Das Pflich­ten­heft: Alle An­for­de­run­gen eines Projekts im Blick

Das Pflich­ten­heft enthält das de­tail­lier­te Ar­beits­kon­zept für die gesamte Umsetzung eines Projektes. Es basiert auf den Aus­füh­run­gen, die der Auf­trag­ge­ber im Las­ten­heft nie­der­ge­schrie­ben hat.

Ähnlich wie das Las­ten­heft ist auch das Pflich­ten­heft eine große Hilfe bei um­fang­rei­chen Projekten, in denen es einen Auf­trag­neh­mer und einen Auf­trag­ge­ber gibt. Erhält ein Auf­trag­neh­mer einen Auftrag, soll dieser möglichst genau die An­for­de­run­gen des Auf­trags­neh­mers erfüllen. Gleich­zei­tig prüft der Auf­trag­neh­mer idea­ler­wei­se im Vorfeld, in wie weit die An­for­de­run­gen des Auf­trag­ge­bers umsetzbar sind. Dabei helfen sowohl das Lasten- als auch das Pflich­ten­heft. Aber was ist letzteres ei­gent­lich? Und wie wird ein Pflich­ten­heft richtig erstellt?

Das Pflich­ten­heft dient der rei­bungs­lo­sen Umsetzung eines Projektes. Es wird, anders als das Las­ten­heft, vom Auf­trag­neh­mer erstellt. Eine De­fi­ni­ti­on des Pflich­ten­hefts lautet fol­gen­der­ma­ßen:

Ins­be­son­de­re in der Soft­ware­bran­che nutzt man das Pflich­ten­heft häufig: Doch auch viele Me­di­en­de­si­gner haben seine Vorteile zu schätzen gelernt. Sämtliche An­for­de­run­gen an ein Projekt sind de­tail­liert im Pflich­ten­heft auf­ge­führt. Dadurch ist es mitunter al­ler­dings recht um­fang­reich und seine Er­stel­lung oftmals ent­spre­chend zeit­in­ten­siv.

Das Las­ten­heft erstellt der Auf­trag­ge­ber, um einem po­ten­zi­el­len Auf­trag­neh­mer zu ver­deut­li­chen, was das Projekt be­inhal­tet. Es be­schreibt also genau, was der Auf­trag­ge­ber vom Auf­trag­neh­mer erwartet. So kann sich dieser direkt ein Bild von den An­for­de­run­gen machen. Das Pflich­ten­heft bildet praktisch die Antwort auf das Las­ten­heft. Es wird vom Auf­trag­neh­mer erstellt und be­inhal­tet In­for­ma­tio­nen darüber, wie der Auf­trag­neh­mer das Ge­for­der­te umsetzten will.

Nach seiner Fer­tig­stel­lung gibt der Auf­trag­neh­mer das Pflich­ten­heft an den Auf­trag­ge­ber. Dieser überprüft die Aus­füh­run­gen, um zu be­ur­tei­len, ob das Projekt nach seinen Wünschen umgesetzt wird. Meist gibt es noch kleinere Ab­stim­mun­gen und Än­de­run­gen, die ebenfalls de­tail­liert fest­ge­hal­ten werden. Sind beide Parteien zufrieden, kann das Projekt beginnen.

Es gibt keine rechtlich vor­ge­schrie­be­ne Glie­de­rung für ein Pflich­ten­heft: Was den Aufbau betrifft, hat das Un­ter­neh­men also freie Hand. Nichts­des­to­trotz gibt es Inhalte, die sich bewährt haben. Wichtig ist zum Beispiel, dass alle be­tei­lig­ten Teams genannt werden. Auch grund­le­gen­de Vor­aus­set­zun­gen zur Umsetzung des Projektes gehören ins Pflich­ten­heft.

Wichtig ist darüber hinaus, dass der gesamte Ablauf des Projektes be­schrie­ben wird – mit allem, was da­zu­ge­hört. Die folgende Struktur hat sich bewährt. Sie können diese für Ihr Pflich­ten­heft als Vorlage nehmen. Oder Sie passen sie ent­spre­chend Ihrer An­for­de­run­gen an.

1. Ein­lei­tung: Neben der ex­pli­zi­ten Benennung des Auf­trag­neh­mers und des Auf­trag­ge­bers sollte an dieser Stellung auch eine grobe Kurz­be­schrei­bung des Projektes erfolgen. Gehen Sie darauf ein, was das Projekt be­inhal­tet und wie das End­ergeb­nis aussehen soll. Wichtig ist, dass auch eine Person, die das erste Mal von dem Projekt hört, versteht, worum es geht.
    
2. Auftrag: Nun folgt die For­mu­lie­rung des Auftrags. Hier knüpfen Sie an der Be­schrei­bung aus der Ein­lei­tung an und vertiefen sie durch Er­läu­te­run­gen, be­schrei­ben die Etap­pen­zie­le sowie Rah­men­be­din­gun­gen und ge­ge­be­nen­falls auch die spe­zi­el­len Be­son­der­hei­ten des Projekts.
    
