Das (ge­richt­li­che) Mahn­ver­fah­ren in Deutsch­land

Ein Mahn­ver­fah­ren hilft Gläu­bi­gern, offene Geld­for­de­run­gen nach aus­blei­ben­der Zahlung geltend zu machen. Un­ter­neh­men beginnen meist au­ßer­ge­richt­lich mit einer Zah­lungs­er­in­ne­rung und Mahnungen. Bleibt die Zahlung aus, folgt das ge­richt­li­che Verfahren mit Mahn­be­scheid und Voll­stre­ckungs­be­scheid. Für den Wi­der­spruch gelten grund­sätz­lich 14 Tage.

Was ist ein Mahn­ver­fah­ren?

Das Mahn­ver­fah­ren umfasst die Schritte, mit denen Gläubiger aus­ste­hen­de Zahlungen ein­for­dern. Eine au­ßer­ge­richt­li­che Mahnung ist in vielen Fällen nicht zwingend. Verzug ist wichtig, wenn Sie Ver­zugs­zin­sen oder andere Ver­zugs­kos­ten verlangen wollen. Für den Antrag auf einen Mahn­be­scheid ist er zwar üblich, aber nicht grund­sätz­lich Vor­aus­set­zung. Nach § 286 BGB kann Verzug unter be­stimm­ten Vor­aus­set­zun­gen 30 Tage nach Zugang der Rechnung eintreten. Bei Ver­brau­chern ist ein ent­spre­chen­der Hinweis auf der Rechnung er­for­der­lich.

Die Mahnung zu schreiben und eine Zah­lungs­er­in­ne­rung helfen bei der au­ßer­ge­richt­li­chen Klärung.

Wie läuft das au­ßer­ge­richt­li­che Mahn­ver­fah­ren ab?

Der au­ßer­ge­richt­li­che Ablauf ist ge­setz­lich nicht in drei feste Stufen ein­ge­teilt. Üblich ist jedoch folgende Rei­hen­fol­ge:

1. Zah­lungs­er­in­ne­rung: Sie weisen freund­lich auf die offene Rechnung und ein Zah­lungs­ziel hin. Häufig genügt bereits dieser erste Hinweis, wenn die Zahlung lediglich übersehen wurde.
2. Erste oder zweite Mahnung: Sie setzen eine Frist und weisen auf mögliche Mahn­ge­büh­ren und Ver­zugs­zin­sen hin. For­mu­lie­ren Sie dabei klar, bis wann die Zahlung erfolgen soll.
3. Letzte Mahnung: Sie kündigen an, nach Frist­ab­lauf ein ge­richt­li­ches Mahn­ver­fah­ren ein­zu­lei­ten. Damit machen Sie deutlich, dass bei weiter aus­blei­ben­der Zahlung recht­li­che Schritte folgen können.

Sie dürfen ein ge­richt­li­ches Mahn­ver­fah­ren grund­sätz­lich bereits einleiten, sobald der Schuldner in Verzug ist. Mehrere Schreiben geben dem Schuldner jedoch Ge­le­gen­heit, eine über­se­he­ne Rechnung zu be­glei­chen und die Ge­schäfts­be­zie­hung zu erhalten.

Was passiert beim ge­richt­li­chen Mahn­ver­fah­ren?

Das ge­richt­li­che Mahn­ver­fah­ren besteht aus zwei Stufen: Mahn­be­scheid und Voll­stre­ckungs­be­scheid. Sie be­an­tra­gen den Mahn­be­scheid über das au­to­ma­ti­sier­te Mahn­ver­fah­ren beim zu­stän­di­gen Mahn­ge­richt. Das Gericht prüft dabei grund­sätz­lich die formalen Angaben, nicht die ma­te­ri­el­le Be­rech­ti­gung der Forderung.

