Woo­Com­mer­ce: Rechnung erstellen mit Plugins – so funk­tio­niert’s

Wenn Sie Woo­Com­mer­ce nutzen, können Sie eine Rechnung direkt in dem Shop-System erstellen und ver­schi­cken. Mit dem passenden Plugin aus­ge­rüs­tet, können Sie sich sogar eine externe Rech­nungs­soft­ware sparen. Wie funk­tio­niert die In­stal­la­ti­on und welche Er­wei­te­run­gen lohnen sich?

Warum in Woo­Com­mer­ce Rech­nun­gen erstellen?

Per Standard erstellt Woo­Com­mer­ce lediglich einfache Be­stell­be­stä­ti­gun­gen, aber keine pro­fes­sio­nel­len Rech­nun­gen. Zu diesem Zweck sollten Sie unbedingt auf ein zu­sätz­li­ches Tool zu­rück­grei­fen, wobei es sich dabei nicht zwangs­läu­fig um ein externes Rech­nungs­pro­gramm handeln muss: Mithilfe eines passenden Woo­Com­mer­ce-Plugins für die Rech­nungs­er­stel­lung können Sie ord­nungs­ge­mä­ße Rech­nun­gen direkt im Backend erstellen. Das bietet u. a. folgende Vorteile:

• Alle Daten bleiben zu jedem Zeitpunkt im System.
• Schnitt­stel­len für externe Rech­nungs­soft­ware werden nicht benötigt.
• Ein Plugin ist in der Regel günstiger als ein externes Programm und somit bestens dazu geeignet, die Woo­Com­mer­ce-Kosten so gering wie möglich zu halten.
• Die Me­nü­füh­rung ist gut in Woo­Com­mer­ce in­te­griert und intuitiv, sodass die Lösungen leicht ver­ständ­lich und ohne Start­schwie­rig­kei­ten ein­zu­set­zen sind.

Woo­Com­mer­ce-Rechnung an­fer­ti­gen: Schritt-für-Schritt-Tutorial

Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Rech­nun­gen direkt in Woo­Com­mer­ce erstellen und ver­schi­cken können. Ex­em­pla­risch kommt hierfür das Plugin „Woo­Com­mer­ce PDF Invoices & Packing Slips“ von WP Overnight zum Einsatz, das bereits in der kos­ten­frei­en Ba­sis­ver­si­on eine große Palette an Features für ord­nungs­ge­mä­ße Rech­nun­gen bietet.

Schritt 1: Plugin in­stal­lie­ren

Im ersten Schritt melden Sie sich im Woo­Com­mer­ce-Backend an und in­stal­lie­ren das Rechnungs-Plugin Ihrer Wahl. Hierfür wählen Sie im linken Sei­ten­me­nü nach­ein­an­der die Einträge „Plugins“ und „In­stal­lie­ren“ aus. Sie können nun auf „Plugin hochladen“ drücken, wenn Sie die In­stal­la­ti­ons­da­tei­en der Er­wei­te­rung bereits lokal ge­spei­chert haben. Al­ter­na­tiv nutzen Sie die Such­funk­ti­on: Geben Sie den Namen des ge­wünsch­ten Plugins bzw. passende Stich­wor­te ein und wählen Sie beim passenden Such­re­sul­tat „Jetzt in­stal­lie­ren“ aus. Nach der In­stal­la­ti­on drücken Sie auf „Ak­ti­vie­ren“, um die her­un­ter­ge­la­de­ne Er­wei­te­rung an­zu­schal­ten.

Schritt 2: All­ge­mei­ne Ein­stel­lun­gen für Woo­Com­mer­ce-Rech­nun­gen festlegen

Nach der In­stal­la­ti­on können Sie das Tool für Rech­nun­gen direkt über das Woo­Com­mer­ce-Backend aufrufen. Klicken Sie hierfür im linken Sei­ten­me­nü die Rubrik „Woo­Com­mer­ce“ an und wählen Sie den Eintrag „PDF Rech­nun­gen“ aus.

