So verwalten Sie WordPress-Rollen

Damit eine Website ideal läuft und Kom­pli­ka­tio­nen vermieden werden, ist es wichtig, dass jeder Nutzer seine genauen Aufgaben und Rechte kennt und diese fest­ge­legt werden. Bei WordPress werden Rollen einfach ein­ge­stellt und so ein rei­bungs­lo­ser Ablauf er­mög­licht. Hier erfahren Sie, wie Sie WordPress-Rollen verwalten, welche es überhaupt gibt und was Sie beim Ein­stel­len beachten sollten.

Be­nut­zer­rol­len bei WordPress legen fest, welche Rechte und Zu­griffs­mög­lich­kei­ten ein Nutzer für eine Website hat. Die Anzahl der Aufgaben ist schließ­lich auf einer Homepage groß, doch nicht jeder Mit­ar­bei­ter ist auch für jeden Ar­beits­schritt nötig oder muss befugt sein, Ein­stel­lun­gen zu ändern. Von der Er­stel­lung neuer Beiträge über das Hin­zu­fü­gen weiterer Nutzer bis zur In­stal­la­ti­on eines Plugins reichen die Tä­tig­kei­ten. Da ist es gut, wenn jeder seine Aufgabe kennt und un­zu­läs­si­ges oder sogar schä­di­gen­des Verhalten von vorn­her­ein un­ter­bun­den wird.

Wenn Sie bei­spiels­wei­se eine Website für einen Kunden anlegen, sollte er zwar unbedingt auf die Inhalte zugreifen können, ein Theme muss er hingegen nicht verändern können. Ähnlich verhält es sich bei den WordPress-Rollen auf der eigenen Website. Ein Redakteur muss und sollte nicht auf die Plugins zugreifen können; Mit­ar­bei­ter, die eigene Beiträge bebildern oder ändern möchten, benötigen die ent­spre­chen­den Be­fug­nis­se al­ler­dings unbedingt. Eine durch­dach­te und strin­gen­te Auf­tei­lung der Rollen bei WordPress, genau fest­ge­leg­te Rechte und auch klar kom­mu­ni­zier­te Pflichten sorgen für rei­bungs­lo­se Abläufe und eine ef­fek­ti­ve­re und gleich­zei­tig sichere Arbeit.

Es gibt, je nach Lesart, fünf bzw. sechs un­ter­schied­li­che Be­nut­zer­rol­len, die bei WordPress fest­ge­legt werden können. Es ist wichtig, die Aufgaben von Anfang an sinnvoll zu verteilen und dem­entspre­chend auch Be­rech­ti­gun­gen aus­zu­spre­chen.

Jede Website hat von Beginn an einen Ad­mi­nis­tra­tor. Dieser hat sämtliche Be­rech­ti­gun­gen, Zugriff auf alle Fä­hig­kei­ten und kann anderen Nutzern ihre WordPress-Rollen zuweisen. Der Admin fügt neue Nutzer hinzu oder löscht sie, in­stal­liert Updates oder Plugins, ändert Themes und hat die Kontrolle über die gesamte Seite. Diese Aufgabe sollten also ein Nutzer haben, der diese Ver­ant­wor­tung über­neh­men kann, ver­trau­ens­voll und ver­läss­lich ist und den Überblick über sämtliche Vorgänge hat. Es ist außerdem emp­feh­lens­wert, dass nur eine Person als Ad­mi­nis­tra­tor fungiert und der WordPress Admin-Login mittels eines .htaccess-Passworts geschützt wird.

Re­dak­teu­re sind für die Ver­öf­fent­li­chun­gen auf der Seite ver­ant­wort­lich. Ein Redakteur kann Beiträge und Seiten erstellen, ändern, pu­bli­zie­ren und löschen. Das gilt auch für Beiträge und Seiten, die von anderen Nutzern angelegt wurden. Die Haupt­auf­ga­be liegt also im in­halt­li­chen Teil der Website und bei einem größeren Team in der Be­auf­sich­ti­gung anderer Nutzer. Plugins, Themes oder Updates kann ein Redakteur hingegen nicht in­stal­lie­ren.

Im Gegensatz zu den beiden vor­he­ri­gen WordPress-Rollen ist der Autor lediglich für seine eigenen Inhalte ver­ant­wort­lich. Er kann somit keine Beiträge anderer Nutzer kor­ri­gie­ren, ver­öf­fent­li­chen oder löschen. Dafür darf er eigene Beiträge posten, be­ar­bei­ten und entfernen sowie Medien wie Bilder und Videos hochladen. Autoren können ihre Beiträge zwar be­stehen­den Ka­te­go­rien zuweisen, al­ler­dings keine eigenen Ka­te­go­rien erstellen.

Der Mit­wir­ken­de oder Mit­ar­bei­ter (engl. con­tri­bu­tor) ist dem Redakteur un­ter­stellt. Zwar kann er eigene Beiträge verfassen und anlegen, die Ver­öf­fent­li­chung muss al­ler­dings ein Redakteur (oder der Ad­mi­nis­tra­tor) über­neh­men. Mit­wir­ken­de haben weder die Mög­lich­keit, eigene Beiträge nach­träg­lich zu ändern oder gar zu löschen, noch können sie auf die Beiträge anderer Nutzer zugreifen. Damit ist diese Aufgabe gerade für externe Mit­ar­bei­ter oder Gast­au­toren ideal, die zwar Inhalte beitragen, aber keine Ver­ant­wor­tung innerhalb der Seite über­neh­men können oder sollen.