Der Mahn­be­scheid wird dem Schuldner in einem gelben Umschlag förmlich zu­ge­stellt. Ab dem Zu­stel­lungs­da­tum hat der Schuldner in der Regel 14 Tage Zeit, Wi­der­spruch ein­zu­le­gen. Zahlt der Schuldner nicht und legt keinen Wi­der­spruch ein, kann der Gläubiger nach Ablauf dieser Frist den Voll­stre­ckungs­be­scheid be­an­tra­gen. Dieser Antrag muss innerhalb von sechs Monaten nach Zu­stel­lung des Mahn­be­scheids gestellt werden.

Gegen den Voll­stre­ckungs­be­scheid kann der Schuldner ebenfalls innerhalb von 14 Tagen Einspruch einlegen. Ohne recht­zei­ti­gen Einspruch ist der Voll­stre­ckungs­be­scheid ein Voll­stre­ckungs­ti­tel. Der Gläubiger kann dann die Zwangs­voll­stre­ckung, etwa durch einen Ge­richts­voll­zie­her, ver­an­las­sen. Ein Wi­der­spruch oder Einspruch führt re­gel­mä­ßig in ein normales Zi­vil­ver­fah­ren, in dem das Gericht die Forderung in­halt­lich prüft.

Wie un­ter­stützt ein KI-Tool bei einem Mahn­be­scheid?

Ein un­er­war­te­ter Mahn­be­scheid setzt Selbst­stän­di­ge und kleine Un­ter­neh­men unter hohen Zeitdruck: Die 14-Tage-Frist läuft ab Zu­stel­lung, während häufig kein ju­ris­ti­scher An­sprech­part­ner verfügbar ist. Eine auf Rechts- und Ver­trags­an­ge­le­gen­hei­ten spe­zia­li­sier­te KI mit Defend Mode un­ter­stützt bei den ersten or­ga­ni­sa­to­ri­schen Schritten. Das Tool kann das Dokument im gelben Umschlag per OCR erfassen, die Dring­lich­keit anhand der Frist bewerten und nächste Schritte über­sicht­lich anzeigen.

Das Tool ersetzt keine Rechts­be­ra­tung und ent­schei­det nicht, ob eine Forderung be­rech­tigt ist. Prüfen Sie den Bescheid voll­stän­dig und holen Sie bei Un­klar­hei­ten recht­li­chen Rat ein. Die Frist läuft un­ab­hän­gig davon weiter.

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Was ist bei Ver­zugs­zin­sen zu beachten?

Ver­zugs­zin­sen fallen an, wenn sich die Schuld­ner­sei­te mit einer fälligen Zahlung in Verzug befindet. Die Höhe richtet sich nach § 288 BGB und ori­en­tiert sich am jeweils geltenden Ba­sis­zins­satz.

Dabei gelten folgende Zinssätze:

• All­ge­mei­ner Ver­zugs­zins­satz: fünf Pro­zent­punk­te über dem Ba­sis­zins­satz
• B2B-Geschäft: neun Pro­zent­punk­te über dem Ba­sis­zins­satz bei Ent­gelt­for­de­run­gen aus Rechts­ge­schäf­ten ohne Ver­brau­cher­be­tei­li­gung

Ist der Schuldner kein Ver­brau­cher, kann bei Ent­gelt­for­de­run­gen zu­sätz­lich eine Ver­zugs­pau­scha­le von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB anfallen.

Seit dem 1. Juli 2026 beträgt der Ba­sis­zins­satz 1,52 Prozent. Daraus ergeben sich derzeit Ver­zugs­zins­sät­ze von:

• 6,52 Prozent nach der all­ge­mei­nen Regel
• 10,52 Prozent im B2B-Geschäft

Der Ba­sis­zins­satz kann jeweils zum 1. Januar und 1. Juli angepasst werden. Prüfen Sie deshalb für die Be­rech­nung von Ver­zugs­zin­sen immer den Wert, der im je­wei­li­gen Ver­zugs­zeit­raum galt.

Welche Fristen gelten?

Prüfen Sie immer das konkrete Zu­stel­lungs­da­tum und die Angaben im Bescheid. Bei Aus­lands­zu­stel­lung oder be­son­de­ren For­de­run­gen gelten teilweise andere Regeln.