Sie landen au­to­ma­tisch im Menü für die all­ge­mei­nen Ein­stel­lun­gen. Dort können Sie gleich an erster Stelle festlegen, ob die ver­schick­te PDF-Rechnung auf Seiten der Nutzer und Nut­ze­rin­nen her­un­ter­ge­la­den oder in einem neuen Brow­ser­fens­ter geöffnet werden soll. Ferner können Sie eine Rech­nungs­vor­la­ge einbinden, das Pa­pier­for­mat (A4 oder Brief) wählen sowie den Support für er­wei­ter­te Wäh­rungs­zei­chen ak­ti­vie­ren und Font-Un­ter­grup­pen erlauben (um die Da­tei­grö­ße zu re­du­zie­ren). Ak­ti­vie­ren Sie außerdem den Testmodus, damit Woo­Com­mer­ce für alle er­stell­ten Rech­nun­gen immer die neuesten Ein­stel­lun­gen verwendet.

Schritt 3: Kopfzeile der Woo­Com­mer­ce-Rech­nun­gen gestalten

In der zweiten Hälfte der all­ge­mei­nen Ein­stel­lun­gen gestalten Sie die Kopfzeile Ihrer Rech­nun­gen. Zunächst fügen Sie Ihr Fir­men­lo­go ein, indem Sie auf den Button „Logo festlegen“ drücken und den Spei­cher­ort Ihres Logos angeben. Unter „Logo-Höhe“ können Sie an­schlie­ßend noch die Ge­samt­hö­he des Logos in cm oder mm bestimmen.

Nachdem Sie Ihr Logo ein­ge­bun­den haben, geben Sie den Namen sowie die Adresse Ihres Shops an. In das Kästchen „Fußzeile“ tragen Sie Zu­satz­in­for­ma­tio­nen wie all­ge­mei­ne Be­stim­mun­gen etc. ein. Die drei op­tio­na­len Zu­satz­fel­der sind Nutzern und Nut­ze­rin­nen der Vorlage „Modern (Premium)“ vor­be­hal­ten. Sie dienen dazu, zu­sätz­li­che Spalten in der Fußzeile ein­zu­fü­gen. Haben Sie alle Ein­stel­lun­gen getroffen, drücken Sie auf „Än­de­run­gen speichern“.

In der Vorschau rechts neben dem Menü können Sie sich im Übrigen jederzeit anschauen, wie sich die Än­de­run­gen auf Ihre Woo­Com­mer­ce-Rech­nun­gen auswirken.

Schritt 4: Rech­nungs­au­to­ma­ti­sie­rung kon­fi­gu­rie­ren

Im nächsten Schritt treffen Sie alle wichtigen Ein­stel­lun­gen, damit alle künftigen Woo­Com­mer­ce-Rech­nun­gen au­to­ma­tisch erstellt und ver­schickt werden. Hierfür wechseln Sie in den Reiter „Dokumente“ und legen zunächst fest, wann die Rechnung ver­schickt werden soll – bei­spiels­wei­se direkt nach einer neuen Be­stel­lung oder sobald eine Be­stel­lung den Status „ab­ge­schlos­sen“ hat. Ferner lässt sich kon­fi­gu­rie­ren, ob folgende In­for­ma­tio­nen auf der Rechnung er­schei­nen sollen:

• Separate Lie­fer­adres­se
• E-Mail-Adresse
• Te­le­fon­num­mer
• Sonstige Kun­den­an­ga­ben
• Rech­nungs­da­tum
• Rech­nungs­num­mer

Im zweiten Abschnitt des „Dokumente“-Reiters de­fi­nie­ren Sie dann alle wichtigen Ein­stel­lun­gen für die Ablage der Rech­nun­gen im System, etwa das Rech­nungs­for­mat. Hierfür können Sie ein Präfix und bzw. oder ein Suffix vergeben, sofern Sie noch keinen Filter für ein eigenes Format erstellt haben. Setzen Sie außerdem ein Häkchen in der Box „Rech­nungs­num­mer jedes Jahr zu­rück­set­zen“, wenn Sie die Durch­num­me­rie­rung Ihrer Woo­Com­mer­ce-Rech­nun­gen zum Jah­res­be­ginn zu­rück­set­zen wollen.

