Schicht­plan kostenlos – Excel-Vorlage zum Download

In Firmen mit Schicht­ar­beit ist der Schicht­plan wichtiges Werkzeug einer ef­fi­zi­en­ten Per­so­nal­ein­satz­pla­nung (PEP). Schließ­lich erfüllt er zweierlei Nutzen: Er liefert den An­ge­stell­ten eine Übersicht über ihre Ar­beits­zei­ten; gleich­zei­tig hilft er dem Ar­beit­ge­ber bei Rou­ti­ne­auf­ga­ben wie dem Do­ku­men­tie­ren der Wo­chen­stun­den und der Ge­halts­be­rech­nung.

Doch pro­fes­sio­nel­le Schicht­pla­nungs-Software ist kost­spie­lig. Und ei­gen­hän­dig einen Wochen- oder Mo­nats­plan in Excel zu erstellen kann einiges an Zeit und Mühe kosten. Nutzen Sie statt­des­sen einfach unsere kos­ten­lo­se Schicht­plan-Excel-Vorlage, die mit nur wenigen Hand­grif­fen ein­satz­be­reit ist.

Schicht­plä­ne müssen gewissen in­halt­li­chen, ge­stal­te­ri­schen und recht­li­chen An­for­de­run­gen ent­spre­chen, um ga­ran­tie­ren zu können, dass jeder Mit­ar­bei­ter zur rechten Zeit am rechten Ort ist:

Zuerst einmal muss Ihr Schicht­plan die wich­tigs­ten In­for­ma­tio­nen enthalten, die für Ihre An­ge­stell­ten relevant sind: Es muss auf den ersten Blick er­sicht­lich sein, für welche Ka­len­der­wo­che der Plan gilt und zu welchen Uhrzeiten welche Kollegen in eine Schicht ein­ge­teilt sind. Es ist daher sinnvoll, sich nur auf das We­sent­li­che zu kon­zen­trie­ren. Damit sinkt das Risiko, dass der Schicht­plan nicht ver­stan­den wird und es dadurch zur Un­ter­be­set­zung kommt.

Für Sie als Ar­beit­ge­ber bzw. Schicht­pla­ner ist es außerdem praktisch, direkt aus dem Schicht­plan ersehen zu können, wie häufig die Mit­ar­bei­ter bereits ein­ge­teilt worden sind und wie ihre Wo­chen­stun­den­kon­ten aussehen und welches Gehalt sich aus den ge­leis­te­ten Stunden ergibt. Excel-Schicht­plä­ne eignen sich für diesen Zweck besonders gut, da sie die Mög­lich­keit bieten, quan­ti­ta­ti­ve Daten wie Wo­chen­stun­den und Gehälter au­to­ma­tisch aus­zu­rech­nen.

Weniger In­for­ma­tio­nen bedeuten meist bereits mehr Übersicht. Aber auch Leer­zei­len und -spalten sowie un­ter­schied­li­che Schriften und Si­gnal­far­ben dienen der Struk­tu­rie­rung. Mithilfe solcher und anderer ge­stal­te­ri­scher Hilfs­mit­tel sollte Ihr Dienst­plan für den Nutzer idea­ler­wei­se selbst­er­klä­rend sein. Ge­ge­be­nen­falls sollten Sie eine Legende hin­zu­fü­gen, in der Sie bei­spiels­wei­se die Bedeutung von Farb­mar­kie­run­gen erklären können.

Schicht­plä­ne müssen bestimmte ge­setz­li­che An­for­de­run­gen erfüllen. Zwar können Sie in Ihrer Position als Ar­beit­ge­ber ent­spre­chend Ihres Wei­sungs­recht nach § 106 Satz 1 GewO frei darüber verfügen, wann Sie welchen An­ge­stell­ten in welcher Position einsetzen, doch Sie müssen dabei die ge­setz­li­chen und ar­beits­ver­trag­li­chen Vorgaben sowie die In­ter­es­sen und Be­dürf­nis­se Ihrer Be­leg­schaft be­rück­sich­ti­gen. Sollte hier Nach­hol­be­darf bestehen, lohnt ein Blick ins Ar­beits­zeit­ge­setz (ArbZG).

