Wie lassen sich E-Rech­nun­gen öffnen?

Um E-Rech­nun­gen zu öffnen, benötigen Sie je nach Format spezielle Programme, die dazu in der Lage sind, struk­tu­rier­te XML-Daten zu ver­ar­bei­ten. Dazu können Sie sowohl XML-Viewer als auch eine Buch­hal­tungs­soft­ware oder ver­schie­de­ne kos­ten­lo­se Web-Tools verwenden. Treten beim Öffnen einer Rechnung Probleme auf, sind häufig feh­ler­haf­te Dateien oder fehlende Updates die Ursache.

Wie öffnet man eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung basiert auf struk­tu­rier­ten Da­ten­sät­zen, die sich au­to­ma­ti­siert elek­tro­nisch ver­ar­bei­ten lassen. Im Gegensatz zu Pa­pier­rech­nun­gen oder Rech­nun­gen im PDF-Format be­inhal­ten E-Rech­nun­gen ma­schi­nen­les­ba­re Daten, was die Wei­ter­ver­ar­bei­tung erheblich er­leich­tert und für eine nahtlose In­te­gra­ti­on in Buch­hal­tungs­sys­te­me und La­ger­ver­wal­tungs­soft­ware sorgt.

In Deutsch­land sind vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD weit ver­brei­tet. Beide E-Rechnung-Formate ent­spre­chen der eu­ro­päi­schen Norm EN 16931 und stellen damit sicher, dass E-Rech­nun­gen rechts­kon­form und effizient ver­ar­bei­tet werden können. Bei der XRechnung handelt es sich um einen reinen XML-Datensatz. Das ZUGFeRD-Format kom­bi­niert dagegen XML-Daten mit einem PDF-Dokument.

XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien öffnen: So funk­tio­niert’s

Wenn Sie eine nach dem Standard XRechnung erstellte E-Rechnung öffnen wollen, benötigen Sie dafür ein spe­zi­el­les Programm, das über die Fähigkeit verfügt, XML-basierte Daten zu lesen und dar­zu­stel­len. Buch­hal­tungs­pro­gram­me und ERP-Systeme bieten eine direkte Mög­lich­keit dazu.

Das Öffnen von ZUGFeRD-Rech­nun­gen funk­tio­niert hingegen auch mit ge­wöhn­li­chen PDF-Readern. Dieser Umstand geht auf das ein­ge­bet­te­te PDF-Dokument zurück. Dadurch lassen sich Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen ohne zu­sätz­li­che Software manuell prüfen.

E-Rech­nun­gen öffnen: Diese Optionen gibt es

Ob XRechnung oder ZUGFeRD: Möchten Sie eine E-Rechnung öffnen, bieten sich Ihnen ver­schie­de­ne Optionen. Es ist bei­spiels­wei­se möglich, dafür ein Online-Tool zu nutzen oder auf Buch­hal­tungs­soft­ware zu­rück­zu­grei­fen. Darüber hinaus besteht ebenso die Option, das ELSTER-Portal zu verwenden oder die E-Rechnung manuell mit einem Browser zu öffnen. Die nach­fol­gen­den An­lei­tun­gen erläutern, wie Sie je nach gewählter Option vorgehen.

E-Rech­nun­gen öffnen via Web-Tool

1. Rufen Sie in Ihrem Browser einen XML-Viewer wie den XML Online Viewer auf.
2. Öffnen Sie die E-Rechnung in der Anwendung.
3. Das Online-Tool stellt die XML-Daten in einer lesbaren Ansicht dar.
4. Manche An­wen­dun­gen bieten zu­sätz­li­che Optionen. Je nach ver­wen­de­ter Lösung besteht bei­spiels­wei­se die Mög­lich­keit, die E-Rechnung aus­zu­dru­cken, zu ex­por­tie­ren oder die Daten zu va­li­die­ren.

E-Rech­nun­gen über eine Buch­hal­tungs­soft­ware öffnen

1. Öffnen Sie das von Ihnen gewählte Buch­hal­tungs­pro­gramm.
2. Suchen Sie im Menü nach einer Funktion zum „Rechnung im­por­tie­ren“ oder einer ähnlichen Option.
3. Wählen Sie die E-Rechnung von Ihrem Spei­cher­platz aus.
4. Prüfen Sie alle Details, bevor Sie die E-Rechnung ar­chi­vie­ren.

E-Rech­nun­gen im XRechnung-Format über das ELSTER-Portal öffnen

1. Rufen Sie in Ihrem Browser die ELSTER-Seite für E-Rech­nun­gen auf.
2. Klicken Sie die Schalt­flä­che „Datei auswählen oder ablegen“ an.
3. Wählen Sie die E-Rechnung aus, die Sie öffnen wollen.
4. Das ELSTER-Tool stellt die Rechnung visuell dar.

Sie können die vom ELSTER-Portal be­reit­ge­stell­te Funktion auch ohne eigenen Account nutzen. Al­ler­dings ist das Tool lediglich für die aktuell gültige XRechnung-Version 3.0.1 kon­zi­piert.