Abon­nen­ten haben keine aktiven Fä­hig­kei­ten oder Rechte bei WordPress. Lediglich ihr eigenes Profil können sie ändern und anpassen. Sie haben al­ler­dings Zugang zu sämt­li­chen Beiträgen auf der Website und dürfen diese lesen. Dieses Modell eignet sich vor allem für Nutzer, die Zugang zu ex­klu­si­ven Inhalten der Seite erhalten sollen. Eine Mitarbeit an den Inhalten findet hingegen nicht statt.

Diese WordPress-Rollen gibt es nur bei Multisite-Systemen. Der Super Ad­mi­nis­tra­tor hat sämtliche Rechte und Zugriffe auf alle Webseiten des Netzwerks und ist den Admins der einzelnen Seiten über­ge­ord­net. Nur er kann Themes in­stal­lie­ren, Plugins verwalten und sogar einzelne Seiten löschen.

Während die oben genannten WordPress-Be­nut­zer­rol­len zum Standard gehören, er­mög­li­chen Ihnen einige Plugins auch die Ein­rich­tung weiterer Rollen mit zu­sätz­li­chen klar de­fi­nier­ten Aufgaben und Fä­hig­kei­ten. Beispiele dafür sind Ma­na­ger­funk­tio­nen für Shops oder SEO-Editoren.

1. Zunächst klicken Sie dazu auf den Menüpunkt „Benutzer“ in der linken Leiste und wählen „Neu hin­zu­fü­gen“ aus.
    
2. In der Be­nut­zer­ver­wal­tung sehen Sie bereits, welche Eingaben er­for­der­lich und welche frei­wil­lig sind.
    
3. An erster Stelle steht der Be­nut­zer­na­me. Bei diesem handelt es sich nicht um den Klarnamen des Nutzers. Aus Si­cher­heits­grün­den sollte der Be­nut­zer­na­me keine Rück­schlüs­se auf Vor- und Zunamen des neuen Benutzers zulassen.
    
4. Die E-Mail-Adresse wird dazu verwendet, dem Nutzer seine Login-Daten zu­zu­sen­den. Jede Adresse kann dabei nur einmal genutzt werden.
    
5. Die Angabe des Vor- und Zunamens ist frei­wil­lig. Wenn Sie diese Felder frei­las­sen, werden Beiträge unter dem Be­nut­zer­na­men ver­öf­fent­licht. Pro­fes­sio­nel­ler und per­sön­li­cher wirkt al­ler­dings der Klarname.
    
6. Auch die Angabe der Website ist frei­wil­lig. Sie er­mög­licht dem je­wei­li­gen Nutzer lediglich die Ver­lin­kung auf seinen eigenen On­line­auf­tritt.
    
7. Das Passwort generiert sich au­to­ma­tisch, wenn Sie bei WordPress neue Rollen anlegen. Beim ersten Login wird der neue Nutzer al­ler­dings gebeten, ein neues Passwort zu erstellen. Um Ihre Website und Ihre Daten optimal zu schützen, sollten Sie unbedingt auf einen hohen Pass­wort­schutz achten. Um ganz si­cher­zu­ge­hen, ist es emp­feh­lens­wert, dafür ein Passwort-Tool zu benutzen.
    
8. An letzter Stelle können Sie aus den un­ter­schied­li­chen WordPress-Rollen auswählen und dem neuen Nutzer eine Position und damit ent­spre­chen­de Be­rech­ti­gun­gen zuweisen.

Es ist für den Admin später pro­blem­los möglich, Namen, Daten, Pass­wör­ter oder WordPress-Be­nut­zer­rol­len zu verwalten oder einzelne Eingaben im Web­ad­mi­nis­tra­ti­ons-Panel zu ändern. Hierzu klicken Sie einfach erneut auf der linken Seite auf „Benutzer“ und dann „Alle Benutzer“. Unter dem User, den Sie be­ar­bei­ten möchten, finden Sie dann die Option „Edit“.

Die Pflege, Übersicht und Ver­wal­tung der einzelnen WordPress-Rollen können gerade bei großen Teams mit zahl­rei­chen un­ter­schied­li­chen Re­dak­teu­ren und Autoren un­über­sicht­lich und zeit­rau­bend sein. Für diese Fälle gibt es ver­schie­de­ne WordPress-Plugins, mit denen sich Rollen und Zu­griffs­rech­te anpassen lassen und die dabei helfen, den Überblick zu behalten.

Wenn ein Nutzer nicht mehr für Sie oder Ihre Website tätig ist, ist es kein Problem, ihn im Backend zu löschen. So halten Sie ei­ner­seits Ordnung und stellen an­de­rer­seits sicher, dass der ehemalige Mit­ar­bei­ter keinen Zugriff mehr auf den Inhalt Ihrer Seite hat. Hierzu klicken Sie ebenfalls auf der linken Sei­ten­leis­te auf „Benutzer“ und dann „Alle Benutzer“. Nun setzen Sie neben dem Nutzer, den Sie löschen möchten, ein Häkchen und klicken im Drop-down-Menü oben links unter „Aktion wählen“ auf die Option „löschen“.

Da unter Umständen Content, den der Nutzer erstellt hat, bewahrt werden soll, gibt WordPress Ihnen nun noch die Mög­lich­keit, dessen Beiträge einem anderen Nutzer zu­zu­ord­nen. Al­ter­na­tiv löschen Sie sämt­li­chen Content des Nutzers und klicken auf „Löschen be­stä­ti­gen“.