Sie können die Schicht­plan-Excel-Vorlage kostenlos unter diesem Link her­un­ter­la­den:

Nach­fol­gend erklären wir Ihnen, wie Sie die Vorlage an Ihre eigenen Be­dürf­nis­se anpassen und verwenden können.

Die her­un­ter­lad­ba­re Excel-Vorlage erfüllt bereits alle An­for­de­run­gen eines pro­fes­sio­nel­len Schicht­plans: Sie be­schränkt sich aufs We­sent­li­che und enthält trotzdem alle wichtigen In­for­ma­tio­nen – darüber hinaus ist sie über­sicht­lich ge­glie­dert und an­spre­chend gestaltet.

Sollte Ihnen die visuelle Ge­stal­tung dennoch nicht zusagen, können Sie sie ganz einfach an Ihre per­sön­li­chen Vor­stel­lun­gen anpassen – bei­spiels­wei­se indem Sie die Spal­ten­brei­ten verändern. Nutzen Sie z.B. den Button „Füll­far­ben“ im Reiter „Start“, um Schichten und Ta­bel­len­be­rei­che klar von­ein­an­der ab­zu­gren­zen. Auch Fettungen sowie un­ter­schied­li­che Schrift­ar­ten und -größen können der Übersicht dienlich sein. Die rechte Seite der Vorlage bietet Ihnen zudem reichlich Platz: entweder für zu­sätz­li­che An­mer­kun­gen oder um den Dienst­plan mittels Einfügung von Leer­spal­ten optisch etwas auf­zu­lo­ckern.

Natürlich steht es Ihnen auch frei, den Aufbau der Schicht­plan-Excel-Vorlage an sich zu verändern. Wir empfehlen Ihnen jedoch, die Zel­len­auf­tei­lung so bei­zu­be­hal­ten, wie sie ist. Nur so kann das Kal­ku­la­ti­ons­mo­dul für die Be­rech­nung der Schichten, Wo­chen­stun­den und Gehälter in seiner aktuellen Kon­fi­gu­ra­ti­on korrekt funk­tio­nie­ren. Müssen Sie dennoch An­pas­sun­gen vornehmen, sollten Sie sich vorher mit der „ZÄH­LEN­WENN“-Formel bzw. der „WENN-DANN“-Funktion von Excel vertraut machen. Oder Sie ori­en­tie­ren sich an den nach­fol­gend be­schrie­be­nen Ar­beits­schrit­ten.

Wie Sie sehen, wurden in der Schicht­plan-Excel-Vorlage bereits einige Beispiel-Namen ein­ge­ge­ben. Klicken Sie auf einen der Namen im Wo­chen­plan, wird Ihnen auffallen, dass neben der je­wei­li­gen Zelle ein kleiner Pfeil erscheint. Klicken Sie darauf, öffnet sich ein Dropdown-Menü, aus dem Sie die ver­schie­de­nen Mit­ar­bei­ter auswählen können, um sie einer Schicht zu­zu­tei­len. Auf diese Weise müssen Sie die Namen der schicht­ha­ben­den An­ge­stell­ten nicht immer wieder händisch eingeben.

Jedes Dropdown-Menü ist an die Mit­ar­bei­ter­lis­te am unteren Ende der Vorlage gekoppelt. Ändern Sie die Namen in der Liste, werden auch die Namen in den Dropdown-Menüs ent­spre­chend ak­tua­li­siert. Auf diese Weise können Sie die Beispiel-Mit­ar­bei­ter durch die Namen Ihrer eigenen An­ge­stell­ten ersetzen. Be­schäf­ti­gen Sie mehr als die in der Vorlage vor­ge­ge­be­ne Anzahl von Mit­ar­bei­tern (7), müssen Sie die Dropdown-Liste ergänzen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Schreiben Sie sämtliche Namen Ihrer Mit­ar­bei­ter unter die Spalte „Mit­ar­bei­ter­lis­te“. Bedenken Sie, dass sich die Rei­hen­fol­ge der Namen auf die Rei­hen­fol­ge in den Dropdown-Menüs auswirken wird.
    