E-Rech­nun­gen im ZUGFeRD-Format mit einem PDF-Reader öffnen

1. In­stal­lie­ren Sie einen PDF-Reader wie den Adobe Acrobat Reader, den Foxit Reader oder den Open-Source-Reader Sumatra PDF.
2. Starten Sie den PDF-Reader und na­vi­gie­ren Sie im Menü zur Option „Datei öffnen“.
3. Klicken Sie die ent­spre­chen­de Datei an, um die E-Rechnung zu öffnen.
4. Der Reader zeigt Ihnen die E-Rechnung wie ein ge­wöhn­li­ches PDF-Dokument an.

E-Rech­nun­gen manuell mit dem Browser öffnen

Stellen Sie sicher, dass Sie die Rech­nungs­da­tei lokal auf Ihrem Gerät ge­spei­chert haben. Um die E-Rechnung zu öffnen, gibt es ver­schie­de­ne Optionen:

• Starten Sie den Browser Ihrer Wahl und ziehen die Datei per Drag-and-Drop in das Brow­ser­fens­ter.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, wählen Sie die Option „Öffnen mit …“ und danach den ge­wünsch­ten Browser aus.

Während ZUGFeRD-Rech­nun­gen im PDF-Format angezeigt werden, stellt der Browser XRech­nun­gen lediglich technisch – also im XML-Format – dar. Diese Ansicht ist zwar nicht optimal, er­mög­licht über die Such­funk­ti­on aber dennoch, gezielt Daten zu finden.

Welche Tools eignen sich am besten, um E-Rech­nun­gen zu öffnen?

Mitt­ler­wei­le gibt es zahl­rei­che Tools, mit denen Sie E-Rech­nun­gen öffnen können. Die nach­fol­gen­de Übersicht zeigt bei­spiel­haft auf, welche Buch­hal­tungs­soft­wares und Online-Tools emp­feh­lens­wert sind:

• Buch­hal­tungs­soft­ware (Web): sevDesk, Billomat, B2B Router, cosinex
• Buch­hal­tungs­soft­ware (Desktop): DATEV, Ac­coun­ta­ble, LexWare (Office), FastBill, WISO MeinBüro
• Online-Tools (Web): Pa­pier­kram-Viewer, Business One Online-Viewer, portin­voice, G&W Invoice Viewer

Viele Buch­hal­tungs­pro­gram­me bieten sowohl kos­ten­lo­se als auch kos­ten­pflich­ti­ge Varianten an. Während die kos­ten­lo­sen Versionen häufig grund­le­gen­de Funk­tio­nen wie das Anzeigen und Speichern von E-Rech­nun­gen un­ter­stüt­zen, sind er­wei­ter­te Funk­tio­nen wie die au­to­ma­ti­sche Da­ten­ver­ar­bei­tung oder In­te­gra­ti­on in be­stehen­de Buch­hal­tungs­sys­te­me meist den Premium-Tarifen vor­be­hal­ten. Für Un­ter­neh­men mit komplexen An­for­de­run­gen lohnt es sich daher oftmals, in eine kos­ten­pflich­ti­ge Lösung zu in­ves­tie­ren.

Probleme beim Öffnen einer E-Rechnung: Was tun?

Beim Öffnen von E-Rech­nun­gen können ver­schie­de­ne Probleme auftreten. In einigen Fällen sind tech­ni­sche oder in­halt­li­che Fehler die Ursache, in anderen Fällen treten Über­tra­gungs­feh­ler auf. Zu den häu­figs­ten Her­aus­for­de­run­gen zählen:

1. Die E-Rechnung liegt nicht im er­for­der­li­chen Format vor. Lösung: Stellen Sie sicher, dass Ihnen ein an­er­kann­tes E-Rech­nungs­for­mat zu­ge­schickt wird.
2. Die XML-Datei der Rechnung weist struk­tu­rel­le Fehler auf. Lösung: Nutzen Sie Va­li­die­rungs­tools oder -funk­tio­nen, um die XML-Struktur zu über­prü­fen. Werden dabei Rech­nungs­feh­ler fest­ge­stellt, bitten Sie die Rech­nungs­er­stel­le­rin oder den Rech­nungs­er­stel­ler darum, eine kor­ri­gier­te Version der E-Rechnung an­zu­fer­ti­gen.
3. Er­for­der­li­che Angaben wie die Steu­er­num­mer oder das Rech­nungs­da­tum fehlen. Lösung: Über­prü­fen Sie die Rechnung auf Voll­stän­dig­keit. Fehlen tat­säch­lich In­for­ma­tio­nen, ist eine Korrektur der Rechnung notwendig.
4. Die E-Rechnung wurde im Zuge der Über­tra­gung be­schä­digt. Lösung: Bitten Sie die Ab­sen­de­rin oder den Absender, die Datei erneut zu senden. Ge­währ­leis­ten Sie, dass die Über­tra­gung über einen sicheren Kanal erfolgt.
5. Die ver­wen­de­te Buch­hal­tungs­soft­ware un­ter­stützt das Format der E-Rechnung nicht. Lösung: Ak­tua­li­sie­ren Sie die Software oder verwenden Sie spezielle Tools, die das jeweilige E-Rech­nungs­for­mat un­ter­stüt­zen.

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