Das Double-Opt-in-Verfahren einfach erklärt

Jedes Unternehmen, das Newsletter oder Mailings verschickt, muss dafür vorher die Einwilligung der Empfängerinnen und Empfänger einholen. Rechtssicher wird die Anmeldung erst durch ein zweistufiges Anmeldeverfahren – das Double-Opt-in-Verfahren. Auch die DSGVO besagt, dass personenbezogene Daten nur mit eindeutiger Zustimmung verarbeitet werden dürfen.

Was ist Double-Opt-in?

Double-Opt-in ist ein Verfahren aus dem E-Mail-Marketing, genauer dem Newsletter-Versand. Tragen Sie sich in den E-Mail-Verteiler eines Unternehmens ein, müssen Sie im Anschluss die Möglichkeit erhalten, diese Anmeldung erneut zu bestätigen oder zu widerrufen.

Das Double-Opt-in-Verfahren realisiert man meist durch eine Bestätigungsmail mit Link. Erst nach dem Anklicken des Links wird die Anmeldung gültig. Damit soll verhindert werden, dass Unbefugte fremde Adressen eintragen. Für Unternehmen bedeutet das: Nur mit Double-Opt-in sind Newsletter-Anmeldungen rechtskonform und vor Spam-Abmahnungen geschützt.

Vom Confirmed Opt-in zum Double-Opt-in

Früher genügte ein Confirmed Opt-in: Ein Nutzer oder eine Nutzerin trug seine bzw. ihre Adresse ein – ohne weitere Bestätigung. Mit zunehmendem Spam erwies sich das Verfahren als unsicher. Heute gilt rechtlich:

• § 7 UWG Abs. 2 Nr. 3 (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) verlangt die vorherige ausdrückliche Einwilligung bei elektronischer Werbung.
• Unerwünschte Werbung ist eine „unzumutbare Belästigung“ und kann abgemahnt werden.

Aus diesem Grund ist Double-Opt-in seit Jahren Standard und die einzig rechtssichere Methode – nicht nur für Newsletter-Marketing, sondern auch für SMS-Dienste, Push-Benachrichtigungen oder App-Marketing.

Eine Ausnahme bildet die Bestandskundenwerbung: Nach §7 UWG Abs. 3 können Unternehmen E-Mail-Werbung an bestehende Kundinnen und Kunden auch ohne vorherige Einwilligung verschicken, um ähnliche eigene Produkte oder Dienstleistungen vorzustellen. Voraussetzung ist, dass die Personen der Nutzung nicht widersprochen haben (Opt-out-Modell) und klar auf das kostenfreie Widerspruchsrecht hingewiesen worden sind.

Vor- und Nachteile von Double-Opt-in

Der größte Vorteil des Double-Opt-in bei Newslettern und Mailings liegt auf der Hand: die fast vollständige Rechtssicherheit. Warum nur fast vollständig? Die Rechtssicherheit besteht nur, wenn man auch die Richtlinien für den Aufbau der Bestätigungsmail beachtet, denn dieser folgt bestimmten Regeln (s. u.).

Ein weiterer Vorteil: Mit der zweistufigen Bestätigung geht man sicher, dass Adressaten und Adressatinnen auch wirklich Interesse an den Mailings des Unternehmens haben. Bespielt man User ungefragt mit Werbebotschaften im Posteingang, hat das oft einen gegenteiligen, negativen Effekt. Das Image des Unternehmens leidet darunter, wenn die empfangende Person die Werbemails als Spam empfindet.

Die Bestätigungsmails sind jedoch auch mit Nachteilen verbunden. Denn durch sie schafft man sich selbst eine weitere Hürde, um einen neuen Kontakt zu generieren. Empfängerinnen und Empfänger können ihre Meinung ändern oder einfach vergessen, den Bestätigungslink anzuklicken. Lockangebote wie Gutscheine oder Rabatte sind daher eine beliebte Methode, um sicherzustellen, dass die Interessentinnen und Interessenten das Abonnement abschließen.

Die Implementierung des Verfahrens bringt zudem einen höheren administrativen und technischen Aufwand mit sich. Die meisten professionellen Newsletter-Softwarelösungen bieten jedoch praktische Hilfestellungen, sodass sich das Double-Opt-in für E-Mails problemlos umsetzen lässt.