2. Klicken Sie nun auf eine beliebige freie Zelle in Ihrem Schicht­plan.
    
3. Klicken Sie im Menüband unter dem Reiter „Daten“ auf die Schalt­flä­che „Da­ten­über­prü­fung“. Ein Kon­text­me­nü öffnet sich.
    
4. Wählen Sie im Reiter „Ein­stel­lun­gen“ bei „Zulassen“ die Option „Liste“ aus.
    
5. Entfernen Sie das Häkchen bei „Leere Zeilen igno­rie­ren“, aber lassen Sie das Häkchen bei „Zel­len­drop­down“ unberührt.
    
6. Klicken Sie nun auf den Button neben dem Dia­log­feld „Quelle“.
    
7. Markieren Sie mit der Maus Ihre Mit­ar­bei­ter­lis­te. Diese wird nun als Quelle für Ihre Dropdown-Menüs definiert und im da­zu­ge­hö­ri­gen Dia­log­feld mit einer Formel angezeigt, die zum Beispiel so aussehen kann: =$C$35:$C$42. Al­ter­na­tiv können Sie den Quell­be­reich auch manuell eingeben.
    
8. Entfernen Sie nun im Reiter „Ein­ga­be­mel­dung“ das Häkchen bei „Ein­ga­be­mel­dung anzeigen, wenn Zelle aus­ge­wählt wird“. Dasselbe machen Sie mit dem Häkchen bei „Feh­ler­mel­dung anzeigen, wenn ungültige Daten ein­ge­ge­ben werden“ im Reiter „Feh­ler­mel­dung“.
    
9. Klicken Sie auf „OK“.

Hiermit haben Sie ein neues Dropdown-Menü erstellt, das mit Ihrer Mit­ar­bei­ter­lis­te verbunden ist und die Schicht­zu­tei­lung Ihrer An­ge­stell­ten deutlich ver­ein­fa­chen wird. Nun müssen Sie aber noch das Kal­ku­la­ti­ons­mo­dul am unteren Rand der Excel-Vorlage anpassen. Wie das funk­tio­niert, erfahren Sie im nächsten Schritt.

Das farblich her­vor­ge­ho­be­ne Kal­ku­la­ti­ons­mo­dul am unteren Rand der Excel-Vorlage stellt insofern eine Er­leich­te­rung Ihrer Schicht­pla­nung dar, dass es die Anzahl der Ein­tei­lun­gen, der Wo­chen­stun­den sowie das zu zahlende Brutto-Gehalt Ihrer An­ge­stell­ten für Sie au­to­ma­tisch aus­rech­net. Wenn Sie zum Beispiel die Mit­ar­bei­te­rin Anne-Marie in eine Schicht einteilen, wird diese Ein­tei­lung au­to­ma­tisch gezählt und auf die ent­spre­chen­de Wo­chen­stun­den­zahl hoch­ge­rech­net (im Beispiel ent­spre­chen 4 Ein­tei­lun­gen à 8 Ar­beits­stun­den einem Ge­samt­wert von 32 Wo­chen­stun­den). Je nachdem, welchen Brutto-Stun­den­lohn Sie in der nach­fol­gen­den Spalte für Anne-Marie ein­ge­ge­ben haben, rechnet Excel in der letzten Spalte das Brutto-Gehalt aus, das Sie Anne-Marie auszahlen müssen.

