E-Mail-Blacklist: Sicherer Schutz vor Spam-Mails

E-Mail-Blacklists schützen Nutzerinnen und Nutzer vor unerwünschten Inhalten wie Spam. Internetprovider und externe Dienstleister greifen hierfür auf künstliche Intelligenz zurück, die in der Lage ist, stets wiederkehrende, ähnliche oder gefälschte Muster zu erkennen. Die daraus generierten Filter setzen Absender und Absenderinnen auf die Sperrlisten.

Was ist eine Blacklist?

Der Begriff „E-Mail-Blacklisting“ steht für einen Vorgang, bei dem Absenderadressen von Spam identifiziert und für die weitere Zustellung von Informationen gesperrt werden. Dazu werden sie automatisiert in eine Spam-Blacklist eingetragen. Eine solche Blacklist besteht aus E-Mail-Adressen, Domainnamen oder IP-Adressen. Absenderinnen und Absender mit einem Eintrag in der Blacklist können keine weiteren Nachrichten an E-Mail-Konten schicken, die auf diese Liste zurückgreifen. Blacklists für E-Mails werden in Echtzeit geführt. Das Gegenteil von Blacklisting ist Whitelisting. Eine weitere, effektive Methode zur Spam-Bekämpfung ist Greylisting.

Wie funktioniert Blacklisting?

Blacklisting lässt sich – grob vereinfacht – mit einem Sieb vergleichen: Zu große (also falsche) Teile des Medienstroms bleiben stecken. Was klein genug ist (also richtig), passt hindurch und kommt weiter unten an. Blacklists bedienen sich hierfür eines umfangreichen Instrumentariums, mit dem unerwünschte Zeichenfolgen aussortiert werden. Diese Listen beinhalten unter anderem die IP-Adresse eines Anbieters oder eines einzelnen Rechners, den Domainnamen oder auch Programme und Dateiendungen, die als nicht vertrauenswürdig gelten oder so eingestuft werden.

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Die Funktionsweise von Blacklists hat bei aller Sicherheit auch Nachteile: Sie bietet zum Beispiel nur dann einen zuverlässigen Schutz, wenn die abzulehnenden Inhalte bekannt und auch eingetragen sind. Bedrohungen sind erst unterbunden, wenn die Aktualisierung der Blacklist stattgefunden hat. Anders als bei automatischen Erkennungsmustern für Spam-Mails ist dies mit Wartungsaufwand für die Administratorinnen und Administratoren verbunden.

Welche Blacklists sind aussagekräftig?

Blacklists werden in den meisten Fällen von den E-Mail-Providern selbst erstellt. Neben den providereigenen Mechanismen und Services gibt es eine große Zahl von öffentlichen Anbietern, die als „Spampolizei“ unterwegs sind. Sie pflegen Spamfilter und Blacklists und informieren Sie mit entsprechenden Nachrichten, wenn eine Absenderadresse auf einer Liste steht – bzw. sorgen dafür, dass die entsprechenden E-Mails blockiert werden.

Zu den wichtigsten E-Mail-Blacklists zählen:

Wie landet man auf einer Blacklist?

Spamfilter bewerten die eingehenden Inhalte nach einem Punktesystem. Eine bestimmte, bei jedem Anbieter andere Punktzahl sorgt dann dafür, dass der Absender bzw. die Absenderin auf die Blacklist kommt. Einige Gründe, in einer E-Mail-Blacklist gelistet zu werden, sind:

• Unerwarteter Versand von E-Mails an lange Zeit inaktive Empfängerinnen und Empfänger oder an solche, die E-Mails von der Absenderadresse als Spam gekennzeichnet haben. Gleiches gilt, wenn die E-Mail zurückkehrt – der sogenannte Bounce.
• Schlagartige Vergrößerung der Menge an versendeten E-Mails, besonders wenn kalendarische Anlässe wie Sommerschlussverkauf, Feiertage, Black Friday und Ähnliches dahinterstehen.
• Drastische Zunahme der Versandfrequenz ohne vorherige Ankündigung. Eine große Anzahl von Spam-Beschwerden führt einen Versender ziemlich sicher auf eine Blacklist.
• Versand von einer unerwartet großen E-Mail-Marketingliste – der Spamfilter vermutet eine gekaufte Liste. Gute und gepflegte Listen wachsen stetig, aber nicht sprunghaft.
• Manipulierte Einträge in E-Mail-Headern, vor allem die „From“- und „Return-Path“-Zeilen zum Erzeugen von falschen Identitäten der Spamversender.