Welche Kosten entstehen beim Mahn­ver­fah­ren?

Die Kosten eines Mahn­ver­fah­rens hängen davon ab, ob eine Forderung au­ßer­ge­richt­lich geklärt werden kann oder ein ge­richt­li­ches Verfahren notwendig wird. Neben möglichen Mahn- und In­kas­so­kos­ten entstehen beim ge­richt­li­chen Mahn­ver­fah­ren Ge­richts­ge­büh­ren. Kommt es nach einem Wi­der­spruch oder Einspruch zu einem Zi­vil­pro­zess, können weitere Gerichts- und An­walts­kos­ten hin­zu­kom­men.

Welche Kosten entstehen au­ßer­ge­richt­lich?

Befindet sich die Schuld­ner­sei­te in Verzug, kann die Gläu­bi­ger­sei­te neben der offenen Forderung auch Ver­zugs­zin­sen und bestimmte Ver­zugs­schä­den geltend machen. Zu den Ver­zugs­schä­den können bei­spiels­wei­se er­for­der­li­che Kosten für Mahn­schrei­ben, ein In­kas­so­un­ter­neh­men oder eine an­walt­li­che Ver­tre­tung gehören. Die sys­te­ma­ti­sche Erfassung und Über­wa­chung offener Posten ist Aufgabe der De­bi­to­ren­buch­hal­tung.

Nicht jede beliebige Mahn­pau­scha­le lässt sich jedoch auf die Schuld­ner­sei­te über­tra­gen. Er­stat­tungs­fä­hig sind grund­sätz­lich nur Kosten, die tat­säch­lich durch den Zah­lungs­ver­zug ent­stan­den sind und zur Durch­set­zung der Forderung er­for­der­lich waren. Auch In­kas­so­kos­ten un­ter­lie­gen ge­setz­li­chen Grenzen.

Wie hoch sind die Kosten für den Mahn­be­scheid?

Für den Antrag auf Erlass eines Mahn­be­scheids fällt eine Ge­richts­ge­bühr an. Ihre Höhe richtet sich nach dem Wert der geltend gemachten Forderung. Nach dem Ge­richts­kos­ten­ge­setz beträgt die Gebühr für das Mahn­ver­fah­ren das 0,5-Fache einer nach dem Streit­wert be­rech­ne­ten Ge­richts­ge­bühr, min­des­tens jedoch 38 Euro.

Die Ge­richts­ge­bühr muss zunächst die an­trag­stel­len­de Seite zahlen. Besteht die Forderung zu Recht, können die Kosten des Mahn­ver­fah­rens grund­sätz­lich als Teil der Forderung gegenüber der Schuld­ner­sei­te geltend gemacht werden.

Welche Kosten entstehen bei einem Zi­vil­pro­zess?

Legt die Schuld­ner­sei­te Wi­der­spruch gegen den Mahn­be­scheid oder Einspruch gegen den Voll­stre­ckungs­be­scheid ein, kann sich ein strei­ti­ges Zi­vil­ver­fah­ren an­schlie­ßen. Dadurch entstehen zu­sätz­li­che Ge­richts­ge­büh­ren und bei an­walt­li­cher Ver­tre­tung kommen An­walts­kos­ten hinzu. Die bereits für das Mahn­ver­fah­ren an­ge­fal­le­ne Ge­richts­ge­bühr wird dabei auf die Gebühr des an­schlie­ßen­den Pro­zess­ver­fah­rens an­ge­rech­net.

Wer die Pro­zess­kos­ten letztlich trägt, hängt vom Ausgang des Rechts­streits ab. Un­ter­liegt eine Partei voll­stän­dig, muss sie grund­sätz­lich die not­wen­di­gen Kosten des Ver­fah­rens tragen. Bei einem nur teil­wei­sen Obsiegen können die Kosten ent­spre­chend auf­ge­teilt werden. Für Un­ter­neh­men lohnt es sich daher, die Er­folgs­aus­sich­ten und die Höhe der Forderung vor einem strei­ti­gen Verfahren sorg­fäl­tig abzuwägen.

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