Haben Sie im vor­an­ge­gan­ge­nen Schritt weitere Namen zu Ihrer Mit­ar­bei­ter­lis­te hin­zu­ge­fügt, müssen Sie noch die da­zu­ge­hö­ri­gen Kal­ku­la­ti­ons­for­meln ergänzen. Sie können sich dafür an folgenden Bei­spie­len ori­en­tie­ren:

• Die Anzahl der „Ein­tei­lun­gen“ errechnet Excel mittels der =ZÄH­LEN­WENN-Formel. Diese lautet für die Mit­ar­bei­te­rin Anne-Marie: =ZÄH­LEN­WENN(C7:I30;C35). Das sagt dem Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm: „Wenn im Bereich der Zellen C7 bis I30 der Eintrag aus C35 (Anne-Marie) vorkommt, soll er gezählt werden.“ Fügen Sie unter Peter in Zeile 42 einen weiteren An­ge­stell­ten hinzu, müsste die Formel also =ZÄH­LEN­WENN(C7:I30;C42) heißen usw.
   
• Im Beispiel-Schicht­plan gelten 8-Stunden-Schichten. Um die Ge­samt­zahl von Anne-Maries Wo­chen­stun­den aus­zu­rech­nen, muss lediglich die Anzahl der Ein­tei­lun­gen mit dem Faktor 8 mul­ti­pli­ziert werden. Die da­zu­ge­hö­ri­ge Formel: =D35*8. Für einen zu­sätz­li­chen Mit­ar­bei­ter würde die Formel =D42*8 lauten.
   
• Das Brutto-Gehalt rechnet Excel auf dieselbe Weise aus. Hierfür geben Sie zum Beispiel die Formel =E42*F42 ein.

Ihre Schicht­plan-Vorlage ist nun fertig angepasst und kann für Ihre zu­künf­ti­ge Per­so­nal­ein­satz­pla­nung immer wieder verwendet werden.

Das Prak­ti­sche an Ihrer Schicht­plan-Excel-Vorlage ist, dass Sie sie fort­wäh­rend verwenden können, anstatt jedes Mal eine neue Tabelle bauen zu müssen. So können Sie für jede Ar­beits­wo­che einfach eine neue .xlsx-Datei ab­spei­chern. Prak­ti­scher ist es aber, innerhalb ein und derselben Excel-Ar­beits­map­pe neue Ar­beits­blät­ter zu erstellen und die Schicht­plan-Vorlage direkt hin­ein­zu­ko­pie­ren. Somit behalten Sie die Übersicht und können mehrere Wo­chen­plä­ne in einem einzigen Mo­nats­plan un­ter­brin­gen.

Das Kopieren Ihrer Schicht­plan-Vorlage in ein neues Ar­beits­blatt ist ohne große Umstände möglich, funk­tio­niert aber über­ra­schen­der­wei­se nicht mit dem von Microsoft vor­ge­schla­ge­nen Lö­sungs­weg. Das Problem: Zwar werden Inhalt und For­ma­tie­run­gen der Vorlage eins zu eins in das neue Ar­beits­blatt über­nom­men, das gilt aber nicht für die Spal­ten­brei­te. Statt­des­sen sieht das Ergebnis verzerrt aus, da Excel die Stan­dard­wer­te auf die Kopie anwendet.

Wir haben für Sie daher einen Lö­sungs­weg, der auch wirklich funk­tio­niert:

1. Klicken Sie in der linken unteren Ecke des Excel-Fensters auf den „+“-Button, um ein neues Ar­beits­blatt anzulegen.
    
2. Führen Sie einen Rechts­klick auf das neue Ar­beits­blatt aus und wählen Sie „Um­be­nen­nen“, um es nach der je­wei­li­gen Ka­len­der­wo­che zu benennen.
    
3. Sie können auch die „Re­gis­ter­far­be“ Ihrer Ar­beits­blät­ter ändern, damit sie sich optisch stärker von­ein­an­der abheben.
    
4. Klicken Sie auf das Ar­beits­blatt mit Ihrer Schicht­plan-Vorlage und markieren Sie händisch den re­le­van­ten Ta­bel­len­be­reich. Ziehen Sie dafür mit der Maus einen Bereich auf, der die Zellen A1 bis I41 ein­schließt. Achtung: das gesamte Ar­beits­blatt mit der Tas­ten­kom­bi­na­ti­on [STRG] + [A] oder per Klick auf den Schnitt­punkt zwischen Spalten- und Zei­len­be­schrif­tung zu markieren, führt nicht zum ge­wünsch­ten Ergebnis.
    