Schritt 5: Woo­Com­mer­ce Rechnung manuell erstellen

Sie haben keine Au­to­ma­ti­sie­rung für die Rech­nungs­er­stel­lung bzw. den Rech­nungs­ver­sand definiert oder wollen die Rechnung für eine Be­stel­lung aus anderen Gründen manuell erzeugen? Das können Sie mit Woo­Com­mer­ce PDF Invoices & Packing Slips jederzeit fol­gen­der­ma­ßen tun:

1. Wählen Sie im linken Sei­ten­me­nü des Backends das Menü „Woo­Com­mer­ce“ aus.
2. Klicken Sie auf den Eintrag „Be­stel­lun­gen“.
3. Wählen Sie die Kun­den­be­stel­lung aus, für die Sie in Woo­Com­mer­ce eine Rechnung erstellen wollen.
4. Über­prü­fen Sie die ein­ge­spei­cher­te Rech­nungs­adres­se und drücken Sie im Menü „PDF erstellen“ auf „PDF Rechnung“.
5. Die ge­wünsch­te Rechnung wird auf­ge­ru­fen, und Sie können die PDF speichern und versenden.

Die besten Plugins, um in Woo­Com­mer­ce eine Rechnung zu erstellen

Es gibt eine Reihe von Woo­Com­mer­ce-Plugins, die das System um eine an­spre­chen­de Funktion zur Rech­nungs­er­stel­lung ergänzen. In der nach­fol­gen­den Tabelle haben wir die vier besten Er­wei­te­run­gen für Sie zu­sam­men­ge­fasst.

Welche Funk­tio­nen sollte ein Woo­Com­mer­ce-Rechnungs-Plugin haben?

Die ver­füg­ba­ren Plugins, mit denen Sie direkt in Woo­Com­mer­ce Rech­nun­gen erstellen können, un­ter­schei­den sich in ver­schie­de­nen Punkten wie Kosten oder Umfang. Wenn Sie nach einer Lösung für Ihr Woo­Com­mer­ce-Projekt suchen, bilden die beiden genannten Faktoren eine wichtige Ent­schei­dungs­grund­la­ge. Damit das Rech­nung­s­chrei­ben für Un­ter­neh­men so einfach wie möglich ist, sollte ein Plugin folgende Funk­tio­nen be­reit­stel­len:

• Mög­lich­keit, Rech­nun­gen in­di­vi­du­ell zu gestalten (inkl. Logo, Kopf- und Fußzeile)
• Au­to­ma­ti­sier­te(r) Rech­nungs­er­stel­lung und -versand
• Er­stel­lung fort­lau­fen­der Rech­nungs­num­mern
• Un­ter­stüt­zung ver­schie­de­ner Währungen und Sprachen
• Preview-Funktion
• In­di­vi­du­el­le Benennung der Woo­Com­mer­ce-Rech­nun­gen

Die vier Rechnungs-Plugins für Woo­Com­mer­ce im Kurz­por­trait

Worin zeichnen sich die vier genannten Plugins für die Rech­nungs­er­stel­lung in Woo­Com­mer­ce im Detail aus? Im Folgenden lernen Sie die wich­tigs­ten Ei­gen­schaf­ten sowie Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungen kennen.

Woo­Com­mer­ce PDF Invoices & Packing Slips

Das Plugin Woo­Com­mer­ce PDF Invoices & Packing Slips gibt es wahlweise als kos­ten­freie Ba­sis­va­ri­an­te oder in einer kos­ten­pflich­ti­gen Premium-Edition mit Zu­satz­fea­tures wie einer Export-Funktion oder einer Anbindung an Dropbox. Die Haupt­ei­gen­schaf­ten der Er­wei­te­rung von WP Overnight in der Zu­sam­men­fas­sung:

