. Vor dem Versand sollten die ge­ne­rier­ten Schreiben auf Voll­stän­dig­keit, korrekte For­de­rungs­da­ten und ge­ge­be­nen­falls geltend gemachte Mahn­kos­ten und Ver­zugs­zin­sen geprüft werden.

Ge­richt­li­che Mahn­be­schei­de mit Defend Mode prüfen

Spe­zia­li­sier­te KI-Systeme können Un­ter­neh­men auch in der um­ge­kehr­ten Situation un­ter­stüt­zen: beim Umgang mit un­er­war­te­ten ge­richt­li­chen Mahn­be­schei­den. Mithilfe optischer Zei­chen­er­ken­nung (OCR) erfasst die KI das ein­ge­hen­de Dokument und hilft dabei, dessen Dring­lich­keit ein­zu­schät­zen.

Ins­be­son­de­re kleine und mittlere Un­ter­neh­men können so rechtlich relevante Schreiben schneller einordnen und er­for­der­li­che nächste Schritte erkennen. Bei einem ge­richt­li­chen Mahn­be­scheid ist schnelles Handeln wichtig: Nach § 692 ZPO beträgt die im Bescheid genannte Frist zur Zahlung oder Mit­tei­lung eines Wi­der­spruchs grund­sätz­lich zwei Wochen ab Zu­stel­lung.

Er­folg­lo­se Mahnung: Was nun?

Führt das au­ßer­ge­richt­li­che Mahn­ver­fah­ren nicht zum ge­wünsch­ten Erfolg, kann ein Gläubiger seine Forderung im ge­richt­li­chen Mahn­ver­fah­ren nach §§ 688 ff. ZPO geltend machen und den Erlass eines Mahn­be­scheids be­an­tra­gen. Das Gericht prüft dabei zunächst nicht, ob die Forderung tat­säch­lich be­rech­tigt ist. Legt der Schuldner keinen Wi­der­spruch ein, kann an­schlie­ßend ein Voll­stre­ckungs­be­scheid beantragt werden.

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