5. Nutzen Sie die Tas­ten­kom­bi­na­ti­on [STRG] + [C], um den mar­kier­ten Bereich in die Zwi­schen­ab­la­ge zu kopieren.
    
6. Wechseln Sie zum neuen Ar­beits­blatt, klicken Sie dort in Zelle A1 und drücken Sie die Tas­ten­kom­bi­na­ti­on [STRG] + [V], um die Schicht­plan-Vorlage ein­zu­fü­gen. Dann werden die Ta­bel­len­in­hal­te mitsamt den da­zu­ge­hö­ri­gen Zel­len­far­ben, Git­ter­li­ni­en und Schrift­for­ma­tie­run­gen über­nom­men, nicht aber die Spal­ten­brei­ten, die statt­des­sen ihre Stan­dard­wer­te bei­be­hal­ten.
    
7. Die Lösung: Noch während die ein­ge­füg­te Tabelle markiert ist, klicken Sie in der rechten unteren Ecke des mar­kier­ten Bereichs auf das SmartTag „(Strg)“.
   
    
8. Im sich öffnenden Kon­text­me­nü klicken Sie nun unter „Einfügen“ auf „Breite der Ur­sprungs­ta­bel­le bei­be­hal­ten (B)“. Die ur­sprüng­li­che For­ma­tie­rung Ihrer Schicht­plan-Vorlage wird voll­stän­dig wie­der­her­ge­stellt.
    
9. Al­ter­na­tiv können Sie auch die Zelle A1 Ihres neuen Ar­beits­blatts markieren und links oben im Menüband unter dem Reiter „Start“ auf den kleinen Pfeil unter dem Button „Einfügen“ klicken. Wählen Sie hier die Option „Inhalte einfügen“. Im sich öffnenden Fenster markieren Sie nun unter „Einfügen“ den Punkt „Alles“ und be­stä­ti­gen Ihre Eingabe mit „OK“. In einem zweiten, separaten Schritt wie­der­ho­len Sie diesen Vorgang, markieren diesmal aber den Punkt „Spal­ten­brei­te“ und klicken auf „OK“.

Im Anschluss sollten Sie in Zelle C3 die aktuelle Ka­len­der­wo­che (inklusive der da­zu­ge­hö­ri­gen Eckdaten) eintragen, damit Sie und Ihre Mit­ar­bei­ter sofort sehen können, für welchen Pla­nungs­zeit­raum der Schicht­plan gilt.

Die Hand­ha­bung der kos­ten­lo­sen Schicht­plan-Excel-Vorlage ist ganz simpel: kenn­zeich­nen Sie Früh-, Mittel-, Spät- und Nacht­schich­ten mittels „Füllfarbe“-Werkzeug als un­ter­schied­li­che Blöcke und tragen Sie den Namen des dienst­ha­ben­den Mit­ar­bei­ters einmal (!) pro Schicht ein. Das Kal­ku­la­ti­ons­mo­dul zählt die Ein­tei­lun­gen dann au­to­ma­tisch und rechnet die ent­spre­chen­den Wo­chen­stun­den und das Brutto-Gehalt aus.

Haben Sie ein Dropdown-Menü (s.o.) erstellt, können Sie dieses einfach per Copy-&-Paste an den richtigen Stellen im Schicht­plan einfügen und bei jeder Ein­tei­lung per Mausklick den passenden Mit­ar­bei­ter auswählen.

Sind Sie mit Ihrer Schicht­pla­nung für diese Woche zufrieden, können Sie das aktuelle Excel-Ar­beits­blatt

• in Pa­pier­form aus­dru­cken und zum Beispiel im Pau­sen­raum aushängen oder
• als PDF-Datei ab­spei­chern und direkt per E-Mail an Ihre Mit­ar­bei­ter schicken.

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