Richtlinien für die Bestätigungsmail

Damit eine Bestätigungsmail selbst nicht als Spam gilt, müssen Unternehmen folgende Punkte beachten:

• Keine Werbung oder kommerziellen Inhalte
• Inhalt dient ausschließlich der Bestätigung
• Nur die in der Anmeldung generierten Standardangaben verwenden

Zusätzlich sollten alle Schritte dokumentiert werden:

• Zeitpunkt der Anmeldung
• IP-Adresse des Anmeldenden
• Inhalt der Bestätigungsmail
• Zeitpunkt der Bestätigung
• IP-Adresse des Bestätigenden

Diese Nachweise sind wichtig, um im Streitfall DSGVO-konform belegen zu können, dass die Zustimmung tatsächlich vorlag.

Double-Opt-in bei Anmeldung im Onlineshop

Für Aufsehen gesorgt hat ein Urteil des Amtsgerichts Berlin Pankow/Weißensee. Der Fall: Ein Onlineshop für Mode sandte einem vermeintlichen Kunden eine Mail als Bestätigung einer angeblichen Kundenkontoeröffnung. Der Empfänger sah die Mail als Werbung an, da er selbst kein Kundenkonto eröffnet hatte, und reagierte mit einer Abmahnung. Für die Shop-Betreibenden völlig unerwartet stimmte das Gericht dem zu. In der Begründung gab das Gericht an, laut der offiziellen Definition von Werbung handele es sich um ebensolche – und deren Empfang hatte der Kläger nicht zugestimmt. Der springende Punkt: Die Mail enthielt keinen Bestätigungslink und war deshalb kein Bestandteil eines Double-Opt-ins.

Die Konsequenz für den Onlinehandel in Deutschland in der Kurzzusammenfassung:

• Auch bei Kontoeröffnungen in Shops muss eine Anmeldung immer über Double-Opt-in bestätigt werden.
• Fehlt der Bestätigungslink, drohen Abmahnungen und Bußgelder.

Newsletter mit Double-Opt-in – so funktioniert‘s

Der Double-Opt-in-Prozess stellt sicher, dass eine Anmeldung wirklich von der angegebenen Person stammt. Der Ablauf ist einfach und sieht dabei immer wie folgt aus:

1. Formular ausfüllen: Nutzerinnen und Nutzer tragen ihre E-Mail-Adresse (und ggf. weitere Daten) in das Anmeldeformular für den Newsletter ein.
2. Bestätigungsmail erhalten: Direkt im Anschluss wird automatisch eine E-Mail mit einem Bestätigungslink versendet. Diese dient der Überprüfung, ob die angegebene Adresse tatsächlich der jeweiligen Person gehört.
3. Klick auf den Bestätigungslink: Erst durch den Klick auf den Link wird die Anmeldung endgültig aktiviert. Ohne diese Bestätigung erfolgt keine weitere Kommunikation und der Newsletter-Double-Opt-in bleibt erfolglos.
4. Begrüßungs- oder Willkommensmail: Nach erfolgreicher Bestätigung folgt typischerweise eine Willkommensmail – etwa mit einer persönlichen Begrüßung oder dem ersten Newsletter.
5. Protokollierung: Der gesamte Prozess – einschließlich Zeitpunkt, IP-Adresse und Inhalt der Bestätigungsmail – wird protokolliert, um den Nachweis einer rechtssicheren Anmeldung mit Double-Opt-in für den Newsletter zu gewährleisten.

Keine halben Sachen beim Double-Opt-in

Seriöses E-Mail-Marketing basiert auf dem Einverständnis der empfangenden Person. Denn laut Definition ist Spam nichts anderes als unerwünschte Werbung. Jedes Unternehmen, das mit Newslettern und Mailings arbeitet, sollte daher konsequent das Double-Opt-in-Verfahren einsetzen.

Dabei gilt: keine halben Sachen. Denn Rechtssicherheit erlangt man nur dann, wenn man Bestätigungsmails regelkonform gestaltet und sich auch sonst an die Richtlinien hält. Eine Dokumentation der wichtigsten Informationen wie IP-Adresse und Zeitpunkt von Anmeldung und Bestätigung ist immer zu empfehlen. Im Streitfall kann man damit eine nicht gerechtfertigte Abmahnung schnell abwehren.

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