8 Tipps, um nicht auf einer Blacklist zu landen

Beachtet man einige Regeln beim E-Mail-Versand, kann man einen Eintrag in einer E-Mail-Blacklist vermeiden. Besonders große Aufmerksamkeit hegt die „Spampolizei“ bei Massenversendern von E-Mails, etwa Newsletter-Dienstleistern. Bei diesen muss die Aufmerksamkeit gegenüber spamverdächtigen Inhalten besonders sensibilisiert sein.

Mit einigen praktischen Tipps können Sie vermeiden, auf eine Blacklist für E-Mails zu geraten:

1. Generieren Sie abwechslungsreiche Inhalte. Wer immer gleiche Formulierungen benutzt, macht sich schnell als Spamroboter verdächtig.
2. Holen Sie sich das ausdrückliche Einverständnis Ihrer Empfängerinnen und Empfänger ein.
3. Versenden Sie Ihre Marketing-E-Mails über sichere Server von zertifizierten Anbietern und benutzen Sie professionelle Software.
4. Verwenden Sie keine privaten E-Mail-Adressen, sondern Ihren Firmen- oder Markennamen. Vor dem @-Zeichen sollten keine persönlichen Namen stehen, sondern Bezeichnungen wie „shop“, „newsletter“ oder „kontakt“.
5. Lassen Sie sich in Allowlists – die das Gegenteil von Blacklists sind – eintragen, z. B. durch die Aufforderung „Speichern Sie unseren Kontakt in Ihrem Adressbuch“ oder ähnliche Formulierungen.
6. Verschicken Sie keine E-Mails, die ausschließlich aus Grafiken bestehen, denn diese werden von Spamfiltern als leer angesehen und gelistet.
7. Vermeiden Sie Formulierungen, die Dringlichkeit vorgeben, beispielsweise „Nur noch drei Tage – jetzt sofort buchen“, oder Geldzuwendungen jeglicher Art anbieten.
8. Verzichten Sie auf komplette Großschreibung, sonst landen Sie mit ziemlicher Sicherheit auf einer E-Mail-Blacklist. Viele Ausrufezeichen hintereinander sind ebenfalls sehr spamträchtig, ebenso Inhalte im Zusammenhang mit Glücksspielen oder bestimmten Medikamenten.

Was tun, wenn man auf einer Blacklist steht?

Ein Eintrag in eine Blacklist ist nicht in Stein gemeißelt. Es gibt sehr viele solcher Listen, weshalb es gar nicht so unwahrscheinlich ist, auf einer davon zu landen. Ein solcher Eintrag kann jedoch ein Fingerzeig dafür sein, dass das E-Mail-Marketing Verbesserungsbedarf aufweist. Wenn es nur wenige Blacklist-Einträge für Ihre Domain gibt, wird der Mailverkehr kaum eingeschränkt sein. Erscheint Ihre Domain aber auf vielen solcher Blacklists, besteht Handlungsbedarf. Wenn Ihre geprüfte Domain oder IP-Adresse auf einer Blacklist erscheint, ist dazu meist ein Link zum Anbieter zu finden, der dann Informationen bereithält, wie Sie sich wieder von der Liste entfernen lassen können.

Eigene E-Mail-Blacklist erstellen (am Beispiel von IONOS)

Wer eine eigene Domain besitzt, kann bei vielen Anbietern eine individuelle Blacklist für E-Mail-Kontakte anlegen und pflegen. Im Verwaltungsbereich der E-Mail-Adresse lassen sich unerwünschte Absenderinnen und Absender in eine Blacklist eintragen. Diese E-Mails werden dann automatisch in den Spamordner verschoben.

Bei IONOS können Sie eine Blacklist für das eigene E-Mail-Konto folgendermaßen anlegen:

1. Loggen Sie sich mit Ihren Daten in IONOS Webmail ein.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Icon und danach auf „Alle Einstellungen“, um das Einstellungsmenü zu öffnen.
3. Wechseln Sie im linken Seitenmenü in die Rubrik „Anti-SPAM“.
4. Scrollen Sie bis zu dem Bereich „Persönliche Listen“ und tragen Sie unter „Blockierte Absender“ die E-Mail-Adressen ein, die Sie blockieren möchten.

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