• Au­to­ma­ti­sches Hin­zu­fü­gen der PDF-Rech­nun­gen zu Woo­Com­mer­ce-Mails der Wahl
• Voll­stän­dig an­pass­ba­re Rechnung (PDF oder HTML)
• Alle Rech­nun­gen jederzeit her­un­ter­lad­bar und manuell ver­schick­bar
• Fort­lau­fen­de Rech­nungs­num­mern mit in­di­vi­du­el­ler For­ma­tie­rung
• In über 18 ver­schie­de­nen Sprachen verfügbar

Invoices for Woo­Com­mer­ce

Die quell­of­fe­ne Er­wei­te­rung Invoices for Woo­Com­mer­ce hält zwei Standard-Vorlagen („micro“ und „minimal“) für die Er­stel­lung von Woo­Com­mer­ce-Rech­nun­gen bereit. Nach einem kos­ten­pflich­ti­gen Upgrade auf die Pre­mi­um­ver­si­on können Sie u. a. die Schrift­art ändern und die Spalten von Ein­zel­pos­ten und Sum­men­zei­len mo­di­fi­zie­ren. Die Features des Plugins in der Zu­sam­men­fas­sung:

• Au­to­ma­ti­sches Hin­zu­fü­gen der PDF-Rech­nun­gen zu aus­ge­wähl­ten Woo­Com­mer­ce-Mails
• Download der Rech­nun­gen über die „Mein Konto“-Seite möglich
• Cloud-Speicher-Option (Dropbox, OneDrive, Google Drive oder Egnyte)
• Fort­lau­fen­de Rech­nungs­num­mern mit in­di­vi­du­el­ler For­ma­tie­rung
• In­te­grier­te Feh­ler­su­che

Woo­Com­mer­ce PDF Invoices, Packing Slips, Delivery Notes and Shipping Labels

Die von WebToffee ent­wi­ckel­te Woo­Com­mer­ce-Er­wei­te­rung Woo­Com­mer­ce PDF Invoices, Packing Slips, Delivery Notes and Shipping Labels ist bestens geeignet, wenn Sie im Woo­Com­mer­ce-Backend nicht nur Rech­nun­gen, sondern auch Pack­lis­ten, Ver­san­deti­ket­ten, Ver­sand­schei­ne und Lie­fer­schei­ne erstellen möchten. In der kos­ten­pflich­ti­gen Premium-Version können Sie u. a. Rech­nun­gen mit Un­ter­schrift an­fer­ti­gen und versenden. Die wich­tigs­ten Ei­gen­schaf­ten im Überblick:

• Au­to­ma­ti­sches Hin­zu­fü­gen der PDF-Rech­nun­gen an be­lie­bi­gem Punkt des Be­zahl­pro­zes­ses
• Voll­stän­dig an­pass­ba­re Rechnung (PDF)
• Fort­lau­fen­de Rech­nungs­num­mern mit in­di­vi­du­el­ler For­ma­tie­rung
• Barcode-Feature
• Verfügbar in über 10 Sprachen

Ger­ma­ni­zed Pro

Das grund­sätz­lich kos­ten­freie Woo­Com­mer­ce-Plugin Ger­ma­ni­zed bietet um­fang­rei­che Optionen, um Ihren Shop optimal auf den deutschen Markt ab­zu­stim­men. In der kos­ten­pflich­ti­gen Pro-Edition erhalten Sie Zugriff auf wei­ter­füh­ren­de Features wie Mus­ter­tex­te-Ge­ne­ra­to­ren für AGB und Wi­der­rufs­be­leh­rung sowie au­to­ma­ti­sier­te PDF-Rech­nun­gen. Die wich­tigs­ten Ei­gen­schaf­ten der Er­wei­te­rung in der Zu­sam­men­fas­sung:

• Au­to­ma­ti­sche Rech­nungs­er­stel­lung zu ge­wünsch­tem Be­stell­sta­tus
• In­di­vi­du­el­le Schrift­ar­ten (Google Fonts oder durch Ein­bin­dung in functions.php)
• Mög­lich­keit, CSS-Code in Rech­nungs­vor­la­gen ein­zu­bin­den
• Separates Rech­nungs­ar­chiv mit Zu­griffs­kon­trol­le