3. Bereits be­stehen­de Systeme oder Produkte: Bestehen eventuell pro­jekt­be­zo­ge­ne Systeme oder Produkte, die bereits vom Auf­trag­ge­ber erledigt wurden und nun nicht mehr vom Auf­trag­neh­mer umgesetzt werden müssen? Sofern diese trotzdem für das Projekt relevant sind, erwähnen Sie sie ebenfalls im Pflich­ten­heft.
    
4. Teams und Schnitt­stel­len: Benennen Sie möglichst genau, wer an dem Projekt mitwirkt und wo die Schnitt­stel­len sind. Auch die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge führen Sie in diesem Abschnitt auf.
    
5. Rah­men­be­din­gun­gen: Hier gehen Sie zum Beispiel auf die gesamte Be­ar­bei­tungs­zeit ein. Be­schrei­ben Sie ruhig auch die geplanten Betriebs- und Ar­beits­zei­ten.
    
6. Tech­ni­sche An­for­de­run­gen: Hier halten Sie fest, was Sie für die Umsetzung brauchen – zum Beispiel Hard- und Software. An dieser Stelle ist es sinnvoll aus­zu­füh­ren, welches Equipment Sie für welche Aufgabe benötigen.
    
7. Pro­blem­ana­ly­se: Fassen Sie die wich­tigs­ten Probleme zusammen, die Sie erwarten. Wichtig ist vor allem, dass Sie für die wahr­schein­lichs­ten Probleme bereits einen Lö­sungs­an­satz for­mu­lie­ren, um später Zeit zu sparen. Machen Sie sich auch über un­wahr­schein­li­che Probleme Gedanken.
    
8. Qualität: Welche An­for­de­run­gen stellen Sie an die Qualität? Be­schrei­ben Sie auch, wie die Qua­li­täts­si­che­rung, -kontrolle und -abnahme aussieht.
    
9. Pro­jekt­ent­wick­lung: Be­schrei­ben Sie genau, wann, was passiert und wie das gesamte Projekt or­ga­ni­siert ist.

Diese Liste ist nur ein Beispiel dafür, wie ein Pflich­ten­heft aussehen kann. Es gibt viele ver­schie­de­ne Projekte, die mitunter noch weitere oder weniger Punkte benötigen. Wichtig ist, dass Las­ten­heft und Pflich­ten­heft zu­sam­men­pas­sen und sich ergänzen.

Ent­schei­dend ist, dass Sie im Pflich­ten­heft so genau wie möglich sind. Be­schrei­ben Sie alle Abläufe und sorgen Sie dafür, dass Sie als Auf­trag­neh­mer einen de­tail­lier­ten Überblick haben. Gibt es offene Fragen, suchen Sie nach Antworten. Gibt es Engpässe, klären Sie dies mit dem Auf­trag­ge­ber. Sinn und Zweck des Pflich­ten­hef­tes ist, dass die An­for­de­run­gen des Las­ten­hef­tes geprüft werden. Ebenso sollte die Umsetzung genau geplant werden, damit es keine bösen Über­ra­schun­gen gibt.

Beachten Sie jedoch auch, dass immer etwas da­zwi­schen kommen kann. Lassen Sie also hin und wieder ruhig ein bisschen Raum für Än­de­run­gen und An­pas­sun­gen.

Wählen Sie bei der For­mu­lie­rung eine ver­ständ­li­che Sprache und ver­zich­ten Sie, wenn möglich, auf Fach­be­grif­fe. Denn das Pflich­ten­heft wird von ver­schie­de­nen Leuten gelesen – nicht alle haben ein tie­fer­ge­hen­des tech­ni­sches Ver­ständ­nis.

Um komplexe Inhalte ver­ständ­lich zu ver­mit­teln, bieten sich grafische Dar­stel­lun­gen an. Arbeiten Sie mit Dia­gram­men, Tabellen oder Mind-Maps, um das Wich­tigs­te so ver­ständ­lich wie möglich zu machen.

Vermeiden Sie all­ge­mei­ne Aussagen – etwa zu Zeit­räu­men oder Kosten. Das kann später zu schweren Mei­nungs­ver­schie­den­hei­ten führen. Je weniger In­ter­pre­ta­ti­ons­spiel­raum Ihre For­mu­lie­run­gen bieten, desto besser.

Wenn Sie sich die Vorteile eines Pflich­ten­hef­tes für Ihr nächstes Projekt zunutze machen möchten, können Sie sich mit einer Vorlage die Er­stel­lung des Pro­jekt­fahr­plans er­leich­tern. Mithilfe dieses Musters fällt Ihnen der Einstieg mit Si­cher­heit leichter.